Ajouter un utilisateur

Vous devez disposer de privilèges d’administrateur complets ou limités pour ajouter un utilisateur. Pour ajouter un autre utilisateur avec des privilèges d’administrateur, vous devez vous-même disposer de privilèges d’administrateur complets. Soyez prêt à saisir votre mot de passe administrateur lorsque vous ajoutez ou modifiez un utilisateur. Cette vérification protège les informations d’un utilisateur contre tout accès non autorisé ou illégal.

Ajouter un nouvel utilisateur

La création d’un nouvel utilisateur pourrait dépasser votre nombre d’utilisateurs. Si vous n’êtes pas sûr de votre nombre d’utilisateurs, consultez la section Nombre d’utilisateurs dans Informations d’utilisationou Contactez votre gestionnaire de compte.

1. Assurez-vous de travailler au niveau général de votre société Intacct en sélectionnant Niveau général au-dessus de la barre d’application.

2. Atteindre > de la société Admin > Utilisateurs, rôles et groupes et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Utilisateurs.

3. Saisissez un fichier unique Identifiant.

   Il s’agit de l’identifiant qu’il utilisera pour se connecter.

   L’ID utilisateur est permanent et ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

4. Saisissez un Nom d’utilisateur pour identifier la personne dans la liste des utilisateurs.

   Si l’utilisateur est également un collaborateur, un client ou un fournisseur, il n’est pas nécessaire que le nom d’utilisateur soit identique à celui utilisé dans la liste des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs.

5. Saisissez le nom de l’utilisateur Adresse e-mail du compte.

   Cette adresse e-mail est utilisée à des fins de vérification chaque fois qu’un utilisateur lance ou demande une réinitialisation du mot de passe.

   Le Adresse e-mail du compte ne doit pas nécessairement correspondre au Adresse e-mail principale des Nom du contact. Les utilisateurs peuvent mettre à jour l’adresse e-mail du compte à partir de leur Mes préférences page.

6. Sélectionnez le Statut.

   Les nouveaux utilisateurs ne peuvent être créés qu’avec le statut Actif ou Verrouillé. En savoir plus sur chaque statut.

7. Choisir Conserver mon mot de passe jusqu’à ce que l’administrateur le réinitialise pour empêcher l’expiration du mot de passe.

   Si votre société a une règle selon laquelle les mots de passe doivent être modifiés après une certaine période, cette règle n’affectera pas le mot de passe de cet utilisateur. Nous vous recommandons de sélectionner cette option uniquement dans les cas où le logiciel se connecte automatiquement à l’API des services Web.

8. Sélectionnez une fiche de contact à associer à cet utilisateur.

   • Sélectionnez une fiche de contact existante pour l’utilisateur s’il s’agit d’un collaborateur, d’un client ou d’un fournisseur. En savoir plus sur la transformation d’un collaborateur en utilisateur.
   • Vous pouvez créer une nouvelle fiche de contact manuellement à partir de la liste déroulante des contacts.
   • Le contact sélectionné doit avoir un prénom et un nom (de famille). Si le contact sélectionné n’a pas de prénom et nom (de famille), mettez à jour les coordonnées avant de l’associer à un compte utilisateur.
   Quelle est la différence entre un identifiant utilisateur et un nom de contact ?

   • Un identifiant utilisateur associé à un mot de passe permet d’accéder à la société.
   • Un contact peut être une personne qui n’est pas nécessairement un utilisateur de la société, comme un fournisseur ou un contact client.
   • Il est possible de convertir un contact en utilisateur en ajoutant son nom à un nouveau profil utilisateur. Par exemple, vous pouvez associer un contact de collaborateur à un identifiant utilisateur pour permettre à ce collaborateur de saisir des feuilles de temps et des dépenses. De même, vous pouvez associer un contact client à un identifiant utilisateur pour permettre à un client de se connecter et d’approuver des feuilles de temps ou des paiements de frais. En outre, certains fournisseurs peuvent être des sous-traitants devant se connecter pour saisir des feuilles de temps et des dépenses.
   • La création d’un utilisateur ne crée pas automatiquement une fiche de contact pour l’utilisateur.

9. Si votre société a activé les suites, vous pouvez sélectionner dans la section Permissions les produits de la suite auxquels l’utilisateur aura accès.
   Si les suites ne sont pas activées pour votre société, ignorez cette étape.

