S’abonner à la gestion des dépenses et la configurer

Gestion des dépenses permet de facilement contrôler les dépenses en fonction d’un budget spécifique.

Plus particulièrement, lorsque vous configurez l’application Gestion des dépenses, vous définissez :

• le budget précis à utiliser;
• les sections à valider;
• votre période de référence et la durée de la validation du budget;
• les applications (Achats, Comptes fournisseurs, Grand livre) dans lesquelles vous souhaitez valider les transactions;
• l’action à entreprendre si une transaction entraîne un dépassement de budget.

Lire Aperçu de la gestion des dépenses et Validation de la gestion des dépenses pour en savoir plus sur Gestion des dépenses et son fonctionnement avant de la configurer.

Facteurs à prendre en compte

Avant de pouvoir configurer et commencer à utiliser Gestion des dépenses, vous devez disposer d’un budget permettant à celle-ci de suivre les dépenses et d’appliquer des limites de dépenses.

• Vous utilisez Comptabilité d’exercice ou Comptabilité d’exercice et de trésorerie livres. Les livres espèces uniquement ne sont pas pris en charge.

• Le budget: Bien que vous puissiez créer plusieurs budgets, Gestion des dépenses n’utilise qu’un seul budget. Envisagez de créer un Budget seuil à utiliser uniquement avec la gestion des dépenses. Ce type de budget peut représenter 90 %, ou un autre pourcentage, de votre budget total réel. Ainsi, Gestion des dépenses envoie des avertissements lorsque vous avez atteint ce seuil, ce qui vous permet de mieux vous préparer à faire les ajustements nécessaires pour votre budget réel.

  Faites correspondre Gestion des dépenses à votre budget. Par exemple, si le budget est défini comme trimestriel et que l’application Gestion des dépenses est configurée pour une validation mensuelle, Gestion des dépenses ne trouvera pas de budget pour chaque mois. Dans ce cas, elle ne validera pas correctement vos transactions. Si le budget est mensuel, Gestion des dépenses voit le budget et le valide en conséquence.
• Dimensions: Pour valider par rapport à un budget qui comprend des sections, les sections sélectionnées sont évaluées sur les transactions dans les applications sélectionnées. Cela signifie que toutes les dimensions que vous sélectionnez doivent être activées dans tous les domaines d’application sélectionnés pour que Gestion des dépenses puisse les inclure dans les calculs.

• Pour valider les dépenses engagées par écriture directe ou par transactions d’achat ouvertes dans la gestion des dépenses, vous devez configurer un livre défini par l’utilisateur pour le suivi des dépenses engagées.

  Les livres définis par l’utilisateur pour la gestion des dépenses sont utilisés afin de suivre les dépenses engagées lorsqu’elles sont libérées ainsi que les bons de commande ouverts lorsqu’ils sont convertis en factures fournisseur. Livres définis par l’utilisateur sont activées dans Configurer le Grand livre. Pour les sociétés ayant plus d’une entité: réfléchissez aux entités que vous souhaitez inclure dans la validation de Gestion des dépenses et à celles qu’il faut exclure.

S’abonner à Gestion des dépenses

Gestion des dépenses est une application supplémentaire qui s’intègre à d’autres applications pour valider les dépenses dans l’ensemble de votre entreprise.

1. Aller à Société > Administrateur > Abonnements.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à Le Gestion des dépenses Article d’abonnement.
3. Sélectionnez l’icône Gestion des dépenses curseur, puis sélectionnez S’abonner.

Configurer la gestion des dépenses

Gestion des dépenses s’intègre à Achats, Comptes fournisseurs ou Grand Livre pour valider les dépenses de votre entreprise.

1. Aller à Société > Administrateur > Abonnements, puis sélectionnez Configurer à côté de Gestion des dépenses.

   Vous pouvez également accéder à Onglet Budgets > Tous > Gestion des dépenses.

   Si cette option est grisée, vous ne disposez probablement pas des permissions nécessaires pour configurer l’application Gestion des dépenses.
2. Saisissez le Le budget informations.

