Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser

La sélection d’un rapport de dépenses à rembourser implique 2 pages :

• Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser : Filtrez la liste des rapports de dépenses à rembourser en fonction de critères tels que le nom du collaborateur ou le mode de paiement préféré. Vous pouvez également sélectionner Liste pour afficher tous les rapports de dépenses des collaborateurs disponibles pour un remboursement.
• Sélectionner pour payer : Déterminez le montant total que vous souhaitez payer pour un ou plusieurs rapports de dépenses, ou enregistrez les remboursements effectués en dehors du système en espèces.

Si votre société utilise les approbations, la dépense est alors déplacée vers la page Remboursements en attente. Si votre société n’utilise pas les approbations, vous pouvez décaisser le paiement, par exemple en imprimant un chèque ou en générant un fichier de paiement ACH.

Définir les options de filtre

Filtrez et triez les rapports de dépenses sur la page Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser. Sur cette page, vous disposez des 2 options suivantes :

• Pour afficher rapidement tous les rapports de dépenses triés par date d’échéance, sélectionnez Liste.
• Pour réduire la plage de rapports de dépenses affichés par le système, définissez les options de filtre nécessaires, puis sélectionnez Liste. Consultez les descriptions des filtres ci-dessous.

Le système affiche une liste des rapports de dépenses à rembourser sur la page Sélectionner pour payer. Vous pouvez faire défiler cette liste à l’aide de la barre de défilement située en regard de la liste.

Filtrer les rapports de dépenses

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser ou Sélectionner pour payer.

2. Pour filtrer par informations d’entité dans Filtres et regroupement d’entités:

   • Si vous avez défini des relations entre les entités et que vous souhaitez afficher les rapports de dépenses uniquement à partir d’entités ayant une relation définie avec une entité source particulière, sélectionnez l’icône Sélectionner les entités de source de paiement Flèche vers le bas pour afficher la liste des entités sources. Sélectionnez ensuite l’entité désirée.
   • Vous pouvez filtrer cette liste pour des entités spécifiques qui ont des relations avec l’entité source. Choisir Sélectionné, puis dans la Entités de paiement Liste, sélection multiple (Ctrl + clicou Maj + clic) les entités requises, puis sélectionnez le chevron droit pour les déplacer dans le Entités de paiement encadré à droite.
   • Vous pouvez filtrer cette liste pour afficher uniquement les entités qui peuvent payer l’intégralité du rapport de dépenses. Pour ce faire, dans le menu Regroupé par section, sélectionnez Entité, puis cochez la case Sélectionner des entités capables de valider complètement toutes les dépenses case à cocher.
   • Vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure des rapports de dépenses selon qu’ils comportent ou non des éléments multi-entités :
     • Inclure: Inclut les rapports de dépenses contenant des éléments multi-entités tant qu’un élément répond aux critères.
     • Exclure: Excluez les rapports de dépenses qui comportent des éléments multi-entités même si un ou plusieurs éléments répondent aux critères
     • Seulement: Afficher uniquement les rapports de dépenses contenant des éléments multi-entités ; Les rapports de dépenses avec plusieurs éléments pour la même entité sont exclus
   • Après avoir sélectionné Listele Sélectionner pour payer La liste affiche les rapports de dépenses au niveau général et au niveau de l’entité.

3. Pour filtrer par informations sur le collaborateur dans Filtres Collaborateur:

   • Pour définir une plage de collaborateurs pour lesquels payer des notes de frais, dans De l’employé et Au collaborateur, sélectionnez respectivement une plage. Ces listes de sélection définissent la plage de collaborateurs dans l’ordre selon ID #.
   • Pour filtrer les rapports de dépenses selon le mode de paiement préféré du collaborateur, choisissez une option dans la Mode de paiement menu déroulant.

