Descripciones de campos: Plantillas de la transacción de compras

Nombre de la plantilla

El nombre de la plantilla de la transacción. Este nombre aparece en la interfaz de usuario. Después de guardar una plantilla de la transacción, no puedes cambiar el nombre de la plantilla.

Descripción

Una descripción significativa de la plantilla de la transacción. La descripción aparece en la lista de la plantilla de la transacción.

Tipo de plantilla

Determina si determinados campos aparecen en la transacción (por ejemplo, Fecha de caducidad en contra Fecha de envío).

Las opciones son: Cotización, pedido, lista, factura, regularización, otro

Otras áreas de Sage Intacct en las que utilizas el Tipo de plantilla incluyen:

• Puedes asociar plantillas de documentos (utilizadas para la salida impresa) a las transacciones de la siguiente manera: Tipo de plantilla. Más información sobre Plantillas de documentos.
• En las integraciones de Salesforce, la integración agrupa la lista relacionada de objetos de Sage Intacct por plantilla de la transacción Tipo de plantilla.
• En las integraciones de Avalara AvaTax, la integración utiliza la plantilla de la transacción Tipo de plantilla para determinar si una transacción es positiva o negativa.

Categoría de flujo de trabajo

Asocia la transacción al icono apropiado en la página Descripción general y con la agrupación del menú de transacciones aplicable en el menú Compras. Las opciones son: Cotización, pedido, envío, factura, devolución.

Categoría del informe

Para usar con informe personalizado interactivo o bien Explorador visual interactivo Solo suscripciones.

Selecciona la categoría de informes que mejor refleje el propósito de esta plantilla de la transacción para que puedas agrupar documentos similares al crear informes. Esto te permite definir filtros utilizando una o más categorías de informes en lugar de tener que especificar el nombre de cada plantilla de la transacción que desees.

Por ejemplo, supongamos que tu sociedad tiene diferentes definiciones de transacción de Tipo de plantilla = Pedido de órdenes de compra regulares y de órdenes de compra abiertas. Puede especificar el parámetro Categoría de informe de "Órdenes de compra" para las órdenes de compra regulares y "Órdenes de compra abiertas o contratos de proveedores" para las órdenes de compra abiertas.

Al crear un informe en el objeto de detalle transacción orden de compra, añade un filtro para Objetos relacionados > Transacciones de orden de compra> Definición de transacción > categoría Informe. En este ejemplo, puedes optar por mostrar solo los detalles de la categoría de informes "Órdenes de compra".

Si editas una plantilla de la transacción para asignar una categoría de informe después de que la plantilla de la transacción haya estado en uso, todas las transacciones creadas a partir de esa plantilla de la transacción se actualizarán para utilizar la categoría de informe seleccionada.

Las categorías de informes están estandarizadas en todos los inquilinos de Sage Intacct y no se pueden editar ni personalizar. Sigue tu proceso empresarial para determinar qué categoría de informes utilizar para cada plantilla de la transacción.

Estado

• Activo: La plantilla de la transacción está disponible para su uso.
• Inactivo: La plantilla de la transacción no está disponible para su uso.

El estado de las definiciones de transacciones generadas por el sistema no se puede modificar.

Habilitar el flujo de trabajo de documentos principal

Habilita la opción de flujo de trabajo del documento principal para:

• Identifica el documento principal para cada línea de documento creada a través de un flujo de trabajo de conversión de documentos u orden de cambio.
• Identifica el documento principal creado a partir de esta plantilla de la transacción de Compras a partir de ahora.
• Muestra los campos de documento principal y número de teléfono móvil en los documentos de Compras posteriores y en la sección Entradas de facturas en Cuentas a pagar (AP).

A continuación, los documentos posteriores creados a partir del documento principal se vinculan automáticamente a ese documento principal.

