À propos de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

Rationalisez le processus d’ajout de transactions d’achat en activant l’automatisation des achats, incluse avec votre abonnement à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.

Flux de travail

Avec l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats, vous définissez les transactions d’achat que vous souhaitez automatiser. Vous pouvez choisir d’automatiser les transactions avec correspondance de documents, sans correspondance de documents ou les deux.

Ensuite, au lieu d’ajouter et de convertir manuellement des documents d’achat en factures fournisseurs, vous laissez Sage Intacct créer des transactions entrantes pour vous en utilisant le flux suivant :

1. Vous envoyez par e-mail ou chargez des documents de facture fournisseur pour un traitement automatisé.
2. Sage Intacct utilise l’intelligence artificielle (IA) pour détecter le fournisseur et le type de document. Lorsque la correspondance est configurée, l’IA met en correspondance la facture fournisseur avec une transaction d’achat existante.
3. Le système crée une transaction provisoire pour vous avec le document source joint. Découvrez comment Sage Intacct remplit les brouillons de transactions.
4. Vous validez le brouillon de transaction par rapport à la facture fournisseur source, apportez les corrections nécessaires, puis comptabilisez.
   Lorsque vous révisez les brouillons, vous avez la possibilité de modifier le type de transaction, d’ajouter ou de modifier la correspondance avec une autre transaction d’achat, ou de remplacer le brouillon de transaction par une facture de CF.
5. Vos corrections sont renvoyées au moteur d’IA, qui met à jour le modèle d’apprentissage machine (ML) pour améliorer les prédictions futures.

Apporter des modifications

• Les transactions automatisées apparaissent dans une nouvelle liste Transactions automatisées, disponible dans les menus Achats et Comptes fournisseurs.
• Les transactions sont toujours créées en tant que brouillons ; Vous gardez un contrôle sur le moment où elles sont comptabilisées.
• Vous pouvez modifier la correspondance des documents pour un brouillon de transaction à tout moment avant de la comptabiliser.
• Si vous pensez que la transaction provisoire devrait utiliser une définition de transaction différente, vous pouvez la modifier.
• Pour les transactions qui n’appartiennent pas au flux de travail Achats, telles que les loyers ou les factures fournisseurs de services publics, vous pouvez sélectionner Changer en AP facture pour déplacer la transaction vers les comptes fournisseurs.
• Si vous souhaitez que Sage Intacct crée toutes les futures transactions pour un fournisseur en tant que AP factures fournisseurs, vous pouvez définir Toujours créer AP Factures pour ce fournisseur de préférence.
• Les exceptions d’importation, telles que les doublons, sont signalées dans la liste des transactions automatisées, ce qui attire votre attention.

La précision s’améliore avec le temps

Lorsque vous commencez à utiliser l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats, les correspondances entre fournisseurs et transactions peuvent ne pas être aussi précises que vous le souhaiteriez. Cependant, plus vous utilisez la soumission de documents fournisseur et corrigez les informations sur les transactions, plus l’IA/ML apprend de vos corrections pour améliorer les prédictions futures.

Découvrez comment la mise en correspondance automatisée des transactions utilise l’IA.

Avant de commencer

L’automatisation d’Achats nécessite l’automatisation de la réception des factures fournisseurs. Si votre société n’était pas auparavant abonnée à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs, le processus de configuration de l’automatisation d’Achats commence une fois l’automatisation de la réception des factures fournisseurs complètement activée. Vos données sont synchronisées avec Sage Network lorsque l’automatisation des CF est configurée, ce qui permet à l’IA de faire correspondre les transactions entrantes à vos fournisseurs.

Une fois l’activation du back-end terminée, vous pouvez indiquer à Intacct les définitions de transaction à utiliser dans les situations suivantes :

• Lors de la création de factures fournisseurs provisoires
• Lors de la recherche de la transaction d’achat source, si la correspondance des documents est sélectionnée

Une fois que vous avez mappé les définitions de transaction dans votre configuration Achats et enregistré vos modifications, vos transactions d’achat source sont synchronisées avec Sage Network afin que l’IA puisse faire correspondre les transactions.

En savoir plus sur la procédure Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats.

Disponibilité régionale

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est disponible dans toutes les régions prises en charge.

Informations supplémentaires ou limitations

• Un abonnement à l’automatisation des CF est requis.
• La mise en correspondance automatisée des transactions prend en charge la mise en correspondance bidirectionnelle des factures fournisseurs et des transactions d’achat.
  • Une facture fournisseur peut correspondre à une transaction source.
  • Vous pouvez faire correspondre une transaction source, par exemple un bon de commande, à plusieurs factures fournisseurs, tant que d’autres factures fournisseurs correspondantes ne sont pas en cours de brouillon ou en cours. Comptabilisez toute facture fournisseur provisoire ou en cours pour faire correspondre une autre transaction à la même source.
• Si vous étiez déjà abonné à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs au moment où vous activez l’automatisation d’Achats, sachez que cela modifie la façon dont les factures fournisseurs entrantes sont traitées. Lorsque vous chargez un document à partir de la liste Factures fournisseurs, une facture fournisseur provisoire est créée comme précédemment. Toutefois, les factures fournisseurs que vous envoyez par e-mail ou celles que vous chargez à partir de la liste des transactions automatisées sont traitées comme des factures fournisseurs provisoires. Ils apparaissent dans la liste Transactions automatisées. Vous pouvez Remplacer une facture fournisseur par une facture CF alors qu’elle est encore à l’état de brouillon. Les factures fournisseurs automatisées apparaissent également dans la liste Transactions automatisées.
• Avec les transactions automatisées mises en correspondance, les éléments du brouillon de facture fournisseur sont renseignés à partir de la transaction d’achat source plutôt que du document fournisseur. Comparer les éléments et effectuer des ajustements avant de comptabiliser la facture fournisseur.
• Non pris en charge pour les transactions qui utilisent Avalara AvaTax pour calculer la taxe de vente.