4. Pour filtrer par informations de rapport de dépenses, sous Filtres du rapport de dépenses:

   • Pour définir une plage de dates selon laquelle afficher les rapports de dépenses, dans À partir de la date du rapport de dépenses et Jusqu’à la date du rapport de dépenses, saisissez ou sélectionnez respectivement les dates de début et de fin. Il s’agit de la date à laquelle le rapport de dépenses a été soumis.
   • Pour définir une plage de numéros de rapport de dépenses selon laquelle vous souhaitez afficher les rapports de dépenses, dans À partir du numéro du rapport de dépenses et Jusqu’au numéro du rapport de dépenses, sélectionnez respectivement les numéros de début et de fin.
   • Pour définir une plage de montants de rapport de dépenses selon laquelle vous souhaitez afficher les rapports de dépenses, dans À partir du montant disponible à payer Sélectionnez >=, = ou >, puis saisissez un montant inférieur. Dans Jusqu’au montant disponible à payer choisir <= or <, then type a top-of-range amount.
   • Si votre société utilise plusieurs devises, pour filtrer les rapports de dépenses avec une devise spécifique, sélectionnez Devise des dépenses, puis sélectionnez la devise que vous souhaitez utiliser. Si vous choisissez votre devise de tenue de compte ici, le système sélectionne l’icône Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer case à cocher pour vous. Si vous sélectionnez une devise étrangère, le système décoche cette case.

5. Pour contrôler l’ordre de tri et le nombre de fiches affichées par page, dans Format:

   • Par défaut, le système trie les notes de frais par date de document. Pour ajouter des articles à trier, sélectionnez la liste de sélection sous Trier par, sélectionnez un article à trier, puis sélectionnez Ajouter. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste Trier par, puis sélectionnez le bouton X icône.
   • Les rapports de dépenses sont triés en fonction de l’ordre des articles dans la Trier par liste. Pour organiser les articles dans la liste Trier par, sélectionnez un article, puis sélectionnez l’icône en haut et Icônes fléchées vers le bas pour déplacer l’élément vers le haut ou vers le bas de la liste, respectivement.
   • Pour modifier le nombre de rapports de dépenses affichés sur une page, sélectionnez Nombre maximum d’enregistrements à sélectionner, puis sélectionnez une valeur entre 50 et 250.

6. Lorsque les filtres sont définis comme vous le souhaitez, sélectionnez Liste.

   Pour revenir à la page des filtres et des formats, sélectionnez Personnaliser. Les filtres restent les mêmes que ceux que vous avez définis avant de les sélectionner Liste.

Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser

Sur la page Sélectionner pour payer, vous pouvez choisir les rapports de dépenses à rembourser, le mode de paiement à utiliser pour le remboursement et l’établissement auprès duquel ces fonds sont prélevés. Dans le cas des remboursements en espèces, vous n’effectuez pas de remboursements réels. Il vous suffit de les enregistrer ici.

Une fois que vous avez sélectionné les rapports de dépenses à rembourser sur la page Sélectionner pour payer, ils deviennent soit des remboursements en attente (si votre société utilise les approbations), soit ils deviennent disponibles pour décaisser des fonds via un fichier ACH ou par chèque.

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Au-dessus de la liste des rapports de dépenses, définissez les options de paiement sur les valeurs appropriées. Ces paramètres s’appliquent à tous les rapports de dépenses que vous sélectionnez pour le paiement :

