Contrôles du flux de travail Order to Cash

Quels types de commandes doivent être approuvés ?

• Certains clients
• Certaines valeurs
• Certains utilisateurs
• Certaines unités commerciales ou entités
• Certains types de produits

Avec les autorisations d’accès et les types d’utilisateurs, seuls certains utilisateurs peuvent convertir ou approuver une commande de vente.

Créez une définition de transaction pour « Brouillon de commande client » qui se convertit en définition de transaction « Commande client approuvée », où la conversion est limitée à certains utilisateurs. Créez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à un utilisateur lorsqu’un nouveau « Brouillon de commande client » est créé afin de l’informer de l’approuver.

• Créer une commande de vente
• Convertir une transaction de vente

• À quelle fréquence effectuer cet examen
• L’âge d’une commande de vente avant qu’elle ne soit considérée comme un problème potentiel

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Voir les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez les filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État est défini sur la valeur appropriée, par exemple Brouillon ou En attente.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les commandes manquantes sont identifiées et suivies.

En fonction de votre processus, vous pouvez avoir quelques ou un grand nombre de commandes client ouvertes à un moment donné. L’examen de vos commandes client en cours peut adresse deux risques :

• Commandes client qui ont été laissées ouvertes par accident et qui doivent être exécutées
• Quelque chose s’est mal passé et la commande de vente aurait dû être fermée ou annulée.

• Quelles sont les raisons valables pour lesquelles les commandes client peuvent être ouvertes ? Voulez-vous les exclure ?
• À quelle fréquence effectuer cet examen ? Comment allez-vous vous assurer que vous n’examinez pas les mêmes commandes client en cours ?
• Quels godets vieillissants faut-il utiliser ?

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Voir les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez les filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État est défini sur la valeur appropriée, par exemple Brouillon ou En attente.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les envois ou les factures manquants sont identifiés et suivis.

Quels types de commandes doivent être approuvés ?

• Certains clients
• Certaines valeurs
• Certains utilisateurs
• Certaines unités commerciales ou entités
• Certains types de produits

Avec les autorisations d’accès et les types d’utilisateurs, seuls certains utilisateurs peuvent convertir ou approuver une commande de vente.

Créez une définition de transaction pour « Brouillon de commande client » qui se convertit en définition de transaction « Commande client approuvée », où la conversion est limitée à certains utilisateurs. Créez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à un utilisateur lorsqu’un nouveau « Brouillon de commande client » est créé afin de l’informer de l’approuver.

• Créer une commande de vente
• Convertir une transaction de vente

Type de contrôle

Préventif

Types d’objectifs

Précision

Exigence fonctionnelle

Les commandes client ne peuvent contenir que des articles préexistants avec des prix préexistants

Justification du contrôle

Pour activer les contrôles sur les remplacements de prix

Les avantages de cette amélioration

Ce contrôle permet de s’assurer que les vendeurs ne compromettent pas la commercialité de l’entreprise par des remises excessives. Considérez les facteurs de risque ici. Par exemple, qu’est-ce qui pousserait un vendeur à ajuster le prix ou à essayer de créer un produit inapproprié ?

Notez qu’il ne s’agit pas strictement d’un contrôle comptable (les contrôles comptables visent à déterminer si les ventes sont enregistrées au bon prix). Si un vendeur offre une remise excessive, il s’agit d’un problème commercial plutôt que d’un problème comptable. Cependant, indirectement, si le prix de vente est inférieur au coût, un vérificateur peut soulever une préoccupation au sujet de la valeur comptable des stocks.

Facteurs à prendre en compte

• Comment allez-vous vous assurer que ce contrôle n’est pas contourné ?

• D’autres limitations sont-elles nécessaires ? Par exemple, vous ne voudrez peut-être pas autoriser la sélection de tous les produits par toutes les personnes.

• Avez-vous besoin que les données de tarification soient ajustables à la hausse ?

• Comment les données sur les produits et les prix sont-elles mises à jour ?

Configuration de Sage Intacct

Configurez Ventes de commandes pour activer les listes de prix standard :

1. Aller à Ventes > Configuration > Configuration.

2. Faites défiler jusqu’à la sous-section Prix et remises.
3. Sélectionnez Barèmes de prix.
4. Sélectionnez Listes de prix pour les clients, le cas échéant.

