Importación de CSV: Grupos del Libro Mayor de artículos en cuentas del Libro Mayor

Puedes importar cualquier número de grupos del Libro Mayor de artículos a correlaciones de cuentas del Libro Mayor en Sage Intacct cargando un archivo CSV, lo que puede suponer un gran ahorro de tiempo. Por ejemplo, supongamos que tiene correlaciones de 100 cuentas de grupo de artículos del Libro Mayor a cuentas del Libro Mayor. En su lugar, introduciendo cada correlación de una en una, puedes añadir fácilmente los datos a la plantilla de correlación Grupos del Libro Mayor de artículos y, a continuación, importarlos como archivo CSV.

Obtener la plantilla de correlación

Antes de comenzar la importación de la correlación, debes obtener la plantilla de correlación de Sage Intacct.

Para obtener la plantilla de correlación:

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

2. En el Suscripciones lista, busque el archivo Gestión de gastos aplicación y, a continuación, seleccione Configurar.
3. En la ventana Configurar Gestión de gastos, desplázate hacia abajo hasta el Grupos del Libro Mayor de artículos Para Cuentas del Libro Mayor y, a continuación, seleccione Importar correlación.
4. Escoger Plantilla de correlación para descargar la plantilla de importación.

Rellenar la plantilla de correlación

A diferencia de otras importaciones, la importación de la correlación de grupos del Libro Mayor de artículos a cuentas del Libro Mayor simplemente importa la relación correlacionada entre un grupo del Libro Mayor de artículos y una cuenta del Libro Mayor. La importación no admite la creación de grupos del Libro Mayor de artículos ni cuentas del Libro Mayor. Esto significa que todos los datos que introduzcas en la plantilla deben existir ya en tu instancia de Intacct para que se importe correctamente.

La plantilla de correlación incluye dos columnas de datos:

• GL_ACCOUNT_NUMBER
• ITEM_GL_GROUP_NAME

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.

1. Del Importar lista de datos de la empresa, descargue una plantilla.
   • Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
   • Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
2. Utilice las descripciones de las columnas como guía para introducir información.
   • Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla.
     La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga.
   • Introduce la información requerida.
     Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. Si no introduces la información requerida, se producirá un error en la carga.
3. Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir la opción delimitado por comas tipo de archivo.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo.
Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.

Errores comunes

Puede evitar errores comunes siguiendo las sugerencias de esta tabla:

Recomendación	Indicaciones	Notas
Dar formato a los campos como texto.	En Microsoft Excel: Selecciona todas las celdas. Haga clic con el botón derecho y seleccioneDar formato a las celdas. En el Número , seleccione Mensaje de texto y seleccione De acuerdo. Guarde el archivo.
Cambia cualquier fecha a un formato de fecha corta.	En Microsoft Excel: Selecciona una columna de fechas. Haga clic con el botón derecho y seleccioneDar formato a las celdas. En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta. Guarde el archivo.	Formato de fecha corta: 3/15/2009
Elimina espacios de tus datos.	En Microsoft Excel: Seleccione un rango de celdas. En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar. En Encuentra lo que , presione la barra espaciadora una vez. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco. Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado. Guarde el archivo.	No es necesario eliminar los espacios incluidos en un campo de notas. Sin embargo, asegúrese de que no haya espacios al principio o al final de la nota. Los espacios finales pueden provocar un error en una carga.
Elimine todas las comas del archivo.		Dado que el archivo de importación es un CSV, un archivo Separados por comas Archivo de valores (a veces conocido como archivo delimitado por comas), cualquier coma en los datos desplaza automáticamente la información a otros campos. Esto hará que se importe información incorrecta o que se produzca un error en toda la importación. Hay varias formas de evitar este problema: Nunca use comas en cantidades numéricas. No utilices comas en ningún campo de texto. Coloque los campos de texto entre comillas si debe usar comas en los campos de texto.
Asegúrate de que todos los encabezados del archivo coincidan exactamente con los encabezados de la plantilla descargada.		No cambies el Contenido del encabezado. Los encabezados se asignan a campos en Intacct. Cambiar los encabezados significa que los datos no se cargarán en las ubicaciones correctas. Tú enlatar Cambie el parámetro orden de las columnas de la plantilla CSV. Cambiar el orden de las columnas no afecta a la carga.
Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.		Los campos de identificador distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, el identificador de proveedor "ven100" y el identificador de proveedor "VEN100" no son lo mismo. Debes introducir el identificador tal y como aparece en el sistema Intacct, o corres el riesgo de que las transacciones no coincidan con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.
Al hacer referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., lo que estás haciendo referencia ya debe existir en Intacct.		Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor en particular, si el proveedor no existe como proveedor en Intacct antes de la carga, se producirá un error en la carga. Esto no se aplica cuando se crean nuevas entradas para clientes o proveedores mediante el proceso de importación.
Numerar los elementos de forma secuencial.		Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

Importar el archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de alguno de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, guarda el archivo en formato CSV y, a continuación, impórtalo a Intacct.

Para importar tu archivo CSV:

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

2. En el Suscripciones lista, busque el archivo Gestión de gastos aplicación y, a continuación, seleccione Configurar.

3. En la página Configurar Gestión de gastos, establezca el parámetro siguiente.

   Importar información de la empresa - opciones

   Configurar la gestión de gastos Descripciones de las opciones de página

   Opción	Descripción
   Seleccionar archivo	Selecciona el archivo CSV que deseas importar.
   Formato de fecha	Si el archivo CSV incluye fechas que no están en formato MM/DD/AAAA, selecciona el formato de fecha que estás utilizando.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de tu sistema operativo, es posible que tengas que seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando Intacct completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. Intacct también te envía cualquier error que pueda haberse producido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se envían los resultados y errores de importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

4. Escoger Importación.

Después de una importación, Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántas fichas se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación le permite verificar que todos los registros de su archivo original se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.

Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).

Controlar errores