   • Mode de paiement : Vous pouvez rembourser les collaborateurs par chèque ou par utilisation de l’ACH standard. Dans certains cas (à l’aide de Transfert d’enregistrements ou en espèces, par exemple), vous n’effectuez pas de paiements. Il vous suffit de les enregistrer ici.
   • Banque: Sélectionnez le compte bancaire que vous utiliserez pour effectuer les remboursements.
   • Demandes de paiement : Choisir Générer une demande de remboursement par dépense ou Fusionner les demandes de remboursement en une par collaborateur selon que vous souhaitez créer un chèque distinct pour chaque rapport de dépenses ou un seul chèque pour tous les rapports de dépenses d’un collaborateur.
   • Description du paiement : Si vous remboursez des collaborateurs via ACH standard, vous pouvez remplacer la description de la demande de paiement ici par un texte de 10 caractères maximum (tel que EXPENSEPMT).
   • Date de paiement estimée : Si vous remboursez des collaborateurs via ACH standard, sélectionnez l’icône Calendrier et sélectionnez une date de paiement estimée. La date de paiement comptabilisée réelle est basée sur la date à laquelle vous confirmez le paiement ACH.
     N’utilisez pas de dates de week-end ou de jours fériés pour la date de paiement estimée.
   • Définissez la date de paiement sur : Sélectionnez la date à laquelle le remboursement doit être effectué.
   • Devise des dépenses : Si votre société utilise plusieurs devises, définissez la devise que vous souhaitez utiliser lors du paiement des rapports de dépenses sélectionnés.

3. Dans la liste des rapports de dépenses, cochez la case située à gauche du rapport de dépenses que vous souhaitez rembourser.

   Pour chaque rapport de dépenses :

   • Pour afficher les détails du rapport de dépenses, sélectionnez le numéro de rapport de dépenses dans la colonne ER#.
   • Pour définir un montant à payer autre que le solde, saisissez le montant dans Montant à payer.
   • Pour appliquer des montants de remboursement complets à certains rapports de dépenses, sélectionnez Payer intégralement. Le système renseigne automatiquement les champs Montant à payer pour les notes de frais sélectionnées.

   La section du pied de page indique le total cumulé du solde dû et du montant à payer.

4. Choisir Sauvegarder si vous payez par chèque ou Continuer si vous payez par un autre moyen.

   • Si vous avez choisi Vérifier, le système ajoute la dépense à la liste des chèques en attente d’impression. Dans les sociétés basées sur l’accrual, le système enregistre immédiatement la dépense dans le grand livre. Dans les sociétés basées sur l’argent comptant, le système ne comptabilise la dépense dans le Grand livre qu’une fois que le chèque est imprimé et que vous confirmez qu’il est imprimé correctement.
   • Si vous avez choisi EnregistrerTransfert ou Argent et que vous êtes une société basée sur la comptabilité d’exercice, le système comptabilise immédiatement la dépense dans le Grand livre. Dans les sociétés basées sur les espèces, le système enregistre immédiatement une dépense en espèces ou un transfert de fonds dans le grand livre ; Toutefois, le système affiche un crédit dans le Grand livre uniquement lorsque vous payez réellement la carte de crédit.
   • Si vous payez via ACH, l’étape suivante consiste à générer le fichier ACH. Atteindre Gestion de trésorerie > Tout > Fichiers de paiement > Génération de fichiers ACH.

Remboursements en devises étrangères

Vous devez traiter séparément les rapports de dépenses dans différentes devises. Chaque groupe de rapports de dépenses d’une devise spécifique crée un résumé individuel.

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Filtrer pour un Devise des dépenses.

   Vous pouvez également mettre un filtre pour les autres options.

3. Choisir Liste.

4. Sélectionnez les rapports de dépenses que vous souhaitez rembourser.

5. Choisir Sauvegarder ou Continuer.

   • Les banques que vous pouvez sélectionner sur la page Sélectionner pour payer sont déterminées par ce que vous avez choisi pour le Devise des dépenses filtrez sur la page Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser.

   • Le filtrage des devises étrangères affecte les modes de paiement que vous pouvez sélectionner sur la page Sélectionner pour payer. Par exemple, si votre devise de tenue de compte est le dollar américain et que vous choisissez de filtrer les rapports de dépenses à rembourser en EUR, vous devez également avoir configuré votre compte bancaire étranger dans Sage Intacct pour le mode de paiement souhaité.

     Par exemple, filtrez d’abord une devise et choisissez de rembourser tous ces rapports de dépenses en même temps dans un résumé. Ensuite, revenez à la page Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser et filtrez pour une devise différente afin de pouvoir traiter ces rapports de dépenses dans un résumé qui leur est propre.