Configurez les définitions de transaction de commande de vente avec les paramètres appropriés :

1. Aller à Ventes > Configuration > En savoir plus > Définitions des transactions.

2. Pour chaque définition de transaction de commande de vente applicable :

   1. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction.
   2. Faites défiler jusqu’à la sous-section Remplacements par l’utilisateur dans la section Comptabilité.
   3. Assurez-vous que Prix de l’article n’est pas sélectionné.
   4. Sélectionnez Suivre la remise ou le supplément d’un article, le cas échéant.

Page d’aide de Sage Intacct

• Listes de prix – Ventes
• Définitions de transactions – Ventes

Preuves de contrôle

Page de configuration dans Sage Intacct

Comment tester

Voir Test de configuration.

Le test doit se concentrer sur les éléments de la validation qui garantissent l’intégrité de l’information financière.

Quels champs seront obligatoires sur une commande de vente et quels champs peuvent être laissés facultatifs ?

Plusieurs champs sont déjà obligatoires sur les commandes de vente. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés. Vous pouvez également utiliser des règles intelligentes pour exiger l’utilisation de champs essentiels à vos opérations commerciales.

• Champs personnalisés
• Règles intelligentes

Voir Test de contrôle de configuration.

Le test devrait se concentrer sur les domaines pertinents aux fins du cadre de contrôle, par exemple l’information financière.

En fonction de votre processus, vous pouvez avoir quelques ou un grand nombre de commandes client ouvertes à un moment donné. L’examen de vos commandes client en cours peut adresse deux risques :

• Commandes client qui ont été laissées ouvertes par accident et qui doivent être exécutées
• Quelque chose s’est mal passé et la commande de vente aurait dû être fermée ou annulée.

• Quelles sont les raisons valables pour lesquelles les commandes client peuvent être ouvertes ? Voulez-vous les exclure ?
• À quelle fréquence effectuer cet examen ? Comment allez-vous vous assurer que vous n’examinez pas les mêmes commandes client en cours ?
• Quels godets vieillissants faut-il utiliser ?

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Voir les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez les filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État est défini sur la valeur appropriée, par exemple Brouillon ou En attente.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les envois ou les factures manquants sont identifiés et suivis.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle d’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadairement ou quotidiennement, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec les clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Ce contrôle peut adresser les risques suivants :

• Le risque que le processus d’exécution ne fonctionne pas bien, ce qui peut entraîner des problèmes avec les clients.
• Le risque que les factures soient incorrectes, ce qui peut entraîner une mauvaise reconnaissance de revenu. L’exactitude des factures dépend de la façon dont elles sont créées.

• Qu’est-ce qu’un écart acceptable sur la quantité d’exécution ?
• À quelle fréquence l’examen sera-t-il effectué ?
• Quelles mesures prendrez-vous si vous constatez des différences ?
• Comment allez-vous différencier les commandes qui posent problème avec les commandes où l’écart est acceptable ? Un écart peut être acceptable si le client l’accepte ou si une expédition ultérieure complète la commande de vente.
• Voir aussi Examen des commandes clients clôturées avec écart de quantité.

Utilisez les rapports standard de Ventes de commandes, qui affichent diverses informations. Aller à Ventes > tous les rapports >.

Vous pouvez également créer des rapports personnalisés pour obtenir plus d’informations, si nécessaire.

• Rapports sur les commandes clients
• Assistant de création de rapport personnalisé – CRWZ

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont l’exécution des écarts inappropriés est identifiée et suivie.

Ce contrôle peut adresser les risques suivants :

• Le risque que le processus d’expédition ne fonctionne pas bien, ce qui peut entraîner des problèmes avec les clients.
• Le risque que les factures soient incorrectes, ce qui peut entraîner une mauvaise reconnaissance de revenu. L’exactitude des factures dépend de la façon dont elles sont créées.
• Le risque de fraude qu’une personne ait mal enregistré les expéditions aux clients pour dissimuler un vol ou une collusion avec un client (par exemple, pour lui fournir gratuitement des marchandises supplémentaires).

