Utilisation récurrente

Cette rubrique ne s’applique qu’aux contrats à terme. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

Si vous avez un Facturation à l’utilisation d’une quantité variable Ligne de contrat pour laquelle vous allez facturer fournisseur une quantité spécifique d’un article de manière régulière, vous pouvez paramétrer la ligne de contrat avec une utilisation récurrente.

À propos de l’utilisation récurrente

Dans l’application Contrats, indiquez que la quantité d’utilisation est récurrente sur la ligne de contrat de quantité variable, entrez la fiche d’utilisation une fois pour la ligne de contrat, puis le système crée un fiche d’utilisation pour la quantité récurrente pour chaque période de facturation suivante, telle que définie par les paramètres de prix. Vous devez disposer d’une entrée de tarif de facturation dans le tarif de facturation applicable pour l’article pour lequel vous souhaitez facturer fournisseur des quantités récurrentes.

Si vous devez modifier la quantité d’utilisation récurrente, vous créez une autre fiche d’utilisation pour la ligne de contrat qui contient une quantité positive ou négative qui, combinée à la quantité d’utilisation initiale, sera égale à la quantité souhaitée.

Les revenus liés à l’utilisation récurrente sont comptabilisés immédiatement sur la facture, de sorte qu’il n’y a pas de calendrier de revenus. La facture d’utilisation récurrente débite les Comptes clients facturés et crédite le chiffre d’affaires facturé. Vous ne pouvez pas utiliser l’utilisation récurrente sur les lignes de contrat qui utilisent la reconnaissance de revenu basée sur la quantité.

Exemple d’utilisation récurrente

Supposons que votre société vende des licences utilisateur mensuelles pour votre logiciel. Le 1er janvier, un nouveau client, Pacific Board Shop, passe une commande de 5 licences utilisateur à 25,00 chacune pour une durée de 12 mois, du 1er janvier au 31 décembre. Vous créez un contrat pour Pacific Board Shop et ajoutez une ligne de contrat de quantité variable pour l’article logiciel. Dans la section Facturation de la ligne de contrat, cochez la case Quantité d’utilisation récurrente et sélectionnez « Après chaque facture » comme option Réinitialiser la quantité d’utilisation. Ensuite, vous ajoutez une fiche d’utilisation avec une quantité de 5 pour janvier.

Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en janvier, la facture indique une quantité d’utilisation de 5 avec un montant de facture de 125,00.

En février, vous n’avez pas besoin de créer de fiche d’utilisation. Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en février, la facture indique une quantité d’utilisation de 5 avec un montant de facture de 125,00. Lors de l’événement de facture, le système crée automatiquement une fiche d’utilisation pour la quantité récurrente de 5 avec une date d’utilisation récurrente en février.

En mars, Pacific Board Shop appelle et veut réduire le numéro de licences à 4 à partir d’avril. Vous ajoutez une fiche d’utilisation à la ligne de contrat logiciel dont la quantité d’utilisation est -1 pour avril. Lorsque vous générez la facture de la boutique Pacific Board en avril, le système crée un fiche d’utilisation pour la quantité récurrente de 5. La facture indique une quantité d’utilisation de 4 avec un montant de facture de 100,00.

Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en mai, la facture indique une quantité d’utilisation de 4 avec un montant de facture de 100,00. Sur la facture, le système crée deux enregistrements d’utilisation : un pour 5 et un pour -1.

Configurer l’utilisation récurrente

1. Ajouter une entrée de tarif pour le article souhaité à la tarif de facturation applicable. Notez ce qui suit :
   • L’utilisation récurrente est généralement facturée sous forme de tarification par paliers, mais vous pouvez utiliser la tarification par plage si vous le souhaitez.
   • Si vous utilisez la tarification différenciée, vous devez spécifier au moins un tarif par niveau.
   • Le La quantité utilisée se répète et Réinitialiser la quantité d’utilisation Les options seront par défaut sur la ligne de contrat de l’article, que l’utilisateur peut modifier le cas échéant.
   • Voir les exemples 3 et 4 dans Comment le système détermine les quantités de facturation Pour plus d’informations sur la façon dont les paramètres de tarification fonctionnent ensemble pour l’utilisation récurrente.
2. S’il s’agit d’un nouveau contrat, Créer le contrat et sélectionnez l’icône Liste de tarifs de facturation . Si les lignes de contrat utilisent un Fréquence des montants forfaitaires/fixes de Facturation unique ou à l’utilisation, sélectionnez un Fréquence de facturation sur le contrat pour déterminer la fréquence à laquelle l’utilisation se reproduit.
3. Ajouter une ligne de contrat pour l’article applicable au contrat. Notez ce qui suit :
   • L' Mode de facturation doit être basé sur la quantité et le Type de quantité doit être variable.
   • Assurez-vous que l’icône La quantité utilisée se répète est cochée.
   • L' Montant fixe/fixe peut être zéro. Si le montant Fixe/Fixe est égal à zéro, la ligne de contrat n’aura pas d’échéancier de produit car le produit est comptabilisé sur la facture pour utilisation. Toutefois, vous devez toujours sélectionner au moins un modèle de revenu Tarif journalier ou Tarif linéaire afin d’enregistrer la ligne de contrat.
   • Si l’attribut Fréquence des montants forfaitaires/fixes = Inclure à chaque facture, sélectionnez un Fréquence de facturation sur la ligne de contrat pour déterminer la fréquence de récurrence de l’utilisation.
4. Ajouter une fiche d’utilisation pour la quantité récurrente. L' Date d’utilisation doit se situer au cours de la période de facturation au cours de laquelle vous souhaitez que l’utilisation commence à être facturée.

