Convertir parte de una transacción: Compras

A veces, es posible que tengas que convertir parte de una transacción de compra, pero no toda la transacción. Por ejemplo, supongamos que tiene una orden de compra para una determinada cantidad de artículos o un valor total de servicios. Debido al bajo inventario, solo desea pagar por una cantidad que sea menor que la cantidad de la orden de compra o desea pagar por una parte de los servicios recibidos.

Lo que sucede con la transacción de origen después de convertir parte de ella depende de la Gestión de conversión parcial en la definición de la transacción.

A veces, es posible que necesites convertir parte de una transacción de compra, pero no toda la transacción. Por ejemplo, supongamos que tienes una orden de compra para una determinada cantidad de un artículo, pero tienes que pagar una cantidad inferior a la cantidad de la orden de compra o facturar un importe inferior al total de la orden de compra (como una orden de compra abierta).

1. Vete a Adquisitivo > Todo > Transacciones y seleccione el tipo de transacción aplicable.

   Para ver las solicitudes de suministros, vaya a Adquisitivo > Todo > > de inventario de suministrosMesa de trabajo. Más información sobre cómo Procesar solicitudes de suministros.

2. En la lista de transacciones, busque la transacción que desea convertir y seleccione Convertir junto a él.

   Aparecerá una ventana emergente que contiene enlaces a todas las transacciones en las que se puede convertir esta transacción.

3. Seleccione la opción correspondiente Nombre de la transacción.

   La nueva transacción aparece con los datos de la transacción de la transacción original. La transacción Fecha valores predeterminados de acuerdo con el Heredar la fecha de la transacción de origen en sus preferencias de usuario.

4. Si es necesario, cambie el parámetro cantidad o el precio de un elemento (la columna Tipo de conversión se puede editar si tu sociedad está configurada para permitir la anulación del tipo de conversión predeterminado de un artículo).

   Por ejemplo, si la cantidad de la partida 1 es 10 y solo recibes 8, cambia el valor Cantidad en las partidas 1 a 8. O bien, en la columna Tipo de conversión, seleccione Precioy, a continuación, introduce el importe de la compra modificado en el archivo Precio campo.

   No se puede introducir un número en el archivo Cantidad que tiene el signo opuesto al número en la transacción original. Por ejemplo, si la cantidad de la orden de compra original es 5 e introduce -3 en el Cantidad en la factura del proveedor, Intacct muestra un error.

5. Realice cualquier otro cambio según corresponda.
6. Selecciona uno de los siguientes botones:
   • Exponer: Guarda la transacción y muestra la lista de transacciones.
   • Corriente de aire: Guarda la transacción como borrador y muestra la lista de transacciones.
   • Más acciones: Utilícelo para seleccionar más opciones de Contabilización y Borrador.
   De forma predeterminada, la lista de transacciones para el tipo de transacción al que se ha convertido se muestra al seleccionar Exponer o Borrador y listo. Para mostrar la lista de transacciones para el tipo de transacción desde el que has convertido, cambia el parámetro Selecciona el tipo de lista que se mostrará después de contabilizar una transacción de conversión en sus preferencias personales.

Crear un pedido pendiente

Si la plantilla de la transacción del pedido tiene Gestión de conversión parcial Establézcalo en Cerrar original y crear un pedido pendiente, el sistema crea automáticamente el pedido pendiente cuando es necesario. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo funciona el proceso:

1. Cree una orden de compra para un artículo con una cantidad de 20 y contabilice la orden de compra.

   La orden de compra Estado se establece en Pendiente.

2. Convierte el pedido de compra en una factura de proveedor, cambia la cantidad de artículos a 10 y contabiliza la factura de proveedor.

   El sistema fija la cantidad del pedido original en 10, fija su Estado a Convertido, y crea una nueva orden de compra que tiene un Estado de Pendiente.

   La nueva orden de compra tiene una cantidad de 10 y tiene una B anexada al número de transacción (lo que indica que es un pedido pendiente). Por ejemplo, si el número de transacción original era PO-900, el número de transacción de pedido pendiente será PO-900-B.

   La nueva orden de compra PO-900-B se crea inmediatamente, incluso si la factura del proveedor necesita aprobación.
3. Más adelante, convierte la orden de compra de pedido pendiente en una factura de proveedor, cambia la cantidad de artículos a 6 y contabiliza la factura de proveedor.

   El sistema fija la cantidad de la orden de compra de pedido pendiente en 4, fija su Estado a Convertido, y crea una nueva orden de compra de pedido pendiente que tiene un Estado de Pendiente.

   La nueva orden de compra tiene una cantidad de 4 y tiene B1 anexado al número de transacción original.

Cada pedido pendiente sucesivo se numeraría B2, B3, y así sucesivamente. Los números de documento de la página de lista de transacciones para pedidos de venta con pedidos pendientes pueden tener el siguiente aspecto:

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

En el Historia Para todas las transacciones asociadas con el pedido de venta original, puede ver la cadena de eventos de conversión de transacciones.