Activar flujo de trabajo de aplicación de pago

Habilita el flujo de trabajo de la aplicación de pago para:

• Incluye esta plantilla de la transacción como un documento de flujo de trabajo de la aplicación de pago (aplicación, valoración o factura).
• Realiza un seguimiento del documento principal asociado a este documento de flujo de trabajo.
• Vincula automáticamente los documentos de flujo de trabajo posteriores a este documento y al documento principal asociado.

Más información sobre el Flujo de trabajo de la aplicación de pago de subcontratistas.

Categoría de documento de aplicación

Determina la fase del flujo de trabajo de la aplicación de pago en la que se puede utilizar esta plantilla de la transacción.

Las opciones son:

• Aplicación

• Valoración

• Factura

Más información sobre el Flujo de trabajo de la aplicación de pago de subcontratistas.

Habilitar el flujo de trabajo de órdenes de cambio

Habilita esta opción para indicar si el tipo de documento de la plantilla de la transacción es un Documento de origen o un Documento de cambio.

Crea definiciones transacción para los documentos de origen y transacción definiciones separadas para cada documento de cambio que pretendas utilizar.

Puedes habilitar la gestión del cambio en una plantilla de la transacción con documentos de cambio (transacciones) existentes, pero no puedes deshabilitar la gestión del cambio si un documento de origen tiene documentos de cambio (transacciones) existentes.

Más información sobre gestión del cambio.

Secuencia de numeración

Selecciona la secuencia de numeración que se utilizará para realizar transacciones de número de teléfono móvil automáticamente. Para añadir una nueva secuencia, selecciona Añadir en la lista desplegable.

Deja este campo en blanco para enviar el número de teléfono móvil a las transacciones manualmente o si deseas que las transacciones convertidas hereden el número de documento de origen.

Conservar los números de secuencia

Garantiza que nunca se salten números. Habilitar esta opción puede afectar al rendimiento cuando se introduce un gran volumen de transacciones al mismo tiempo.

Heredar el número de documento de origen

Con esta opción seleccionada, el número de documento de la transacción convertida anteriormente se asigna a la nueva transacción. Por ejemplo, si conviertes la orden de compra PO-001 en una factura de proveedor, el número de teléfono móvil de la factura de proveedor será PO-001.

Total de inventario, Mantener y Sumar o restar

Utiliza los totales de inventario en las definiciones de transacción para ayudarte a realizar un seguimiento del número de teléfono móvil que tienes a mano y que están disponibles para la venta.

Especifica el total acumulado de inventario al que deseas que afecte la transacción, si se debe realizar un seguimiento de la cantidad, el valor o ambos, y si el importe aumenta o disminuye cuando se guarda la transacción.

Si defines esta plantilla de la transacción para que afecte al Valor DISPONIBLE o a la Cantidad y valor, añade al menos un par de cuentas de débito y crédito al archivo Correlación de cuentas de Coste de los productos vendidos tabla en el Contabilización configuración pestaña para guardar la plantilla de la transacción.

Práctica recomendada: Configura la orden de compra para que afecte a la cantidad y el valor DISPONIBLES y gestiona toda la contabilización del Libro Mayor para el inventario, el Coste de los productos vendidos, las Cuentas a pagar y los ingresos. Evita que definiciones de transacciones separadas afecten a la cantidad DISPONIBLE y al valor DISPONIBLE en el mismo flujo de trabajo.

Más información sobre Totales de inventario.

Advertir al usuario si la cantidad de artículos disponibles se encuentra por debajo de 0

Alerta al usuario si la cantidad necesaria es mayor que el total DISPONIBLE en el almacén seleccionado. La advertencia también muestra los totales EN PEDIDO y EN ESPERA. La advertencia aparece cuando el usuario sale de la pestaña Cantidad en la transacción.

Aumentar o disminuir el inventario y la facturación

Indica si la transacción de Compras se trata como un valor positivo o negativo durante los Proyectos Generar facturas proceso.

Si vas a crear una plantilla de la transacción para una devolución, define este campo en Disminuir. Cuando se recoge una transacción de devolución en el proceso de generación de facturas de Proyectos, esto le indica a Intacct que procese la transacción como un valor negativo. Deja este campo en el valor predeterminado Aumentar en la mayoría de los demás casos de uso.

