Entidades

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan un identificador fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de contrapartida o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o varias entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Utiliza la página Información de la entidad para hacer lo siguiente:

• Crea una nueva entidad e introdúcela en el sistema.
• Define las relaciones con otras entidades para obtener un mayor control sobre el seguimiento y la gestión de las transacciones entre entidades.
• Ver o editar la información de cualquier entidad existente.
• Cargar un logotipo a nivel de entidad para los documentos de remesas bancarias de Cuentas a pagar

Para ver una lista de entidades: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

Para añadir una entidad: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración y seleccione Añadir (círculo) junto a Entidades.

Para editar una entidad existente: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades, busca la entidad y selecciona Modificar al final de la fila.

Para editar una entidad existente: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades. busca la entidad y selecciona Editar junto a ella.

Acerca de las entidades

Elige un nombre significativo para la entidad que permita a los usuarios diferenciar esta entidad de otras. Por ejemplo, si la entidad representa a una persona jurídica en California, considera la posibilidad de asignar a la entidad el nombre California. El nombre y el identificador de la entidad se pueden ver en el menú desplegable de la entidad en la parte superior de la página en Intacct.

Entidades de eliminación

Las sociedades que utilizan Nacionales o de Consolidación suelen crear más entidades, denominadas entidades de eliminación, para realizar eliminaciones en los libros de consolidación. Estas entidades solo sirven para contener los importes eliminados debido a transacciones entre entidades. No puedes acceder ni cambiar a las entidades de eliminación.

Si tu sociedad utiliza consolidaciones globales o nacionales, puedes designar una entidad como entidad de eliminación. Esta designación es permanente y no se puede cambiar posteriormente.

Necesitas una entidad de eliminación para cada divisa del libro de consolidación. Por ejemplo, si tienes 3 libros de consolidación, todos con la misma divisa contable, solo necesitas 1 entidad de eliminación.

Para obtener más información sobre las entidades de eliminación, consulta:

• Entidades de eliminación: consolidación global
• Cuentas de eliminación: consolidación global

Transacciones entre entidades

Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.

Para obtener más información sobre cómo habilitar las transacciones entre entidades, consulte Correlacionar cuentas entre entidades.

Añadir o editar una entidad

Se recomienda configurar una convención de nomenclatura para los identificadores de entidad. Una convención de nomenclatura clara facilita la búsqueda del nombre de una entidad entre los nombres de ubicación y simplifica la adición de entidades en el futuro.

Una convención común de nomenclatura es anteponer la letra E a un valor numérico de 3 o 4 dígitos. Por ejemplo, el primer identificador de entidad es E100, el segundo identificador de entidad es E200, y así sucesivamente.

El identificador de entidad se fija cuando se define y no se puede cambiar. Sin embargo, puedes cambiar el nombre de la entidad más adelante si es necesario.

También se recomienda tener una convención de nomenclatura para las entidades, normalmente basada en su ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de San Francisco, Los Ángeles y Sacramento pueden formar parte del E100: entidad de California. En este ejemplo, el identificador de la entidad es E100 y el nombre de la entidad es California.

1. Para crear una nueva entidad: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración y seleccione Añadir (círculo) junto a Entidades.
2. Para editar una entidad existente: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

3. En el Información de la entidad pestaña, introduzca una Identificador y Nombre para ayudar a los usuarios a diferenciar claramente esta entidad de otras.

   El identificador es permanente y no se puede cambiar.

4. Introduce el número de identificación fiscal federal de la entidad en la Identificación federalCampo a Emitir un formulario 1099 por separado para cada entidad de EE. UU.
5. Desde el País de operación lista, selecciona el país en el que opera la entidad.
6. Para Número de identificación fiscal, introduce el número de identificación fiscal del estado o territorio de la entidad. Si necesitas utilizar un número de identificación fiscal temporal, puedes editar esta información más adelante.

7. Introduce parte o toda la información en esta página.

   Más información sobre el Opciones de la pestaña Información de la entidad.

