Añadir tareas a un proyecto

1. Vete a Proyectos > Todo > Proyectos.

2. Escoger Tareas junto al proyecto deseado.
3. Escoger +Crear.

4. Introduce un identificador único y un nombre único.
   Todos los identificadores y nombres de tarea del proyecto deben ser únicos (como 01-010 para la tarea 1 y 01-0250 para la tarea 2).

5. También puedes proporcionar las fechas de inicio y finalización de la tarea, asignar la tarea a un elemento de trabajo e indicar si el trabajo en esta tarea se puede facturar al cliente.

   Si Proyectos está configurado para la numeración automática de documentos, -Nuevo- aparece en el archivo Identificador de tarea campo. Identificador de tarea Identifica la tarea en listas e informes, es obligatoria y no se puede editar. Escoger Salvar para asignar un identificador de tarea automáticamente. Las tareas creadas mediante la duplicación de un proyecto o tarea reciben nuevos identificadores. Es posible que el administrador tenga que ajustar la configuración del número de secuencia del documento para asegurarse de que no se crean identificadores de tarea duplicados dentro de un proyecto.
   ¿No utilizas la numeración automática de documentos?

   Para sociedades sin secuenciación de Id. de tarea: Crea manualmente identificadores de tarea para lograr una vista estandarizada y organizada de tus tareas dentro de los proyectos y entre ellos, y la capacidad de informar sobre tareas similares en todos los proyectos.

   Acerca del Identificador de tarea

   El identificador de tarea es necesario y no se puede editar. También debe ser único dentro del proyecto (por ejemplo, puedes crear un Identificador de tarea de "100" para una tarea dentro de Proyecto Alfa. No puedes volver a usar este identificador para Project Alpha, pero puedes usarlo con cualquier otro proyecto). En los menús desplegables, las tareas aparecen alfanuméricamente por Identificador de tarea. El identificador de tarea aparece primero, seguido del nombre de la tarea.

   A las tareas creadas antes de la versión 1 de 2019 se les asignaron automáticamente identificadores de tarea.

   Ejemplo de caso de uso

   Dependiendo de su empresa, es posible que desee implementar sistemas de numeración inteligentes manualmente. Por ejemplo, en el sector de la construcción se utilizan códigos de coste estandarizados. Puedes crear un proyecto de plantilla rellenado con tareas e Identificadores de tarea que correspondan a cada código. Duplica el proyecto cada vez que necesites crear un nuevo proyecto que siga la misma estructura. A continuación, utiliza la agrupación de dimensión para organizar los informes de la tarea. Si las tareas son independientes dentro de los proyectos, es posible introducir cualquier valor de identificador.

   Utilice tareas secundarias para representar códigos de subcoste.
6. Opcionalmente, cambie el parámetro Fecha de inicio prevista y Fecha de finalización prevista para la tarea seleccionando el icono de calendario y eligiendo la fecha deseada. O bien, puede introducir nuevas fechas (en formato MM/DD/AAAA) en los campos.

7. Si lo deseas, selecciona la opción Depende de la tarea en la lista desplegable para las tareas que dependen de la finalización de otra tarea.

   Gestores de proyectos: utilice el comando Diagrama de Gantt del proyecto para ver las dependencias de las tareas.
8. Si su empresa se ha asociado la dimensión Clase a las tareas, seleccione las siguientes opciones:
• La clase se autocompleta: Tan pronto como introduzca el nombre de la tarea y la pestaña fuera del campo, el nombre de la tarea aparece automáticamente como el nombre de la clase en un campo de solo visualización.
• La clase es obligatoria: El asterisco rojo junto al campo Clase indica un campo obligatorio. Seleccione la clase en el menú desplegable.
• La clase es opcional: Puedes introducir una clase o dejar el campo Clase vacío. Si el campo Clase está vacío, esta tarea no se incluirá en el seguimiento del Libro Mayor ni en los informes financieros.
  

  Aprende más acerca de cómo capturar los datos de las tareas dondequiera que se introduzcan transacciones.

9. Expanda el archivo Artículo desplegable y haga lo siguiente, según corresponda para la tarea:
   • Seleccionar un artículo para Asignar la tarea a un elemento de trabajo.
   • Seleccionar un artículo para Facturar al cliente por esta tarea.
10. Seleccione la opción Facturable Casilla de verificación para facturar el trabajo de esta tarea. O bien, deje la casilla en blanco si el trabajo de esta tarea no es facturable. A continuación, escriba una breve descripción de la tarea.

Pestaña Información adicional

1. Para utilizar la finalización de esta tarea como un hito, seleccione el icono Hito casilla de verificación.
   Acerca de los hitos

   Los hitos funcionan igual que las tareas normales, pero con dos diferencias clave:

