À propos de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

Simplifiez le processus d’ajout de transactions d’achat en activant l’automatisation des achats, incluse dans votre abonnement à AP Automation.

 

Flux de travail

Avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec Achats, vous définissez les transactions d’Achats que vous souhaitez automatiser. Vous pouvez choisir d’automatiser les transactions avec rapprochement de document, sans rapprochement de document, ou les deux.

Ensuite, au lieu d’ajouter et de convertir manuellement des documents d’Achats en factures fournisseur, vous laissez Sage Intacct créer des transactions entrantes pour vous à l’aide du flux suivant :

  1. Vous envoyez par e-mail ou chargez des documents de facture fournisseur pour un traitement automatisé.
  2. Sage Intacct utilise l’intelligence artificielle (IA) pour détecter le type de fournisseur et de document. Lorsque le rapprochement est configuré, l’IA fait correspondre la facture fournisseur à une transaction d’achat existante.
  3. Le système crée pour vous un brouillon de transaction avec le document source joint. En savoir plus sur la façon dont Sage Intacct remplit les transactions de brouillon.
  4. Vous validez le brouillon de transaction par rapport à la facture fournisseur source, apportez les corrections nécessaires, puis comptabilisez.
    Lorsque vous examinez des brouillons, vous avez la possibilité de modifier le type de transaction, d’ajouter ou de modifier la correspondance avec une autre transaction d’achat ou de remplacer le brouillon de transaction par une facture fournisseur.
  5. Vos corrections sont renvoyées au moteur d’IA, qui met à jour le modèle d’apprentissage machine (ML) pour améliorer les prédictions futures.

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Apporter des modifications

  • Les transactions automatisées apparaissent dans une nouvelle liste Transactions automatisées, qui est disponible dans les menus Achats et Comptes fournisseurs.
  • Les transactions sont toujours créées sous forme de brouillons ; Vous gardez le contrôle sur le moment où ils sont publiés.
  • Vous pouvez modifier la correspondance de document pour un brouillon de transaction à tout moment avant de la comptabiliser.
  • Si vous estimez que la transaction provisoire devrait utiliser une autre définition de transaction, vous pouvez la modifier.
  • Pour les transactions qui n’ont pas leur place dans le flux de travail Achats, telles que les factures de loyer ou de services publics, vous pouvez sélectionner Changer en AP facture fournisseur pour déplacer la transaction vers Comptes fournisseurs.
  • Si vous souhaitez que Sage Intacct crée toutes les transactions futures pour un fournisseur en tant que AP factures, vous pouvez définir Toujours créer AP Factures pour ce fournisseur de préférence.
  • Les exceptions d’importation, telles que les doublons, sont signalées dans la liste des transactions automatisées, ce qui vous permet de les signaler.

La précision s’améliore avec le temps

Lorsque vous commencez à utiliser l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec les Achats, les correspondances de fournisseurs et de transactions peuvent ne pas être aussi précises que vous le souhaitez. Cependant, plus vous soumettez des documents du fournisseur et corrigez les informations de transaction, plus l’IA/ML apprend de vos corrections pour améliorer les prédictions futures.

Découvrez comment la correspondance automatisée des transactions utilise l’IA.

Avant de commencer

L’automatisation des achats nécessite l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Si votre société n’était pas encore abonnée à l’automatisation des comptes fournisseurs, le processus de configuration de l’automatisation des achats commence une fois que l’automatisation des comptes fournisseurs est entièrement activée. Vos données sont synchronisées avec Sage Network lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs est configurée, ce qui permet à l’IA de faire correspondre les transactions entrantes à vos fournisseurs.

Une fois l’activation terminée sur le back-end, vous êtes prêt à indiquer à Intacct les définitions de transaction à utiliser dans les situations suivantes :

  • Lors de la création de brouillons de factures fournisseur
  • Lors de la recherche de la transaction d’achat source, si l’option Correspondance de document est sélectionnée
Vous devrez peut-être Modifier les définitions de vos transactions pour répondre à certaines exigences avant de configurer le mappage de définition de transaction.

Une fois que vous avez mappé les définitions de transaction dans votre configuration d’Achats et enregistré vos modifications, vos transactions d’achats sources sont synchronisées avec Sage Network afin que l’IA puisse faire correspondre les transactions.

Lorsque l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions provisoires tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Ceci est vrai pour toute transaction provisoire que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même si la transaction provisoire utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance avec les transactions automatisées.

En savoir plus sur la procédure Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats.

Disponibilité régionale

L’automatisation des comptes fournisseurs avec Achats est disponible dans toutes les régions prises en charge.

Informations supplémentaires ou limitations

  • Un abonnement à AP Automation est requis.
  • Le rapprochement automatisé des transactions prend en charge le rapprochement à 2 et 3 voies des factures fournisseur et des transactions d’achat.
    • Une facture fournisseur peut correspondre à une transaction source.
    • Vous pouvez faire correspondre une transaction source, par exemple un bon de commande, à plusieurs factures fournisseur tant que d’autres factures fournisseur correspondantes ne sont pas en brouillon ou en cours. Validez toute facture fournisseur provisoire ou en cours pour faire correspondre une autre transaction à la même source.
  • Si vous étiez déjà abonné à l’automatisation des comptes fournisseurs au moment où vous activez l’automatisation des achats, notez que cela modifie la façon dont les factures entrantes sont traitées. Lorsque vous téléchargez un document à partir de la liste Factures, il crée un brouillon de facture fournisseur comme auparavant. Toutefois, les factures que vous envoyez par e-mail ou celles que vous téléchargez à partir de la liste des transactions automatisées sont traitées comme des factures fournisseur provisoires. Ils apparaissent dans la liste Transactions automatisées. Vous pouvez modification d’une facture fournisseur en facture fournisseur alors qu’il est encore à l’état de projet de statut. Les factures automatisées apparaissent également dans la liste Transactions automatisées.
  • Avec les transactions automatisées rapprochées, les postes du brouillon de facture fournisseur sont renseignés à partir de la transaction d’achat source, plutôt que du document fournisseur. Comparez les postes et apportez des ajustements avant de comptabilisation la facture fournisseur.
  • Non pris en charge pour les transactions qui utilisent Avalara AvaTax pour calculer la taxe de vente.