   Informations de budget

   Nom du budget (obligatoire)	Sélectionnez le budget à vérifier à l’aide de la gestion des dépenses. Les budgets doivent comporter des montants saisis pour les combinaisons de compte et de section que vous souhaitez valider. Les montants du budget doivent couvrir la période que vous choisissez pour appliquer les contrôles de dépenses. Les budgets consolidés ne peuvent pas être utilisés avec Gestion des dépenses. Les budgets consolidés sont dans une seule devise pour toutes les entités, et Gestion des dépenses effectue une validation par rapport à la devise de base de chaque entité. À la place, vous pouvez créer un budget unique pour toutes les entités afin qu’il soit validé de façon adéquate par rapport à la devise de base de chaque entité. Ce budget ne doit pas forcément être le même budget que celui utilisé dans les rapports. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un budget seuil basé sur un pourcentage du budget habituel de votre entreprise pour recevoir des avertissements avant tout dépassement de votre budget réel.
   Début de la période du budget (obligatoire)	Sélectionnez une date de début pour indiquer à l’application Gestion des dépenses le moment exact où commencer la validation des dépenses. Choisissez la date de début d’une période qui sera utilisée à des fins d’établissement des budgets. Cela permet d’éviter tout chevauchement de périodes ou tout conflit entre les périodes.
   Si un budget n’a pas de correspondance, traitez le budget comme zéro	Cochez cette case pour appliquer la validation dans les transactions qui ne correspondent à aucune combinaison compte-section pour la période de budget en cours de validation. Lorsque cette option est activée, si un budget ne présente aucune valeur correspondante, la gestion des dépenses valide la transaction comme si elle disposait d’un budget de 0,00 $. Par exemple, si aucun montant budgétisé n’est défini pour cette période pour la combinaison emplacement-service incluse dans la transaction, la gestion des dépenses traitera cette combinaison comme ayant un budget de 0,00 $ et déclenchera une notification d’arrêt ou d’avertissement au moment de la soumission. Si cette option est désactivée, les transactions sans combinaison compte-dimension correspondante seront soumises ou comptabilisées sans être validées.

3. Saisissez le Notification informations.

   Informations sur la notification

   Notifications de dépassement de budget	Cochez cette case si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les dépassements de budget qui se produisent au cours d’un intervalle de temps défini. Les notifications par courriel ne sont envoyées que pour les transactions qui entraînent un dépassement de budget. Par exemple, l’application Achats est configurée pour s’arrêter en cas de dépassement du budget, mais l’application Comptes fournisseurs est configurée pour envoyer un avertissement. Vous recevrez des notifications courriel uniquement pour les dépassements de budget liés à vos factures, car Intacct empêchera les transactions comptabilisées dans Achats qui dépassent le budget.
   Administrateur du budget	Saisissez l’adresse courriel valide de la personne que vous souhaitez définir comme destinataire des notifications de dépassement de budget. Il n’est possible de saisir qu’une seule adresse courriel. La personne qui reçoit les notifications de dépassement de budget doit être en mesure de prendre des décisions budgétaires ou d’ajuster le budget dans Sage Intacct selon les besoins.
   Préférence de notification	Indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des alertes de dépassement de budget. Vous avez le choix entre : « JOURS » Semaines Mois Assurez-vous de sélectionner des préférences de notification qui sont faciles à lire et qui ne surchargent pas le destinataire. Par exemple, si vous constatez que les tableaux envoyés avec des notifications mensuelles comportent trop de lignes, configurez un envoi plus fréquent des notifications, par exemple hebdomadaire ou quotidien.

4. Saisissez le Validation informations.

   Dimensions

   Informations de validation Section Dimensions

   Dimensions

   Sélectionnez les dimensions à inclure lorsque les dépenses sont validées. La validation des sections est facultative. Si vous sélectionnez des dimensions, la validation de Gestion des dépenses est appliquée pour toutes les dimensions des transactions saisies dans les applications sélectionnées. La gestion des dépenses utilise les dimensions que vous définissez dans la Configuration des achats, Comptes fournisseurset le Configuration du Grand livre pages. Assurez-vous que les dimensions que vous sélectionnez ici sont activées dans chaque application sélectionnée.

   Ignorer la validation dans les entités sélectionnées

   Dans les entreprises qui comprennent plusieurs entités, vous pouvez exclure certaines entités pour qu’elles ne soient pas validées par Gestion des dépenses. Sélectionnez ces entités avec cette option.

