Visión general de las transacciones entre entidades
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En las sociedades de varias entidades, es habitual que una entidad tenga transacciones con otra entidad de la misma sociedad. Esto se conoce como transacción entre entidades (IET, por sus siglas en inglés). Para habilitar estas transacciones, primero debes configurar relaciones de correlación de cuentas entre entidades, mediante la página Correlación de cuentas entre entidades (Compañía > Arreglo > Configuración > Ajustes de cuentas entre entidades >Correlación de cuentas entre entidades).
Para obtener más información, consulte Planes de correlación de cuentas entre entidades.
Entidades en una sociedad compartida de varias entidades
En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Transacciones entre entidades
Las IET se pueden generar cuando:
- Desea realizar un seguimiento de cuándo una entidad paga facturas en nombre de otra entidad.
- El nivel superior se utiliza para pagar una factura cuyo coste se asigna a varias entidades.
- Estás enviando dinero de una entidad a otra como un préstamo.
- Recaudar ingresos de clientes en nombre de una factura de otra entidad.
- Dos entidades tienen un acuerdo de participación en los ingresos.
- Una entidad vende inventario que pertenece a otra entidad.
Asientos de diario y dimensiones entre entidades
Las transacciones entre entidades se agilizan mediante:
- Reservar IET en un asiento de diario, en lugar de varios.
- Evitar que las dimensiones, que no sean la dimensión Ubicación, fluyan a las IET.
Los asientos de transacciones entre entidades se equilibran por entidad.
Correlación de cuentas entre entidades
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite el uso de dos cuentas por entidad para las IET. El plan Avanzado permite el uso de cuatro cuentas por entidad para las IET.
Planes de correlación de cuentas entre entidades
El plan Básico te permite usar solo un conjunto de cuentas entre entidades por entidad para un seguimiento de nivel superior, mientras que el plan Avanzado te permite definir conjuntos independientes de cuentas entre entidades para cada relación de entidad, o par de entidades, y adopta un enfoque más detallado. Dado que las cuentas a cobrar entre entidades (IER) y las cuentas a pagar entre entidades (IEP) reflejan la obligación de una entidad de liquidar con otra, separar estas cuentas entre pares de entidades te permite informar de forma más específica sobre cómo surgen estas obligaciones. El uso del plan Avanzado no significa necesariamente que necesites cuatro cuentas para cada par de entidades. Puedes reutilizar las cuentas si tienes diferentes requisitos de granularidad entre las entidades. Por ejemplo, puedes configurar una cuenta IEP y una cuenta IER para las entidades del Reino Unido y EE. UU., mientras usas cuatro cuentas diferentes para las entidades de Australia y Francia.
Al considerar qué configuración es la adecuada para usted, es importante comprender cómo se liquidan en última instancia los saldos por cobrar y por pagar entre entidades, es decir, cómo y cuándo se debe realizar el pago.
- Básico. El plan básico de correlación de cuentas entre entidades te permite asignar entidades a cuentas que se usan para contabilizar transacciones entre entidades. Para cada entidad, puedes definir una cuenta a cobrar y una cuenta a pagar comunes para registrar todas las transacciones entre entidades en las que participe esa entidad. No es necesario liquidar balances por separado entre las entidades implicadas, por lo que se define una cuenta de cobro entre entidades y una cuenta de pago entre entidades por entidad. Puedes compartir entre varias entidades un único conjunto de cuentas a cobrar y a pagar entre entidades. Alternativamente, puede liquidar estas cuentas directamente a través de efectivo o inversiones, según sea necesario.
A continuación se muestra un ejemplo de plan básico de correlación de cuentas entre entidades:
Plan básico de correlación de cuentas de IET Entidad
IER
IEP
E100-US
1901 Cuenta de cobro entre entidades
2901 Cuenta de pago entre entidades
E200-UK
1902 Cuenta de cobro entre entidades
2902 Cuenta de cuentas a pagar entre entidades
E300-AUS
1903 Cuenta de cobro entre entidades
2903 Cuenta de cuentas a pagar entre entidades
- Avanzado. El plan avanzado de correlación de cuentas entre entidades te permite correlacionar pares de entidades que realizan transacciones a un máximo de dos cuentas que se utilizan para registrar transacciones entre entidades (IET). Esto permite un mayor detalle en el seguimiento de quién le debe a quién, por lo que puede liquidar entre cada par de entidades individualmente, si es necesario. El plan Avanzado permite correlacionar cada entidad a una combinación de cuentas direccionales que registran cuentas a cobrar y a pagar entre entidades mediante cuentas independientes o comunes. Puede utilizar cualquier combinación de cuentas a cobrar y a pagar (IER e IEP).
