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Descriptions des champs : Configurer les achats

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page Configurer les Achats.

Flux de travail

Le flux de travail que vous utilisez dans votre société utilise des définitions de transaction pour déterminer comment les transactions d’achat sont acheminées via le système financier de votre société. Vous pouvez utiliser des flux de travail standard ou, si votre société a des besoins supplémentaires, vous pouvez utiliser des flux de travail avancés.

Flux de travail standard

Option	Description
Modifier le flux de travail	Passez à un autre flux de travail standard.
Sélectionnez flux d’achats	Sélectionnez un flux de travail dans la liste. Lorsque vous sélectionnez un flux de travail, un diagramme illustre la progression du flux de travail et les transactions à chaque étape du processus.
Appliquer le flux de travail	Appliquez le workflow standard sélectionné à votre application Achats.

Flux de travail avancé

Option	Description
Exporter le flux de travail	Exportez vos transactions modèles, puis importez-les dans une autre société.
Flux de travail personnalisé	Recherchez et sélectionnez un flux de travail avec des définitions de transaction personnalisées.
Appliquer le flux de travail	Appliquez le flux de travail personnalisé sélectionné à votre application Achats.

Comptabilité

Cette section s’affiche si vous utilisez des flux de travail standard.

Option	Description
Comptes fournisseurs	Sélectionnez le compte Comptes fournisseurs (CF) par défaut à utiliser pour le côté crédit des transactions d’achat (compte de contrepartie).
Non facturé à payer	Sélectionnez le compte non facturé par défaut à utiliser dans les flux de travail non facturés.

Unité de mesure

Options d’unité de mesure
Option	Description
Groupe par défaut	Sélectionnez le groupe d’unités de mesure (UOM) à afficher par défaut dans les transactions. Un groupe de mesure d’unité de mesure est un groupe de mesures associées. Par exemple, le groupe UDM de Heure Comprend les secondes, les heures, les jours, les semaines et les années. Cette option des pages de configuration Contrôle des stocks, Ventes de commandes et Achats est un paramètre global. Si vous modifiez l’icône Groupe par défaut Dans l’une de ces configurations d’application, vous modifiez le paramètre de toutes les applications.
Activer les unités de mesure personnalisées	Sélectionnez cette option si vous devez créer vos propres unités de mesure, selon vos besoins. Cette option des pages de configuration Contrôle des stocks, Ventes de commandes et Achats est un paramètre global. Si vous activez ou désactivez les unités de mesure personnalisées dans l’une de ces configurations d’application, vous modifiez le paramètre de toutes les applications. Une fois cette fonctionnalité activée, elle peut être désactivée uniquement si aucune unité de mesure personnalisée n’a été utilisée dans des transactions.
Activer la conversion d’unités de mesure dans les rapports standard	Utilise le groupe d’unités de mesure de contrôle des stocks par défaut au lieu du groupe d’unités de mesure de base pour les valeurs disponibles dans les rapports de contrôle des stocks standard suivants : Registre d’inventaire Statut de l’inventaire Activité de l’article Inventaire physique En savoir plus sur groupes d’unité de mesure.