Cerrar una transacción parcialmente convertida

Supongamos que tienes una orden de compra que has convertido parcialmente a otro tipo de transacción. Sin embargo, nunca utilizará la cantidad restante para una o más partidas de la orden de compra. En función de la configuración de Gestión de conversión parcial, la orden de compra permanecerá perpetuamente en un estado de Conversión parcial o Pendiente. Aunque puedes establecer manualmente una transacción pendiente como Cerrada, normalmente no se recomienda, ya que la orden de compra podría volver a abrirse y convertirse.

La práctica recomendada para cerrar una transacción parcialmente convertida es crear y usar un flujo de trabajo en el que la orden de compra se pueda convertir en una orden de compra de cierre. Cree una plantilla de transacción de orden de compra de cierre que solo se pueda crear mediante conversión a partir de la orden de compra. La orden de compra de cierre debe configurarse para revertir cualquier efecto de inventario o contabilización de la orden de compra de origen.

Configurar un flujo de trabajo de orden de compra de cierre

1. Crea una plantilla de transacción de orden de compra de cierre con los siguientes ajustes:

   Campo	Valor requerido
   Nombre de la plantilla	Especifique un nombre que haga evidente para los usuarios que esta orden de compra es para cerrar las órdenes de compra que ya no se utilizarán.
   Tipo de plantilla	Orden
   Totales de inventario	Si los totales de inventario se especifican en la orden de compra de origen, define aquí el efecto total de inventario opuesto. Por ejemplo, si la orden de compra de origen aumenta la cantidad ONORDER, define esta plantilla de transacción para restar la cantidad ONORDER.
   Contabilización de transacciones	Seleccione la misma opción de contabilización que la orden de compra de origen.
   Conversión de transacciones: Se puede crear a partir de	Seleccione la orden de compra de origen aquí.
   Configuración de contabilización	Si el pedido de venta de origen tiene la contabilización de transacciones establecida en Libro Mayor o Cuentas a pagar, define aquí la correlación de cuentas opuesta. Por ejemplo, si la transacción de origen se configuró para cargar en la cuenta X y abonar en la cuenta Y, define esta plantilla de transacción para abonar en la cuenta X y abonar en la cuenta Y.
   Configuración de seguridad: Crear política	Convertir solo

2. Establezca otros ajustes de la definición de la transacción según corresponda y guarde la definición de la transacción.
   No edites ninguna otra plantilla de transacción para permitir que se conviertan a partir de la orden de compra de cierre. La orden de compra de cierre debe ser el último documento de su flujo de trabajo para que su estado se pueda establecer en Cerrado.
3. Si la orden de compra de cierre afecta a la cantidad de inventario, al valor o a ambos, o se contabiliza directamente en el Libro Mayor, especifica los mismos diarios que la orden de compra de origen en el Configuración del documento de la pestaña Configurar Compras página.

Utilizar una orden de compra de liquidación

1. En la lista de órdenes de compra correspondiente, seleccione Convertir junto a la orden de compra que se va a cerrar.

   Aparecerá una ventana emergente que mostrará enlaces a todas las transacciones a las que se puede convertir esta transacción.

2. Seleccione la opción Orden de compra de liquidación.

   Aparece la orden de compra de cierre y muestra todos los datos de la orden de compra de origen.

3. Realice una de las siguientes acciones:
   • Para cerrar toda la orden de compra restante, no cambies ninguna Cantidad valores.
   • Para cerrar uno o más elementos, pero dejar algunos elementos abiertos, establezca el parámetro Cantidad de los elementos que desea que permanezcan abiertos a 0.
4. Opcional. Si la orden de compra de cierre afecta a las cantidades de inventario, tiene contabilización en el Libro Mayor o ambas, considera si necesitas cambiar la fecha de la transacción, que será la fecha de contabilización en el Libro Mayor.
5. Escoger Exponer.

   Aparece la lista de órdenes de compra de cierre y muestra la orden de compra de cierre con su estado como Cerrado.

Ver la configuración de gestión de conversiones parciales de una transacción

1. Abre la transacción. Por ejemplo, abrir una orden de compra en el modo de visualización o edición.
2. Seleccione la opción Historia y, a continuación, seleccione la pestaña Definición enlace en la fila de la Historia Tabla que contiene la primera instancia del documento de pedido.

   El Definición de la transacción aparece en una ventana emergente.

3. Desplácese hacia abajo en la página y localice el Gestión de conversión parcial campo.

¿Qué sucede cuando se rechaza la conversión parcial en transacciones que necesitan aprobación?

Al convertir parcialmente una transacción en transacciones que necesitan aprobación, puedes seguir convirtiendo parcialmente la transacción mientras las transacciones convertidas a estén pendientes de aprobación. Sin embargo, si se rechaza alguna de las transacciones convertidas a, es necesario tomar medidas.

Supongamos que una orden de compra para un artículo con una cantidad de 10 se ha convertido en dos facturas de proveedor con una cantidad de 5 cada una. Se rechazó una de las facturas del proveedor. (El Gestión de conversión parcial La configuración no importa en este ejemplo). Para asegurarse de que la cantidad de la factura de proveedor rechazada no se pierda:

• Edita la factura de proveedor rechazada y vuelve a enviarla, O
• Borra la factura de proveedor rechazada, crea y contabiliza una nueva orden de compra para una cantidad de 5 y convierte la nueva orden de compra en una factura de proveedor