Entidades

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Utilice la página Información de la entidad para:

• Crea una nueva entidad e introdúcela en el sistema.
• Define relaciones con otras entidades para obtener un mayor control sobre el seguimiento y la gestión de las transacciones entre entidades.
• Ver o editar la información de cualquier entidad existente.

Para administrar entidades, ve a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades. Escoger Añadir (círculo) Cerca de Entidades Para agregar una nueva entidad, o seleccione Editar junto a una entidad existente.

Acerca de las entidades

Elija un nombre descriptivo para la entidad que permita a los usuarios diferenciar esta entidad de otras. Por ejemplo, si la entidad representa a una persona jurídica en California, considere la posibilidad de asignarle un nombre de California. El nombre y el identificador de la entidad son visibles en el menú desplegable de la entidad en la parte superior de la página en Intacct.

Entidades de eliminación

Las sociedades que utilizan Domestic o Consolidación suelen crear más entidades, denominadas entidades de eliminación, para realizar eliminaciones en los libros de consolidación. Estas entidades sirven únicamente para contener los importes eliminados debido a las transacciones entre entidades. No se puede acceder a las entidades de eliminación ni cambiar a ellas.

Si tu sociedad utiliza Consolidaciones globales o nacionales, puedes designar una entidad como entidad de eliminación. Esta designación es permanente y no se puede cambiar posteriormente.

Necesitas una entidad de eliminación para cada divisa del libro de consolidación. Por ejemplo, si tienes 3 libros de consolidación, todos con la misma divisa contable, solo necesitas 1 entidad de eliminación.

Para obtener más información sobre las entidades de eliminación, consulta:

• Entidades de eliminación: consolidación global
• Cuentas de eliminación: Consolidación global

Transacciones entre entidades

Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.

Para obtener más información sobre cómo habilitar transacciones entre entidades, consulte Correlacionar cuentas entre entidades.

Añadir o editar una entidad

Se recomienda configurar una convención de nomenclatura para los identificadores de entidad. Una convención de nomenclatura clara facilita la búsqueda de un nombre de entidad entre los nombres de ubicación y simplifica la adición de entidades en el futuro.

Una convención de nomenclatura común es anteponer la letra E a un valor numérico de 3 o 4 dígitos. Por ejemplo, el primer identificador de entidad es E100, el segundo identificador de entidad es E200, y así sucesivamente.

El identificador de la entidad se fija cuando se define y no se puede cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la entidad más adelante si es necesario.

También se recomienda tener una convención de nomenclatura para las entidades, normalmente en función de su ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de San Francisco, Los Ángeles y Sacramento podrían formar parte del E100: Entidad de California. En este ejemplo, el identificador de la entidad es E100 y el nombre de la entidad es California.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. Escoger Crear Para agregar una nueva entidad, o seleccione Más acciones > Editar junto a una entidad existente.

3. En el Información de la entidad , introduzca un IDENTIFICACIÓN y Nombre para ayudar a los usuarios a diferenciar claramente esta entidad de otras.

   El identificador es permanente y no se puede cambiar.

4. Introduce el número de identificación fiscal federal de la entidad en el archivo Identificación federalCampo a Emitir un formulario 1099 por separado para cada entidad de EE. UU.
5. Del País de operación , seleccione el país en el que opera la entidad.
6. Para Número de identificación fiscal, introduce el número de identificación fiscal estatal o territorial de la entidad. Si necesitas utilizar un número de identificación fiscal temporal, puedes editar esta información más adelante.

7. Introduzca parte o toda la demás información en esta página.

   Más información sobre el en la pestaña Información de la entidad.

8. Opcionalmente, defina programaciones de vacaciones en el Programaciones de festivos pestaña.

   • Escoger Agregar para añadir un nuevo calendario de vacaciones. Por ejemplo, puedes configurar una programación de días festivos para 2016 que enumere los días festivos observados por esta entidad.
   • Para editar una programación de días festivos existente, seleccione la opción Editar junto al calendario de festivos.
   Si te suscribes a Proyectos, puedes evitar que se registren las horas de la plantilla horaria para los días festivos desde Configurar proyectos.

9. Escoger Salvar.

10. Escoger Hecho.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. En la página Entidades, seleccione el icono Agregar al lado de Entidades Para agregar una nueva entidad, o seleccione Editar junto a una entidad existente.

3. En el Información de la entidad , introduzca un IDENTIFICACIÓN y Nombre para ayudar a los usuarios a diferenciar claramente esta entidad de otras.

   El identificador es permanente y no se puede cambiar.

4. Para Emitir un formulario 1099 por separado para cada entidad de EE. UU., introduce el número de identificación fiscal federal de la entidad en el Identificación federalcampo.
5. Del País de operación , seleccione el país en el que opera la entidad.
6. Para Número de identificación fiscal, introduce el número de identificación fiscal estatal o territorial de la entidad. Si necesitas utilizar un número de identificación fiscal temporal, puedes editar esta información más adelante.
7. Introduzca parte o toda la demás información en esta página.

   Más información sobre el en la pestaña Información de la entidad.

8. Opcionalmente, defina programaciones de vacaciones en el Programaciones de festivos pestaña.
   • Escoger Agregar para añadir un nuevo calendario de vacaciones. Por ejemplo, puedes configurar una programación de días festivos para 2016 que enumere los días festivos observados por esta entidad.
   • Para editar una programación de días festivos existente, seleccione la opción Editar junto al calendario de festivos.
   Si te suscribes a Proyectos, puedes evitar que se registren las horas de la plantilla horaria para los días festivos desde Configurar proyectos.
9. En la lista desplegable Estado, seleccione Activo.

Eliminar una entidad

Una entidad solo se puede eliminar si no tiene registros ni transacciones asociados.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. Escoger Más acciones > Borrar junto a la entidad que desea eliminar.
3. Escoger Borrar en el cuadro de diálogo de confirmación.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. En la lista Entidades, busque la entidad y seleccione Borrar.

Hacer que una entidad esté inactiva

Si quieres ocultarlo sin borrarlo, por ejemplo, conservar la entidad pero asegurarte de que no aparece en los informes, puedes inactivarla. Las entidades inactivas no aparecen en las listas ni en los informes, a menos que elijas mostrar las inactivas.

1. En el nivel superior, ve a la lista Entidades.
2. Escoger Más acciones > Editar junto a la entidad para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo Para Inactivo.
4. Escoger Salvar.
5. Escoger Hecho.

1. En el nivel superior, ve a la lista Entidades.
2. Escoger Editar para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo Para Inactivo.
4. Escoger Salvar.

Para ver las entidades inactivas en informes y listas, selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o la lista.