La différence entre cette commande et Examen de l’écart de quantité d’exécution est que ce contrôle concerne les commandes clôturées, ce qui signifie que la facture est susceptible d’être émise sans qu’il y ait d’autres expéditions.

• Qu’est-ce qu’un écart acceptable sur la quantité expédiée ?
• À quelle fréquence ferez-vous l’examen ?
• Quelles mesures prendrez-vous si vous constatez des différences ?
• Comment allez-vous différencier les commandes qui posent problème avec les commandes où l’écart est acceptable ? Un écart peut être acceptable si le client l’accepte ou si une expédition ultérieure complète la commande de vente.
• Voir aussi Examen de l’écart de quantité d’exécution.

• Rapports sur les commandes clients
• Assistant de création de rapport personnalisé – CRWZ

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions présentant des écarts inappropriés sont identifiées et suivies.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle d’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadairement ou quotidiennement, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec les clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Concevoir le processus sans avoir besoin de beaucoup de modifications de factures est le meilleur moyen d’éviter les modifications inappropriées ou erronées des factures. Toutefois, lorsque des modifications sont nécessaires, vous pouvez les vérifier pour vous assurer qu’elles sont appropriées.

Voir aussi Remplissage automatisé des factures en fonction de la quantité du bon de livraison et du prix de la commande de vente.

• Quel sera le volume probable des changements ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous faire la différence entre les modifications valides et les modifications inappropriées ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les modifications inappropriées aux factures sont identifiées et suivies.

Les factures manuelles sont souvent utilisées pour contourner l’itinéraire principal, qui consiste à expédier les quantités et les prix des commandes de vente pour remplir automatiquement les factures. Par conséquent, utilisez ce contrôle pour appliquer la politique de facture manuelle.

Utilisez également cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des factures manuelles.

• Quel sera le volume probable de factures manuelles ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous identifier la différence entre les factures manuelles appropriées et celles qui n’auraient pas dû être levées ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les factures manuelles inappropriées sont identifiées et suivies.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Vous pouvez utiliser ce contrôle en conjonction avec Examen manuel des listes de factures.

Y a-t-il des personnes en particulier qui doivent être empêchées d’avoir cet accès pour des raisons de séparation des tâches ?

Créez une définition de transaction « Facture manuelle » dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Configuration > plus, puis sélectionnez Définitions des transactions.
2. Sélectionnez Modifier à côté de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de la sécurité et faites défiler jusqu’à l’icône Autorisations des utilisateurs et des groupes section.
4. Sélectionnez Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et la table qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Concevoir le processus sans avoir besoin de beaucoup de modifications de factures est le meilleur moyen d’éviter les modifications inappropriées ou erronées des factures. Toutefois, lorsque des modifications sont nécessaires, vous pouvez les vérifier pour vous assurer qu’elles sont appropriées.

Voir aussi Remplissage automatisé des factures en fonction de la quantité du bon de livraison et du prix de la commande de vente.

• Quel sera le volume probable des changements ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous faire la différence entre les modifications valides et les modifications inappropriées ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les modifications inappropriées aux factures sont identifiées et suivies.

Les factures manuelles sont souvent utilisées pour contourner l’itinéraire principal, qui consiste à expédier les quantités et les prix des commandes de vente pour remplir automatiquement les factures. Par conséquent, utilisez ce contrôle pour appliquer la politique de facture manuelle.

Utilisez également cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des factures manuelles.

• Quel sera le volume probable de factures manuelles ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous identifier la différence entre les factures manuelles appropriées et celles qui n’auraient pas dû être levées ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les factures manuelles inappropriées sont identifiées et suivies.

Lorsque les entreprises opèrent sur des marchés où les règles fiscales locales sont complexes ou évoluent rapidement, le maintien de ces règles fiscales dans un système financier central peut être difficile à faire et sujet à l’erreur. Dans ces cas, il peut être utile d’utiliser des moteurs fiscaux locaux pour calculer les taxes et les droits.

Êtes-vous soumis à des régimes fiscaux complexes ou en évolution rapide (tels que l’impôt statut américain et local) ?

Il existe plusieurs options pour la configuration des calculs fiscaux automatisés, la comptabilisation et la création de rapports. Chaque organisation devrait examiner les options pertinentes aux exigences de conformité.

