Automatisation de la réception des factures fournisseurs - FAQ

Intacct accepte les documents formatés comme suit :

• Format : XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
• Chiffrement : Fichiers non chiffrés
• Taille de fichier : Fichiers de 20 Mo maximum
• Longueur du document : Moins de 200 pages

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs n’a pas d’incidence sur la fonctionnalité d’approbation. Les transactions sont créées en tant que brouillon par la fonction d’automatisation de la réception des factures fournisseurs, que vous utilisiez ou non les approbations. Si vous utilisez les approbations de factures fournisseurs des comptes fournisseurs, l’exactitude de la facture fournisseur sera vérifiée par la personne responsable (par exemple, votre commis aux CF), puis soumise pour approbation de la même manière qu’avant l’activation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs prend en charge la détection des devises suivantes :

• USD

• GBP

• CAD

• AUD

• EUR

• ZAR

Si le système n’est pas en mesure de détecter la devise de transaction, le champ de devise reste vide.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs est disponible uniquement pour les clients travaillant dans les environnements de production. Elle ne peut pas être testée dans des environnements bac à sable.

Les modèles d’apprentissage automatique sont conçus pour apprendre et s’améliorer à partir de données réelles afin de garantir précision et fiabilité. C’est pourquoi l’entraînement se déroule exclusivement dans l’environnement de production.

Les documents chargés dans les environnements bac à sable sont souvent des données de test, des scénarios simulés ou des fiches incomplètes, qui peuvent ne pas représenter les variations et les complexités réelles des documents fournisseurs réels. Si le modèle devait s’entraîner sur ces données, cela compromettrait sa précision et sa fiabilité. Autoriser les données du bac à sable dans le processus d’entraînement risque d’introduire du bruit ou des inexactitudes, car nous ne pouvons pas vérifier que les documents du bac à sable représentent des données authentiques ou significatives.

Pour que la fonctionnalité d’automatisation de la réception des factures fournisseurs s’améliore au fil du temps et fonctionne comme prévu, nous demandons aux sociétés d’utiliser l’environnement de production.

Pour les factures fournisseurs provisoires qu’Intacct crée pour vous, les règles intelligentes et les événements intelligents ne sont pas exécutés tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé la facture fournisseur.

Comme les transactions par carte de crédit sont gérées dans la gestion de la trésorerie, les relevés de carte de crédit ne peuvent pas être traités à l’aide de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

En savoir plus sur les transactions par carte de crédit.

Les pièces jointes sont stockées avec vos autres pièces jointes Intacct, dans les dossiers suivants :

• STXUPLOADGROUP_EMAIL : factures fournisseurs transmises par e-mail

• STXUPLOADGROUP_apbill : factures fournisseurs que vous chargez

Pour afficher la liste de toutes les pièces jointes, accédez à Société > Configurer > Stockage > Pièces jointes.

Lorsqu’un fournisseur vous fournit une facture fournisseur et des documents de support, tels que des reçus, assurez-vous d’envoyer par e-mail ou de charger la facture fournisseur uniquement. Cela est important, car l’automatisation des CF crée une facture fournisseur provisoire pour chaque fichier que vous chargez ou envoyez par e-mail, qu’il s’agisse d’une facture fournisseur ou de documents.

Une fois qu’Intacct a créé la facture fournisseur provisoire vous pouvez ajouter des fichiers de support à la facture fournisseur sous forme de pièces jointes.

Par défaut, lorsque vous chargez un document dans la liste Factures, il s’agit toujours d’une facture fournisseur qui ne fait pas partie du flux de travail Achats.

Si les transactions automatisées sont activées dans votre application Achats, vous pouvez charger les documents fournisseurs dans la liste Transactions automatisées. Cela crée une facture fournisseur provisoire que Sage Intacct met automatiquement en correspondance avec la transaction d’achat source. En savoir plus sur l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs prend en charge le traitement des factures fournisseurs dans les langues utilisées dans les régions prises en charge.

Contactez votre responsable de compte ou votre responsable de canal pour discuter de la tarification.

Contacter le responsable de compte Sage Intacct pour en savoir plus sur l’activation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Votre adresse e-mail d’automatisation unique sera générée pour vous, une adresse e-mail par entité. Il s’agit d’une boîte de réception destinée à convertir les documents en transactions automatisées uniquement. Vous n’aurez pas accès aux boîtes de réception.

De nombreux clients préfèrent ne transférer que les e-mails qu’ils ont validés à partir d’une boîte de réception qu’ils contrôlent. Par exemple, les fournisseurs envoient leurs factures à votre adresse e-mail accountspayable@company.com, et vos commis aux CF transfèrent les e-mails validés à la boîte de réception d’automatisation pour traitement.

