Modifier une facture fournisseur impayée

Une facture fournisseur impayée est une transaction reflétant un montant que vous devez à un fournisseur et que vous n’avez pas choisi d’inclure dans une demande de paiement ou pour lequel vous n’avez jamais appliqué de paiement.

Les champs que vous pouvez modifier dans une facture fournisseur non payée dépendent des éléments suivants :

Application initiale de la facture fournisseur
Statut du flux de travail de la facture fournisseur
La date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur tombe pendant une période de référence ouverte ou clôturée

Si vous souhaitez supprimer la facture fournisseur ou recommencer, reportez-vous à la section Supprimer une facture fournisseur ou Extourner une facture fournisseur.

Abonnement	Comptes fournisseurs Achats
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Pour les transactions créées dans Comptes fournisseurs : Factures fournisseurs : Liste, Afficher, Modifier Pour les transactions créées dans Achats : Transactions d’achats : Liste, Afficher, Modifier
Restrictions	L’option Modifier la règle d’une définition de transaction d’achats ne doit pas être définie sur « Aucune modification ».

Où peut-on modifier les factures fournisseurs impayées ?

Quand peut-on modifier les factures fournisseurs impayées ?

La date à laquelle vous pouvez modifier des factures fournisseurs impayées dépend de deux facteurs :

Statut du flux de travail de la facture fournisseur
Date de comptabilisation de la facture fournisseur dans le grand livre

Statut du flux de travail de la facture fournisseur

Statut	Modifier ?
Refusé Brouillon Comptabilisé	Vous pouvez modifier les factures fournisseurs présentant ces statuts, sauf dans les scénarios décrits ci-dessous. L’ouverture et la fermeture de la période de référence conditionnent le type de modifications que vous pouvez apporter. Exceptions : Si la facture fournisseur comptabilisée a été créée à la suite d’un remboursement de frais de carte de crédit, vous ne pouvez pas la modifier, même si elle n’est pas payée. Dans ce scénario, extournez le remboursement de frais et créez-en un nouveau. Si un paiement correspond à la facture fournisseur comptabilisée et que le paiement a été annulé. Après avoir appliqué un paiement à une facture fournisseur, Intacct empêche la mise à jour de la plupart des champs, même si vous annulez le paiement. Dans ce scénario, vous pouvez soit réaffecter la facture fournisseur, soit recommencer. Si la facture fournisseur comptabilisée contient un élément négatif (crédit intégré) et que l’option Activer l’application automatique des crédits intégrés aux factures fournisseurs est définie sur vrai dans Comptes fournisseurs, la facture fournisseur est considérée comme partiellement payée, car le système a appliqué le crédit intégré lors de la comptabilisation de la facture. Dans ce scénario, vous ne pouvez modifier que les champs de non-comptabilisation de la facture fournisseur. Voir Modifier une facture fournisseur payée.
Envoyé	Vous pouvez modifier une facture fournisseur que vous avez soumise pour approbation après avoir rappelé la facture fournisseur. Cela supprime la facture fournisseur de la file d’attente d’approbation et la passe au statut Brouillon. À ce stade, le lien Modifier est disponible. Si le statu de la facture fournisseur est Partiellement approuvé, vous ne pouvez pas la rappeler de la file d’attente d’approbation.
Partiellement approuvé	Vous ne pouvez pas modifier des factures fournisseurs partiellement approuvées. Le lien Modifier n’apparaît pas à côté de ces factures fournisseurs dans la liste Factures fournisseurs et dans la liste des transactions d’achat. Dans ce scénario, réalisez l’une des actions suivantes : Supprimez la facture fournisseur ou la transaction d’achat et créez-en une nouvelle avec les modifications souhaitées. Attendez l’approbation ou le rejet de la facture fournisseur ou de la transaction d’achat, puis modifiez la facture fournisseur ou la transaction d’achat. Si votre société utilise les approbations de factures fournisseurs, les utilisateurs professionnels disposant des permissions appropriées peuvent modifier certains détails de facture fournisseur lors de l’approbation.
Payé Partiellement payée Sélectionné	Pour modifier une facture fournisseur payée, partiellement payée ou sélectionnée, consultez la section Modifier une facture fournisseur payée.
Extourne Extourné	Vous pouvez uniquement modifier les champs de non-comptabilisation des factures fournisseurs d’extourne et extournées. Ces champs sont répertoriés dans le tableau de la section Que peut-on modifier lorsque la période est clôturée ?.