10. Dans la section Permissions de Sage Intacct Financials, sélectionnez une Type d’utilisateur pour l’utilisateur.

    Le type d’utilisateur contrôle les fonctionnalités disponibles pour un utilisateur. Vous pouvez restreindre davantage l’accès d’un utilisateur en lui attribuant des permissions spécifiques.

    En savoir plus sur Ce que chaque type d’utilisateur peut faire.

    Le type d’utilisateur que vous choisissez a également une incidence sur le coût. Les coûts d’abonnement pour les utilisateurs collaborateurs sont peu coûteux, ce qui signifie que votre société peut ajouter tous ses collaborateurs afin de saisir leurs notes de frais.

11. Choisir Privilèges d’administrateur pour le nouvel utilisateur.

    Privilèges d’administrateur

    Un utilisateur disposant de privilèges administrateur dispose du niveau d’accès au système le plus élevé possible. Vous pouvez attribuer des privilèges d’administrateur à un utilisateur professionnel, mais vous ne pouvez pas attribuer de privilèges d’administrateur à aucun autre type d’utilisateur. Intacct recommande à chaque société de maintenir au moins deux administrateurs complets.

    Administrateur limité Les privilèges donnent la possibilité de :

    • Créer des utilisateurs.
    • Configurez et abonnez-vous aux applications.
    • Attribuez des permissions aux utilisateurs.
    • Accédez aux rapports financiers pour gérer les rapports.

    Administrateur complet Les utilisateurs ont les mêmes privilèges que les administrateurs limités, avec la possibilité de :

    • Créez un autre administrateur complet.
    • Accès à toutes les fonctionnalités de Services de plateforme.
    • Utilisez la Essayer le rôle dans Sociétés basées sur les rôles.
12. Utilisez la Rôle Tableau permettant d’attribuer des rôles à un utilisateur si les permissions basées sur les rôles sont activées dans votre société.

    En savoir plus sur Rôles.

13. Sauvegarder vos modifications.

    Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous rappeler que la création d’un nouvel utilisateur pourrait dépasser votre nombre d’utilisateurs. Contactez votre responsable de compte si vous n’êtes pas sûr de votre nombre d’utilisateurs.

14. Choisir Créer pour continuer à créer un nouvel utilisateur.

    Le Vérifier votre identité La page s’affiche.

15. Saisissez votre mot de passe.

En savoir plus sur le de la page Informations sur l’utilisateur.

Étapes suivant l’ajout d’un nouvel utilisateur

Le nouvel utilisateur recevra un e-mail contenant ses informations de connexion et des instructions sur la façon de se connecter à votre société.

Étapes suivantes: Après avoir créé un utilisateur, Attribuer des permissions à l’utilisateur afin que l’utilisateur puisse accomplir des tâches. Si vous n’attribuez pas de permissions à l’utilisateur, celui-ci ne pourra pas effectuer de tâches.

Modification de l’adresse e-mail principale

Si vous devez modifier le Adresse e-mail principale À tout moment, vous devrez ajouter un nouveau contact ou sélectionner un autre nom de contact dans la fiche dupliquée.

Remplacer un utilisateur existant

Vous devez d’abord désactiver l’utilisateur que vous souhaitez remplacer. Vous devez ensuite créer un nouvel utilisateur avec un ID utilisateur différent.

• Désactiver l’utilisateur que vous souhaitez remplacer.
• Suivez les étapes décrites dans Ajouter un nouvel utilisateur et créez un identifiant utilisateur unique pour le nouvel utilisateur.

Créer un nouvel utilisateur client, collaborateur ou fournisseur

Si vous créez un nouvel utilisateur qui est également un collaborateur, un client ou un fournisseur, ajoutez-le d’abord à la liste des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs, puis ajoutez-le en tant qu’utilisateur. La création d’une fiche de contact est un processus distinct de l’ajout d’un nouvel utilisateur.

• Suivez les étapes décrites dans l’une des rubriques d’aide suivantes, si nécessaire :
  • Affecter des contacts existants à un client, un collaborateur ou un fournisseur
  • Créer un contact
  • Lier un collaborateur à un utilisateur
• Suivez les étapes décrites dans Ajouter un nouvel utilisateur.

Appliquer des restrictions d’entité à un utilisateur

Vous pouvez restreindre un utilisateur à une ou plusieurs entités dans une société multi-entités. En savoir plus sur Application de restrictions d’entité à un utilisateur.