Tout le monde peut envoyer une facture fournisseur par e-mail à une adresse fournie par Sage.

Pour les chargements de factures fournisseurs, la soumission et la comptabilisation de factures, et les approbations de factures, l’automatisation des CF utilise les permissions existantes.

Vous pouvez contacter le responsable de votre compte Sage Intacct pour demander la désactivation de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Découvrez comment les champs individuels d’une facture fournisseur provisoire sont remplis.

Vous pouvez définir si vous souhaitez qu’Intacct crée des factures fournisseurs qui affichent chaque élément listé dans le document de facture fournisseur ou un élément unique avec le total.

Pour définir la manière dont vous souhaitez qu’Intacct crée des éléments :

• Chargements de factures fournisseurs : Faites votre choix chaque fois que vous chargez un lot de factures fournisseurs.

• Factures fournisseurs envoyées par e-mail : Configurez le paramètre à appliquer à toutes les factures fournisseurs envoyées par e-mail.

  Apprenez à modifier le paramètre dans Configurer la quantité de détails à inclure dans les factures fournisseurs envoyées par e-mail. La valeur par défaut est une ligne unique qui résume le total.

Le codage du compte du grand livre basé sur l’IA et les dimensions d’établissement, de service et de projet sont disponibles pour tout le monde. Pour tous les autres champs, vous pouvez ajouter manuellement ces informations à la facture fournisseur provisoire avant de la comptabiliser.

Pour les sociétés qui utilisent l’application Taxe, les transactions automatisées capturent les informations fiscales au niveau de l’en-tête en fonction de l’établissement prévu de la transaction.

Vérifiez la solution de taxe et saisissez les éléments de taxe pour chaque ligne afin de compléter la transaction automatisée avant de la comptabiliser.

En savoir plus sur l’examen et la comptabilisation des factures fournisseurs entrantes.

Non, la facture fournisseur est analysée, traitée et créée en mode Brouillon. Vous devez donc examiner la transaction avant de la comptabiliser.

L’IA/l’apprentissage automatique ne prédit pas les libellés de compte. Lorsque vous examinez une facture fournisseur avant de la comptabiliser, vous pouvez sélectionner le libellé du compte pour chaque écriture.

Les frais d’expédition et de transport ne sont pas capturés par l’automatisation lorsqu’il s’agit d’un élément de sous-total dans le document initial. Ajoutez une ligne d’écriture à la transaction automatisée pour saisir les frais d’expédition associés à la transaction.

En savoir plus sur l’examen et la comptabilisation des factures fournisseurs entrantes.

Les notes manuscrites ne devraient pas interférer avec le traitement par l’IA si le document est lisible.

La date d’échéance est définie par défaut sur les conditions de paiement du fournisseur.

Le système ne créera pas de nouveau fournisseur s’il n’existe pas déjà. La facture fournisseur est créée avec une note d’exception pour que vous puissiez créer le fournisseur avant de comptabiliser la facture fournisseur.

À l’heure actuelle, l’automatisation de la réception des factures fournisseurs ne renseigne pas les ventilations. Vous pouvez toujours charger des factures fournisseurs avec l’automatisation, puis ajouter les ventilations pour chaque ligne.

L’IA apprend et s’améliore en permanence grâce aux corrections apportées au sein de votre société.

Vous pouvez charger jusqu’à 30 factures fournisseurs à la fois. Pour en charger davantage, sélectionnez de nouveau Charger, glissez-déposez d’autres fichiers, puis sélectionnez Créer des factures fournisseurs.

Pour chaque fichier que vous chargez, Intacct crée une seule facture fournisseur provisoire. Si vous avez plusieurs documents de facture fournisseur, chargez-les dans des fichiers distincts. Vous pouvez charger plusieurs fichiers en tant que lot.

Le temps nécessaire pour générer la facture fournisseur provisoire devrait être relativement court, mais cela dépend également de la taille et de la complexité de la pièce jointe.

Les utilisateurs soumis à des restrictions d’entités peuvent charger des factures fournisseurs au niveau de l’entité, dans les entités auxquelles ils ont accès.

Les utilisateurs soumis à des restrictions de services et sans restriction d’entité peuvent charger les factures fournisseurs au niveau général ou à celui de l’entité. Si la facture précédente du fournisseur comprenait un élément affecté à un service restreint, le champ de service de l’élément correspondant dans la nouvelle facture fournisseur provisoire est vide.

Vous pouvez afficher la liste de vos adresses e-mail configurées dans Configurer les comptes fournisseurs. Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour afficher cette page.