Taxe de vente, TVA et TPS

Sera généralement conservé dans la documentation du moteur de taxe. Les utilisateurs ne doivent pas avoir accès à la gestion manuelle des taux d’imposition gérés par les moteurs d’impôt (car cela leur permettrait de les remplacer).

Voir Test de configuration (pour la configuration des taux d’imposition) et Test de contrôle d’accès (où l’accès devrait être restreint).

Un rapprochement des comptes de contrôle fiscal est important pour s’assurer que le solde fiscal est correct et/ou que l’envoi de déclaration fiscale est correct. Le premier se fait en vérifiant le solde fiscal à toutes les attentes (la praticité empêchera un examen de toutes les transactions fiscales), tandis que le second se fait en vérifiant le solde fiscal à l’envoi de déclaration fiscale, où cela se fait sur la base de données extérieures au système.

• Quels sont les seuils de rapprochement des éléments ? Que ferez-vous s’il y a, par exemple, une seule différence d’un dollar ?

• Le rapprochement des comptes de contrôle fait souvent partie du processus plus large de rapprochement des bilans - l’application d’une approche cohérente à tous les rapprochements doit être envisagée.

Les configurations varient selon la solution de taxe.

Taxe de vente, TVA et TPS

Documentation de rapprochement, y compris le rapprochement des éléments et le suivi.

Voir Test de contrôle du rapprochement.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle d’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadairement ou quotidiennement, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec les clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Les correspondances suggérées, si elles sont utilisées, ne sont pas une garantie qu’elles sont correctes. Pensez au processus d’appariement et assurez-vous que ce contrôle est l’un des facteurs contribuant à assurer un appariement précis.

Comment définir des seuils de tolérance conformes à la politique de votre société ?

La configuration de Sage Intacct est définie par défaut pour faire des suggestions de paiement automatiques, en faisant correspondre les paiements des clients aux factures ouvertes.

Voir Test de contrôle de configuration.

La fonctionnalité de correspondance à trois facteurs doit être testée, ainsi que tout seuil d’acceptation et de blocage des factures au-dessus du seuil.

Les correspondances suggérées, si elles sont utilisées, ne sont pas une garantie qu’elles sont correctes. Pensez au processus d’appariement et assurez-vous que ce contrôle est l’un des facteurs contribuant à assurer un appariement précis.

Comment définir des seuils de tolérance conformes à la politique de votre société ?

La configuration de Sage Intacct est définie par défaut pour faire des suggestions de paiement automatiques, en faisant correspondre les paiements des clients aux factures ouvertes.

Un examen de l’argent non alloué sera probablement effectué très fréquemment, car les utilisateurs tentent de résoudre les reçus qui ne sont pas très compenser ou qui proviennent d’endroits inattendus. Ces revues quotidiennes ou hebdomadaires n’ont pas forcément besoin d’être formalisées car elles sont de nature opérationnelle.

À la fin du mois, cependant, vous pouvez effectuer un examen de la trésorerie non allouée pour vous assurer que la position des créances de fin de mois est exacte et non surévaluée.

• Tenez compte de l’ensemble du processus d’allocation. Quelles sont les raisons des liquidités non allouées, et comment ce contrôle permettra-t-il d’identifier celles qui posent problème ?
• À quel moment du processus ce contrôle sera-t-il exécuté ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les éléments de trésorerie non alloués problématiques sont examinés et suivis.

La production d’un rapport est un processus et non un contrôle. Si la comptabilité d’exercice est calculée automatiquement en fonction des conditions de paiement dans le système, il s’agit d’un contrôle. Sinon, un calcul manuel, qui peut dépendre d’un rapport, qui conduit à une comptabilisation de journal est nécessaire. Cependant, l’examen du rapport basé sur le système et la vérification des contrats peuvent être utilisés comme un contrôle manuel dépendant de l’informatique dans ce domaine difficile.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit être soigneusement conçu pour s’assurer que l’objectif de contrôle est atteint et n’est pas simplement une vérification générale qu’une sorte d’examen a eu lieu.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Ce contrôle vise principalement à lutter contre la fraude, mais empêche également l’utilisation inappropriée des retours au lieu de l’ajustement des factures.