Date de comptabilisation de la facture fournisseur dans le grand livre

Selon la configuration des Comptes fournisseurs de votre société, vos factures fournisseurs peuvent afficher des champs distincts pour la date de la facture fournisseur et la date de comptabilisation dans le grand livre. Si vous ne voyez qu’un seul champ Date, la date de la facture fournisseur correspond également à la date de comptabilisation dans le grand livre.

Statut de la période de référence	Modifier ?
La date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur tombe pendant une période de référence ouverte	Vous pouvez modifier la facture fournisseur, le cas échéant. Consultez la section Que peut-on modifier lorsque la période est ouverte ? pour plus de détails.
La période de référence de la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur est clôturée	Vous ne pouvez modifier que les champs qui ne nécessitent pas la nouvelle comptabilisation des entrées de journal associées. Pour la plupart des modifications apportées aux transactions d’achat, le système doit comptabiliser dans les comptes fournisseurs. Vous ne pouvez donc pas modifier la transaction d’achat dans une période clôturée. Vous pouvez modifier certains champs dans Comptes fournisseurs pour les factures fournisseurs et les factures fournisseurs provenant des Achats. Consultez la section Que peut-on modifier lorsque la période est clôturée ? pour plus de détails. Lorsque la période de référence est fermée et que vous devez modifier un champ qui nécessite que des écritures de journal soient recomptabilisées, effectuez l’une des opérations suivantes : Modifiez la facture fournisseur impayée et remplacez la date de comptabilisation dans le grand livre par une date dans une période ouverte. S’il s’agit de la police de votre société, ouvrez la période de référence, modifiez la facture fournisseur impayée, puis fermez la période de référence.

Statut de la période de référence

Modifier ?

La date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur tombe pendant une période de référence ouverte

Vous pouvez modifier la facture fournisseur, le cas échéant. Consultez la section Que peut-on modifier lorsque la période est ouverte ? pour plus de détails.

La période de référence de la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur est clôturée

Vous ne pouvez modifier que les champs qui ne nécessitent pas la nouvelle comptabilisation des entrées de journal associées. Pour la plupart des modifications apportées aux transactions d’achat, le système doit comptabiliser dans les comptes fournisseurs. Vous ne pouvez donc pas modifier la transaction d’achat dans une période clôturée. Vous pouvez modifier certains champs dans Comptes fournisseurs pour les factures fournisseurs et les factures fournisseurs provenant des Achats. Consultez la section Que peut-on modifier lorsque la période est clôturée ? pour plus de détails.

Lorsque la période de référence est fermée et que vous devez modifier un champ qui nécessite que des écritures de journal soient recomptabilisées, effectuez l’une des opérations suivantes :

Modifiez la facture fournisseur impayée et remplacez la date de comptabilisation dans le grand livre par une date dans une période ouverte.
S’il s’agit de la police de votre société, ouvrez la période de référence, modifiez la facture fournisseur impayée, puis fermez la période de référence.

Que peut-on modifier dans les factures fournisseurs impayées ?

Ce que vous pouvez modifier dépend du fait que la date de comptabilisation dans le grand livre tombe pendant une période de référence ouverte ou clôturée.

Que peut-on modifier lorsque la période de référence est ouverte ?

Le tableau suivant indique la possibilité de modifier un champ particulier dans une facture fournisseur impayée et le site où vous pouvez effectuer la modification lorsque la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur tombe pendant une période de référence ouverte.