   • Cuando se completa una tarea de hito, se mostrará en la lista de tareas con una marca de verificación en el icono Hito columna.
   • En el caso de los proyectos de tarifa fija, las tareas por hitos se facturan cuando alcanzan ciertos porcentajes predefinidos de finalización. Por ejemplo, puedes definir una plantilla de facturación que facture un hito cuando alcance el 50 por ciento de finalización y, de nuevo, cuando se haya completado el 100 por ciento.
2. Para registrar esta tarea como utilizada, seleccione la opción Utilizado casilla de verificación. Una tarea utilizada es aquella que se dedica a progresar en un proyecto de cliente o en un proyecto interno. Una tarea no utilizada es aquella que no se dedica a trabajar en un proyecto de cliente o en un proyecto interno, por ejemplo, el tiempo que se dedica a rellenar un informe de gastos o una plantilla horaria.
3. Para asignar una prioridad a esta tarea, introduzca un valor numérico en el campo Prioridad campo.
4. Escriba un código WBS en el archivo Código WBS caja.
   Administradores: Configura tu suscripción a Proyectos para que este campo se establezca de forma predeterminada en el Notas de la plantilla horaria en las facturas de venta para mayor visibilidad. Aprenda cómo.
5. Asigna un estado (como en curso, completado o en espera) a esta tarea. Para ello, seleccione la opción Estado de la tarea flecha desplegable y seleccione el estado.
   Si el estado de la tarea es Completado, los empleados no pueden introducir el tiempo para la tarea en las plantillas horarias.
6. Si vas a contabilizar los costes de personal asociados a esta tarea en una cuenta del Libro Mayor, selecciona la opción Tipo de tiempo flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione el tipo de hora que desee.
   Acerca de los tipos de tiempo

   Los tipos de tiempo identifican diferentes categorías de tiempo (como salario, horas de contrato, horas extras, vacaciones o tiempo de viaje).

   ¿Por qué utilizar tipos de tiempo?

   • Mejores informes: Con los tipos de tiempo, puede generar informes que aclaren cuánto del costo de personal de un proyecto se gasta en diferentes categorías de tiempo de trabajo, como salario, horas de contrato, horas extras, etc.
   • Contabilización de costes de personal: Los tipos de tiempo son necesarios si vas a configurar la contabilización de los costes de personal en las cuentas del Libro Mayor que especifiques.
7. Para asignar esta tarea como elemento secundario de otra tarea, seleccione la opción Tarea principal y, en la lista que aparece, seleccione el elemento principal de esta tarea.
   Asigna una tarea principal si la tarea que estás creando es un componente de una tarea más grande. Por ejemplo, en un proyecto de remodelación del hogar, la instalación de nuevas tuberías sería una tarea secundaria de instalar un nuevo calentador de agua.
8. Para almacenar de forma permanente y segura una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Accesorios, seleccione un archivo adjunto o seleccione Agregary, a continuación, cargue su archivo archivo adjunto Un archivo adjunto es un paquete de uno o más documentos de respaldo, como hojas de cálculo, imágenes escaneadas o documentos de procesadores de textos.. Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

   Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

9. Asigne recursos, como personal, a la tarea. Escoger Escoger junto a Recursos.
• Los nombres de las personas disponibles se encuentran en el cuadro Artículos disponibles a la izquierda. Para asignar a alguien a esta tarea, seleccione los botones de flecha hacia la derecha para mover el recurso al cuadro Elementos seleccionados a la derecha. A continuación, seleccione Hecho.
• Puede seleccionar Añadir todo para agregar todos los recursos.

Siguiente paso: Asignar recursos

Estimación y seguimiento de las horas y el porcentaje completado

También puede utilizar la función Información adicional para realizar un seguimiento de cuánto tiempo crees que tardará una tarea, ver métricas sobre tu rendimiento en comparación con tus estimaciones e introducir tus propios datos de Porcentaje observado completado.

1. Utiliza los campos Duración planificada o Duración estimada para realizar un seguimiento del tiempo que esperas que dure la tarea.

   Puedes utilizar uno de los campos o ambos.

   • Si se ha asignado un cierto número de horas para esta tarea, ingrese ese número en el Duración prevista caja.
   • Si ha estimado el número de horas que debe tomar esta tarea, ingrese ese número en el archivo Duración estimada caja.
2. Realice un seguimiento de los valores y las fechas de finalización del porcentaje introduciendo "a partir de las fechas" y los porcentajes a medida que avanza la tarea.
   • Aparece el porcentaje calculado completado que se basa en las horas reales asignadas a la tarea como porcentaje de la duración estimada.
     Si configuras una plantilla de facturación para la facturación de porcentaje completado en función de las horas planificadas, el porcentaje completado calculado que se usa para la facturación puede diferir de lo que se muestra en la página Información de la tarea. En el caso de los informes personalizados y los diagramas de Gantt, se utiliza la fecha de inicio más reciente cuando se muestran los datos.
   • En Porcentaje observado completado tabla, introduzca su evaluación personal de lo completa que está la tarea. Aunque puedes realizar un seguimiento del Porcentaje observado completado para tu propia información, la tabla también se utiliza para la facturación de tarifas fijas por hito o porcentaje completado, y para el reconocimiento de ingresos basado en el método de encuesta.
   Uso del porcentaje observado completado

   Porcentaje de facturación completada: Puedes facturar un proyecto de tarifa fija por etapas por porcentaje completado o hito de una tarea. Si configuras una plantilla de facturación de porcentaje completado o hito para facturar en función del porcentaje observado completado de la tarea, se utiliza el valor que introduzcas aquí para el porcentaje observado completado. Más información sobre Proyectos de tarifa fija basados en el porcentaje completado.

   Reconocimiento de ingresos: Puede configurar el reconocimiento de ingresos por porcentaje completado o por hito que utilice el método de encuesta de reconocimiento de ingresos por ciento completado. En este caso, el porcentaje observado completado se utiliza para realizar un seguimiento del porcentaje completado de la tarea y para calcular el importe de los ingresos.

   Tanto para la facturación como para el reconocimiento de ingresos, actualizar el porcentaje observado completado para una tarea al 100% activará la facturación y el reconocimiento de ingresos para el importe restante.