Activer la fonctionnalité

Option	Description
Devise étrangère	Si votre société utilise plusieurs devises, cette option vous permet d’utiliser plusieurs devises dans vos transactions d’achat. Si vous sélectionnez cette option, vos pages de transaction incluent des champs permettant de suivre la devise de transaction, la devise de tenue de compte et le taux de change. Ce champ s’affiche si l’option multi-devises est activée dans le Grand livre. Le fait de devoir activer la fonction multi-devises séparément dans chaque application applicable vous donne la possibilité de choisir les applications dans lesquelles les utilisateurs sont autorisés à saisir des transactions multi-devises. Par exemple, vous souhaitez des transactions multi-devises dans Comptes fournisseurs et Achats, mais pas dans Comptes clients.
Utiliser les restrictions du grand livre et du livre auxiliaire pour les dates de comptabilisation futures	Utilisez cette option pour hériter des seuils configurés pour Grand livre et Comptes fournisseurs pour la gestion des transactions qui ont une date de comptabilisation GL future. Les seuils possibles sont les suivants : Afficher l’avertissement Ne pas autoriser la création de transactions Ne rien faire Les seuils sont appliqués en fonction de l’endroit où la transaction est enregistrée : Publications dans les Comptes fournisseurs : Le seuil GL ou AP est appliqué, selon le plus restrictif. Messages dans le Grand livre : Le seuil GL est appliqué. Ne comptabiliser pas : Aucun seuil n’est appliqué. Une date de comptabilisation future est une date qui ne figure pas dans la période en cours. Le livre auxiliaire AP partage la même période de comptabilisation que le Grand livre. L’option ne s’applique pas aux transactions récurrentes.
Activer le mode brouillon	Donne aux utilisateurs la possibilité d’enregistrer les transactions sous forme de brouillon pour les terminer et les comptabiliser plus tard. Lorsque vous sélectionnez cette option, Intacct ajoute un Brouillon à gauche de l’icône Poste sur les pages de transactions d’Achats.
Restreindre l’accès des collaborateurs aux documents d’achat	Les utilisateurs employés ne peuvent créer que des transactions d’achat qui ont un Type de modèle de Citation. Cette option contrôle ce que les utilisateurs employés voient dans les listes de transactions d’achat autres que la liste Approuver les transactions d’achat : Lorsque l’option est activée, les utilisateurs employés ne peuvent afficher que les transactions d’achat qu’ils ont créées. Lorsque l’option est désactivée, les utilisateurs employés peuvent afficher toutes les transactions d’achat qui ont un Type de modèle de Citation. Cette option n’a aucun effet sur les transactions d’achat que les utilisateurs collaborateurs voient dans la liste Approuver les transactions d’achat (Achats > Tous les > Approuver des transactions). Dans la liste Approuver les transactions d’achat, un utilisateur Employé ne voit que les transactions d’achat en attente d’approbation et les transactions d’achat qu’il a déjà approuvées. L' Voir soumis et Voir tout dans la liste Approuver les transactions d’achat permettent de basculer ce qui est affiché dans la liste. Exception : si un utilisateur employé devient l’approbateur sans restriction, il voit toutes les transactions d’achat en attente d’approbation ou qui ont déjà été approuvées par un approbateur. Cependant, l’employé ne peut pas explorer la transaction et recevra un message indiquant qu’il n’a pas les permissions de voir les informations de la transaction.
Afficher le statut du paiement	Ajoute un Données de paiement à Achats de transactions afin que vous puissiez voir si une transaction a été payée sans avoir à accéder à la Comptes fournisseurs. S’applique uniquement aux transactions qui sont comptabilisées dans la Comptabilité fournisseurs.
Activer le traitement avancé	Cette option vous permet d’utiliser l’icône Traiter les transactions page à : Convertir 2 transactions ou plus en 1 transaction Convertir des postes de différentes transactions en une seule transaction Traiter 2 transactions ou plus à la fois
Activer le contact de livraison au niveau des en-têtes Livrer à Activer le contact de livraison au niveau des lignes	Pour activer les contacts à distribuer : Sélectionnez l’icône Activer le contact de livraison au niveau de l’en-tête case à cocher. L' Livrer à et Activer la livraison au contact au niveau de la ligne Les champs s’affichent. Sélectionnez un contact de livraison dans le menu Livrer à liste déroulante. Il s’agit de l’adresse de contact de votre société où les envois sont reçus. Pour avoir différents contacts de livraison pour les articles d’une transaction d’achat, sélectionnez l’icône Activer le contact de livraison au niveau de la ligne case à cocher. L’activation des contacts de livraison au niveau de la ligne active également les sous-totaux au niveau de la ligne. Facultatif. Pour permettre aux utilisateurs de modifier le contact de livraison sur les transactions d’achat, sélectionnez l’icône Autoriser la modification à côté de la case Livrer à contact sur chaque définition de transaction d’achat. Avalara uniquement: Si Intacct ne trouve pas de contact de livraison pour un élément de ligne, il utilise la hiérarchie suivante pour trouver un contact à utiliser pour le taux de taxe au niveau de la ligne : Entrepôt Expédier à contact, s’il s’article d’un stock, d’un kit ou d’un kit stockable article Emplacement Expédier à contact En-tête de transaction d’achat Contact de livraison Meilleures pratiques : Si vous configurez Achats avec Activer le contact de livraison au niveau de la ligne Défini sur true, vérifiez que tous les contacts d’expédition de l’entrepôt et les contacts d’expédition de l’établissement ont des adresses valides.