	Pour les factures fournisseurs provenant des achats		Pour les factures fournisseurs provenant des CF
Nom de champ	Modifier dans Achats ?	Modifier dans CF ?	Modifier dans CF ?	Remarques
Date	Oui	Non	Oui	Si l’option Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le GL lors de l’écriture n’est pas sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs, cette date correspond à la date de la facture fournisseur et à la date de comptabilisation dans le grand livre. Pour les factures fournisseurs associées à un projet uniquement : Suivez le processus suivant pour modifier la date de la facture fournisseur : Modifiez la facture fournisseur pour supprimer le projet, puis comptabilisez-la. Modifiez la facture fournisseur pour modifier la date, puis comptabilisez-la. Modifiez la facture fournisseur pour associer à nouveau le projet, puis comptabilisez-la.
Date de comptabilisation dans le grand livre	Oui	Non	Oui	Vous pouvez modifier ce champ si l’option Activer le remplacement de la date de comptabilisation du grand livre lors de l’écriture est sélectionnée et que la fréquence du résumé pour les factures fournisseurs n’est pas définie sur « Spécifié par l’utilisateur » dans Configurer les comptes fournisseurs.
Fournisseur	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Autoriser la modification du fournisseur n’est pas définie sur « Jamais » dans l’onglet Configuration de sécurité de la définition de transaction d’achat.
Numéro de document du fournisseur/Numéro de facture fournisseur	Oui	Oui	Oui	Ce champ est appelé Numéro de document du fournisseur dans Achats et Numéro de facture fournisseur dans Comptes fournisseurs.
Payer à	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Autoriser la modification est sélectionnée dans la définition de la transaction d’achat pour le Contact paiement.
Retourner à	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Autoriser la modification est sélectionnée dans la définition de la transaction d’achat pour le Contact retour.
Numéro de référence	Oui	Oui	Oui
Message/Description	Oui	Oui	Oui	Ce champ est appelé Message dans Achats et Description dans Comptes fournisseurs.
Délai/conditions de paiement	Oui	Oui	Oui	Ce champ est appelé Délai dans Achats et Conditions de paiement dans Comptes fournisseurs.
Date d’échéance	Oui	Oui	Oui
Mettre cette facture fournisseur en attente	N/A	Oui	Oui
Date de paiement recommandée	N/A	Oui	Oui
Priorité de paiement	N/A	Oui	Oui
Pièce jointe	Oui	Oui	Oui	Vous pouvez ajouter de nouvelles pièces jointes ou supprimer des pièces jointes existantes.
Devise de transaction	Oui	Non	Oui
Date de taux de change	Oui	Non	Oui
Type de taux de change	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si « Taux de change et type de taux de change » est sélectionné dans la section Remplacements d’utilisateurs de la définition de transaction d’achats.
Taux de change	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si « Taux de change et type de taux de change » est sélectionné dans la section Remplacements d’utilisateurs de la définition de transaction d’achats.
Écritures
Compte ou Libellé du compte	N/A	Non	Oui
ID de l’article	Oui	N/A	N/A	Les articles des transactions d’achat sont convertis en numéros / libellés de compte dans les factures fournisseurs.
Quantité	Oui	N/A	N/A
Montant en devise de transaction	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Remplacer le prix suggéré est sélectionnée dans la section Remplacements de l’utilisateur de la définition de transaction d’achats.
Mémo	Oui	Oui	Oui
Facturable	Oui	Oui	Oui	Vous pouvez modifier ce champ si votre société est abonnée à Coûts et facturation du projet.
1099	Oui	Non	Oui	Vous pouvez modifier ce champ si l’option Activer le remplacement de l’indicateur 1099 est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs et Configurer les achats.
Type de formulaire 1099 Case de formulaire 1099	Oui	Non	Oui	Vous pouvez modifier ce champ si l’option Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099 est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs et Configurer les achats.
Compte CF	N/A	N/A	Oui	Vous pouvez modifier ce champ si l’option Activer le remplacement du compte du grand livre des comptes fournisseurs lors de la saisie des factures fournisseurs et des régularisations est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs et que l’utilisateur a les factures fournisseurs : Ignorer la permission du compte CF.
Service	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Service est sélectionnée dans la section Remplacements de l’utilisateur de la définition de transaction d’achats.
Établissement	Oui	Non	Oui	Dans les achats uniquement : Vous pouvez modifier ce champ si l’option Site est sélectionnée dans la section Remplacements de l’utilisateur de la définition de transaction d’achats.
Autres dimensions : Classe Contrat Client Collaborateur Article Projet Tâche Fournisseur Entrepôt	Oui	Non	Oui	Vous pouvez modifier ces champs si les dimensions applicables sont sélectionnées dans Configurer les achats et Configurer les comptes fournisseurs
Ventilation	N/A	Non	Oui	Vous pouvez modifier ces champs si l’option Activer la ventilation dans la facture fournisseur est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs.
Répartitions de la ventilation	N/A	Non	Oui

Que peut-on modifier lorsque la période de référence est clôturée ?