Este campo es aplicable si tu sociedad está suscrita a Proyectos.

Método de selección de almacén

Determina cómo se presentan los almacenes al usuario en la lista desplegable de almacenes de la transacción. Las opciones son:

• Ordenar por identificador
• Ordenar por nombre
• Almacén con inventario disponible
• Utilizar el almacén predeterminado

Almacén predeterminado

Solo aparece si el Método de selección de almacén es Utilizar el almacén predeterminado. Selecciona el almacén predeterminado en el menú desplegable. El de un usuario Almacén predeterminado en sus preferencias de usuario anula esta selección.

Habilitar subtotales

Permite especificar subtotales estándar, como impuestos o un descuento, para esta transacción. Al seleccionar este campo, aparece una tabla en la que debes añadir al menos un subtotal.

Tabla de subtotales

Esta tabla aparece cuando Habilitar subtotales está seleccionada.

Descripción

Introduce una descripción textual del subtotal. La descripción de cada subtotal debe ser única.

Tipo de subtotal

Las opciones son: Descuento o cargo.

Aplicado a la línea

Introduce el número de línea de subtotal al que se aplicará el subtotal. Intacct trata la línea subtotal inicial como el número de teléfono móvil 0. El primer subtotal definido de la plantilla de la transacción es el número de línea 1; el segundo es el número de línea 2, y así sucesivamente.

Este campo no aparece si Habilitar Simple Tax en el nivel de línea está seleccionada.

El valor de Aplicado a la línea se supone implícitamente que es 0. Los impuestos, todos los demás cargos y descuentos se calculan a nivel de línea.

Tipo de valor

Las opciones son: Importe o porcentaje.

Para un subtotal de impuestos, selecciona Porcentaje. Los subtotales de impuestos solo soporte el Porcentaje Tipo de valor.

Valor

Introduce un valor predeterminado para el subtotal.

• Si Tipo de valor es Importe, introduce el importe del subtotal. Por ejemplo, escribe 250.
• Si Tipo de valor es Porcentaje, introduce un porcentaje como un número de teléfono móvil. Por ejemplo, escribe 10 para 10%.

Los usuarios pueden anular el valor de subtotal predeterminado en la transacción.

Débito o crédito

Indica si el subtotal cargará o abonará la cuenta del Libro Mayor y la cuenta de compensación del Libro Mayor correspondientes.

Cuenta del Libro Mayor

Selecciona la cuenta del Libro Mayor en la que se contabilizará el subtotal. Las transacciones contabilizadas en una cuenta del Libro Mayor de caja/bancaria no aparecen durante la reconciliación.

Cuenta de compensación del Libro Mayor

Selecciona la cuenta del Libro Mayor de compensación en la que se contabilizará el subtotal. Esta columna solo es aplicable si utilizas flujos de trabajo avanzados.

Departamento

Opcional. Selecciona un departamento predeterminado para el subtotal. Este campo no aparece en el nivel general.

Ubicación

Opcional. Selecciona una ubicación predeterminada para el subtotal. Este campo no aparece en el nivel general.

Es impuesto

Marca el subtotal como un impuesto. Cuando se contabilice la transacción, el impuesto se contabilizará por separado en función de los artículos de la transacción.

Establece este indicador en "true" para las líneas de subtotal del impuesto si tu organización usa Simple Tax, Impuestos avanzados o Avalara AvaTax.

Seleccionar para Avalara

Selecciona este campo si el partida de subtotal se aplica a AvaTax.

Este campo solo aparece si tu sociedad utiliza la integración de Avalara AvaTax.

Departamento y ubicación

Si se seleccionan los campos Departamento y/o Ubicación, se espera el siguiente comportamiento:

• Los campos Departamento y/o Ubicación aparecen en la transacción y el usuario puede seleccionar los valores correspondientes
• Si la plantilla de la transacción tiene la contabilización establecida en AP o Libro Mayor, Intacct ignora cualquier Departamento y/o Ubicación seleccionados en el Pestaña Configuración de contabilización y presenta campos de Departamento y/o Ubicación en blanco en la transacción.

