À propos de l’automatisation des CF
L’automatisation des CF rationalise la saisie des factures fournisseurs en créant automatiquement des factures fournisseurs provisoires à partir des documents de factures fournisseurs que vous envoyez par e-mail ou que vous chargez. Sage Intacct identifie automatiquement le fournisseur, renseigne les détails de la facture fournisseur et joint le document de facture fournisseur à titre de référence.
Tirer le meilleur parti de l’automatisation alimentée par l’IA
Rationalisez le processus de création et de mise en correspondance des factures fournisseurs avec les documents d’achat en activant l’automatisation d’Achats, un module complémentaire de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs.
En savoir plus sur l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats.
Fonctionnement de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs
Le processus de facturation automatique est déclenché par les événements suivants :
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Vous chargez des factures fournisseurs dans Intacct, à l’aide du bouton Charger de la liste des factures fournisseurs.
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Vous transférez des factures fournisseurs à l’adresse e-mail que nous fournissons.
Intacct attribue une adresse e-mail unique à utiliser pour l’automatisation des factures fournisseurs à chaque entité de votre société et au niveau général. Découvrez comment Rechercher vos adresses e-mail configurées par Sage.
Pour chaque document de facture fournisseur que vous soumettez, le système crée une facture fournisseur Sage Intacct correspondante au statut de brouillon et joint le document de facture fournisseur d’origine.
Grâce à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage automatique (IA/ML), Intacct renseigne les détails de la facture fournisseur, en faisant automatiquement correspondre les informations du fournisseur et en incluant :
- Les données récupérées à partir de la facture fournisseur chargée ou envoyée par e-mail, telles que le numéro de la facture fournisseur, la date, les éléments et les montants
- Les détails de la fiche fournisseur
- Le compte du grand livre et codage de dimension, basés sur vos modèles de codage précédents
- Des informations supplémentaires tirées des corrections que vous apportez grâce à un modèle d’apprentissage automatique
Lorsque l’analyse est terminée, l’automatisation des CF enregistre la facture fournisseur sous forme de brouillon, prêt à être examiné, puis envoyé ou comptabilisé.
Vérification et comptabilisation des factures fournisseurs entrantes
Les factures fournisseurs provisoires créées à l’aide de l’automatisation des CF apparaissent dans la liste des factures fournisseurs. Lorsque vous chargez la page des factures fournisseurs pour la première fois, elle affiche les nouvelles factures fournisseurs automatisées entrantes. À tout moment après avoir chargé la page, vous pouvez sélectionner Actualiser pour afficher les factures fournisseurs nouvellement arrivées et les statuts de facture fournisseur mis à jour.
Pour faciliter l’examen et la comptabilisation des factures fournisseurs automatisées, utilisez la vue standard des factures fournisseurs provisoires. Cette vue affiche toutes les factures fournisseurs dont le statut est Brouillon ou En cours d’analyse. Comme il s’agit d’une liste standard, elle inclut l’icône
Lorsque vous examinez les brouillons, vous pouvez trouver des factures fournisseurs qui ont besoin de plus d’informations avant que vous puissiez les soumettre ou les comptabiliser. C’est particulièrement vrai lorsque vous commencez à traiter des factures fournisseurs automatisées, lorsque l’IA/ML ne connaît pas encore vos préférences. Lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur après un champ rempli par l’IA/ML sur la base d’une prédiction, cette information est renvoyée au système IA/ML et utilisée pour améliorer les prédictions ultérieures.
Gestion des problèmes d’importation
Dans la liste des factures fournisseurs, vous pouvez voir si l’une des factures fournisseurs provisoires automatisées a déclenché des exceptions d’importation. Les vues standard, telles que Tous ou Factures fournisseurs provisoires, comprennent des colonnes contenant des informations spécifiques à l’automatisation de des CF :
- Source : Affiche le service utilisé pour recevoir la facture fournisseur, soit Charger une facture fournisseur, soit E-mail.
- Importer les exceptions : Vous avertit des problèmes qui nécessitent votre attention
Les exceptions d’importation peuvent être les suivantes :
- Résoudre : Vous devez prendre des mesures pour terminer la facture fournisseur. Par exemple, si Intacct ne peut pas faire correspondre le fournisseur en toute confiance, vous devez sélectionner le fournisseur approprié. Si un problème avec la facture fournisseur empêche l’extraction des données, vous devez modifier les détails de la facture fournisseur ou soumettre à nouveau la facture.
- Doublon : Intacct a détecté que cette facture fournisseur se trouve déjà dans le système. Pour éviter la double facturation, le système vous avertit du doublon.
Pour obtenir des détails sur une exception, passez le curseur sur l’exception dans la colonne Importer les exceptions. Vous pouvez également afficher ou modifier la facture fournisseur pour afficher les détails.
Pour les brouillons identifiés comme doublons, vous pouvez afficher la facture fournisseur initiale lorsque vous affichez ou modifiez le doublon, à condition que vous n’ayez pas supprimé l’original. Les factures fournisseurs entrantes sont comparées aux factures fournisseurs que vous avez précédemment soumises à l’aide de l’automatisation des CF.
Après avoir modifié une facture fournisseur et l’avoir enregistrée comme brouillon, l’avoir soumise ou l’avoir comptabilisée, Intacct supprime l’indicateur d’exception.
