Utilisation récurrente

Cette rubrique ne s’applique qu’aux contrats à durée déterminée. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

Si vous avez un Facturation de l’utilisation de quantité variable Ligne de contrat pour laquelle vous facturerez une quantité spécifique d’un article sur une base régulière, vous pouvez configurer la ligne de contrat avec une utilisation récurrente.

À propos de l’utilisation récurrente

Dans l’application Contrats, indiquez que la quantité d’utilisation se répète sur la ligne de contrat à quantité variable, saisissez l’enregistrement d’utilisation une fois pour la ligne de contrat, puis le système crée un enregistrement d’utilisation pour la quantité récurrente pour chaque période de facturation suivante, telle que définie par les paramètres de prix. Vous devez disposer d’une écriture de tarif de facturation dans le tarif de facturation applicable pour l’article pour lequel vous souhaitez facturer des quantités récurrentes.

Si vous devez modifier la quantité d’utilisation récurrente, vous créez un autre enregistrement d’utilisation pour la ligne de contrat qui contient une quantité positive ou négative qui, combinée à la quantité d’utilisation d’origine, sera égale à la quantité souhaitée.

Les revenus pour une utilisation récurrente sont reconnus immédiatement sur la facture, il n’y a donc pas de calendrier de revenus. La facture d’utilisation récurrente débite les comptes clients facturés et crédite les revenus de vente facturés. Vous ne pouvez pas utiliser l’utilisation récurrente sur les lignes de contrat qui utilisent la reconnaissance de revenu basée sur la quantité.

Exemple d’utilisation récurrente

Supposons que votre société vende des licences utilisateur mensuelles pour votre logiciel. Le 1er janvier, un nouveau client, Pacific Board Shop, passe une commande de 5 licences utilisateur à 25h00 chacune pour une durée de 12 mois, du 1er janvier au 31 décembre. Vous créez un contrat pour Pacific Board Shop et ajoutez une ligne de contrat à quantité variable pour l’article logiciel. Dans la section Facturation de la ligne de contrat, cochez la case Quantité d’utilisation récurrente et sélectionnez « Après chaque facture » comme option Réinitialiser la quantité d’utilisation. Ensuite, vous ajoutez un enregistrement d’utilisation avec une quantité de 5 pour janvier.

Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en janvier, la facture indique une quantité d’utilisation de 5 avec un montant de facture de 125,00.

En février, vous n’avez pas besoin de créer d’enregistrement d’utilisation. Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en février, la facture indique une quantité d’utilisation de 5 avec un montant de facture de 125,00. Sur l’événement de facture, le système crée automatiquement un enregistrement d’utilisation pour la quantité récurrente de 5 avec une date d’utilisation récurrente en février.

En mars, Pacific Board Shop appelle et veut réduire le nombre de licences à 4 à partir d’avril. Vous ajoutez un enregistrement d’utilisation à la ligne du contrat logiciel dont la quantité d’utilisation est de -1 pour avril. Lorsque vous générez la facture de la boutique Pacific Board en avril, le système crée un enregistrement d’utilisation pour la quantité récurrente de 5. La facture indique une quantité d’utilisation de 4 avec un montant de facture de 100,00.

Lorsque vous générez la facture de Pacific Board Shop en mai, la facture indique une quantité d’utilisation de 4 avec un montant de facture de 100,00. Sur la facture, le système crée deux fiches d’utilisation : une pour 5 et une pour -1.

Configurer l’utilisation récurrente

1. Ajouter une écriture de tarif pour l’article souhaité au tarif de facturation applicable. Notez ce qui suit :
   • Le prix de l’utilisation récurrente est généralement fixé selon la tarification par échelons, mais vous pouvez utiliser la tarification par plage si vous le souhaitez.
   • Si vous utilisez une tarification par échelons, vous devez spécifier au moins un taux de niveau.
   • Le fichier sélectionné Quantité d’utilisation récurrente et Réinitialiser la quantité d’utilisation Les options seront définies par défaut sur la ligne de contrat de l’article, que l’utilisateur peut modifier le cas échéant.
   • Voir les exemples 3 et 4 dans Comment le système détermine les quantités de facturation pour plus d’informations sur la façon dont les paramètres de tarification fonctionnent ensemble pour une utilisation récurrente.
2. S’il s’agit d’un nouveau contrat, Créer le contrat et sélectionnez le Liste de tarifs de facturation . Si les lignes de contrat utilisent un élément Fréquence des montants forfaitaires/fixes du modèle de facturation unique ou d’utilisation, sélectionnez un Fréquence de facturation sur le contrat pour déterminer la fréquence de récurrence de l’utilisation.
3. Ajouter une ligne de contrat pour l’article applicable au contrat. Notez ce qui suit :
   • Le Méthode de facturation doit être basé sur la quantité et l’attribut Type de quantité doit être variable.
   • Assurez-vous que le Quantité d’utilisation récurrente case est cochée.
   • Le Montant forfaitaire/fixe peut être égal à zéro. Si le montant forfaitaire/fixe est égal à zéro, la ligne de contrat n’aura pas de calendrier de revenus, car les revenus sont reconnus sur la facture pour utilisation. Cependant, vous devez toujours sélectionner au moins un modèle de revenus quotidiens ou linéaires pour enregistrer la ligne de contrat.
   • Si le Fréquence des montants forfaitaires/fixes = Inclure à chaque facture, sélectionnez un Fréquence de facturation sur la ligne de contrat pour déterminer la fréquence de récurrence de l’utilisation.
4. Ajoutez un enregistrement d’utilisation pour la quantité récurrente. Le Date d’utilisation doit se situer dans la période de facturation au cours de laquelle vous souhaitez que l’utilisation commence à être facturée.