   • Le filtrage d’une devise étrangère affecte les modes de paiement que vous pourrez sélectionner ultérieurement. Imaginons que votre devise de tenue de compte soit le dollar américain et que vous sélectionniez une devise étrangère (telle que MXN) à filtrer. Si vous n’avez pas configuré votre banque étrangère pour les paiements par carte de crédit, vous ne pouvez payer aucun de ces rapports de dépenses avec une carte de crédit.

     De même, ce mode de paiement ne sera pas disponible si vous sélectionnez votre devise de tenue de compte dans la Devise des dépenses , mais désélectionnez Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer (ce qui signifie que vous utiliserez une banque utilisant des devises étrangères) si la banque n’est pas configurée pour cette méthode.

Remboursements dans les sociétés multi-entités

Nous vous recommandons de saisir les rapports de dépenses dans l’entité appropriée. Les entités sont liées à des établissements, qui déterminent la devise de tenue de compte de l’entité. La saisie d’un rapport de dépenses au sein d’une entité les lie automatiquement à la devise de tenue de compte appropriée dans laquelle ils doivent être remboursés.

Envoyer des notifications de paiement automatiques aux collaborateurs

Vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails de notification de paiement à certains collaborateurs, pour les informer qu’ils ont été remboursés de leurs dépenses. Pour obtenir des instructions de configuration complètes, reportez-vous à la section informer les collaborateurs qu’ils ont été remboursés.

Les e-mails de notification de paiement sont envoyés par un utilisateur Sage Intacct, connu sous le nom de « Contact à utiliser pour les e-mails de notification de paiement ». Lorsque vous sélectionnez des rapports de dépenses à rembourser, vous avez la possibilité de remplacer Contact par défaut à utiliser pour les e-mails de notification de paiement et choisissez un autre utilisateur.

Remplacer la notification de paiement

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Notifications de paiement.

3. Sélectionnez l’icône Contact destinataire des e-mails de notification de paiement.

Description des champs

Page Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser

Filtres de collaborateur

Filtres de collaborateur Descriptions des champs

Champ	Description
De collaborateur et Vers collaborateur	Plage de collaborateurs à filtrer. Si vous ne spécifiez pas de collaborateurs, la page suivante affichera tous les collaborateurs.
Mode de paiement	Si vous configurez des collaborateurs avec un mode de paiement préféré, utilisez ce filtre pour afficher tous les rapports de dépenses à payer avec un mode de paiement préféré.

