Ajouter un compte du Grand livre

Informations connexes

Related topics

• Aperçu du plan comptable
• Comptes statistiques
• Réviser les affectations par catégorie
• Instructions multi-entités du Grand livre
• Données privées et restreintes dans des sociétés multi-entités

Les comptes (comptes Grand livre) sont l’endroit où vous comptabilisez le bilan, le relevé des résultats et les transactions statistiques. Les comptes facilitent le suivi du type de transaction, comme les comptes fournisseurs, les comptes débiteurs, les stocks et leurs divers sous-comptes. La liste de tous les comptes du Grand livre d’une société est appelée Plan comptable.

1. Accédez à Grand livre > Tout > et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Comptes du Grand livre. La page Comptes du Grand livre s’affiche.

2. Saisissez les informations relatives au compte.

   Afficher les descriptions détaillées des champs

   Descriptions des champs de comptes

   Champ	Description
   Numéro de compte	Ce champ s’affiche si vous n’utilisez pas de sous-comptes. Saisissez le numéro du compte principal. Ce numéro doit être d’une longueur spécifique, définie dans l’onglet Comptabilité de la page Informations sur la société. Par exemple, si votre système utilise des numéros de compte à 4 caractères, vous pouvez créer le numéro de compte 1024, mais pas 10245. La longueur du numéro de compte peut varier d’une société à l’autre. Il est impossible de modifier ce numéro après l’enregistrement du compte, sauf si vous autorisez les modifications apportées aux numéros de compte et si vous êtes autorisé à effectuer de telles modifications. Meilleures pratiques en matière de création de numéros de compte Nous vous déconseillons d’utiliser des zéros de tête dans un ID ou de créer des ID qui ne sont que des zéros. Les ID contenant des zéros de tête peuvent provoquer des erreurs lors des intégrations, ou lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel dans la mesure où Excel supprime les zéros de tête. Utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant. Bonne réponse : C0001 Mauvaise réponse : 00C43 Solution :s’il est indispensable d’utiliser des zéros de tête dans les identifiants, convertissez la colonne des numéros d’identifiant au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de le faire chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants. En savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.
   Numéros du compte principal et du compte auxiliaire	Ces champs sont disponibles si vous utilisez des sous-comptes. Saisissez le numéro de compte principal comme décrit ci-dessus, puis les numéros de sous-compte de votre choix (les sous-comptes sont facultatifs). Nous vous recommandons d’utiliser les dimensions plutôt que les sous-comptes comme méthode d’organisation des comptes. Cette méthode simplifie considérablement la génération de rapports et évite toute confusion lors du cumul des rapports, car les sous-comptes ne sont pas inclus dans les cumuls des rapports. De même, si vous utilisez des sous-comptes, nous vous recommandons de ne pas placer de montants dans les comptes parents du Grand livre. En savoir plus sur les dimensions. Comme pour les numéros de compte principaux, les numéros de sous-compte doivent être d’une longueur spécifique, définie dans l’onglet Comptabilité de la page Informations sur la société. Par exemple, votre système peut utiliser des numéros de compte principaux à 4 caractères et des numéros de sous-compte à 3 caractères. Vous pouvez alors créer des numéros de compte tels que 1024-100 ou 1024-100-300-400. La taille des cases de sous-compte ne change pas en fonction du nombre de caractères qu’elle peut contenir. Sur la page, elle apparaît assez grande pour 3 caractères, mais elle accepte plus de caractères si la longueur de votre sous-compte est supérieure à 3. Chaque case est un sous-compte différent. Il est impossible de modifier les numéros de compte après l’enregistrement du compte, sauf si vous autorisez les modifications apportées aux numéros de compte et si vous êtes autorisé à effectuer de telles modifications. Pour en savoir plus, consultez Modifier les numéros de compte du GL. En savoir plus sur les sous-comptes Une longueur de compte principal à 4 chiffres avec une longueur de sous-compte à 3 chiffres avec des tirets comme séparateurs ressemble à 1234-100. Dans cet exemple, le nombre total de caractères utilisés est de 8. Et vous disposez de 5 cases de sous-compte de 3 caractères chacune. Vous pouvez donc avoir un compte principal