Modifier des transactions d’achat

Si vous disposez des permissions Modifier pour les transactions d’Achats, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction dont le statut est Brouillon, Refusé ou En attente.

Abonnement	Achats
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Gestionnaire de projet Entrepôt
Permissions	Transactions d’achats : Lister, Afficher, Modifier, Supprimer, Ajouter
Restrictions	Un utilisateur Collaborateur doit être associé à un Fiche de collaborateur. Les utilisateurs collaborateurs ont les accès suivants aux transactions, en fonction de leurs permissions : Lister, afficher, ajouter, modifier et supprimer : Peut créer, modifier et supprimer des transactions avec un type de devis, tel que des demandes d’achat. Peut créer et modifier d’autres types de transaction dans les statut brouillons uniquement. Lister et afficher : Peut uniquement liste et afficher les transactions ayant un type de devis. Si Achats est configurée avec l’option Restreindre l’accès utilisateur collaborateur aux documents achat est activée, les utilisateurs collaborateurs sont limités à la visualisation des transactions de type devis qu’ils ont créées. Les utilisateurs chefs de projet peuvent lister ou afficher toutes les transactions applicables. Voir Générer les factures pour les Projets Pour obtenir des permissions supplémentaires liées aux factures de projet L’utilisateur ne doit pas être exclu des droits d’accès à l’utilisateur ou au groupe d’utilisateurs pour la définition de transaction.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et propose des solutions possibles pour vous permettre de modifier la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est défini sur « Aucune modification ».	Modifiez la Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est configurée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez la Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est défini sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions provisoires et en attente. Modifiez la Activer la modification du fournisseur sur le définition de transaction.
Si la transaction nécessite approbation et se trouve dans le cycle de approbation (le statut du transaction est Soumis ou Partiellement approuvé).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle contenant les modifications. Attendez l’approbation ou le rejet de la transaction. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour voir qui doit fournir une approbation et demander à cette personne de refuser la transaction pour terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver la prochaine approbation : Sélectionnez Modifier ou Voir à côté de la transaction. Dans l’onglet Historique, sélectionnez l’icône Historique d’approbation lien. Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle entre dans le cycle d’approbation uniquement si la configuration de l’approbation d’achat sur la page Configurer les achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si la période fiscale est clôturée.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces transactions seront répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Modifier n’apparaît pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction comprend des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période clôturée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée au Application Taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou déclaration d’activité professionnelle) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale à l’aide du processus d’envoi de déclaration fiscale.	Saisir une transaction de régularisation.

Fermer ou rouvrir des transactions

Une transaction reste dans un statut En attente s’il existe potentiellement d’autres types de transaction vers lesquels ce transaction peut être converti et que la Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction est définie sur Laisser la transaction ouverte.

Par exemple, de nombreux flux de travail incluent un avoir d’achat comme dernière transaction de la dernière transaction du flux de travail. Lorsque vous comptabiliser un facture fournisseur, son statut est défini sur En attente afin que vous puissiez le convertir en avoir d'achat ultérieurement, si nécessaire. Dans ce scénario, la facture fournisseur en attente ne nécessite aucune action de votre part et reste en attente indéfiniment.

Pour les transactions qui ont été partiellement converties ou qui ne le seront jamais, la meilleure pratique pour clôturer les transactions consiste à configurer et à utiliser un flux de travail de clôture. Voir Fermer une commande d’achat obsolète pour plus d’informations.

Clôturer une transaction

Vous pouvez modifier manuellement le statut d’une transaction en attente sur Clôturée pour arrêter le flux de travail de cette transaction. La clôture d’une transaction ne modifie aucun effet sur le Grand livre de la transaction et n’affecte pas les rapports.

Ouvrez la transaction applicable dans Modifier mode.
À partir de la État Menu déroulant, sélectionnez Fermé.
Sélectionnez Comptabiliser.

Rouvrir une transaction

Si vous avez clôturé manuellement une transaction et que vous devez maintenant convertir la transaction en une autre transaction, vous pouvez modifier la transaction et modifier le État de Clôturée à En attente pour reprendre le flux de travail de cette transaction. Toutefois, il doit y avoir une autre définition de transaction dans le flux de travail dans ce scénario. Sinon, la modification d’un transaction État de Clôturée à En attente n’accomplit rien.

Si l’attribut État de la transaction que vous souhaitez ouvrir est convertie, vous ne pouvez pas modifier la transaction. Pour rouvrir une transaction qui a un État sur Converti, supprimez la transaction en aval.

Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en factures fournisseur, supprimez la facture fournisseur.

En savoir plus sur Statuts des transactions.