Filtres du rapport de dépenses

Filtres des rapports de dépenses Descriptions des champs

Champ	Description
De et À la date du rapport de dépenses	Saisissez la plage de dates pour laquelle vous souhaitez filtrer les rapports en fonction de la date à laquelle ils ont été soumis.
De et À Numéro du rapport de dépenses	Saisissez la plage de numéros de rapport de dépenses pour laquelle vous souhaitez filtrer. Un numéro de rapport de dépenses est le numéro du rapport de dépenses attribué par la séquence de documents.
De et À Montant disponible à payer	Saisissez les montants minimum et maximum pour lesquels vous souhaitez filtrer. Utile si vous souhaitez vous concentrer sur le traitement des rapports de dépenses avec les montants les plus élevés.
Entité source	Sélectionnez cette option pour examiner uniquement les rapports de dépenses envoyés par les collaborateurs d’une entité spécifique.
Devise (pour les sociétés en devise de transaction étrangère)	Vous devez traiter séparément les rapports de dépenses dans différentes devises. Pour traiter les rapports de dépenses dans différentes devises, filtrez d’abord une devise et choisissez de rembourser tous ces rapports de dépenses en même temps dans un résumé. Ensuite, revenez à la page Sélectionner les rapports de dépenses à rembourser et filtrez pour une devise différente afin de pouvoir traiter ces rapports de dépenses dans un résumé qui leur est propre. Le filtrage d’une devise étrangère affecte les modes de paiement que vous pourrez sélectionner ultérieurement. Imaginons que votre devise de tenue de compte soit le dollar américain et que vous sélectionniez une devise étrangère (telle que MXN) à filtrer. Si vous n’avez pas configuré votre banque étrangère pour les paiements par carte de crédit, vous ne pouvez payer aucun de ces rapports de dépenses avec une carte de crédit. De même, le mode de paiement par carte de crédit n’est pas disponible si vous sélectionnez la devise de tenue de compte mais que vous désélectionnez l’option Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer (ce qui signifie que vous utiliserez une banque en devise étrangère), Notez l’interaction entre ce champ et le suivant. Si vous sélectionnez votre devise de tenue de compte ici, le système sélectionne la case Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer pour vous. Si vous sélectionnez une devise étrangère, le système décoche cette case.
Utiliser les banques de la devise de tenue de compte pour payer	Ceci détermine les banques disponibles dans la liste déroulante Banque pour payer les notes de frais de la page suivante. Cette option est sélectionnée pour vous si vous avez choisi une devise étrangère comme expliqué dans le paragraphe précédent. Il vous permet de payer un rapport de dépenses en devises étrangères dans la devise étrangère ou dans votre devise de tenue de compte. Par exemple, supposons que votre devise de tenue de compte soit le dollar américain, mais que vous ayez sélectionné MXN dans la liste déroulante Devise. Voulez-vous payer en dollars ou en pesos ? Le système supposerait normalement que vous voudriez payer en pesos. Par conséquent, si vous souhaitez payer en dollars, cochez cette case afin de pouvoir utiliser les banques de la devise de tenue de compte (USD) pour payer le rapport de dépenses. Vous pouvez également décocher cette case si vous souhaitez payer le rapport de dépenses en pesos auprès d’une banque mexicaine.

Format

Formater les descriptions des champs

Champ	Description
Trier par : Nom du collaborateur, ID de collaborateur, Numéro de dépense, Montant ou Date du document	Vous pouvez trier la liste des rapports de dépenses en fonction de l’un des critères en les sélectionnant dans la liste déroulante, puis en sélectionnant Ajouter. Les rapports de dépenses sont triés sur la page suivante dans l’ordre dans lequel vous les répertoriez ici.
Nombre maximum d’enregistrements à sélectionner	Nombre de rapports de dépenses inclus dans une seule liste. La valeur par défaut est de 50.

Notifications de paiement

Descriptions des champs des notifications de paiement

Champ

Description

Contact destinataire des e-mails de notification de paiement

Si vous avez configuré un ou plusieurs collaborateurs pour Notifications de paiement automatique, les coordonnées de cet utilisateur seront utilisées à deux fins : Les e-mails de notification de paiement seront envoyés depuis l’adresse e-mail de ce contact. Le nom et l’adresse e-mail de ce contact seront inclus dans le corps de l’e-mail en cas de questions sur le paiement. Sur la page Configurer les dépenses (Dépenses > Coup monté Configuration >), vous pouvez sélectionner un utilisateur spécifique que vous souhaitez utiliser pour les e-mails ou vous pouvez utiliser les coordonnées de la personne qui a sélectionné les rapports de dépenses à payer (par défaut).