pour les contrats avec le premier sous-compte indiquant un revenu différé non facturé (100) et le deuxième sous-compte indiquant des abonnements (300). Dans ce exemple, le numéro ressemble à 1234-100-300. Les cases de sous-compte partiellement remplies ne sont pas prises en charge, ce qui signifie que si vous n’utilisez pas une case de sous-compte, vous devez la remplir complètement. Si la longueur de votre sous-compte est définie sur 0, aucun numéro de sous-compte n’est défini. Par exemple : Longueur compte principal = 24 Aucun compte auxiliaire n’est possible, car le compte principal utilise le nombre maximum de chiffres disponibles. Longueur compte principal = 4 Longueur du sous-compte = 9 Vous disposez de 2 zones de compte auxiliaire, chacune acceptant 9 chiffres. Longueur compte principal = 4 Longueur du sous-compte = 3 Vous disposez de 5 zones de compte auxiliaire, chacune acceptant 3 chiffres. Longueur compte principal = 4 Longueur du sous-compte = 5 Vous disposez de 3 zones de compte auxiliaire et chacune accepte 5 chiffres. Longueur compte principal = 6 Longueur du sous-compte = 9 Vous disposez d’une zone de compte auxiliaire et elle accepte 9 chiffres.
   Libellé	Saisissez le nom du compte. Il s’agit du titre qui apparaît dans les en-têtes des rapports. Exemple : « Actifs ».
   Catégorie Démarrage rapide	Le champ Catégorie est disponible uniquement pour les sociétés qui ont été créées avec un modèle de démarrage rapide ou qui en ont choisi un ultérieurement. Les catégories sont préaffectées de façon permanente aux groupes de comptes, qui sont utilisés dans les rapports financiers et les graphiques prédéfinis. Si cette option est activée, sélectionnez une catégorie pour le compte. En fonction de la sélection de catégorie, le compte préremplit automatiquement le type de compte, le solde normal et le type de clôture de fin de période. Par exemple, affectez le compte Petty Cash à la catégorie Trésorerie et Équivalents de trésorerie. Cette catégorie est incluse dans le groupe de comptes Trésorerie et Équivalents de trésorerie et apparaît dans les rapports financiers et les graphiques qui contiennent ce groupe de comptes. Si vous ne souhaitez pas que ce compte figure dans vos rapports financiers, supprimez le texte de ce champ et laissez-le vide. Les catégories font partie du modèle de démarrage rapide et sont incluses dans le modèle d’importation du plan comptable. Utilisez le modèle pour importer des informations sur le plan comptable, y compris les catégories affectées à vos comptes. Il n’est pas possible de créer d’autres catégories. Vous utilisez un modèle de configuration Démarrage rapide des services ? Par défaut, les catégories « Main-d’œuvre » et « Matières premières » sont affectées à des groupes de comptes qui sont uniquement utilisés dans les rapports « Rentabilité du projet » et « Estimation du projet par rapport à la réalité ». Ces deux catégories ne figurent pas dans les rapports de bilan ou les relevés de résultats. Si vous attribuez un compte à l’une de ces catégories et que vous souhaitez qu’il apparaisse dans vos rapports, attribuez manuellement ces catégories aux groupes de comptes appropriés. Si vous avez besoin d’attribuer des catégories à de nombreux comptes, le moyen le plus simple est d’exporter votre plan comptable. Modifiez ensuite le modèle de téléchargement Excel selon vos besoins et chargez le fichier. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Aperçu de QuickStart.
   Type de compte	Sélectionnez un type de compte : Compte de bilan Aperçu du statut actuel des actifs, des passifs et des capitaux propres d’une société à un moment donné. Compte de résultat Parfois appelés comptes de pertes et profits, ils sont cumulatifs pour la période sélectionnée.
   Solde	Lorsque vous créez un compte, vous indiquez si le solde normal, du point de vue comptable, est un débit ou un crédit. Par exemple, les comptes de dépenses sont normalement des débits. Les comptes de vente sont normalement des crédits. Si vous exécutiez un rapport de bilan comptable, le solde normal du compte détermine s’il s’agit d’un crédit ou d’un débit.
