Convertir parte de una transacción: Compras

A veces, es posible que tengas que convertir parte de una transacción de compra, pero no toda la transacción. Por ejemplo, tienes una orden de compra para una determinada cantidad de artículos o un valor total de servicios. Debido al bajo inventario, solo deseas pagar por una cantidad que sea menor que la cantidad de la orden de compra o deseas pagar por una parte de los servicios recibidos.

Lo que sucede con la transacción de origen después de convertir parte de ella depende de la Gestión de conversión parcial en la plantilla de la transacción.

A veces, es posible que tengas que convertir parte de una transacción de compra, pero no toda la transacción. Por ejemplo, tienes una orden de compra para una determinada cantidad de un artículo, pero tienes que pagar por una cantidad inferior a la cantidad de la orden de compra o facturar un importe inferior al total de la orden de compra (como una orden de compra abierta).

1. Ir a Compras > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción aplicable.

   Para ver las solicitudes de suministros, ve a Compras > Todos > > de inventario de suministrosMesa de trabajo. Aprende a Procesar solicitudes de suministros.

2. En la lista de transacciones, busca la transacción que deseas convertir y selecciona Convertir junto a él.

   Aparecerá una ventana emergente con enlaces a todas las transacciones en las que se puede convertir esta transacción.

3. Selecciona el archivo correspondiente Nombre de la transacción.

   La nueva transacción aparece con los datos de la transacción inicial. La transacción Fecha Los valores predeterminados según el Heredar la fecha de la transacción de origen en tus preferencias de usuario.

4. Si es necesario, cambie el cantidad o el Precio de una partida (la columna Tipo de conversión se puede editar si tu sociedad está configurada para permitir la anulación del tipo de conversión predeterminado de un artículo).

   Por ejemplo, si la cantidad de la partida 1 es 10 y solo recibes 8, cambia el parámetro Cantidad en las partidas 1 a 8. O bien, en la columna Tipo de conversión, selecciona Precioy, a continuación, introduce el importe de la compra modificado en el Precio campo.

   No se puede introducir un número de teléfono móvil en el archivo Cantidad Campo que tiene el signo opuesto al número de teléfono móvil de la transacción inicial. Por ejemplo, si la cantidad de la orden de compra inicial es 5 y se introduce -3 en el Cantidad en la factura de proveedor, Intacct muestra un error.

5. Realiza cualquier otro cambio según corresponda.
6. Selecciona uno de los siguientes botones:
   • Publicar: Guarda la transacción y muestra la lista de transacciones.
   • Borrador: Guarda la transacción como borrador y muestra la lista de transacciones.
   • Más acciones: Utilízalo para seleccionar más opciones de Contabilizar y Borrador.
   De forma predeterminada, la lista de transacciones para el tipo de transacción al que has convertido se muestra al seleccionar Contabilizar o bien Borrador y hecho. Para mostrar la lista de transacciones del tipo de transacción desde el que has convertido, cambia el parámetro Selecciona el tipo de lista que se mostrará después de la contabilización de una transacción convertida en tus preferencias personales.

Crear un pedido pendiente

Si la plantilla de la transacción de pedido tiene Gestión de conversión parcial Establecer en Cerrar inicial y crear un pedido pendiente, el sistema crea automáticamente el pedido pendiente cuando es necesario. Aquí hay un ejemplo de cómo funciona el proceso:

1. Crea una orden de compra para un artículo con una cantidad de 20 y contabiliza la orden de compra.

   La orden de compra Estado se establece en Pendiente.

2. Convierte la orden de compra en una factura de proveedor, cambia la cantidad del artículo a 10 y contabiliza la factura de proveedor.

   El sistema establece la cantidad de la orden de compra inicial en 10, establece su Estado a Convertido y crea una nueva orden de compra que tiene un Estado de Pendiente.

   La nueva orden de compra tiene una cantidad de 10 y tiene una B anexada al número de teléfono móvil (lo que indica que es un pedido pendiente). Por ejemplo, si el número de teléfono móvil inicial era PO-900, el número de teléfono móvil del pedido pendiente será PO-900-B.

   La nueva orden de compra PO-900-B se crea inmediatamente, incluso si la factura de proveedor necesita aprobación.
3. Más adelante, convierte la orden de compra pendiente en una factura de proveedor, cambia la cantidad del artículo a 6 y contabiliza la factura de proveedor.

   El sistema establece la cantidad de la orden de compra pendiente en 4, establece su Estado a Convertido y crea una nueva orden de compra pendiente que tiene un Estado de Pendiente.

   La nueva orden de compra tiene una cantidad de 4 y tiene B1 anexado al número de teléfono móvil de la transacción inicial.

Cada pedido pendiente sucesivo se numeraría B2, B3, etc. Los números de documento de la página de la lista de transacciones para pedidos de venta con pedidos pendientes pueden tener el siguiente aspecto:

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

En el Historia pestaña Para todas las transacciones asociadas con el pedido de venta inicial, puedes ver la cadena de eventos de conversión de transacciones.