   Le système utilisera le même jour du mois pour le Date d’utilisation récurrente pour chaque enregistrement d’utilisation récurrente ultérieur. Par exemple, si vous utilisez le 15 janvier comme date d’utilisation pour l’enregistrement d’utilisation récurrent initial et que la fréquence de facturation est mensuelle, le système définit la date d’utilisation récurrente pour l’enregistrement d’utilisation récurrente suivante sur le 15 février.

Ajuster la quantité d’utilisation récurrente

Si l’enregistrement d’utilisation récurrent initial n’a pas été facturé, vous pouvez Modifier l’enregistrement d’utilisation au besoin.

Si l’enregistrement d’utilisation récurrent initial a été facturé et que vous souhaitez modifier la quantité récurrente, Ajouter un autre enregistrement d’utilisation avec une quantité positive ou négative qui, combinée aux enregistrements d’utilisation récurrente existants, sera égale à la quantité souhaitée.

Par exemple, si la quantité d’utilisation récurrente actuelle est de 5 et que vous souhaitez la remplacer par 3, ajoutez un enregistrement d’utilisation avec une quantité de -2 à la ligne de contrat. Si la quantité d’utilisation récurrente est de 5 et que vous souhaitez la remplacer par 8, ajoutez un enregistrement d’utilisation avec une quantité de 3 à la ligne de contrat.

La date d’utilisation de l’enregistrement d’utilisation de régularisation doit être dans la période de facturation au cours de laquelle vous souhaitez que la modification se produise.

Supprimer l’utilisation récurrente

Si l’enregistrement d’utilisation récurrent initial n’a pas été facturé, vous pouvez Supprimez l’enregistrement d’utilisation au besoin.

Si l’enregistrement d’utilisation récurrent initial a été facturé, Supprimez la facture associée Et ensuite vous pouvez Supprimez l’enregistrement d’utilisation au besoin.

Si l’enregistrement d’utilisation récurrente a été créé par le système sur la facture, Supprimez la facture associée. La suppression de la facture supprime automatiquement les enregistrements d’utilisation récurrents créés par le système.

Les mêmes règles que celles qui régissent la suppression des factures de ventes s’appliquent aux factures contrat (par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une facture si un paiement lui a été appliqué).

Activer ou désactiver l’utilisation récurrente

Si vous souhaitez commencer l’utilisation récurrente d’une ligne de contrat, reportez-vous à la section Configurer l’utilisation récurrente pour plus de détails. Bien que vous puissiez commencer l’utilisation récurrente sur une ligne de contrat en cours, sachez que tout enregistrement d’utilisation existant pour la ligne de contrat sera considéré comme une utilisation récurrente et que les résultats de facturation peuvent ne pas être ceux attendus.

Si vous arrêtez l’utilisation récurrente, la prochaine fois que vous générerez une facture pour la ligne de contrat, le système ne créera pas d’enregistrement d’utilisation récurrente. Vous pouvez continuer à ajouter des enregistrements d’utilisation à la ligne de contrat pour laquelle vous pouvez générer une facturation. Vous pouvez également Annuler la ligne de contrat.

Si vous commencez l’utilisation récurrente après son arrêt, la prochaine fois que vous générez une facture pour la ligne de contrat, le système inclut la facturation de toutes les quantités récurrentes qui ont été ignorées alors que l’utilisation récurrente n’était pas active. Il considérera également tous les enregistrements d’utilisation ajoutés pendant la période arrêtée comme une utilisation récurrente.

Pour activer ou désactiver l’utilisation récurrente d’une ligne de contrat :

1. Ouvrez la ligne de contrat dans Éditer mode.
2. Dans le Facturation , effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour activer l’utilisation récurrente, sélectionnez l’icône Quantité d’utilisation récurrente case à cocher.
   • Pour désactiver l’utilisation récurrente, effacez la Quantité d’utilisation récurrente case à cocher.
3. Enregistrez la ligne de contrat.