   Durée

   Section Durée des informations de validation

   Durée par défaut

   En plus de la date de début, définissez l’intervalle de temps pour lequel Gestion des dépenses valide le budget. Sélectionnez la période correspondant à la façon de valider les dépenses de votre budget : Pour les sociétés dont plus d’une entité se base sur un exercice financier, n’oubliez pas que l’exercice financier peut être différent pour chaque entité. Mois en cours : validez les dépenses du mois uniquement sur la base du budget de ce mois. Année en cours : validez les dépenses sur la base du budget total pour l’année. Année en cours jusqu’au mois en cours : validez les dépenses sur la base du budget du cumul annuel, jusqu’à la fin du mois en cours inclus. Exercice fiscal en cours : les entreprises qui utilisent l’exercice plutôt que l’année civile peuvent utiliser la gestion des dépenses pour valider le budget total de l’exercice. Exercice jusqu’au mois en cours : les sociétés qui utilisent l’exercice plutôt que l’année civile peuvent utiliser la gestion des dépenses pour valider le budget de l’exercice du début de l’année à la fin du mois en cours.

   Utiliser les dates de début et de fin du projet

   Cette option s’affiche uniquement si vous avez sélectionné l’option Projet Dimension à inclure dans vos dimensions validées. Lorsque cette option est activée, les dates de début et de fin du projet définies dans le projet associé à la transaction soumise sont utilisées pour valider le budget. Si aucune date de début et de fin de projet n’est disponible, la Durée par défaut est utilisé à la place. L’activation de cette option empêche également la comptabilisation des transactions si celles-ci ne correspondent pas aux dates de début et de fin définies. Cela peut être utile si vous souhaitez vous assurer que les coûts du projet sont saisis pendant les dates de validité du projet, et non avant ou après.

   Applications

   Informations sur la validation Section des applications

   Valider les achats Valider les comptes fournisseurs Valider le grand livre général	Cochez une case en regard d’une option d’application pour activer la validation dans cette application et les transactions afférentes. Si vous choisissez de procéder à une configuration plus poussée, décrite dans la section Achats, il est nécessaire de procéder à une configuration plus poussée Valider les achats.
   Si le budget est dépassé	Choisissez le comportement de validation en cas de dépassement de budget : Arrêter: empêche l’émission ou la comptabilisation de transactions qui entraîneraient un dépassement du budget. Pour procéder à ces transactions :  Ajustez le montant de la transaction pour qu’il ne dépasse pas le budget Placez la transaction en mode Brouillon jusqu’à ce que l’administrateur du budget puisse Régulariser le budget. Sinon, ces transactions ne peuvent pas être comptabilisées. Avertir: avertit les utilisateurs sur le point de soumettre ou de comptabiliser une transaction qui dépassera le budget. Les utilisateurs peuvent saisir la transaction Brouillon , puis demandez au administrateur budget comment gérer le dépassement de budget. Ou ils peuvent quand même soumettre ou comptabiliser la transaction. La transaction est alors incluse dans les e-mails de notification de dépassement de budget envoyés à l’administrateur de budget si vous avez configuré cette option. Si les importations d’écritures de journal dans le GL échouent en raison d’avertissements de dépassement de budget, sélectionnez l’icône Ignorer les avertissements dans la fenêtre d’importation avant d’importer les transactions. Ces options de contrôle sont indépendantes dans chacune des applications sélectionnées afin d’assurer une certaine flexibilité dépendant du type de transaction.
   Groupe de comptes	Sélectionnez un groupe de comptes spécifique qui contient tous les comptes du budget que vous souhaitez valider dans les transactions du grand livre général. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de comptes pour vos dépenses ou vos achats de capital et le sélectionner ici. En savoir plus sur Ajouter un groupe de compte.