Page Sélectionner pour payer

Infos générales pour tous les rapports de dépenses

Infos générales pour toutes les descriptions de champs des rapports de dépenses

Champ	Description
Mode de paiement	Choisir Vérifier, Argent, Transfert d’enregistrementsou Fichier ACH ou bancaire. Le seul moyen de payer les notes de frais est par chèque. Les espèces servent uniquement à enregistrer les remboursements que vous effectuez en dehors de Sage Intacct, mais que vous devez également saisir ici pour avoir une trace de ces remboursements. Si vous sélectionnez Vérifier, vous imprimerez physiquement un chèque localement. Si vous sélectionnez Argent, vous enregistrez le fait que vous avez effectué un remboursement en espèces. De plus, il existe une interaction entre la méthode de remboursement et la date de remboursement, qui est expliquée ci-dessous dans la section « Date de paiement ». Vous pouvez prédéfinir un mode de paiement par défaut via Dépenses > Coup monté Configuration >. Par exemple, si vous payez habituellement en espèces, sélectionnez Argent vous n’avez donc pas besoin de choisir le mode de paiement en espèces chaque fois que vous payez des notes de frais. Cette sélection s’effectue à l’échelle de l’entreprise. En d’autres termes, le choix que vous faites ici s’applique à tous les utilisateurs. En savoir plus sur Modes de paiement.
Banque	Sélectionnez l’institution auprès de laquelle les fonds seront prélevés. Administrateurs : Découvrez comment Définir un compte bancaire par défaut. Vous pouvez définir un compte bancaire par défaut entité par entité. Sociétés multidevises : Si votre société utilise des devises de transaction étrangères, la liste déroulante Banque indique les banques en devise de tenue de compte ou en devise étrangère, selon ce que vous avez sélectionné sur la page précédente.
Demandes de paiement	Cette page peut répertorier un nombre illimité de rapports de dépenses, y compris plusieurs rapports de dépenses pour un collaborateur. Si vous disposez de plusieurs rapports de dépenses d’un collaborateur, votre choix ici détermine si tous les rapports de dépenses de ce collaborateur seront payés avec un seul chèque ou si un chèque distinct sera imprimé pour chaque rapport de dépenses. Par exemple, supposons qu’un collaborateur ait deux rapports de dépenses dans cette liste. Si vous sélectionnez Un par rapport de dépenses, deux chèques sont imprimés. Si vous sélectionnez Un par collaborateur (par date de paiement), Tous les rapports de dépenses sur cette page pour ce collaborateur deviennent une seule demande de remboursement et sont payés avec un seul chèque. Toutefois, cela ne s’applique que si la date d’échéance est la même pour tous les rapports de dépenses.
Solde	Solde du compte bancaire ou de carte de crédit sélectionné dans le champ Banque. Cela permet de vérifier que le compte contient suffisamment de fonds.
Montant total à payer	Montant total à payer sur les rapports de dépenses sélectionnés.
Définir la date de paiement sur	Saisissez les dates de paiement. Ce champ affiche automatiquement la date du jour par défaut. Sauf si vous saisissez une date, les dates de paiement sont par défaut aujourd’hui. Vous pouvez saisir les dates de paiement à la date de votre choix pour chaque élément individuellement. Cependant, si vous avez de nombreux rapports de dépenses sur cette page, définir des dates de paiement pour chacun d’entre eux en même temps dans ce champ peut vous faire gagner du temps. Lorsque vous saisissez une autre date ici et que vous appuyez sur la touche de tabulation ou sélectionnez en dehors du champ, toutes les dates de paiement individuelles des éléments sont mises à jour pour refléter cette nouvelle date. Si vous modifiez ou supprimez la date dans ce champ, les dates des autres champs changent également. Notez que si vous avez une longue liste d’éléments, l’actualisation prend du temps. Si vous ne voulez pas attendre, filtrez la liste en un sous-ensemble plus petit.
Date de paiement estimée (remboursements ACH standard uniquement)	S’affiche si vous avez sélectionné ACH comme mode de paiement. Le système utilise cette date pour déterminer la date descriptive de la société et la date d’entrée en vigueur de l’en-tête de résumé ACH. La date de paiement réelle est déterminée lorsque vous confirmez le paiement du fichier ACH.
Description du paiement (remboursements ACH standard uniquement)	S’affiche si vous avez sélectionné ACH comme mode de paiement. Pré-rempli avec la description que vous avez saisie dans la zone Description de l’écriture de la société de la page Informations sur le compte courant. Vous pouvez la remplacer, si vous le souhaitez.
Devise des dépenses	Le système affiche ce champ si votre société utilise plusieurs devises de transaction. Si c’est le cas, il indique la devise de cet ensemble de remboursements. En d’autres termes, vous traitez les rapports de dépenses d’une devise en tant que groupe, puis traitez les rapports de la devise suivante en tant que groupe.

