Importar balances de apertura del formulario 1099 del proveedor

Si configuras tus libros de Sage Intacct con una fecha de inicio posterior al 1 de enero, puedes introducir rápidamente los importes históricos del formulario 1099 del año hasta la fecha para los proveedores con un archivo de importación. En el archivo de importación, incluye solo los importes anteriores a la fecha de inicio de Intacct. El saldo inicial de cada proveedor se sumará junto con los pagos del proveedor etiquetados como aptos para el 1099 al imprimir los formularios 1099.

Esta importación No Actualice el archivo vendedor predeterminado Formulario y casilla 1099 o Transacciones 1099.

Para disminuir un balance abierto, introduce un número negativo. Para eliminar un balance abierto, introduzca 'NULL'.

Antes de empezar:

Cada formulario 1099 puede tener su propio saldo de apertura para un proveedor determinado y para un año determinado. Asegúrese de que los proveedores ya estén Configurar para el tratamiento 1099 antes de importar los balances de apertura.

Importar balances de apertura del formulario 1099

Suscripción Sociedad
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar
Restricciones

Los formularios 1099 son solo para empresas que operan en EE. UU.
  1. Para descargar la plantilla, vaya a Configuración de > de la sociedad > Importar datos.

    Aparece la lista de comprobación de configuración de la sociedad.

  2. Junto a Balances de apertura del formulario 1099 del proveedor, selecciona Plantilla y exportar a Excel.
  3. Complete la información requerida dentro del archivo e ingrese los balances de apertura del proveedor del 1099.
  4. Salvar el archivo en su unidad local como un archivo CSV.
  5. En la lista de comprobación de configuración de la sociedad, junto a Balances de apertura del formulario 1099 del proveedor, selecciona Importación.
  6. Escoger Seleccionar archivo y seleccione el archivo adecuado.

    Ingrese otra información según sea necesario.

    Tabla con descripciones de las opciones al importar un archivo.
    OpciónDescripción
    Seleccionar archivoSelecciona el archivo CSV que deseas importar.
    Formato de fechaAl seleccionar un formato de fecha aquí, Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
    Codificación de archivosDeja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de tu sistema operativo, es posible que tengas que seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
    Procesar sin conexiónAlgunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando Intacct completa el proceso, se envía un correo electrónico a la dirección que proporcionaste en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. Intacct también te envía cualquier error que pueda haberse producido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.
    Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección

    Dirección de correo electrónico a la que se envían los resultados y errores de importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).

    Como práctica recomendada, asegúrese de ingresar una dirección de correo electrónico.

  7. Escoger Importación.

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.

Descarga una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos.

  • Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
  • Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
  • No cambies los títulos de la fila del encabezado. Los títulos de los encabezados se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga. Al descargar una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
  • Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla. La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga. Las descripciones del encabezado de la plantilla muestran el aspecto que debe tener la información. Por ejemplo, el encabezado de la plantilla Asientos de diario del Libro Mayor para JOURNAL muestra que permite hasta cuatro caracteres, es obligatorio y no tiene valores predeterminados. El encabezado de la plantilla Periodos de informe muestra que el STATUS solo permite los valores 1 o 2, que se correlacionan con Verdadero y Falso, y no es un campo obligatorio.
  • Introduce la información requerida. Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. La información requerida es necesaria para que la carga se realice correctamente.

Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir el tipo de archivo delimitado por comas.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo. Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.

Evita errores comunes de importación

Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona todas las celdas.
  2. Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En el Número , seleccione Mensaje de texto y, a continuación, seleccione De acuerdo.
  4. Guarde el archivo.

El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona una columna de fechas.
  2. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
  4. Guarde el archivo.

Aunque se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.

En Microsoft Excel:

  1. Seleccione un rango de celdas.
  2. En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
  3. En Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco.
  4. Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado.
  5. Guarde el archivo.

Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.

Para evitar que los datos se desplacen a las columnas incorrectas, evite usar comas en los campos numéricos y de texto.

Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".

Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que se produzca un error en la importación. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.

Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.

Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluido el uso de mayúsculas. Por ejemplo ven100 y VEN100 no coinciden.

Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, de lo contrario corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.

Si haces referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea a lo que hagas referencia ya debe existir en Intacct.

Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.

Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.

Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.

Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.

Si su empresa ha habilitado códigos de país ISO, debe especificar el código de país en el campo de país para cada registro. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.

Controlar errores

Si experimentas errores de importación, revisa las sugerencias de importación y los errores comunes.

Los errores de importación se producen cuando se intenta importar información que no coincide con los requisitos de la plantilla. Cada plantilla tiene un conjunto de información necesaria que debe introducir para importar el archivo correctamente y formatos que se deben seguir para determinados tipos de información. Lee las descripciones de la plantilla para determinar la forma más precisa de introducir tus datos.

Si se produce un error en transacciones individuales, las filas de la transacción que se guardan en un archivo CSV junto con un código de error para cada fila. Revisa tu correo electrónico para obtener información sobre errores específicos. Ver Buscar y corregir errores de importación de CSV para obtener más información.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, lea Preparar el archivo para la importación de CSV.

Acerca de los campos de archivo CSV para actualizar los balances de apertura del formulario 1099 del proveedor

Esta carga asigna un nuevo balance de apertura del formulario 1099 a los proveedores. Los proveedores pueden tener varios formularios, como MISC y DIV, cada uno con su propio valor de balance de apertura.