5. Saisissez le Dépenses engagées informations.

   Informations relatives aux dépenses engagées

   Inclure les dépenses engagées

   Cochez cette case pour Inclure les dépenses engagées dans vos calculs de budget disponible. Les dépenses engagées servent à réserver une partie du budget pour les obligations prévues, par exemple, des contrats de fournisseur ou d’autres achats. Les montants peuvent être directement saisis dans un livre défini par l’utilisateur ou générés à partir des transactions d’achat. Si vous suivez les dépenses engagées dans un livre défini par l’utilisateur et que vous utilisez l’application Achats : L’abonnement Informations sur les dépenses effectue le calcul en fonction de la comptabilisation principale du grand livre définie pour la définition de transaction. Si vous avez activé une comptabilisation supplémentaire, cette comptabilisation secondaire n’est pas reflétée dans l’aperçu des dépenses. Par exemple : Vous avez configuré la gestion des dépenses pour inclure les dépenses engagées et créé un livre défini par l’utilisateur pour en assurer le suivi. Une définition de transaction de bon de commande est configurée pour être comptabilisée dans le livre des dépenses engagées. Vous souhaitez que le montant indiqué dans le livre des dépenses engagées soit déduit de vos dépenses engagées lorsque vous affichez les informations d’aperçu des dépenses dans la facture d’achat. Meilleures pratiques : Créez une définition de transaction qui précède immédiatement la facture dans le flux de travail d’achat. Configurez cette transaction pour libérer le montant de la facture du livre de dépenses engagées. Cette étape permet également d’assurer la bonne compensation du livre des dépenses engagées et d’éviter d’avoir à ajuster les écarts entre le total du bon de commande et le total de la facture.

   Livres définis par l’utilisateur

   Sélectionnez au moins un livre défini par l’utilisateur contenant les écritures de dépenses engagées.

6. Saisissez le Achats informations.

   Informations sur les achats

   Document d’achats

   Sélectionnez au moins un type de documents de définition de transaction dans Achats pour valider les chiffres réels du budget. Dans les sociétés ayant plusieurs entités, l' Créé à Le champ indique si le définition de transaction a été créé au niveau général ou au niveau de l'entité. Cela détermine la disponibilité de la définition de transaction dans toutes les entités. Gestion des dépenses ne prend pas en charge les retours. Nous vous recommandons généralement d’éviter l’utilisation de montants négatifs, qui passent naturellement par les documents de validation des dépenses et de demande d’achat. Si un nombre négatif apparaît dans une transaction, ce nombre négatif est additionné au budget plutôt que décompté. Cela a pour conséquence que la transaction réussit automatiquement l’étape de validation. Définitions de transaction qui utilisent la catégorie de flux de travail Retour Ils n’apparaissent pas dans la liste de sélection.

7. Saisissez le Groupe GL de l’article informations.

   Informations sur le groupe GL de l’article

   Compte de groupe GL de l’article par défaut

   Les éléments qui utilisent des définitions de transaction de non-comptabilisation n’incluent pas de configuration de mappage qui mappe les groupes d’articles du Grand livre aux comptes du Grand livre dans lesquels ils sont comptabilisés. Pour valider les transactions de dépenses en fonction de Objets, spécifiez la section du budget (compte de groupe du Grand livre) par rapport à laquelle la transaction est budgétisée. Cela est nécessaire, car la définition de transaction ne spécifie pas le domaine budgétaire. Attribuez un compte de groupe par défaut pour les dépenses, qui servira de compte général. La meilleure pratique consiste à faire correspondre vos comptes du grand livre général à tous les groupes d’articles du Grand livre individuellement. Établissez ensuite un compte dont le budget est nul comme compte par défaut.

   Groupes GL d’articles

   Pour les groupes d’articles du grand livre général sur les transactions d’achat, définissez le compte du grand livre associé à l’article. Pour les entreprises qui comprennent plusieurs entités, vous verrez l’entité qui a créé le groupe du grand livre général. Incluez le groupe d’articles du grand livre général et le compte du grand livre général pour tous les articles à valider. Faites un choix dans la liste des comptes de résultat et des comptes de bilan. Vous pouvez également Importation CSV : Groupes d’articles du GL vers comptes du GLpour gagner du temps en sélectionnant Importer le mappage. Gagnez du temps lors de la configuration de ce mappage en commençant par une définition de transaction d’achat contenant déjà le mappage souhaité. Copiez et collez ces informations dans le modèle d’importation de mappage et apportez les modifications nécessaires.

8. Sélectionnez Enregistrer.