Utilisez cette commande en conjonction avec Examen des retours clients.

• Qui doit faire l’objet de restrictions pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Créez une définition de transaction « Retours » dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Configuration > plus, puis sélectionnez Définitions des transactions.
2. Sélectionnez Modifier à côté de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de la sécurité et faites défiler jusqu’à l’icône Autorisations des utilisateurs et des groupes section.
4. Sélectionnez Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et la table qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle peut adresser les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle permet de s’assurer que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à identifier les éléments de suivi pour les deux risques. Attention au risque qu’il ne devienne un examen généralisé où il n’est pas facile de prouver comment le contrôle aborde les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que de simplement examiner les volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustivité, il faudrait procéder à une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Utilisez cette commande en conjonction avec Flux de travail d’approbation des avoirs et Examen de l’annonce d’avoir.

• Qui doit faire l’objet de restrictions pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Vous pouvez créer des définitions de transaction (par exemple, Remboursement client) dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Configuration > plus, puis sélectionnez Définitions des transactions.
2. Sélectionnez Modifier à côté de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de la sécurité et faites défiler jusqu’à l’icône Autorisations des utilisateurs et des groupes section.
4. Sélectionnez Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et la table qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle consiste à examiner toutes les notes de crédit pour s’assurer qu’elles sont valides. Il devrait s’agir d’une liste relativement petite. Cependant, s’il est ingérable ou inefficace de tous les vérifier, pensez aux critères que vous souhaitez appliquer pour trouver les avoirs problématiques, tels que la valeur, l’utilisateur qui l’a créé, le client.

• Comment allez-vous identifier ce qui constitue une erreur, une inexactitude ou une fraude ?
• Comment allez-vous vous assurer que cet examen est effectué de manière cohérente chaque fois qu’il est effectué ?
• Vous pouvez le répartir par entité ou par montant. Comment allez-vous vous assurer que tout le monde le fait de manière cohérente ? Y aura-t-il une organisation et un suivi centralisés des examens ?
• Comment allez-vous vous assurer que la personne qui signe n’est pas responsable de l’obtention de notes de crédit ? Envisagez soit une vérification secondaire, soit de vous assurer que l’examinateur n’a pas accès à des notes de crédit.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les notes de crédit inappropriées sont identifiées et suivies.

La production d’un rapport est un processus et non un contrôle. Si la comptabilité d’exercice est calculée automatiquement en fonction des conditions de paiement dans le système, il s’agit d’un contrôle. Sinon, un calcul manuel, qui peut dépendre d’un rapport, qui conduit à une comptabilisation de journal est nécessaire. Cependant, l’examen du rapport basé sur le système et la vérification des contrats peuvent être utilisés comme un contrôle manuel dépendant de l’informatique dans ce domaine difficile.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit être soigneusement conçu pour s’assurer que l’objectif de contrôle est atteint et n’est pas simplement une vérification générale qu’une sorte d’examen a eu lieu.

Ce contrôle peut adresser les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle permet de s’assurer que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à identifier les éléments de suivi pour les deux risques. Attention au risque qu’il ne devienne un examen généralisé où il n’est pas facile de prouver comment le contrôle aborde les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que de simplement examiner les volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustivité, il faudrait procéder à une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Utilisez cette commande en conjonction avec Flux de travail d’approbation des avoirs et Examen de l’annonce d’avoir.

• Qui doit faire l’objet de restrictions pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Vous pouvez créer des définitions de transaction (par exemple, Remboursement client) dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Configuration > plus, puis sélectionnez Définitions des transactions.
2. Sélectionnez Modifier à côté de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de la sécurité et faites défiler jusqu’à l’icône Autorisations des utilisateurs et des groupes section.
4. Sélectionnez Activer les autorisations pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et la table qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle consiste à examiner toutes les notes de crédit pour s’assurer qu’elles sont valides. Il devrait s’agir d’une liste relativement petite. Cependant, s’il est ingérable ou inefficace de tous les vérifier, pensez aux critères que vous souhaitez appliquer pour trouver les avoirs problématiques, tels que la valeur, l’utilisateur qui l’a créé, le client.