El número máximo de fichas de proveedores que puedes importar en un archivo CSV es de 25 000 fichas.

VENDORID es obligatorio. Intacct utiliza este campo como clave de conciliación, no para actualizar datos. Debe coincidir con un identificador de proveedor existente.

NOMBRE DEL PROVEEDOR es opcional y ayuda a confirmar que has incluido el proveedor correcto. Intacct ignora este campo y no realiza ningún cambio.

ENTIDAD es opcional a menos que tu sociedad de varias entidades esté configurada para Emitir un formulario 1099 independiente por entidad. Si se selecciona, cada entidad puede importar balances de apertura y debe proporcionar el identificador de entidad. Si no se selecciona y proporciona datos innecesarios en este campo, esos datos se ignoran.

FORM1099TYPE es obligatorio. Este campo especifica el tipo de formulario para el balance de apertura, pero No cambia el formulario predeterminado tipo. Para ello, utilice el comando Plantilla de actualización de la transacción 1099 del proveedor.

Puedes especificar varios formularios 1099 utilizando los valores DIV, INT, MISC, R, S, PATR, NEC y G. Intacct actualiza este campo si hay un valor presente. Si el valor está en blanco, Intacct deja el valor existente en Intacct. Para eliminar el valor existente, introduzca el valor NULL.

En la interfaz de usuario, acceda a esta información desde el registro del proveedor en el Pestaña Información adicional.

FORM1099BOX es obligatorio. Este campo especifica la casilla para el balance de apertura y no cambia el predeterminado tipo de formulario. Especifique la casilla para un tipo de formulario 1099 determinado con números enteros positivos seguidos de un carácter alfabético opcional, según corresponda. Por ejemplo: 2A. Encontrarás este campo en la interfaz de usuario normal, en la misma ubicación que FORM1099TYPE anterior. Intacct actualiza este campo si hay un valor presente. Si el valor está en blanco, Intacct deja el valor existente en el sistema.

Para eliminar el valor existente, introduzca el valor NULL.

IMPORTE Utiliza este campo si no has introducido un balance abierto en el formulario 1099 o si necesitas actualizar ese importe. Introduce un importe en este campo. Para disminuir un balance abierto, introduce un número negativo. Para eliminar un balance abierto, introduzca 'NULL'.

También puedes hacer lo siguiente: Actualizar este campo en la interfaz de usuario.

Ejemplo

Supongamos que especificaste un saldo de apertura para un proveedor para la casilla 7 del formulario 1099-MISC por $1,000 y necesitas mover ese importe a la casilla 1 del formulario 1099-NEC.

Introduce dos líneas en el archivo de importación: una línea con un valor de "NULL" para eliminar el saldo de la casilla 7 del formulario 1099-MISC y una línea positiva para añadir el importe total a la casilla 1 del formulario 1099-NEC.

Descripciones de campos

Si has descargado una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos, contendrá encabezados y dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados que se enumeran a continuación son para una plantilla estándar y es posible que no contengan algunas definiciones de campo específicas de su empresa.

Para importar valores de dimensión en una transacción, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión en la transacción.

Si usted Se ha cambiado el etiquetado de las dimensiones, el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero sí el nombre de la dimensión original de Intacct.

Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el encabezado de la columna debe contener el nombre del campo exactamente como aparece en la plantilla original.

Nombre del campo: VENDORID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Identificador del proveedor

Tipo:

Carácter

Largura:

20

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Debe hacer referencia a un identificador de proveedor existente

Obligatorio:

Sí

Editable:

N/A

Notas:

Este es el campo clave para hacer referencia al proveedor. Este campo es Obligatorio.
Nombre del campo: VENDORNAME

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Nombre del proveedor

Tipo:

Carácter

Largura:

100

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

No

Editable:

N/A

Notas:

Este campo es solo de referencia para ayudarte a identificar a los proveedores correctos en la lista. No se actualiza en Intacct.
Nombre del campo: ENTIDAD

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Entidad

Tipo:

Carácter

Largura:

20

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

No, a menos que tu sociedad de varias entidades esté configurada para Emitir un formulario 1099 independiente por entidad.

Editable:

N/A

Nota:

Este es el identificador de la entidad, no el nombre de la entidad.
Nombre del campo: FORM1099TYPE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Nombre del formulario

Tipo:

Carácter

Largura:

N/A

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

DIV, INT, MISC, R, S, PATR, NEC, NEC y G

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

N/A

Editable:

N/A

Nota:

Este campo especifica el tipo de formulario solo para el balance de apertura y no actualiza el tipo de formulario predeterminado.
Nombre del campo: FORM1099BOX

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Casilla 1099 predeterminada

Tipo:

Carácter

Largura:

Hasta 3

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Enteros positivos seguidos de un carácter alfabético opcional, según corresponda (ejemplo: 2A)

Dependencias:

Los tipos de casillas varían según el tipo de formulario.

Obligatorio:

Sí

Editable:

N/A
Nombre del campo: IMPORTE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Importe

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Distinto de cero con negativos designados por un guion inicial

Utilice 'NULL' para eliminar datos.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Nota:

Este campo se actualiza si hay un valor presente. Si el valor está en blanco, el sistema deja el valor existente en el sistema. Para eliminar el valor existente, introduzca el valor NULL.