A continuación, se muestra un ejemplo de plan avanzado de correlación de cuentas entre entidades:
Plan avanzado de correlación de cuentas de IET Entidad A
Entidad B
Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad A
Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad A
Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad B
Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad B
E100-US
E200-UK
1911 Cuenta a cobrar
2911 Cuenta a pagar
Cuenta a cobrar de 1921
2921 Cuenta a pagar
E100-US
E300-AUS
1912-Cuenta a cobrar
2912 Cuenta a pagar
Cuenta a cobrar de 1931
2931 Cuenta a pagar
E100-US
E400-CAN
Cuenta a cobrar de 1913
2913 Cuenta a pagar
Cuenta a cobrar de 1941
2941 Cuenta a pagar
E100-US
E500-MEX
Cuenta a cobrar de 1914
2914 Cuenta a pagar
Cuenta a cobrar de 1951
2951 Cuenta a pagar
E400-CAN
E500-MEX
Cuenta a cobrar de 1942
2942 Cuenta a pagar
1952 Cuenta a cobrar
2952 Cuenta a pagar
Eliminación entre entidades
Si utilizas la consolidación, puedes optar por eliminar automáticamente las cuentas a cobrar y a pagar entre entidades para las entidades incluidas en la consolidación.
Las transacciones entre entidades deben eliminarse de los estados financieros consolidados. La eliminación de las transacciones entre entidades es deseable para la presentación de informes consolidados porque el propósito de los estados consolidados es presentar los resultados de las operaciones y la situación financiera de una empresa matriz y sus subsidiarias esencialmente como si el grupo de consolidación fuera una sola compañía con una o más sucursales o divisiones.
Las transacciones típicas que requieren eliminación son:
- Cuentas a pagar y a cobrar entre entidades. Las transacciones de vencimiento (origen)/vencimiento (destino) que resultan del pago de facturas o la recepción de efectivo en nombre de otra entidad.
- Deuda entre entidades. Cualquier préstamo realizado de una entidad a otra dentro del grupo de consolidación. Estas transacciones dan lugar a la compensación de pagarés y pagarés a cobrar, así como a la compensación de gastos por intereses e ingresos por intereses.
- Ingresos y gastos entre entidades. Por ejemplo, la venta de bienes o servicios de una entidad a otra dentro del grupo de consolidación. La razón de estas eliminaciones es que una empresa no puede reconocer los ingresos de las ventas a sí misma; Todas las ventas deben ser a entidades externas. Estos problemas suelen surgir cuando una empresa está integrada verticalmente.
- La transferencia de inventario entre entidades. Las transferencias de inventario son esencialmente la venta o compra de activos entre entidades.
- Propiedad de acciones entre entidades. Elimina la participación de la empresa matriz en sus subsidiarias.
Para obtener más información sobre la eliminación automática entre entidades, consulte Eliminaciones automáticas entre entidades en Consolidación.
Balance automático de asientos de diario de transacciones entre divisas base
Intacct equilibra automáticamente los asientos de diario del Libro Mayor de IET entre entidades con varias divisas base. El uso de tipos de cambio automatizados garantiza conversiones de divisas actualizadas y, a su vez, conciliaciones precisas para empresas multientidad y multidivisa.
Los asientos de diario del Libro Mayor muestran los asientos de transacción de origen y entre entidades, lo que facilita el desglose y la reconciliación de una transacción determinada.
Fuente
El Entidad de origen establece el contexto de la transacción entre entidades, en el sentido de que establece en qué orillas se encuentra. Intacct utiliza el origen para determinar si hay un crédito o débito para la entidad de origen y, a continuación, determina todo lo demás. Por ejemplo, si la entidad de origen requiere un crédito, todas las líneas que no sean de origen de la transacción requieren un débito.
Al examinar una transacción entre entidades en la que se indica la entidad de origen, Intacct hace lo siguiente:
-
Lee la entidad de origen del encabezado.
-
Busca las líneas de la transacción codificadas en la entidad de origen. Por ejemplo, si la entidad de origen es 100, Intacct busca todas las líneas de transacción codificadas en la entidad de origen 100 o en una de sus ubicaciones.