Automatisation de la réception des factures fournisseurs Facturation électronique Les adresses e-mail doivent respecter le format suivant.

Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

Si vos adresses e-mail configurées se terminent par ai.sage.com, les règles de transfert automatique sont prises en charge.

Si vos adresses e-mail se terminent par sagemail.com, le transfert automatique n’est pas pris en charge. Vous pouvez transférer manuellement les e-mails de votre boîte aux lettres des comptes fournisseurs vers la boîte aux lettres d’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Oui, vous pouvez transférer un lot de factures fournisseurs jointes à un seul e-mail. Intacct crée une facture fournisseur provisoire pour chaque pièce jointe.

Tenez compte des limitations suivantes lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs en pièces jointes.

• Chaque facture fournisseur doit être un fichier distinct.

• Le nom de fichier de chaque facture fournisseur doit être unique dans le lot de factures fournisseurs.

• L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

• La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

Si un e-mail comporte plusieurs pièces jointes et qu’une ou plusieurs échouent, il est difficile de déterminer quelles pièces jointes n’ont pas pu générer une facture fournisseur provisoire. Si tel est le cas, envisagez d’envoyer une seule pièce jointe par e-mail à l’avenir. Cette pratique vous aidera à résoudre les problèmes liés aux transactions manquantes.

Les adresses e-mail ne sont pas modifiables.

Si un e-mail a été rejeté ou a échoué, il n’est pas stocké.

S’il s’agit de la première facture fournisseur que vous avez reçue du fournisseur, Intacct utilise le site par défaut de l’entité. En règle générale, le premier site est le même que le nom de l’entité. Lorsque vous corrigez et comptabilisez des transactions automatisées, l’IA/ML apprend et améliore la précision pour les transactions futures.

Intacct crée une facture fournisseur pour chaque pièce jointe envoyée par le fournisseur. Pour éviter les factures fournisseurs qui dupliquent des frais, supprimez les brouillons créés à partir des reçus. Conservez le brouillon créé à partir du document de facture fournisseur.

Nous vous recommandons de transférer vous-même les documents de facture fournisseur à l’adresse e-mail configurée. Cela vous permet de contrôler les documents générés en tant que transactions automatisées et d’éviter les brouillons superflus pour les pièces jointes de support.

Lorsque le système rencontre une erreur avec une facture fournisseur envoyée par e-mail, il envoie un message d’erreur à l’expéditeur. Par exemple, si aucune pièce jointe n’a été détectée ou si la pièce jointe n’était pas l’un des types de fichiers acceptés, la réponse inclut ces informations.

S’il vous manque des transactions provisoires, mais que vous n’avez pas reçu d’e-mail de rebond vous informant d’une erreur, soumettez une demande d’assistance.

Lorsqu’Intacct rencontre un problème avec une facture fournisseur chargée ou envoyée par e-mail, il l’identifie comme une exception d’importation. La colonne Importer les exceptions de la liste des factures fournisseurs indique ces exceptions.

• Résoudre : Vous devez prendre des mesures pour terminer la facture fournisseur. Par exemple, si Intacct ne peut pas faire correspondre le fournisseur en toute confiance, vous devez sélectionner le fournisseur approprié. Si un problème avec la facture fournisseur empêche l’extraction des données, vous devez modifier les détails de la facture fournisseur ou soumettre à nouveau la facture.
• Doublon : Intacct a détecté que cette facture fournisseur se trouve déjà dans le système. Pour éviter la double facturation, le système vous avertit du doublon.

Pour obtenir des détails sur une exception, passez le curseur sur l’exception dans la colonne Importer les exceptions. Vous pouvez également afficher ou modifier la facture fournisseur pour afficher les détails.

Pour les brouillons identifiés comme doublons, vous pouvez afficher la facture fournisseur initiale lorsque vous affichez ou modifiez le doublon, à condition que vous n’ayez pas supprimé l’original. Les factures fournisseurs entrantes sont comparées aux factures fournisseurs que vous avez précédemment soumises à l’aide de l’automatisation des CF.

Après avoir modifié une facture fournisseur et l’avoir enregistrée comme brouillon, l’avoir soumise ou l’avoir comptabilisée, Intacct supprime l’indicateur d’exception.

Vous pouvez afficher les exceptions d’importation de plusieurs façons, à l’aide de la liste des factures fournisseurs :

• Filtrez la colonne Importer les exceptions pour une exception par nom. Par exemple, filtrez par Résolution.

• Triez la colonne Importer les exceptions dans l’ordre croissant, ce qui place les exceptions en haut.

• Créez une vue personnalisée.