Si los campos Departamento y/o Ubicación no están seleccionados, se espera el siguiente comportamiento:

• Los campos Departamento y/o Ubicación no aparecen en la transacción.
• Si la plantilla de la transacción tiene la contabilización establecida en AP o Libro Mayor, el Departamento y/o la Ubicación se establecen de forma predeterminada en los valores de Departamento y/o Ubicación seleccionados para el grupo del Libro Mayor de artículos aplicable en el Pestaña Configuración de contabilización. Los valores aparecen en la transacción del libro auxiliar o en el asiento de diario correspondientes.

Estos campos no aparecen en el nivel general en una sociedad de varias entidades.

Oculta la columna de precio en el encabezado de la página de la lista de transacciones y en cada partida de la ficha de la transacción, incluidos los elementos de subtotal. Garantiza que el precio no sea visible en las transacciones en las que el precio no sea relevante o en las que desees ocultar el precio del artículo de alto valor.

Esta opción no se puede habilitar cuando Anular el precio sugerido o cuando la plantilla de la transacción está configurada para tolerancia de coincidencia.

Contabilización de transacciones

Selecciona una de las siguientes opciones:

• Cuentas a pagar: La transacción se contabiliza en el libro auxiliar de Cuentas a pagar. Intacct crea una factura de resumen en Cuentas a pagar y afecta al Libro Mayor.
• Libro Mayor: La transacción se contabiliza directamente en el Libro Mayor.

  Utiliza esta opción cuando desees utilizar una transacción de Compras (que no sea una factura de proveedor) para contabilizar en una cuenta de devengo o gravamen que contabiliza el gasto como un devengo y no va directamente a Cuentas a pagar.

• No contabilizar: El proceso de contabilizar de la transacción no crea un asiento del Libro Mayor e ignora cualquier asiento de correlación en cualquiera de los Contabilización configuración tablas.

Habilitar asignaciones

Permite a los usuarios distribuir automáticamente el importe de una partida de Compras en varias dimensiones. Añade un campo Asignación y una tabla Divisiones de asignación a los detalles de la entrada de la partida.

Esta opción solo se puede habilitar si también está habilitada en el ajustes del Libro Mayor y el Configurar Cuentas a pagar página.

Las sociedades suscritas a la aplicación Impuestos pueden habilitar las asignaciones. El campo de partida de asignación está disponible en las transacciones de entidades configuradas con Simple Tax, Impuestos avanzados o Avalara Tax. No está disponible en transacciones para entidades que utilizan una configuración fiscal estándar de IVA/GST.

Se puede crear a partir de

Utiliza la lista desplegable para seleccionar una plantilla de la transacción desde la que se pueda convertir esta transacción.

Por ejemplo, si una determinada factura de proveedor siempre se crea a partir de una orden de compra, selecciona la orden de compra en esta tabla de la plantilla de la transacción de factura de proveedor aplicable.

Si esta plantilla de la transacción es el primer paso del flujo de trabajo, deja esta tabla en blanco.

Seleccionar Añadir para añadir filas a esta tabla para dar cabida a varias definiciones de transacción. Seleccionar Borrar (papelera) para eliminar una fila.

Gestión de conversión parcial

Indica cómo Intacct procesa las transacciones que se completan parcialmente. Las opciones son:

• Dejar la transacción abierta: Cuando el usuario convierte la transacción a otro tipo de transacción, Intacct deja abierta la transacción inicial hasta que se completen todos los artículos.
• Cerrar transacción: Al convertir esta transacción en otro tipo de transacción, Intacct cierra esta transacción independientemente de si la transacción se ha completado o no.

Más información sobre Conversión parcial de transacciones.

