Descriptions des champs : Factures récurrentes

Client

Le client est la personne qui doit recevoir la facture. Vous pouvez soit sélectionner un client dans le menu déroulant, soit saisir son nom pour la facture. Pour les clients que vous facturez régulièrement, il est préférable de les saisir dans le système.

Contact de facturation

Lorsque vous créez la facture pour la première fois, Intacct utilise les informations du client pour renseigner ce champ. L’adresse associée au contact de facturation est utilisée comme adresse pour la facture. Si vous revenez à cette page pour la modifier et que les informations de ce contact ont changé vous pouvez cocher la case Obtenir les dernières informations.

Contact d’expédition

Lorsque vous créez la facture pour la première fois, Intacct utilise les informations du client pour renseigner ce champ. Si vous revenez à cette page pour la modifier et que les informations de ce contact ont changé vous pouvez cocher la case Obtenir les dernières informations.

Message du client

Saisissez le message que vous souhaitez voir apparaître sur la facture du client.

Numéro de séquence de facture

Chaque occurrence de cette facture reçoit un numéro incrémenté à partir d’un type de séquence défini dans Numérotation des documents dans la configuration de la société. Ce numéro est imprimé sur le talon de versement du chèque, mais pas sur le chèque lui-même.

Numéro de référence

Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte qui pourrait être utile lors des recherches ou des rapports sur cette facture.

Description

Saisissez les informations que vous souhaitez enregistrer avec cette facture. Ces informations sont imprimées sur le rapport du livre-journal des clients

Numéro de séquence de facture

Chaque occurrence de cette facture reçoit un numéro incrémenté à partir d’un type de séquence défini dans Numérotation des documents dans la configuration de la société. Ce numéro est imprimé sur le talon de versement du chèque, mais pas sur le chèque lui-même.

Identifiant de contrat

Les factures récurrentes résultent souvent d’un contrat en cours.

Description du contrat

Utilisez ce champ pour saisir des informations facultatives sur un contrat. Ces informations n’apparaissent pas sur la facture.

Groupe de taxe de contacts

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Champ en lecture seule qui affiche le régime d’imposition tiers auquel appartient le contact d’expédition. Si le contact d’expédition n’a pas été associé à un régime d’imposition tiers, ce champ est vide.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Numéro d’immatriculation fiscale

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Champ en lecture seule qui affiche l’ID de taxe pour le contact d’expédition. Si aucun numéro de taxe n’est spécifié pour le contact d’expédition, le champ est vide.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

La transaction a des conséquences fiscales

Ce champ n’apparaît que pour les sociétés qui sont activées pour plusieurs juridictions fiscales dans l’application Taxes. Il apparaît uniquement au niveau général.

Cochez cette case pour ajouter des taxes à cette transaction. Sélectionnez ensuite votre Solution de taxe.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Solution de taxe

Ce champ n’apparaît que si l’option La transaction a des conséquences fiscales est sélectionnée.

Sélectionnez la solution fiscale que vous souhaitez utiliser pour calculer et saisir des taxes pour cette transaction.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Conditions de paiement

Le système utilise les termes sélectionnés ici pour calculer la date d’échéance, les remises et les pénalités associées à cette facture. Pour ajouter des valeurs de terme, sélectionnez Ajouter.

Ventilation

Vous pouvez attribuer un modèle de ventilation de transactions à la facture récurrente. Ce que vous sélectionnez ici apparaît comme valeur par défaut pour chaque élément. Cependant, vous pouvez remplacer la ventilation en procédant ligne par ligne.

Pièces jointes

Sélectionnez une pièce jointe (peut inclure plusieurs fichiers) à ajouter à cette transaction. Vous pouvez joindre tout type de fichier à la transaction, tels que des images numérisées, des feuilles de calcul ou des documents créés par traitement de texte. Les fichiers joints sont téléchargés vers votre société pour un stockage permanent et sûr. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Statut

Les options sont Actif ou Inactif. Définissez ce champ sur Inactif pour suspendre le traitement automatique d’une facture récurrente.

Devise de transaction

Si votre société utilise des transactions multidevises, vous pouvez sélectionner la devise de cette facture fournisseur. Pour ajouter une devise à votre système, consultez Gestion des devises de transaction.