-
Compensa el débito y el crédito de las líneas de la entidad de origen.
- Si el neto de las líneas de la entidad de origen da como resultado un débito, la entidad de origen recibirá un "debido a".
- Si el neto de las líneas de la entidad de origen da como resultado un crédito, la entidad de origen recibirá un "vencimiento de".
-
Para todas las demás líneas de la transacción (no entidad de origen), Intacct busca la correlación del par de entidades para la entidad de origen y la entidad de línea de transacción.
Si la entidad de origen es 100, Intacct busca las líneas de transacción que no están codificadas en 100 o una de sus ubicaciones. Por ejemplo, si una línea en particular está codificada en 300, se encuentra el par mapeado 100/300 o 300/100.
-
Si el resultado es que la entidad de origen recibe una cuenta de vencimiento, Intacct selecciona la cuenta de vencimiento para la entidad de origen y la cuenta de vencimiento para la entidad de destino. Si la entidad de origen es la entidad A, se selecciona la cuenta de adeudamiento para la entidad A en la correlación.
Cómo funciona
En Gestión de varias entidades, seleccione Habilitar transacciones entre entidades.
Con esta opción seleccionada, cuando se introduce un asiento de diario manual que implica a dos o más entidades, Intacct añade automáticamente transacciones de compensación a los diarios de cada entidad afectada.
Incluye esta opción si deseas que Intacct registre automáticamente las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades. Las cuentas entre entidades correlacionadas en el plan de correlación de cuentas entre entidades se utilizan para registrar las cuentas a pagar y a cobrar entre entidades para las transacciones entre entidades.
Ejemplo: Gestión de tesorería Transferencia de fondos entre cuentas
Una transferencia de fondos es una transferencia de fondos de una cuenta de efectivo a otra.
Puedes transferir entre cuentas con diferentes divisas. Asegúrate de que tienes los permisos adecuados para ambas entidades.
Al transferir fondos de una cuenta de efectivo a otra, la fuente es la cuenta corriente desde la que está transfiriendo fondos. El objetivo es la cuenta corriente a la que estás transfiriendo fondos.
En los cuadros siguientes se muestra cómo funcionaría una transferencia de fondos entre entidades. En este ejemplo, la entidad Corporate transfiere $500 a la entidad Texas. La divisa base de ambas entidades es el USD.
De la cuenta corriente
| Nombre del banco | Cuenta corriente de Citi |
|---|---|
|
Cuenta del Libro Mayor |
1000.02 |
|
Nombre de la entidad |
Corporativo |
|
Divisa base |
USD |
A la cuenta corriente
| Nombre del banco | Cuenta corriente de persecución |
|---|---|
|
Cuenta del Libro Mayor |
1000.03 |
|
Nombre de la entidad |
Texas |
|
Divisa base |
USD |
Transferencia de fondos
| Transacción | Cuenta del Libro Mayor | Nombre de la cuenta | Ubicación | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|---|
|
Transferir de |
1000.02 |
Cuenta corriente de Citi |
CORP |
|
500.00 |
|
Transferir a |
1000.03 |
Cuenta corriente de persecución |
Texas |
500.00 |
|
| Transacción | Cuenta del Libro Mayor | Nombre de la cuenta | Ubicación | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|---|
|
|
1999 |
Cuentas a cobrar entre entidades |
CORP |
500.00 |
|
|
|
2999 |
Cuentas a pagar entre entidades |
TX |
|
500.00 |
Por ejemplo: Devolución de facturación de IET
Otro ejemplo de trabajo con transacciones entre entidades es la refacturación de transacciones entre entidades.
Para obtener más información, consulta:
- Transacciones entre entidades y refacturación entre entidades
- Información general sobre la refacturación entre entidades
Por ejemplo: Factura de Cuentas a cobrar
El método en cascada es una forma sencilla de aplicar el pago a las facturas, en el que Sage Intacct aplica el pago a cada elemento de una factura, hasta que se hayan pagado todos los elementos. La cascada se utiliza en la aplicación de créditos a las facturas.
Cómo aplica Intacct los créditos
Sage Intacct utiliza el método en cascada para aplicar automáticamente el crédito disponible a una o varias facturas seleccionadas.