Tarifa inicial

Si utilizas tarifas en varios niveles, se refiere a la primera tarifa que Intacct evalúa al determinar el precio sugerido de una transacción. Utilice la lista desplegable para seleccionar una tarifa inicial si lo desea. Más información sobre Cómo se evalúan las tarifas.

Tarifa especial

Si utilizas tarifas en varios niveles, se refiere una tarifa especial (por ejemplo, una tarifa con descuento o una tarifa estacional). La tarifa especial tiene prioridad sobre la tarifa inicial. Utilice la lista desplegable para seleccionar una tarifa especial si lo desea.

Plantilla de documento impreso

Utiliza la lista desplegable para seleccionar una plantilla de documento impreso que se utilizará como predeterminada para los materiales impresos (PDF). Más información sobre las plantillas de documentos impresos. Te recomendamos encarecidamente que utilices una plantilla de documento.

Texto predeterminado opcional

Si no seleccionas un Plantilla de documento, introduce el texto que quieras que aparezca en cada documento impreso de esta transacción.

Grupo del Libro Mayor de artículos y almacén

El Grupo del Libro Mayor de artículos y Almacén Juntos forman los criterios establecidos para la correlación de cuentas. Por ejemplo, podrías tener el grupo del Libro Mayor del artículo de mantenimiento y el Almacén 13 asignados a una cuenta del Libro Mayor y a una cuenta de compensación, y el grupo del Libro Mayor del artículo de software y el Almacén 13 asignados a una cuenta del Libro Mayor y a una cuenta de compensación diferentes.

Débito o crédito

Elige si deseas cargar o abonar la cuenta.

Cuenta del Libro Mayor

Utilice el parámetro cuenta del Libro Mayor lista de selección para seleccionar la cuenta correspondiente en la que se contabiliza esta transacción para el conjunto de criterios asignados. Las transacciones contabilizadas en una cuenta de caja/bancaria no aparecen durante la reconciliación.

Si la cuenta del Libro Mayor correspondiente es o no una cuenta de compensación. Cada Grupo del Libro Mayor de artículos y Almacén El conjunto de criterios debe tener una cuenta de compensación.

Departamento

Utilice el parámetro Departamento lista de selección para seleccionar un departamento predeterminado en el que se registrará la partida. Si seleccionas Departamento en el Anulaciones de usuario , el usuario puede seleccionar un departamento diferente en la transacción.

Este campo no es aplicable en la entidad de nivel general.

Ubicación

Utilice el parámetro Ubicación lista de selección para seleccionar una ubicación predeterminada en la que se registrará la partida. Si seleccionas Ubicación en el Anulaciones de usuario , el usuario puede seleccionar una ubicación diferente en la transacción.

Este campo no es aplicable en la entidad de nivel general.

Editar política

Establece el permiso de edición para este tipo de transacción. Las opciones son:

• Sin editar: El usuario no puede editar esta transacción una vez creada, a menos que esté en estado de borrador.
• Antes de imprimir: el usuario puede editar esta transacción hasta que se haya impreso en PDF. Una vez impresa, la transacción no se puede editar.
• Solo borrador: El usuario puede editar esta transacción hasta que se haya contabilizado. Una vez que se ha contabilizado, la transacción no se puede editar.
• Todo: El usuario puede editar esta transacción según lo permita la condición de la transacción. Ver Editar una transacción de compra para restricciones de edición.

Borrar política

Define el permiso de eliminación para este tipo de transacción. Las opciones son:

• Sin borrar: El usuario no puede borrar esta transacción después de crearla, a menos que la transacción esté en estado de borrador.
• Antes de imprimir: el usuario puede borrar esta transacción hasta que se haya impreso en PDF. Una vez impresa, la transacción no se puede eliminar.
• Todo: El usuario puede borrar esta transacción según lo permita la condición de la transacción. Ver Eliminar una transacción de compra para restricciones de eliminación.