Type de taux de change

Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change permet de choisir différentes options associées, dont un type par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Sinon, si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.

Taux de change

Vous pouvez remplacer le taux de change par défaut. Par exemple, si l’administrateur système n’a pas encore saisi le taux du jour, plutôt que de laisser le système appliquer la valeur par défaut au dernier taux saisi, vous pouvez le saisir directement dans ce champ.

Projet, Fournisseur, Collaborateur, Article ou Classe

Si Comptes clients est configuré pour utiliser les dimensions Projet, Fournisseur, Collaborateur, Article ou Classe, des champs sont affichés pour chaque dimension configurée.

Utilisez les champs pour associer une valeur par défaut pour la dimension à la facture récurrente. Ce que vous sélectionnez ici apparaît comme valeur par défaut pour chaque élément. Cependant, vous pouvez remplacer la valeur en procédant ligne par ligne.

Compte du grand livre/Libellé du compte

Pour déterminer le compte auquel le système attribue l’élément, sélectionnez le compte approprié. Pour créer un nouveau compte, reportez-vous à la rubrique Comptes.

Montant

Montant réel de la transaction pour cet article. Si vous avez activé l’option multidevise, le système affiche le montant de transaction et le montant en tenue de compte.

Comptabilisation des revenus

Si votre société a activé la reconnaissance de revenu et que vous souhaitez reporter le revenu de cette ligne et en reconnaître certaines parties comme revenus progressifs, sélectionnez le lien Ajouter ou Afficher pour afficher la fenêtre Détails de la reconnaissance de revenu.

Ventilation

Si votre société a créé des ventilations de transactions pour attribuer certaines parties de la facture, sélectionnez la liste déroulante Ventilation et choisissez le type de ventilation de transactions.

Taxes multiples en ligne

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Sélectionnez cette option pour saisir un élément auquel vous devez appliquer plusieurs taxes, par exemple pour récupérer partiellement la taxe déductible ou saisir une autoliquidation. En savoir plus sur la saisie d’une autoliquidation.

Cette case à cocher apparaît dans les cas suivants :

• La solution de taxe est la TVA britannique.
• La solution de taxe est la TPS australienne ou la TVA personnalisée et l’option Taxes multiples par ligne est sélectionnée pour la solution de taxe (page Informations sur la solution de taxe). Il peut également être nécessaire de configurer des éléments de taxe, des barèmes de taxe et des mappages de barèmes de taxes.

Détails des taxes

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Sélectionnez la catégorie de taxe appropriée pour l’élément. Le système applique le taux de pourcentage défini pour l’élément de taxe afin de calculer le montant de la taxe. Si vous avez attribué un barème de taxe par défaut au contact, les éléments de taxe applicables sont automatiquement remplis après la saisie du montant en devise de transaction.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Mémo

La note fournit des informations sur cet élément qui pourraient être utiles à l’avenir.

Service

Si plusieurs services existent, définissez le service auquel vous souhaitez que le système affecte l’élément.

Établissement

Lorsqu’il existe plusieurs emplacements, définissez celui auquel vous souhaitez que le système affecte la dépense. Dans le cas de structures multi-entités de sociétés qui utilisent également plusieurs devises de tenue de compte, un site est requis.

Projet

S’il existe des champs pour une ou plusieurs dimensions de rapport, par exemple projet, client ou fournisseur, sélectionnez la flèche de la dimension de votre choix et sélectionnez la dimension dans la liste qui s’affiche.

Actualiser

Si vous sélectionnez Actualiser, le nombre d’éléments est réinitialisé sur la valeur que vous avez saisie dans Lignes.

Lignes

Indique le nombre de lignes d’éléments que vous souhaitez ajouter à cette facture fournisseur. Après la réinitialisation, vous devez sélectionner Actualiser pour activer la modification.

Mode de paiement

Façon dont le client effectue un paiement. Selon la configuration de votre société, les options sont les suivantes :

• Aucun : permet à Intacct de traiter la facture par le biais du cycle normal de paiement de vos comptes clients.
• Chèque
• Carte de crédit
• Enregistrer le transfert
• Espèces
• Débit ACH en ligne*
• Carte de crédit en ligne*

* Ces options s’affichent si votre société est abonnée aux services de paiement.