Lorsque la date de comptabilisation dans le grand livre tombe pendant une période clôturée, vous pouvez uniquement modifier les champs qui ne nécessitent pas la comptabilisation de la facture fournisseur. Pour la plupart des modifications apportées aux transactions d’achat, le système doit comptabiliser dans les comptes fournisseurs. Vous ne pouvez donc pas modifier la transaction d’achat dans une période clôturée.

	Pour les factures fournisseurs provenant des achats		Pour les factures fournisseurs provenant des CF
Nom de champ	Modifier dans Achats ?	Modifier dans CF ?	Modifier dans CF ?
Date	Non	Non	Non
Date de comptabilisation dans le grand livre	Non	Non	Non
Fournisseur	Non	Non	Non
Numéro de document du fournisseur/Numéro de facture fournisseur	Non	Oui	Oui
Payer à	Non	Non	Non
Retourner à	Non	Non	Non
Numéro de référence	Non	Oui	Oui
Message/Description	Non	Oui	Oui
Délai/conditions de paiement	Non	Oui	Oui
Date d’échéance	Non	Oui	Oui
Mettre cette facture fournisseur en attente	N/A	Oui	Oui
Date de paiement recommandée	N/A	Oui	Oui
Priorité de paiement	N/A	Oui	Oui
Pièce jointe	Non	Oui	Oui
Devise de transaction	Non	Non	Non
Date de taux de change	Non	Non	Non
Type de taux de change	Non	Non	Non
Taux de change	Non	Non	Non
Écritures
Compte ou Libellé du compte	N/A	Non	Non
ID de l’article	Non	N/A	N/A
Quantité	Non	N/A	N/A
Montant en devise de transaction	Non	Non	Non
Mémo	Non	Oui	Oui
Facturable	Non	Non	Non
1099	Non	Non	Non
Type de formulaire 1099 Case de formulaire 1099	Non	Non	Non
Compte CF	N/A	N/A	Non
Service	Non	Non	Non
Établissement	Non	Non	Non
Autres dimensions : Classe Contrat Client Collaborateur Article Projet Tâche Fournisseur Entrepôt	Non	Non	Non
Ventilation	N/A	Non	Non
Répartitions de la ventilation	N/A	Non	Non

Modifier une facture fournisseur impayée

Avant d’essayer de modifier la facture fournisseur impayée, procédez comme suit :

Vérifiez que le statut du flux de travail de la facture fournisseur autorise la modification.
Vérifiez si la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur tombe pendant une période de référence ouverte ou clôturée.
Vérifiez que « Factures de responsabilité » ne figure pas dans le titre du résumé de la facture fournisseur. Vous ne pouvez pas modifier les factures fournisseurs créées à partir des remboursements de frais par carte de crédit. Dans ce scénario, extournez le remboursement de frais et créez-en un nouveau.

Modifier une facture fournisseur impayée dans Comptes fournisseurs

Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.
Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
Effectuez vos modifications.
Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre.

Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.
Sélectionnez Modifier en regard de la facture fournisseur concernée.
Effectuez vos modifications.
Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre.

Modifier une facture fournisseur impayée dans Achats

Pour les factures fournisseurs provenant des Achats, il peut y avoir d’autres options de configuration dans la définition de transaction qui limitent davantage la possibilité de modifier la transaction d’achat. Pour plus d’informations, consultez la section Modifier une transaction d’achat.

Que faire lorsque la période de référence est clôturée ?

Si la période de référence est clôturée, réalisez une des actions suivantes :

Modifiez la facture fournisseur et remplacez la date de comptabilisation dans le grand livre par une date située dans une période ouverte
Ouvrez la période de référence, effectuez les tâches de modification concernées et clôturez la période de référence