Résoudre les problèmes d’approbation de factures fournisseurs : Comptes fournisseurs

Intacct enregistre automatiquement une approbation dans les cas suivants :

• Lorsque le type de règle est Approbation basée sur le fournisseur, mais qu’aucun approbateur de facture fournisseur n’est défini dans la fiche du fournisseur

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que l’émetteur est également l’approbateur responsable du niveau de valeur correspondant

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que le montant de la facture fournisseur est inférieur au montant d’approbation minimum pour le niveau 1

• Lorsque l’émetteur de la facture fournisseur est sélectionné en tant qu’utilisateur sans restriction dans la configuration d’approbation de facture fournisseur

Pour afficher la facture fournisseur approuvée automatiquement, dans la liste Approuver les factures fournisseurs, sélectionnez Afficher tout.

Tout d’abord, assurez-vous que votre société est activée pour les notifications par e-mail d’approbation de factures fournisseurs sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Ensuite, un utilisateur peut accéder à sa page Préférences et gérer ses préférences de notification par e-mail.

Disposez-vous des permissions appropriées ?

Pour afficher la liste approuver les paiements de factures fournisseurs, vous devez disposer des autorisations comptes fournisseurs pour approuver les factures fournisseurs (liste).

Si votre société utilise des approbations de valeur, vous devez également disposer des permissions de Comptes fournisseurs appropriées pour les niveaux d’approbation des factures fournisseurs.

Votre administrateur peut vous aider à déterminer les autorisations dont vous disposez.

La facture est-elle soumise à l’approbation des factures fournisseurs ?

Certaines factures fournisseurs ne sont pas soumises à l’approbation des factures fournisseurs. Ces types de factures fournisseurs comprennent les éléments suivants :

• Factures fournisseurs importées en tant qu’historiques (qui ne sont pas comptabilisées dans le Grand livre)
• Les factures fournisseurs créées dans achats qui passent par un processus d’approbation distinct.

Utilisez-vous une vue personnalisée ou filtrée ?

Vérifiez que vous consultez toutes les factures fournisseurs disponibles. À l’extrême gauche de la page, sélectionnez le menu déroulant et assurez-vous que Tout est sélectionné (et non, par exemple, « Récemment consulté », ce qui limiterait les factures fournisseurs que vous voyez).

Êtes-vous un approbateur ?

Intacct enregistre automatiquement une approbation dans les cas suivants :

• Lorsque le type de règle est Approbation basée sur le fournisseur, mais qu’aucun approbateur de facture fournisseur n’est défini dans la fiche du fournisseur

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que l’émetteur est également l’approbateur responsable du niveau de valeur correspondant

• Lorsque le type de règle est Approbation de la valeur (basée sur les permissions) et que le montant de la facture fournisseur est inférieur au montant d’approbation minimum pour le niveau 1

• Lorsque l’émetteur de la facture fournisseur est sélectionné en tant qu’utilisateur sans restriction dans la configuration d’approbation de facture fournisseur

Pour afficher la facture fournisseur approuvée automatiquement, dans la liste Approuver les factures fournisseurs, sélectionnez Afficher tout.

Confirmez le site de la facture dans le flux d’approbation en sélectionnant l’onglet Historique de la page Informations relative aux factures fournisseurs.

Si la facture fournisseur est toujours au statut Soumis et que vous êtes autorisé à modifier des factures fournisseurs, rappelez-la pour la supprimer de la file d’attente d’approbation.

Si la facture fournisseur est au statut Soumis et que vous disposez de permissions de modification des factures fournisseurs, l’absence du lien des rappels suggère que la facture fournisseur a été soumise par un utilisateur qui ne dispose pas des permissions de modification. Dans ce cas, demandez à l’approbateur de refuser la facture fournisseur, puis mettez-la jour et soumettez-la à nouveau.

Vous pouvez déléguer des approbations lorsque l’option est activée dans la configuration des Comptes fournisseurs. Une fois que votre administrateur a configuré la délégation d’approbation de facture fournisseur, vous verrez l’option permettant d’activer la délégation dans Mes préférences, sous Notifications par e-mail.

La délégation d’approbation de factures fournisseurs n’est actuellement pas prise en charge pour les approbateurs basés sur la valeur.