Créer des transactions de comptabilisation supplémentaires dans la devise de transaction	Pour les organisations multi-devises, cette option permet de valider des écritures supplémentaires dans la devise de transaction et non dans la devise de tenue de compte. La validation dans la devise de transaction garantit que les écritures de journal sont enregistrées de manière cohérente pour toutes les transactions validées, conformément aux règles de comptabilisation des transactions multi-devises. La devise de transaction est convertie dans la devise de tenue de compte à l’aide du taux de change en vigueur au moment de la validation des transactions. Meilleures pratiques : Sélectionnez cette option pour vous conformer aux règles de réalisation des gains et des pertes de change.
Activer les tolérances de correspondance	Sélectionnez cette option pour surveiller la quantité et le prix pendant la conversion. Choisissez une définition de transaction que vous souhaitez valider, et Sage Intacct vérifie l’écart de quantité et de prix sur les transactions générées à partir de ou vers la transaction sélectionnée. Lorsqu’elles sont activées, les tolérances d’appariement vérifient si la quantité et le prix unitaire sont compris dans la tolérance pour cent spécifiée. Intacct signale toutes les lignes de la transaction comme une exception, lorsque la quantité, le prix unitaire ou les deux sont supérieurs ou inférieurs à la tolérance pour cent. Facultatif. Sélectionnez un Tolérance de correspondance compte du grand livre. Si vous sélectionnez un compte, l’écart est validé sur ce compte. Si vous laissez le champ vide, l’écart est comptabilisé en fonction de la correspondance de compte dans la définition de transaction. Spécifiez les définitions de transaction que vous souhaitez valider et la tolérance en pourcentage pour cent pour la quantité et le prix unitaire. Lorsqu’une transaction source est convertie en définition de transaction, Intacct valide automatiquement chaque ligne de transaction. Une ligne est marquée comme exception lorsque l’une ou les deux conditions suivantes sont remplies : La quantité d’une ligne varie de la quantité de la transaction source d’une valeur supérieure au pourcentage pour cent de Pourcentage de tolérance de quantité pour cent– si en dessous ou au-dessus. Le prix unitaire d’une ligne varie du prix unitaire de la transaction source d’une valeur supérieure au pourcentage pour cent de Pourcentage de tolérance de prix pour cent– si en dessous ou au-dessus. Les utilisateurs qui disposent des permissions appropriées peuvent modifier les transactions avec des exceptions, soit pour corriger l’écart, soit pour accepter l’écart et autoriser la transaction à poursuivre le flux de travail de la transaction. En savoir plus sur tolérances de correspondance et Comment configurer les tolérances de correspondance.
Utiliser les cotes au niveau de la ligne dans les sous-totaux au niveau général	Pour les transactions de niveau général dans un environnement multi-entités uniquement. Sélectionnez cette option pour que les valeurs de dimension sélectionnées pour les éléments soient utilisées comme valeurs de dimension dans les lignes des sous-totaux. Vous pouvez afficher la facture fournisseur correspondante pour voir les valeurs de dimension de sous-total. Si Modifier les dimensions des sous-totaux au niveau général est également sélectionné, les valeurs de dimension des éléments remplacent toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour les lignes des sous-totaux. En savoir plus sur comment Sage Intacct détermine les dimensions des sous-totaux.
Modifier les dimensions des sous-totaux au niveau général	Pour les transactions de niveau général dans un environnement multi-entités uniquement. Sélectionnez cette option pour spécifier des valeurs de dimension dans les lignes de sous-total des transactions. Si Utiliser les dimensions au niveau des lignes dans les sous-totaux au niveau général est également sélectionné, les valeurs de dimension des éléments remplacent toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour les lignes des sous-totaux. En savoir plus sur comment Sage Intacct détermine les dimensions des sous-totaux.
Distribuer les sous-totaux au niveau de l’entité	S’affiche uniquement au niveau de l’entité. Sélectionnez cette option pour répartir les dimensions sur les lignes de sous-total, y compris les distributions proportionnelles. Lorsque vous exécutez des rapports personnalisés pour les détails des sous-totaux, les informations sur les sous-totaux des transactions au niveau de l’entité sont incluses.
Convertir des transactions par prix	Vous permet de choisir le prix au lieu de la quantité (par défaut) comme option de conversion pour les articles hors stock sur les commandes et les factures. En savoir plus sur Conversion de prix.
Autoriser le remplacement du type de conversion par défaut de l’article	Pour les articles hors inventaire, cette option permet aux utilisateurs de modifier le type de conversion par défaut en prix sur les commandes et les factures. Le type de conversion ne peut pas être modifié dans les modèles de transaction récurrentes. En savoir plus sur Conversion de prix.
Activer les conversions pour plusieurs documents sources	Vous permet de convertir plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats afin que vous puissiez payer un fournisseur en un seul paiement. Apprenez à convertir plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.