   Type de clôture de fin de période	Indiquez si le compte est un compte clôturé ou non clôturé. Cela détermine si l’activité du compte est incluse dans votre compte de clôture, que vous sélectionnez dans le champ Compte de clôture. Il existe un autre type de clôture de fin de période : fermée au compte. Ce type de clôture de fin de période est automatiquement défini pour les comptes de clôture. Vous ne pouvez pas définir manuellement ce type de clôture de fin de période (y compris en important des données ou en utilisant l’API). Si un compte est sélectionné comme compte de clôture pour un compte clôturé, vous ne pouvez pas modifier le type de clôture de fin de période du compte. Dans les rapports, votre Compte de clôture indique les totaux de fin de période calculés par le biais d’une « clôture virtuelle ». Pour plus d’informations sur le calcul des totaux de fin de période suite à une clôture virtuelle, consultez Fermer les livres. Les comptes de résultat doivent être des comptes clôturés. Les comptes de bilan doivent être des comptes non clôturés.
   Clôturer dans le compte	Pour les comptes de résultat, entrez le compte de clôture. Selon le type de votre organisation, vous utiliserez généralement l’un des éléments suivants comme Compte de clôture : Bénéfices non répartis. À utiliser si votre organisation est une société à but lucratif. Actifs nets. À utiliser si votre organisation est un organisme sans but lucratif. En fin d’année, Sage Intacct met à zéro les comptes clôturés dans votre compte de clôture, mais ne crée pas d’écritures de clôture. En revanche, les totaux de fin de période sont calculés lors de l’exécution des rapports. Ne créez pas d’écritures de clôture manuelles et ne comptabilisez pas d’écritures directement sur le compte de clôture. Cela entraînera le calcul de totaux de fin de période incorrects dans les rapports.
   Compte de Grand livre alternatif	Pour configurer ce compte afin de pouvoir l’utiliser pour remplacer le compte du grand livre CF ou CC par défaut, sélectionnez le type de compte du grand livre qu’il peut remplacer : Compte créditeur : ajoute le compte à la liste filtrée des comptes de Grand livre CF disponibles en tant que comptes de remplacement pour les transactions de facturation et de régularisation, et les transactions impliquant un fournisseur spécifique. Compte débiteur : ajoute le compte à la liste filtrée des comptes de Grand livre CC disponibles en tant que comptes de remplacement pour les transactions de facturation et de régularisation et les transactions impliquant un client spécifique. Vous pouvez configurer n’importe quel compte en tant que compte de remplacement disponible, mais vous utilisez généralement des comptes CC ou CF. À mesure que vous saisissez des transactions, vous pouvez sélectionner le même compte de grand livre alternatif pour tous les éléments ou sélectionner des comptes alternatifs individuellement par élément. Sur les pages fournisseur et client, vous pouvez sélectionner un compte de grand livre alternatif à utiliser pour équilibrer toutes les transactions impliquant le fournisseur ou le client. Si vous remplacez le compte par défaut pour une transaction, le compte de remplacement que vous avez utilisé ne peut jamais être supprimé ou voir son statut défini sur Inactif. En outre, le compte restera toujours disponible en tant que compte de remplacement. Ce champ s’applique uniquement aux factures fournisseurs, aux factures et aux régularisations. Il ne s’applique pas aux factures ou factures fournisseur récurrentes, aux paiements et dépôts manuels ou aux acomptes.
   Code de déclaration fiscale et code de déclaration M-3	Cette option s’affiche uniquement si vous avez activé les codes de taxe dans la page Configuration du Grand livre. Pour activer les codes de taxe pour vos comptes de Grand livre, accédez à Société > Admin > Abonnements. Sur la page Abonnements, sélectionnez Grand livre, puis Configurer. Lorsque la page Configuration du Grand livre s’ouvre, faites défiler jusqu’à la section PCGR et taxes et sélectionnez Activer les codes de taxe. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Configurer le Grand livre. Si vous utilisez des applications tierces pour préparer les déclarations fiscales des clients, saisissez le code de taxe dans la case Code de déclaration fiscale pour mapper les codes de taxe aux formulaires de taxe que vous utiliserez. Le remplissage d’une ou des deux cases de code de taxe dépend de l’article ou des articles requis par votre logiciel de taxe. Par exemple, si vous utilisez GoSystem Tax et que vous souhaitez mapper les codes de déclaration fiscale à un formulaire de taxe, tel que le formulaire 1120, remplissez la case Code de déclaration fiscale. De même, pour mapper les codes de déclaration M-3 à votre formulaire M-3, vous devez remplir la case Code de déclaration M-3.