Élément pour des rapports de dépenses spécifiques

Éléments pour des descriptions de champs de rapports de dépenses spécifiques

Champ	Description
Payer intégralement	Sélectionnez cette option pour payer automatiquement le montant total dû pour cet élément. Le système soustraira également toutes les remises disponibles et tous les crédits que vous choisissez d’appliquer. (Vous pouvez également saisir un montant autre que le montant total même si la case Payer intégralement est cochée, auquel cas la case Payer intégralement est désélectionnée.)
N° de journal électronique, nom de l’employé, montant, solde dû	Ces champs statiques affichent les informations saisies sur la page Créer un rapport de dépenses (ou telles que modifiées dans la page Modifier le rapport de dépenses). Vous pouvez sélectionner N° ER pour explorer le rapport de dépenses réelles.
Montant à payer	Si vous sélectionnez l’icône Payer intégralement Case à cocher, ce champ est renseigné avec le montant total, c’est-à-dire le montant du rapport de dépenses, moins les remboursements et avances précédents. Si vous n’avez pas sélectionné Payer intégralement Étant donné que vous souhaitez payer un montant inférieur au montant total dû, saisissez ce montant inférieur ici. (Si vous avez sélectionné Payer intégralement, puis que vous saisissez un montant inférieur ici, la case Payer intégralement est automatiquement décochée.) Pour les rapports de dépenses comportant plusieurs éléments, le système distribue le paiement proportionnellement à l’aide d’une méthode appelée distribution pondérée par défaut lorsque vous saisissez un montant total ou partiel. Vous pouvez remplacer la distribution pondérée par défaut en sélectionnant Fendre pour afficher la page Appliquer le paiement par éléments. Par exemple, vous souhaitez peut-être effectuer un paiement partiel dans le cadre duquel vous souhaitez rembourser l’intégralité du premier élément, mais pas le second.
Fractionner / Effacer Diviser / Afficher Diviser	Selon que vous avez déjà fractionné ce paiement ou non, le système affiche des liens appelés Fractionner ou Effacer le fractionnement/Afficher le fractionnement. Avant de fractionner un paiement, le lien est appelé Fractionner. Choisir Fendre pour afficher la Appliquer les paiements par éléments page. Utilisez cette page pour saisir les montants des paiements, modifier la répartition pondérée par défaut que le système utilise pour déterminer les montants à payer lorsqu’il y a plusieurs éléments et pour appliquer des crédits à des éléments spécifiques d’un rapport de dépenses. Après avoir effectué un fractionnement sur la page Appliquer les paiements par éléments et retourné ici, cette page est maintenant renseignée avec les montants que vous avez appliqués lors du fractionnement. À ce stade, la ligne entière de ce paiement devient non modifiable. En d’autres termes, une fois que vous avez créé un paiement fractionné sur la page Appliquer les paiements par éléments, le système vous empêche d’apporter une modification arbitraire à ce fractionnement ici. De plus, le lien Split est désormais remplacé par deux nouveaux liens : Affichez Fractionner et Effacer Fractionner. Afficher le fractionnement affiche à nouveau la page Appliquer le paiement par éléments afin que vous puissiez ajuster la façon dont vous fractionnez ce paiement. L’option Effacer le fractionnement supprime les montants que vous venez de saisir sur la page Appliquer le paiement par éléments, après quoi la ligne redevient modifiable.
Total des acomptes/disponibles	Tous les acomptes disponibles pour chaque collaborateur sont ajoutés et affichés dans le champ Acomptes disponibles. Lorsque vous appliquez des acomptes, le nombre indiqué dans le champ Acomptes disponibles ne change pas tant que vous n’avez pas enregistré ou fermé la page Appliquer les paiements par éléments si vous fractionnez le paiement. Le système ne vous permet pas de prendre plus que les acomptes disponibles.