• Comment allez-vous identifier ce qui constitue une erreur, une inexactitude ou une fraude ?
• Comment allez-vous vous assurer que cet examen est effectué de manière cohérente chaque fois qu’il est effectué ?
• Vous pouvez le répartir par entité ou par montant. Comment allez-vous vous assurer que tout le monde le fait de manière cohérente ? Y aura-t-il une organisation et un suivi centralisés des examens ?
• Comment allez-vous vous assurer que la personne qui signe n’est pas responsable de l’obtention de notes de crédit ? Envisagez soit une vérification secondaire, soit de vous assurer que l’examinateur n’a pas accès à des notes de crédit.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les notes de crédit inappropriées sont identifiées et suivies.

Ce contrôle peut adresser les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle permet de s’assurer que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à identifier les éléments de suivi pour les deux risques. Attention au risque qu’il ne devienne un examen généralisé où il n’est pas facile de prouver comment le contrôle aborde les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que de simplement examiner les volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustivité, il faudrait procéder à une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Le rapport sur l’ancienneté du client fournit cette fonctionnalité. Vous pouvez exécuter le rapport à la date de facture ou à la date d’échéance.

Configurez des périodes chronologiques personnalisées sur la page Configurer les Comptes clients, paramétrez les conditions de paiement de Comptes clients et attribuez les conditions de paiement aux clients. Sage Intacct automatisera le calcul des conditions de paiement et l’âge des factures impayées.

• Configurer les Comptes clients : Vieillissement
• Conditions de paiement : Comptes clients
• Exécuter des rapports sur l’âge des clients

Voir Test de contrôle de configuration.

Le test doit permettre de s’assurer que l’âge de la facture est calculé correctement.

• Comment les contrôles de limite de crédit peuvent-ils être contournés ?
• Qu’est-ce qui empêchera ces contournements d’être utilisés ?

Vous pouvez ajouter une limite de crédit à un client en modifiant la fiche du client :

1. Aller à Comptes clients > Tous > Clients.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir une limite de crédit.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez l’icône Informations complémentaires tab.
5. Dans le Limite de crédit , entrez le montant du crédit que vous êtes prêt à accorder au client.

6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes clients > Tous > Clients.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir une limite de crédit.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Sélectionnez l’icône Informations complémentaires tab.
5. Dans le Limite de crédit , entrez le montant du crédit que vous êtes prêt à accorder au client.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez déterminer ce qui se passe lorsqu’une limite de crédit est dépassée sur la page Configurer la Comptes clients :

1. Aller à Comptes clients > Configuration > Configuration.
2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Seuils.
3. Sélectionnez l’option appropriée pour Si le client est en attente, par exemple en bloquant la création de la transaction.

Voir Test de contrôle de configuration.

Le test doit viser à vérifier que le blocage est appliqué automatiquement en cas de dépassement de la limite de crédit.

• Comment allez-vous prouver que les changements sont appropriés ?
• Quels éléments de preuve à l’appui seront examinés ?

Effectuez l’une ou l’autre des actions suivantes, ou les deux :

• Configurez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à l’auteur de l’avis lorsque des modifications sont apportées à une limite de crédit client.
• Exécutez le rapport Historique d’audit, filtré par zones de données d’objet appropriées.

• Événements intelligents
• Utiliser un rapport d’historique d’audit

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait porter sur la façon dont les modifications inappropriées aux limites de crédit sont identifiées et suivies d’effet.

• Quelles sanctions et quelles juridictions ont une incidence sur l’organisation ?
• Quelles instructions ont été fournies par les équipes de gestion des risques juridiques ou commerciaux ou par le directeur juridique ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les contrôles ont été effectués et sur les preuves qui ont été inspectées.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

En particulier, cela est important pour prévenir la fraude par la création de clients fictifs contre lesquels des ventes fictives pourraient être enregistrées

Utilisez cette commande en conjonction avec Examen des modifications des données de base du client.

• Qui doit faire l’objet de restrictions pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Le contrôle consiste à identifier les clients fictifs, c’est-à-dire principalement les créations de nouveaux clients. Cependant, il est également possible de transformer un client existant en un client fictif en effectuant un grand numéro de modifications.