Define los permisos de creación para este tipo de transacción. Las opciones son:

• Nuevo documento o conversión: El usuario puede crear esta transacción como una transacción independiente (seleccionando Añadir en una lista de transacciones, o el icono más junto a la plantilla de la transacción en el menú, o copiando una transacción existente, etc.) o el usuario puede crear esta transacción convirtiendo la transacción anterior en el flujo de trabajo.
• Convertir solo: el usuario solo puede crear este documento convirtiendo la transacción anterior en el flujo de trabajo. Por ejemplo, el usuario solo puede crear una factura de proveedor convirtiendo una orden de compra existente. Los documentos aún se pueden crear en estado Borrador para soporte la creación de transacciones automatizada o basada en la integración.

Establece el contexto en el que los usuarios pueden crear transacciones a partir de esta plantilla de la transacción dentro de un entorno compartido de varias entidades. Las opciones son:

• Solo nivel superior
• Nivel superior o entidad
• Solo entidad

Si utilizas un flujo de trabajo avanzado, cuando selecciones "Nivel superior o entidad" o "Solo entidad", un Ajustes de la entidad Aparece la pestaña. Esta pestaña te permite definir qué entidades pueden crear transacciones y, si lo deseas, definir secuencias de numeración específicas de la entidad o plantillas de documentos.

Este campo solo aparece en las definiciones de transacción en el nivel general de un entorno compartido de varias entidades.

Habilitar permisos para usuarios o grupos específicos

De forma predeterminada, todos los usuarios con los permisos de aplicación adecuados (Enumerar, Ver, Añadir, Editar, Borrar transacciones) tienen acceso a las transacciones que utilizan esta plantilla de la transacción. Selecciona esta casilla de verificación si deseas permitir o denegar el acceso a este plantilla de la transacción específico solo a determinados usuarios o grupos usuario.

Utiliza los campos que aparecen para añadir los usuarios y grupos de usuarios aplicables a la tabla Derechos de acceso y, a continuación, establece su acceso. Permitir o bien Denegar. Cualquier usuario o grupo de usuarios al que deniegues el acceso no podrá ver este tipo de transacción en las listas de transacciones de Compras o Cuentas a pagar. La transacción sigue siendo visible en los informes y registros de entrega de correo electrónico si tienen los permisos adecuados.

Para establecer los derechos de acceso de un grupo de usuarios o un usuario:

1. Utiliza la lista desplegable para seleccionar Grupo o bien Usuario. En función de su selección, se aplicarán los Grupo o bien Usuario la lista está disponible.
2. Seleccione el grupo o usuario correspondiente de la lista y seleccione Añadir. El grupo o usuario aparece en la tabla.
3. En la tabla, seleccione Permitir o bien Denegar en la lista de selección situada junto al grupo o usuario correspondiente.

Nombre de la entidad

Utiliza la lista desplegable para seleccionar una entidad.

Secuencia de numeración

Selecciona la secuencia de numeración que se utilizará para numerar automáticamente el número de teléfono móvil de las transacciones de la entidad correspondiente. Para añadir una nueva secuencia, selecciona Añadir en la lista desplegable.

Deja este campo en blanco para utilizar la secuencia de numeración definida en la Generalidades pestaña o si deseas que las transacciones convertidas hereden el número de documento de origen.

Conservar los números de secuencia

Garantiza que nunca se salten números. Habilitar esta opción puede afectar al rendimiento cuando se introduce un gran volumen de transacciones al mismo tiempo. Este campo aparece atenuado si no has seleccionado un Secuencia de numeración para la entidad correspondiente.

Heredar el número de documento de origen

Con esta opción seleccionada, el número de documento de la transacción convertida anteriormente se asigna a la nueva transacción. Por ejemplo, si conviertes la orden de compra PO-001 en una factura de proveedor, el número de teléfono móvil de la factura de proveedor será PO-001.

Plantilla de documento

Utiliza la lista desplegable para seleccionar una plantilla de documento impreso que se utilizará como predeterminada para los materiales impresos (PDF) de la entidad correspondiente. Deja este campo en blanco para utilizar la plantilla de documento definida en la Generalidades pestaña. Más información sobre la impresión Plantillas de documentos.