Type de carte

Si Mode de paiement = Carte de crédit, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de carte de crédit utilisé pour le paiement.

Type de compte

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de compte sur lequel le paiement va être déposé. Les options sont les suivantes :

• Banque
• Compte de fonds non déposés

En savoir plus sur les comptes de fonds non déposés.

Effectuer intégralement le paiement

Sélectionnez Effectuer intégralement le paiement lorsque le montant du paiement est égal au montant de la facture. Lorsque vous sélectionnez l’option Effectuer intégralement le paiement :

• Intacct n’applique pas de remises, ni de crédits disponibles.

• Intacct comptabilise automatiquement le paiement intégral lorsqu’il génère la facture. Si la tentative de paiement réussit, le paiement de la facture indique le statut « Payée ».

Montant du paiement

Ce champ est disponible lorsque vous désactivez l’option Effectuer intégralement le paiement. Saisissez une valeur pour le montant du paiement partiel (un nombre supérieur à 0, mais inférieur au montant total de la facture). Lorsque vous saisissez un montant de paiement partiel :

• Intacct n’applique pas de remises, ni de crédits disponibles.

• Intacct comptabilise le paiement partiel lorsqu’il génère la facture. Si la tentative de paiement réussit, le statut de paiement de la facture passe à « Paiement partiel ».

Carte de crédit

Si Mode de paiement = carte de crédit en ligne, saisissez le numéro de carte de crédit utilisé par le client pour le paiement par carte de crédit en ligne.

Compte bancaire du client

Si Mode de paiement = débit ACH en ligne, saisissez le compte bancaire utilisé par le client pour le paiement en ligne.

Type de compte

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de compte sur lequel le paiement va être déposé. Les options sont les suivantes :

• Banque
• Compte de fonds non déposés

En savoir plus sur les comptes de fonds non déposés.

Compte bancaire

Si Type de compte = Banque, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de compte sur lequel le paiement sera déposé.

Compte de fonds non déposés

Si Type de compte = Compte de fonds non déposés, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le compte de fonds non déposés sur lequel le paiement sera déposé. Ce champ est obligatoire si Type de compte = Compte de fonds non déposés.

Date de début

Date à laquelle vous souhaitez que la facture commence.

Prochaine date d’exécution

Date de la prochaine comptabilisation. Cette date change au fil du temps.

Nombre d’exécutions

Nombre de comptabilisations effectuées depuis la première occurrence.

Se répète

Fréquence de récurrence de la facture.

Les options sont les suivantes :

• Aucun : le programme ne s’exécute qu’une seule fois. L’option Aucun est utile si vous configurez une facture qui peut se répéter ultérieurement, mais que vous ne souhaitez exécuter qu’une seule fois pour le moment. Par exemple, votre client peut tester un nouveau service pendant une période d’essai de 30 jours. Au terme de cette période d’essai, vous pouvez modifier le planning ou supprimer la facture récurrente.

• Jours, Semaines, Mois ou Années : pour exécuter la facture à intervalles réguliers, saisissez le nombre d’intervalles dans la zone de texte adjacente. Par exemple, si l’une de vos factures est payée une fois tous les trois mois, sélectionnez Mois et saisissez 3.

  Si vous définissez le paiement mensuel d’une facture, vous pouvez définir répéter l’opération à la fin du mois, quelle que soit la date de début. Sinon, la facture est générée le même jour du mois que la date de début.

Chaque

Intervalle de récurrence de la facture.

• Saisissez l’intervalle de récurrence de la facture, en fonction de la fréquence que vous avez définie (Jours, Semaines, Années).

Fin

Date de fin de récurrence de la facture. Les options sont les suivantes :

• Jamais : le planning récurrent s’exécute de manière permanente.
• Après un certain nombre d’occurrences : nombre de fois que vous souhaitez générer la facture. Saisissez un nombre dans la zone de saisie de texte en regard de ce champ.
• Date de fin : utilisez l’outil Calendrier pour sélectionner la date de fin de récurrence de la facture.