Acomptes à appliquer	Vous pouvez entrer un montant de crédit « forfaitaire » en dollars pour un rapport de dépenses. Tous les acomptes disponibles pour ce collaborateur sont additionnés et affichés dans le champ Acomptes disponibles afin que vous puissiez déterminer le montant de cette somme forfaitaire. Pour les utilisateurs multidevises Le système ne prend pas en charge les avances en devises étrangères. Bien qu’il prenne en charge les acomptes en devise de tenue de compte, vous ne pouvez pas appliquer un acompte en devise de tenue de compte, par exemple à un rapport de dépenses canadien. Cependant, vous pouvez toujours appliquer des acomptes en devise de tenue de compte aux rapports de dépenses en devise de tenue de compte. Que vous ayez choisi ou non d’effectuer des paiements par élément, le système assure en interne le suivi des paiements par élément. Plus précisément, le système suit les éléments du document qui effectue le paiement (c’est-à-dire le paiement lui-même). Il assure également le suivi des éléments du document recevant le paiement, à savoir le rapport de dépenses. Le système peut prélever n’importe quel élément des acomptes disponibles avec n’importe quel établissement et service qui lui sont affectés, puis l’utiliser pour payer un autre élément du rapport de dépenses. Le système vous permet de prendre les acomptes indiqués dans le champ Acomptes disponibles dans un rapport de dépenses ou de les répartir entre plusieurs rapports de dépenses. Pour utiliser tout ou partie des acomptes, saisissez un montant dans le champ Acomptes à appliquer. Cependant, le système ne vous permet pas de prélever plus que le crédit total disponible. (C’est-à-dire que vous ne pouvez pas saisir le même montant dans ce champ que tous les rapports de dépenses de ce collaborateur, ni saisir des montants qui dépassent les acomptes disponibles.) Le montant des acomptes que vous appliquez est automatiquement soustrait par le système lorsque vous sélectionnez Sauvegarder. Si un rapport de dépenses est entièrement payé par l’application d’acomptes, le système le supprime de la liste au moment de l’enregistrement. En outre, les acomptes de montant que vous avez appliqués au premier rapport de dépenses ne peuvent plus être appliqués à d’autres rapports de dépenses. Par exemple, supposons que vous aviez 132 $ d’avances avec ce collaborateur, mais que vous n’appliquez que 100 $. Le système se souvient qu’il vous reste 32 $ que vous pouvez utiliser plus tard. Toutefois, si vous supprimez la demande de paiement qui en résulte, le montant des acomptes est ramené au montant initial entier.
Date du paiement	La date de paiement est définie par défaut sur la date du jour, sauf si vous en saisissez une autre. Cette date remplit le champ Calculer la remise au. Vous pouvez définir la date de paiement pour tous les éléments en même temps dans le champ Définir la date de paiement à de la section Informations générales de cette page. La fonction de la date de remboursement change en fonction de la méthode de remboursement que vous avez précédemment choisie. Pour Contrôles, la date de remboursement est la date imprimée sur le chèque. Pour en ligne Paiements, la date de remboursement est prévue comme la date à laquelle les informations de paiement seront transmises au Centre d’impression en ligne. Là, un chèque sera imprimé et vous sera automatiquement envoyé par la poste. Il s’agit d’une date ultérieure. Les paiements en ligne avec une date d’aujourd’hui sont mis en file d’attente tout au long de la journée, puis transmis sous forme de résumé à minuit. Au centre d’impression en ligne, le paiement portera la date d’aujourd’hui, mais il sera imprimé et envoyé par la poste le jour ouvrable suivant. Par conséquent, vous pouvez apporter des modifications aux paiements jusqu’à minuit. Pour argent remboursements, vous choisissez une date d’effet à enregistrer dans les livres.