Construction

Option	Description
Prix ou quantité de conversion de préremplissage (selon le type de conversion) avec 0 (construction uniquement)	Choisissez cette option si vous souhaitez qu’un 0 (zéro) soit prérempli sur les lignes lors de la conversion d’un document plutôt que de convertir le montant restant. Préremplissez le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0. Inclure les lignes entièrement converties dans le nouveau document lors de la conversion. Activez l’annulation de conversion pour les articles hors stock.

Option

Description

Prix ou quantité de conversion de préremplissage (selon le type de conversion) avec 0 (construction uniquement)

Choisissez cette option si vous souhaitez qu’un 0 (zéro) soit prérempli sur les lignes lors de la conversion d’un document plutôt que de convertir le montant restant.

Préremplissez le prix de conversion ou la quantité (selon le type de conversion) avec 0.
Inclure les lignes entièrement converties dans le nouveau document lors de la conversion.
Activez l’annulation de conversion pour les articles hors stock.

Contacts

Option	Description
Contacts dans les listes déroulantes de transactions	Les options sont les suivantes : Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction. Limitez aux contacts liés au client uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au client sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés. Limitez aux contacts liés au fournisseur uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au fournisseur sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés. Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire : Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de facturation ou d’expédition. Seuls les contacts affectés aux fiches client dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes. Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable autorise la modification des contacts Paiement, Retour à ou Livraison. Seuls les contacts affectés aux fiches fournisseurs dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Option

Description

Contacts dans les listes déroulantes de transactions

Les options sont les suivantes :

Afficher tous les contacts : Affiche tous les contacts dans les listes déroulantes de la transaction.
Limitez aux contacts liés au client uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au client sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.
Limitez aux contacts liés au fournisseur uniquement : Limite les contacts affichés dans les listes déroulantes de la transaction aux contacts associés au fournisseur sélectionné. Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des contacts se charge plus rapidement et les utilisateurs n’ont accès qu’aux contacts les plus adaptés.

Si vous limitez les contacts affichés, le comportement suivant risque de se produire :

Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable permet la modification des contacts de facturation ou d’expédition.
Seuls les contacts affectés aux fiches client dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Vous ne pouvez sélectionner un contact dans une liste déroulante que si la définition de transaction applicable autorise la modification des contacts Paiement, Retour à ou Livraison.
Seuls les contacts affectés aux fiches fournisseurs dans l’onglet Contacts apparaîtront dans les listes déroulantes de la transaction. La fonctionnalité Rechercher n’est pas disponible dans les listes déroulantes restreintes.