Cerrar una transacción parcialmente convertida

Supongamos que tienes una orden de compra que has convertido parcialmente a otro tipo de transacción. Sin embargo, nunca usarás la cantidad restante para una o más partidas de la orden de compra. En función de la configuración de Gestión de conversión parcial, la orden de compra permanecerá perpetuamente en un estado de Conversión parcial o Pendiente. Aunque puedes establecer manualmente una transacción pendiente como Cerrada, normalmente no se recomienda, ya que la orden de compra podría volver a abrirse y convertirse.

La práctica recomendada para cerrar una transacción parcialmente convertida es crear y utilizar un flujo de trabajo en el que la orden de compra se pueda convertir en una orden de compra de cierre. Crea una plantilla de la transacción de orden de compra de cierre que solo se pueda crear por conversión a partir de la orden de compra. La orden de compra de cierre debe configurarse para revertir cualquier efecto de inventario o contabilización de la orden de compra de origen.

Configurar un flujo de trabajo de orden de compra de cierre

1. Crea una plantilla de la transacción de orden de compra de cierre con los siguientes ajustes:

   Campo	Valor requerido
   Nombre de la plantilla	Especifica un nombre que haga evidente a los usuarios que esta orden de compra es para cerrar órdenes de compra que ya no se utilizarán.
   Tipo de plantilla	Orden
   Totales de inventario	Si los totales de inventario se especifican en la orden de compra de origen, define aquí el efecto de total de inventario opuesto. Por ejemplo, si la orden de compra de origen aumenta la cantidad ONORDER, define esta plantilla de la transacción para restar la cantidad ONORDER.
   Contabilización de transacciones	Selecciona la misma opción de contabilización que la orden de compra de origen.
   Conversión de transacciones: Se puede crear a partir de	Selecciona aquí la orden de compra de origen.
   Configuración de contabilización	Si el pedido de venta de origen tiene la contabilización de la transacción establecida en Libro Mayor o Cuentas a pagar, define aquí la correlación de cuentas opuesta. Por ejemplo, si la transacción de origen se configuró para cargar la cuenta X y abonar la cuenta Y, define esta plantilla de la transacción para abonar la cuenta X y cargar la cuenta Y.
   Configuración de seguridad: Crear política	Convertir solo

2. Establece otros ajustes de la plantilla de la transacción según corresponda y guarda la plantilla de la transacción.
   No edites ninguna otra plantilla de transacción para permitir que se conviertan a partir de la orden de compra de liquidación. La orden de compra de cierre debe ser el último documento de su flujo de trabajo para que su estado se pueda establecer en Cerrado.
3. Si la orden de compra de cierre afecta a la cantidad de inventario, al valor o a ambos, o se contabiliza directamente en el Libro Mayor, especifica los mismos diarios que la orden de compra de origen en el Configuración de documentos pestaña de la pestaña Configurar Compras página.

Utilizar una orden de compra de cierre

1. En la lista de órdenes de compra correspondientes, selecciona Convertir junto a la orden de compra para cerrar.

   Aparecerá una ventana emergente que mostrará enlaces a todas las transacciones en las que se puede convertir esta transacción.

2. Selecciona el icono Cerrar orden de compra.

   Aparece la orden de compra de cierre y muestra todos los datos de la orden de compra de origen.

3. Realiza una de las siguientes acciones:
   • Para cerrar toda la orden de compra restante, no cambies ninguna Cantidad valores.
   • Para cerrar uno o más elementos, pero dejar algunos elementos abiertos, configura el parámetro Cantidad de los elementos que desea que permanezcan abiertos a 0.
4. Opcional. Si la orden de compra de cierre afecta a las cantidades de inventario, tiene contabilización en el Libro Mayor o ambas, considera si necesitas cambiar la fecha de la transacción, que será la fecha de contabilización en el Libro Mayor.
5. Seleccionar Contabilizar.

   Aparece la lista de órdenes de compra de cierre y muestra la orden de compra de cierre con su estado como Cerrado.

Ver la configuración de gestión de conversión parcial de una transacción

1. Abre la transacción. Por ejemplo, abra una orden de compra en modo de vista o edición.
2. Selecciona el icono Historia pestaña y, a continuación, seleccione el icono Definición en la fila de la Historia Tabla que contiene la primera instancia del documento de pedido.

   El Definición de la transacción Aparece en una ventana emergente.

3. Desplácese hacia abajo en la página y localice el Gestión de conversión parcial campo.

¿Qué ocurre cuando se rechaza parcialmente la conversión a transacciones que necesitan aprobación?

Al convertir parcialmente una transacción en transacciones que necesitan aprobación, puedes seguir convirtiendo parcialmente la transacción mientras las transacciones convertidas estén pendientes de aprobación. Sin embargo, si se rechaza alguna de las transacciones convertidas a, es necesario tomar medidas.

Supongamos que una orden de compra para un artículo con una cantidad de 10 se ha convertido en dos facturas de proveedor con una cantidad de 5 cada una. Se ha rechazado una de las facturas del proveedor. (El Gestión de conversión parcial no importa en este ejemplo). Para garantizar que no se pierda la cantidad de la factura de proveedor rechazada:

• Edita la factura de proveedor rechazada y vuelve a enviarla, O
• Borra la factura de proveedor rechazada, crea y contabiliza una nueva orden de compra para una cantidad de 5 y convierte la nueva orden de compra en una factura de proveedor