   Le système utilisera le même jour du mois pour la Date d’utilisation récurrente pour chaque fiche d’utilisation récurrente ultérieure. Par exemple, si vous utilisez le 15 janvier comme date d’utilisation pour la fiche d’utilisation récurrente initiale et que la fréquence de facturation est mensuelle, le système définira la date d’utilisation récurrente pour la fiche d’utilisation récurrente suivante au 15 février.

Ajuster la quantité d’utilisation récurrente

Si la fiche d’utilisation récurrente initiale n’a pas été facturée, vous pouvez Modifier la fiche d’utilisation au besoin.

Si la fiche d’utilisation récurrente initiale a été facturée et que vous souhaitez modifier la quantité récurrente, Ajouter une autre fiche d’utilisation avec une quantité positive ou négative qui, combinée aux enregistrements d’utilisation récurrente existants, sera égale à la quantité souhaitée.

Par exemple, si la quantité d’utilisation récurrente actuelle est 5 et que vous souhaitez la remplacer par 3, ajoutez une fiche d’utilisation avec une quantité de -2 à la ligne de contrat. Si la quantité d’utilisation récurrente est 5 et que vous souhaitez la remplacer par 8, ajoutez une fiche d’utilisation avec une quantité de 3 à la ligne de contrat.

La date d’utilisation de la fiche d’utilisation d’ajustement doit correspondre à la période de facturation au cours de laquelle vous souhaitez que la modification se produise.

Supprimer l’utilisation récurrente

Si la fiche d’utilisation récurrente initiale n’a pas été facturée, vous pouvez Supprimer la fiche d’utilisation au besoin.

Si la fiche d’utilisation récurrente initiale a été facturée, supprimer la facture associée et puis vous pouvez Supprimer la fiche d’utilisation au besoin.

Si la fiche d’utilisation récurrente a été créée par le système sur la facture, supprimer la facture associée. La suppression de la facture supprime automatiquement les enregistrements d’utilisation récurrentes créés par le système.

Les mêmes règles qui régissent la suppression des factures Ventes s’appliquent aux factures contractuelles (par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une facture si un paiement lui a été appliqué).

Activer ou désactiver l’utilisation récurrente

Si vous souhaitez commencer l’utilisation récurrente d’une ligne de contrat, reportez-vous à la section Configurer l’utilisation récurrente pour plus de détails. Bien que vous puissiez commencer une utilisation récurrente sur une ligne de contrat en cours, sachez que tous les enregistrements d’utilisation existants pour la ligne de contrat seront considérés comme une utilisation récurrente et que les résultats de facturation peuvent ne pas être ceux attendus.

Si vous arrêtez l’utilisation récurrente, la prochaine fois que vous générerez une facture pour la ligne de contrat, le système ne créera pas de fiche d’utilisation récurrente. Vous pouvez continuer à ajouter des enregistrements d’utilisation à la ligne de contrat pour laquelle vous pouvez générer une facturation. Alternativement, vous pouvez Annuler la ligne de contrat.

Si vous commencez l’utilisation récurrente après son arrêt, la prochaine fois que vous générerez une facture pour la ligne de contrat, le système inclura la facturation de toutes les quantités récurrentes qui ont été ignorées alors que l’utilisation récurrente n’était pas active. Il considérera également tous les enregistrements d’utilisation ajoutés pendant la période d’arrêt comme une utilisation récurrente.

Pour activer ou désactiver l’utilisation récurrente d’une ligne de contrat :

1. Ouvrir la ligne de contrat dans Modifier mode.
2. Dans le Facturation , effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour activer l’utilisation récurrente, sélectionnez l’icône La quantité utilisée se répète case à cocher.
   • Pour désactiver l’utilisation récurrente, compensez l’icône La quantité utilisée se répète case à cocher.
3. Enregistrez la ligne de contrat.