Taxe

Option	Description
Utiliser des règles de Taxe avancée	Cette option active Taxe avancée pour la méthode de calcul de taxe. Vous créez des détails fiscaux, des annexes et des mappages de règle de taxe pour définir le mappage fiscal pour les calculs de taxe dans les transactions. Si vous avez activé Avalara AvaTax ou si vous prévoyez d’utiliser Simple Tax, n’activez pas cette option. L’impôt anticipé n’est compatible avec aucun de ces deux autres modes de calcul de l’impôt. Pour les sociétés abonnées à l’application Taxes : Lorsque vous vous abonnez à l’application Taxes, les règles de taxe avancées sont activées automatiquement et ne peuvent pas être désactivées. Il est impossible de modifier cette case à cocher. Veillez à désélectionner cette option si vous n’avez pas encore configuré l’application Taxes pour éviter des erreurs. Une fois l’abonnement Taxes activé, cette option est automatiquement activée. La case à cocher ne peut pas être cochée ou décochée. En savoir plus sur la configuration des taxes. Si vous êtes configuré pour plusieurs juridictions fiscales, l’option est ignorée pour les entités utilisant la solution Avalara AvaTax. La solution Avalara AvaTax ne dépend pas des éléments de taxe, des barèmes de taxe ni des mappages de taxe, comme c’est le cas avec les solutions de TVA, TPS ou de taxe avancée. Vous devez activer cette option pour utiliser le remplacement de barème de taxes dans les transactions d’achats et de ventes pour l’application Construction.
Activer les modèles de sous-total	Dans un environnement à plusieurs entités, permet d’utiliser des modèles de sous-total pour renseigner les sous-totaux des transactions dans une définition de transaction au lieu de les définir en ligne. Vous pouvez utiliser des modèles de sous-total dans les définitions de transaction créées au niveau général. Ils sont particulièrement utiles pour configurer une définition de transaction utilisée dans différentes entités où différents calculs de sous-total doivent être appliqués pour les différentes entités. Une fois que les modèles de sous-total sont activés, ils ne peuvent pas être désactivés. Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des modèles de sous-total. Vous pouvez saisir les détails du sous-total directement dans le tableau des sous-totaux de la définition de transaction sans faire référence à un modèle de sous-total.
Activer le remplacement du barème de taxe lors de l’écriture de document	Vous permet de remplacer la règle de taxe par défaut pour une transaction ayant des implications fiscales. Une configuration de solutions fiscales est requise pour la société. Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez Activer la règle de taxe de remplacement de l’entité de document s’il n’est pas déjà sélectionné

Option

Description

Utiliser des règles de Taxe avancée

Cette option active Taxe avancée pour la méthode de calcul de taxe. Vous créez des détails fiscaux, des annexes et des mappages de règle de taxe pour définir le mappage fiscal pour les calculs de taxe dans les transactions.

Si vous avez activé Avalara AvaTax ou si vous prévoyez d’utiliser Simple Tax, n’activez pas cette option. L’impôt anticipé n’est compatible avec aucun de ces deux autres modes de calcul de l’impôt.

Activer les modèles de sous-total

Dans un environnement à plusieurs entités, permet d’utiliser des modèles de sous-total pour renseigner les sous-totaux des transactions dans une définition de transaction au lieu de les définir en ligne. Vous pouvez utiliser des modèles de sous-total dans les définitions de transaction créées au niveau général. Ils sont particulièrement utiles pour configurer une définition de transaction utilisée dans différentes entités où différents calculs de sous-total doivent être appliqués pour les différentes entités.

Une fois que les modèles de sous-total sont activés, ils ne peuvent pas être désactivés. Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des modèles de sous-total. Vous pouvez saisir les détails du sous-total directement dans le tableau des sous-totaux de la définition de transaction sans faire référence à un modèle de sous-total.

Activer le remplacement du barème de taxe lors de l’écriture de document

Vous permet de remplacer la règle de taxe par défaut pour une transaction ayant des implications fiscales. Une configuration de solutions fiscales est requise pour la société.

Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez Activer la règle de taxe de remplacement de l’entité de document s’il n’est pas déjà sélectionné

Prix et remises

Option	Description
Barèmes de prix	Appliquez tout barème de prix associé à un fournisseur aux achats pour ce fournisseur.
Listes de tarifs des fournisseurs	Vous permet d’attribuer des listes de prix à des fournisseurs spécifiques. Si vous attribuez un tarif à un fournisseur, ce tarif remplace celui associé à la définition de transaction pour la transaction Achats.
Remises fournisseurs fixes	Appliquez le pourcentage de remise fixe ou globale d’un fournisseur aux achats de ce fournisseur.
Nombre de décimales par défaut	Par défaut, Intacct affiche 2 décimales pour le prix unitaire et le coût dans les transactions. En fonction du niveau de précision requis, vous pouvez définir la valeur par défaut pour afficher jusqu’à 10 décimales. Remarques importantes sur l’arrondi décimal : Il est possible de définir des décimales pour un article, et le paramètre de précision décimale au niveau de l’article remplace le paramètre par défaut au niveau de l’application. Apprendre à définir la valeur d’un article décimales pour le coût unitaire. Lors de l’enregistrement de transactions en tant que brouillon ou comptabilisation, Intacct arrondit les valeurs à 2 décimales pour le Grand livre et à 2 décimales pour les rapports. Si vous êtes abonné à des contrats, ce champ doit être défini sur 10.

Articles

Option	Description
Désactiver la modification pendant la conversion	Sélectionnez cette option pour empêcher les utilisateurs d’apporter certaines modifications au cours du flux de travail, telles que la modification d’un élément de campagne pour augmenter la quantité ou l’ajout de nouveaux éléments. Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent toujours réduire les quantités et supprimer des postes. Par exemple, si vous créez une commande d’achat avec une quantité de 10 et que vous la convertissez en facture fournisseur, vous ne pouvez pas augmenter la quantité à 12. Abonnements construction: Si vous autorisez la modification lors de la conversion, l’ajout de lignes lors de la conversion de transaction peut entraîner une mise à jour incorrecte de la transaction initiale des factures.
Entrepôts Lignes de produits	L' Gérer Les boutons sont des raccourcis permettant d’ouvrir les listes correspondantes. Vous pouvez également ouvrir les listes des entrepôts et des lignes de produits dans l’onglet Configuration du menu Achats.

Option

Description

Désactiver la modification pendant la conversion

Sélectionnez cette option pour empêcher les utilisateurs d’apporter certaines modifications au cours du flux de travail, telles que la modification d’un élément de campagne pour augmenter la quantité ou l’ajout de nouveaux éléments. Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent toujours réduire les quantités et supprimer des postes.

Par exemple, si vous créez une commande d’achat avec une quantité de 10 et que vous la convertissez en facture fournisseur, vous ne pouvez pas augmenter la quantité à 12.

Abonnements construction: Si vous autorisez la modification lors de la conversion, l’ajout de lignes lors de la conversion de transaction peut entraîner une mise à jour incorrecte de la transaction initiale des factures.

Entrepôts

Lignes de produits

L' Gérer Les boutons sont des raccourcis permettant d’ouvrir les listes correspondantes.

Vous pouvez également ouvrir les listes des entrepôts et des lignes de produits dans l’onglet Configuration du menu Achats.

Comptabilisation GL d’écart de prix

Option	Description
Activer la comptabilisation automatique des écarts de prix Écart de prix d’achat Écart de prix de la facture	Avec la méthode de coût standard, vous attribuez un coût standard prédéterminé à un article, puis suivez l’écart entre le coût standard et le coût réel. Sélectionnez cette option pour que l’écart entre le coût standard et le prix d’achat ou de facture réel soit automatiquement validé. Après l’activation, sélectionnez le compte du grand livre pour la comptabilisation de chaque type d’écart. L’augmentation de l’inventaire ONHAND par la définition de transaction détermine le compte d’écart GL utilisé : Quantité seulement : L' Écart de prix d’achat compte Valeur uniquement ou Quantité et valeur : L' Écart de prix facturé compte Par exemple, si vous avez un bon de réception qui affecte la quantité et la valeur, les écarts sont imputés dans le Écart de prix facturé compte. Vous pouvez utiliser le rapport sur les écarts de prix d’achat, qui répertorie les écarts entre la norme et le coût d’achat, pour décider si vous devez mettre à jour votre coût standard pour refléter la réalité. Si vous activez le flux de travail du document principal sur les définitions de transaction, vous ne pouvez pas activer cette fonctionnalité.