Utilisez cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des clients ou modifier les données de base des clients.

• Quels champs seront définis comme potentiellement risqués ?
• Combien de fois la vérification des informations initiales sera-t-elle effectuée ?
• Allez-vous utiliser une approche basée sur des échantillons ?

Effectuez l’une ou l’autre des actions suivantes, ou les deux :

• Configurez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à l’auteur de l’avis lorsque des modifications sont apportées à une limite de crédit client.
• Exécutez le rapport Historique d’audit, filtré par zones de données d’objet appropriées.

• Événements intelligents
• Utiliser un rapport d’historique d’audit

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les modifications inappropriées apportées aux dossiers des clients sont identifiées et suivies.

• Champs personnalisés
• Règles intelligentes

Voir Test de contrôle de configuration.

Le test devrait se concentrer sur les domaines pertinents aux fins du cadre de contrôle, par exemple l’information financière.

• Comment allez-vous faire la différence entre les dérogations de prix valides et invalides ?
• À quelle fréquence un dépassement manuel du prix se produit-il et, par conséquent, à quelle fréquence devrez-vous l’examiner ?

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les modifications inappropriées apportées aux prix des commandes de vente sont identifiées et suivies.

• À quelle fréquence les prix des produits changent-ils ? S’agit-il d’une base spécifique (par exemple, une révision annuelle des prix) ou plus fréquemment ?
• Y a-t-il certaines personnes dont on ne s’attendrait pas à ce qu’elles modifient les prix ?

Utilisez cette commande en conjonction avec Accès restreint aux données de base de tarification.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les modifications inappropriées apportées aux prix des commandes de vente sont identifiées et suivies.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Vous pouvez utiliser ce contrôle en conjonction avec Examen de la modification du prix du produit.

• Qui doit être empêché d’y avoir accès ?
• Existe-t-il un processus pour modifier les données de tarification de base ? Le fait d’avoir un tel processus permet d’éviter une prolifération de l’accès de la part de personnes qui ont un besoin justifiable de faire modifier un prix, et qui demandent donc l’accès pour le faire elles-mêmes.

• Quelle est la politique de l’entreprise en matière de factures en retard ?
• Qui effectuera cet examen ? Idéalement, il devrait s’agir d’une personne responsable des recouvrements.

Voir Test de contrôle de configuration.

Le test doit se concentrer sur la façon dont les factures et les clients problématiques sont identifiés et suivis.

Les ajustements des revenus constituent un risque de fraude potentiellement important. Concevez ce contrôle pour appliquer la politique de journal manuel et pour détecter les écritures frauduleuses.

Comme tous les contrôles d’avis, l’examen ne doit pas être simplement un scan, ou un « contrôle sensoriel », car cela ne constituera pas une preuve suffisante de l’examen. Identifiez une combinaison de seuils et de variables pour détecter les entrées à risque et documentez la conclusion. Une enquête plus détaillée peut toujours être effectuée si l’opérateur de contrôle le souhaite.

• Quand cet examen sera-t-il effectué ? Sera-t-il effectué avant ou comptabiliser-clôture, ou moins fréquemment ?
• La nature des ajustements prévus déterminera la conception de ce contrôle. S’il y a beaucoup de petits ajustements, assurez-vous qu’ils ne sont pas ignorés s’ils peuvent avoir un impact important.

Voir Examiner le test de contrôle.

Le test devrait porter sur la façon dont les rajustements inappropriés des revenus sont repérés et suivis.

Dans le cas d’un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être opéré pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un de se voir accorder un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le cadre du processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

Dans le cas de conflits, la simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » devraient être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport sur les permissions pour tous les utilisateurs — CRW

Dans le cas d’un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être opéré pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un de se voir accorder un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le cadre du processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

Dans le cas de conflits, la simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » devraient être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport sur les permissions pour tous les utilisateurs — CRW

Ce contrôle est important pour prévenir la fraude. Il est important de se rappeler que la séparation des tâches est facilement violée si l’accès change régulièrement.

Dans le cas d’un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être opéré pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un de se voir accorder un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le cadre du processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

Dans le cas de conflits, la simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » devraient être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport sur les permissions pour tous les utilisateurs — CRW