   Statut	Les comptes peuvent être actifs ou inactifs. Les comptes inactifs ne sont pas utilisés dans le calcul des affectations et n’apparaissent pas dans les pages de listes, les listes déroulantes ou les listes de sélection. (Vous pouvez toujours lister les comptes inactifs en cochant la case Inclure inactif). Vous ne pouvez pas désactiver un compte de Grand livre si ce compte est sélectionné dans la page de configuration d’une application ou s’il est utilisé dans un budget.
   Compte de régularisation	Cochez cette case pour désigner ce compte comme compte de régularisation. Pour vous conformer aux exigences régionales en matière de rapports, vous pouvez désormais configurer des comptes de régularisation. Un compte de régularisation est un compte qui peut être classé comme actif ou passif dans le bilan. La classification du compte dépend du solde du compte au moment de l’exécution du rapport financier préparatoire. Si le solde du compte ne correspond pas à son solde normal, le compte peut être reclassé. Pour en savoir plus, consultez À propos des comptes de régularisation.
   Compte de reclassification	Pour les comptes de régularisation, sélectionnez un compte de reclassification. Lorsqu’un compte de régularisation est reclassé, son solde est déplacé vers ce compte de reclassification. Si le compte de régularisation est un actif, le compte de reclassification doit être un compte de passif. À l’inverse, les comptes de passif devraient être reclassés en tant que comptes d’actifs. Pour en savoir plus, consultez À propos des comptes de régularisation. Ce champ n’est disponible que si Compte de régularisation est sélectionné.
   Interdire la comptabilisation directe	Sélectionnez Interdire la comptabilisation directe pour empêcher la saisie directe d’écritures de journal dans le compte de contrôle du livre auxiliaire (par exemple, comptes fournisseurs ou comptes clients). Utilisez ce contrôle pour vous assurer que le solde du compte de livre auxiliaire est exact et qu’il contient les détails de livre auxiliaire nécessaires à l’appui du chiffre. Cela s’oppose à une saisie directe, qui n’est pas reflétée dans la zone d’application de livre auxiliaire.
   Activer le lettrage pour ce compte	Cochez cette case pour activer le lettrage pour ce compte. Le lettrage est un processus de rapprochement comptable dans lequel vous mettez en correspondance des débits et des crédits à l’aide de codes de lettres uniques. Pour en savoir plus, consultez Lettrage. Cette case n’est disponible que si vous avez sélectionné Bilan dans le champ Type de compte.
   Séquence de lettrage	Sélectionnez la séquence de documents à utiliser lors de la mise en correspondance des transactions pour ce compte. Si vous ne sélectionnez pas de séquence ici, c’est la séquence de lettrage sélectionnée dans Configurer le Grand livre qui est utilisée à la place. Si aucune séquence de lettrage n’est sélectionnée dans Configurer le Grand livre, vous devez en sélectionner une ici. Ce champ est disponible si Activer le lettrage pour ce compte est sélectionné.
   Dimensions requises	Dans cette section, cochez les cases pour exiger des dimensions pour les entrées de transaction affectées à ce compte. Toutes les dimensions sélectionnées seront requises. En quoi consistent les dimensions ? Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes : Établissement Service Classe Client Article Projet Fournisseur Collaborateur Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire) Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats) En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Branche d’activité. Renseignez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution et OEM. Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants : Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives. Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

3. Si vous configurez des comptes de rapport représentant d’autres plans comptables, vous pouvez utiliser la section Mappage des comptes de rapport afin de mapper les comptes du Grand livre. En savoir plus sur les autres outils de mappage des comptes de rapport.

   La fonction « rapports de comptes » est une fonction facultative du Grand livre qui vous permet de générer et d’afficher des rapports à l’aide d’ensembles de comptes autres que vos comptes du Grand livre. C’est le plus courant pour les entreprises qui ont des clients, des propriétaires ou d’autres organismes de gouvernance qui ont besoin de voir des rapports dans leurs propres diagrammes de comptes.

4. Sélectionnez Enregistrer.
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