Option

Description

Activer la comptabilisation automatique des écarts de prix

Écart de prix d’achat

Écart de prix de la facture

Avec la méthode de coût standard, vous attribuez un coût standard prédéterminé à un article, puis suivez l’écart entre le coût standard et le coût réel. Sélectionnez cette option pour que l’écart entre le coût standard et le prix d’achat ou de facture réel soit automatiquement validé.

Après l’activation, sélectionnez le compte du grand livre pour la comptabilisation de chaque type d’écart. L’augmentation de l’inventaire ONHAND par la définition de transaction détermine le compte d’écart GL utilisé :

Quantité seulement : L' Écart de prix d’achat compte
Valeur uniquement ou Quantité et valeur : L' Écart de prix facturé compte

Par exemple, si vous avez un bon de réception qui affecte la quantité et la valeur, les écarts sont imputés dans le Écart de prix facturé compte.

Vous pouvez utiliser le rapport sur les écarts de prix d’achat, qui répertorie les écarts entre la norme et le coût d’achat, pour décider si vous devez mettre à jour votre coût standard pour refléter la réalité.

Si vous activez le flux de travail du document principal sur les définitions de transaction, vous ne pouvez pas activer cette fonctionnalité.

Approbations

Option	Description
Activer l’approbation des achats	Active le processus d’approbation, qui permet de définir des politiques d’approbation. Les politiques d’approbation déterminent quelles transactions d’achat nécessitent une approbation et par qui. Lorsque vous activez les approbations, d’autres options de approbation deviennent disponibles, telles que la génération de notifications par e-mail aux approbateurs et l’activation de la délégation de approbation. Découvrez-en plus sur la configuration des approbations.
Demander l’approbation du fournisseur	Lorsqu’il est sélectionné, un fournisseur doit être présent lors de la transaction avant d’être envoyé pour approbation. Une fois qu’un fournisseur est sélectionné pour la transaction, le fournisseur ne peut pas être modifié.
Exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée	Les options sont les suivantes : Aucune réapprobation n’est nécessaire : Un nouveau cycle d’approbation n’est pas requis. Modifications du montant de la ligne uniquement : Un nouveau cycle d’approbation est requis si le montant d’un élément change. N’importe quelle ligne ou sous-montant total change : Un nouveau cycle d’approbation est requis si le montant d’un élément change, si le montant d’une ligne de sous-total change ou les deux. Cette configuration permettant de déclencher un nouveau cycle d’approbation n’est pas prise en charge si votre société est configurée pour l’abonnement Gestion des dépenses.
Notifications par e-mail	Envoyez automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs de la chaîne d’approbation des achats.
Politiques d’approbation	Sélectionnez Gérer pour créer et gérer des politiques d’approbation.
Activer la délégation	Permet aux approbateurs de déléguer leur responsabilité d’approbation à des délégataires affectés qui peuvent assurer l’approbation en leur nom.
Gérer les délégataires	Apparaît lorsque Activer la délégation est sélectionnée. Sélectionnez Gérer pour attribuer et gérer des approbateurs délégués pour chacun de vos approbateurs.
Non restreint	Sélectionnez un super utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction. Meilleures pratiques : Désignez un utilisateur qui n’exerce aucune responsabilité d’approbation de niveau inférieur.

Paramètres avancés

Option	Description
Activer le flux de travail avancé	Par défaut, lorsque vous configurez pour la première fois Ventes, Achats ou Gestion des stocks, vous êtes invité à sélectionner un Flux de travail standard. Si votre société a plus de besoins, Flux de travail avancés peut être activé et créé. Nous vous recommandons d’utiliser des flux de travail avancés. Les flux de travail avancés offrent aux entreprises une flexibilité considérable dans la mise en correspondance de leurs flux de transactions avec leurs besoins commerciaux. Cette flexibilité a un impact sur le livre auxiliaire, la comptabilisation GL et les niveaux de stock et la valeur des stocks. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à faire appel à une personne qualifiée dans ce type de changement de processus d’entreprise pour effectuer les modifications avancées du flux de travail. Pour configurer des flux de travail avancés, sélectionnez Activer le flux de travail avancé dans la page Configurer le contrôle de l’inventaire, Configurer les Ventes ou Configurer les Achats. En savoir plus sur le Différence entre les flux de travail standard et avancés. L’activation des flux de travail avancés ne peut pas être annulée. Si vous activez les flux de travail avancés dans une application, ils sont automatiquement activés pour les 3 applications : Commandes clients, Achats et Contrôle d’inventaire.