El método Waterfall hace fluir varios créditos, como se muestra en el diagrama siguiente:
Al aplicar varios créditos a una factura al mismo tiempo, Sage Intacct aplica los créditos en el siguiente orden:
- Entidades coincidentes: En primer lugar, Sage Intacct aplica los créditos a las líneas de la factura que pertenecen a la misma entidad que los créditos.
- Inline
- Pago de anticipo
- Pago en exceso
- Factura negativa o descuento.
- Regularización
Créditos aplicados en su totalidad
Con el método en cascada, Sage Intacct aplica los créditos en su totalidad, empezando por la primera línea de la factura hasta que los créditos se aplican por completo y se paga la factura.
En el siguiente ejemplo, se aplica un crédito de 210 unidades a una factura cuyo total también es de 210 unidades. Sage Intacct aplica 100 unidades de crédito a la línea 1 de la factura, lo que coincide con el importe de 100 unidades de la partida 1. A continuación, Sage Intacct aplica 50 unidades de crédito al importe de 50 unidades de la segunda línea y 60 unidades de crédito al importe de 60 unidades de la tercera línea.
| Orden aplicado | Número de línea | Importe | Balance |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 100.00 | 0,00 |
| 2 | 2 | 50.00 | 0,00 |
| 3 | 3 | 60.00 | 0,00 |
Crédito parcial
Con el método en cascada, Sage Intacct aplica créditos empezando por la primera línea de la factura hasta que se consume el crédito. Cualquier pago o crédito adicional se aplica a la siguiente línea de la factura con un saldo.
En el siguiente ejemplo, la misma factura tiene un saldo de 210 unidades. Se aplica un crédito de 140 unidades a las líneas 1 y 2, con un saldo de 10 unidades restantes en la línea 2. A continuación, se aplica un pago al saldo restante de 70: primero al saldo de 10 unidades restante en la línea 2 y luego al saldo de 60 unidades en la línea 3. La factura se paga en su totalidad después de aplicar el crédito parcial y el pago.
| Orden aplicado | Número de línea | Importe | Balance |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 100.00 | 0,00 |
| 2 | 2 | 40.00 | 10.00 |
| Orden aplicado | Número de línea | Importe | Balance |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 10.00 | 0,00 |
| 2 | 3 | 60.00 | 0,00 |
Gestión de créditos solo con la entidad propietaria
Si tu sociedad de varias entidades limita la aplicación de créditos solo a la entidad propietaria, Sage Intacct aplicará créditos solo a esa entidad. Si no se puede aplicar la totalidad del crédito, el crédito permanece pendiente hasta que se registre otra transacción para esa entidad.
Al incluir créditos en línea negativos en una transacción, todos los elementos de la transacción deben pertenecer a la misma entidad.
Ejemplo: contrapartida automática de un asiento de diario
En este ejemplo, los gastos de alquiler se asignan a entidades específicas. La entidad estadounidense, CUBIT 100, tiene un crédito por 1.000 dólares. Las entidades de Toronto y Calgary han registrado gastos en alquiler por 500 dólares cada una. Intacct genera automáticamente las líneas de cuentas a cobrar y a pagar entre entidades relevantes en la cuadrícula de transacciones entre entidades.
La transacción entre entidades en este ejemplo es el gasto devengado en la ubicación 100 (crédito) y las cuentas a cobrar en las entidades de Toronto y Calgary (débito).
Intacct utiliza las cuentas de transacciones entre entidades asignadas para crear automáticamente la entrada equilibrada de transacciones entre entidades. La cuenta de transacciones entre entidades asignada equilibra el asiento de diario. El asiento de diario del Libro Mayor muestra los dos créditos de 500 $ asociados con la entidad 100 CUBIT y los dos débitos de 500 $ asociados con las entidades de Toronto y Calgary.
Créditos
El diario de créditos se usa cuando se aplican créditos a facturas que generan una transacción entre entidades sin ficha de pago de origen. Utiliza este diario para las transacciones del libro auxiliar al habilitar las transacciones entre entidades.
Si tienes una nota de crédito, puedes utilizarla para aplicarla a una factura introduciendo un valor de pago de 0. Si la aplicación del crédito implica una transacción entre entidades, Intacct genera este diario.
No es necesario usar un diario de créditos de transacciones entre entidades al seleccionar las siguientes opciones en la página Administración de varias entidades:
- Realizar balance manualmente de todas las transacciones del libro auxiliar
- Realizar balance manualmente solo de los créditos del libro auxiliar