8. Si lo deseas, define programaciones de festivos en el Programaciones de festivos pestaña.

   • Seleccionar Añadir para añadir un nuevo horario de festivos. Por ejemplo, puedes configurar una programación de festivos de 2016 que enumere los días festivos observados por esta entidad.
   • Para editar una programación de festivos existente, selecciona Modificar junto al horario de vacaciones.

   Si te suscribes a Proyectos, puedes evitar que las horas de la plantilla horaria se registren para las vacaciones desde Configurar Proyectos.

9. Haz clic en Guardar.

10. Selecciona Hecho.

1. Para crear una nueva entidad: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración y seleccione Añadir (círculo) junto a Entidades.
2. Para editar una entidad existente: Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

3. En el Información de la entidad pestaña, introduzca una Identificador y Nombre para ayudar a los usuarios a diferenciar claramente esta entidad de otras.

   El identificador es permanente y no se puede cambiar.

4. Para Emitir un formulario 1099 por separado para cada entidad de EE. UU., introduce el número de identificación fiscal federal de la entidad en la Identificación federalcampo.
5. Desde el País de operación lista, selecciona el país en el que opera la entidad.
6. Para Número de identificación fiscal, introduce el número de identificación fiscal del estado o territorio de la entidad. Si necesitas utilizar un número de identificación fiscal temporal, puedes editar esta información más adelante.
7. Introduce parte o toda la información en esta página.

   Más información sobre el Opciones de la pestaña Información de la entidad.

8. Si lo deseas, define programaciones de festivos en el Programaciones de festivos pestaña.
   • Seleccionar Añadir para añadir un nuevo horario de festivos. Por ejemplo, puedes configurar una programación de festivos de 2016 que enumere los días festivos observados por esta entidad.
   • Para editar una programación de festivos existente, selecciona Modificar junto al horario de vacaciones.

   Si te suscribes a Proyectos, puedes evitar que las horas de la plantilla horaria se registren para las vacaciones desde Configurar Proyectos.

9. En la lista desplegable Estado, selecciona Activo.

Eliminar una entidad

Una entidad solo se puede borrar si no tiene registros ni transacciones asociados.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. Busca la entidad que deseas eliminar.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que Sage Intacct te pida que confirmes la eliminación.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. Busca la entidad que deseas eliminar y selecciona Borrar.

En función de tus preferencias de usuario, es posible que Sage Intacct te pida que confirmes la eliminación.

Inhabilitar una entidad

Si quieres ocultarla sin eliminarla, por ejemplo, mantener la entidad pero asegurarte de que no aparece en los informes, puedes inhabilitar la entidad. Las entidades inactivas no aparecen en las listas ni en los informes, a menos que elijas mostrar inactivas.

1. Cambia al nivel general.

2. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

3. Busca la entidad que quieres desactivar.

4. Selecciona Editar al final de la fila.

5. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo a Inactivo.
6. Haz clic en Guardar.
7. Selecciona Hecho.

Para ver las entidades inactivas en informes y listas, selecciona Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

1. Cambia al nivel general.

2. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

3. Busca la entidad que quieres desactivar.
4. Seleccionar Modificar para abrir la página Información de la entidad.
5. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo a Inactivo.
6. Haz clic en Guardar.

Para ver las entidades inactivas en informes y listas, selecciona Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o de la lista.

Cargar un logotipo a nivel de entidad en documentos impresos

El logotipo a nivel de entidad aparecerá en los documentos de remesas bancarias cuando se utilice la plantilla correspondiente. Si no se carga ningún logotipo a nivel de entidad, se mostrará el logotipo de la sociedad.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. Busca la entidad para la que quieres cargar un logotipo.

   Selecciona Editar al final de la fila.

3. Selecciona Cargar logotipo.

4. En la ventana emergente, haz clic en Choose Files.

5. Selecciona una imagen del logotipo en formato GIF, JPEG o PNG y, a continuación, selecciona Abrir.

6. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. Busca la entidad para la que quieres cargar un logotipo y selecciona Modificar.

3. Selecciona Cargar logotipo.

4. En la ventana emergente, haz clic en Choose Files.

5. Selecciona una imagen del logotipo en formato GIF, JPEG o PNG y, a continuación, selecciona Abrir.

6. Haz clic en Guardar.