Travailler avec les collaborateurs

Il est recommandé de créer une fiche d’enregistrement pour chacun de vos employés afin de pouvoir effectuer les opérations suivantes :

Rapports sur les données
Traitement de la paie et des avantages sociaux

Ajouter un collaborateur de base

La fiche d’collaborateur la plus basique a besoin d’un ID et d’un nom de contact. Un collaborateur peut également avoir besoin d’être connecté à un établissement, en fonction de la configuration de votre société. Tous les autres champs sont facultatifs mais peuvent être utilisés pour d’autres fonctions dans Intacct. En savoir plus sur Ajout d’un collaborateur détaillé.

De la liste améliorée pour cette zone, vous pouvez ajouter des informations à Intacct à l’aide de la commande Service d’importation. Sélectionnez Importer pour commencer.

Abonnement	Société Temps et dépenses Projets
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Société Dépenses Projets Temps Collaborateurs : Liste, Afficher, Ajouter

Aller à Rapports > Configuration > Les dimensions > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Dépenses > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Projets > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Heure > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.
Entrez un ID de collaborateur.
Sélectionnez un Contact principal.
Sélectionnez une Établissement.
Si vous le souhaitez, remplissez les champs de chaque onglet.
Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un collaborateur détaillé

Créez une fiche d’collaborateur plus détaillée pour stocker les détails de l’emploi, suivre les tarifs des coûts, et Configurer les informations de remboursement pour un collaborateur.

Abonnement	Société Temps et dépenses Projets
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Société Dépenses Projets Temps Collaborateurs : Liste, Afficher, Ajouter

Aller à Rapports > Mise en place > Dimensions et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

Aller à Dépenses > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Projets > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.

Aller à Heure > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Employés.
Entrez un ID de collaborateur.
Sélectionnez un Contact principal.
Sélectionnez une Établissement.
Si vous le souhaitez, remplissez les champs.

Pour les organisations basées sur des projets ou des services, associez un collaborateur à un Type de gain pour calculer le coût réel de la main-d’œuvre de ce collaborateur. Ensuite, le coût est validé dans le ou les comptes Grand livre que vous avez configurés lors de la configuration de l’application Projets. En savoir plus sur Paramétrage de la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre.
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources tab.
Entrez un Catégorie.
Sélectionnez un Contactez-nous.

Suivi des tarifs des coûts

Sélectionnez l’icône Taux de coût tab.
Entrez un Taux horaire ou Salaire annuel.
Sélectionnez ou entrez un Date de début.
Sélectionnez Ajouter.

Configurer les informations de remboursement

Spécifiez et configurez le mode de paiement préféré du collaborateur pour les remboursements. Vous pouvez également Configurer les notifications de paiement automatiques pour le collaborateur.

Remboursements ACH ou fichier bancaire

Si vous remboursez des employés par le biais d’un ACH ou de fichiers bancaires, configurez les informations requises pour dépôt les paiements dans le compte bancaire de ce collaborateur sur le Informations sur le remboursement tab.

Sélectionnez l’icône Informations sur le remboursement tab.
Pour le mode de paiement préféré, sélectionnez ACH ou fichier bancaire.
Pour Sélectionner une option pour activer le service, sélectionnez Activer les paiements ACH.

Entrez les informations sur le compte bancaire de l’collaborateur dans les détails de la configuration ACH. Contactez votre collaborateur pour obtenir ces informations.

Fichiers ACH

Descriptions des champs de fichiers ACH
Champ	Description
Numéro d’acheminement de la banque ACH	Numéro de routage du compte du collaborateur.
Numéro de compte	Entrez le numéro de compte du collaborateur.
Type de compte	Sélectionnez le type de compte du collaborateur. Les options suivantes sont disponibles : Compte courant Compte d’épargne
Classification du compte	Indiquez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, sélectionnez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte d’entreprise, sélectionnez le code de classification que la banque utilise pour les paiements ACH effectués sur des comptes d’entreprise (CTX ou CCD). Si le collaborateur ne connaît pas le code de classification, il doit contacter sa banque.

Dossiers bancaires australiens

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Australie.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Référence	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence.

Dossiers bancaires France

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez France.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Dossiers bancaires en Irlande

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Irlande.
IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

Dossiers bancaires d’Afrique du Sud

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
Numéro du compte de domiciliation	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
Guichet de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
Indicateur de preuve de paiement	Entrez Vrai, V (Oui) ou Faux, F (Non) pour indiquer si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence de l’utilisateur.
Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format comme format de fichier pour votre compte courant.

Fichiers bancaires du Royaume-Uni

Descriptions des champs de fichiers bancaires
Champ	Description
Pays du paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
Code guichet du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence de BACS. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant le format de fichier BarclaysNet Payment Ref pour votre compte courant au Royaume-Uni.

Sélectionnez Enregistrer.

Configurer les notifications de paiement automatiques

Vous pouvez informer automatiquement les employés lorsqu’ils ont été remboursés pour leurs dépenses. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Configurez l’e-mail de notification de paiement.

Dans le cadre du processus de configuration des notifications de paiement automatiques, vous devez procéder comme suit :

Sélectionnez les employés à informer des remboursements de dépenses.
Vérifiez que chaque collaborateur dispose d’une adresse e-mail dans ses contacts.

Dans l’onglet Informations sur le remboursement, sélectionnez Envoi d’une notification de paiement automatique.
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources tab.
Sélectionnez l’icône Personnes-ressources et choisissez Voir.
Vérifiez le nom et l’adresse e-mail du collaborateur.

L’e-mail de notification de paiement utilisera automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant dans la fiche du contact principal du collaborateur.
Sélectionnez Enregistrer.