Option

Description

Activer le flux de travail avancé

Par défaut, lorsque vous configurez pour la première fois Ventes, Achats ou Gestion des stocks, vous êtes invité à sélectionner un Flux de travail standard. Si votre société a plus de besoins, Flux de travail avancés peut être activé et créé.

Nous vous recommandons d’utiliser des flux de travail avancés. Les flux de travail avancés offrent aux entreprises une flexibilité considérable dans la mise en correspondance de leurs flux de transactions avec leurs besoins commerciaux. Cette flexibilité a un impact sur le livre auxiliaire, la comptabilisation GL et les niveaux de stock et la valeur des stocks. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à faire appel à une personne qualifiée dans ce type de changement de processus d’entreprise pour effectuer les modifications avancées du flux de travail.

Pour configurer des flux de travail avancés, sélectionnez Activer le flux de travail avancé dans la page Configurer le contrôle de l’inventaire, Configurer les Ventes ou Configurer les Achats.

En savoir plus sur le Différence entre les flux de travail standard et avancés.

L’activation des flux de travail avancés ne peut pas être annulée. Si vous activez les flux de travail avancés dans une application, ils sont automatiquement activés pour les 3 applications : Commandes clients, Achats et Contrôle d’inventaire.

Formulaires 1099

Option	Description
Activer le remplacement de l’indicateur 1099	Par défaut, les éléments de transaction pour un fournisseur 1099 sont indiqués pour le traitement 1099. Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de désélectionner des éléments individuels, ce qui les exclut d’un formulaire 1099 pour un fournisseur 1099.
Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099	Par défaut, tous les postes de transaction d’un fournisseur sont associés à un formulaire et à une zone 1099 spécifiques. Ces valeurs par défaut sont définies dans la fiche du fournisseur. Activez cette option pour remplacer le formulaire ou la case par défaut d’un élément individuel au sein d’une transaction.

Configuration des dimensions

Affichage des dimensions standard

Option	Description
Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée	Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre. Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création. Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports. Dimension Projet : Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension. Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports. Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes : Ajouter des tâches à vos projets Afficher un résumé du projet Générer les factures du projet Et plus encore Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver. Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations. Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques. Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Option

Description

Activer le suivi et les rapports pour chaque dimension sélectionnée

Cette section affiche la liste des dimensions standard activées dans le grand livre.

Les dimensions définies par l’utilisateur (dimensions que vous créez en fonction de vos besoins métiers uniques) n’apparaissent pas dans cette liste, car elles sont automatiquement propagées dans vos applications au moment de leur création.

Sélectionnez les dimensions standard que vous souhaitez utiliser dans cette application pour le suivi et la création de rapports.

Dimension Projet :

Vous pouvez activer une dimension Projets simple sans vous abonner à l’application Projets. Commencez par activer la dimension Projets dans le Grand livre. Activez ensuite la dimension Projets dans les Comptes clients et utilisez les permissions des comptes clients pour contrôler l’accès à cette dimension.

Une dimension Projets limite la fonctionnalité principalement à la création de rapports.

Un abonnement à Projets étend votre capacité à effectuer les opérations suivantes :
- Ajouter des tâches à vos projets
- Afficher un résumé du projet
- Générer les factures du projet
- Et plus encore
Contactez votre responsable de compte Sage Intacct pour activer votre abonnement à Projets
Dimension Tâche : La dimension Tâche dépend de la dimension Projet et d’un abonnement à Projets. Une fois la dimension Tâche activée, vous ne pouvez pas la désactiver.
Dimension Actif : La dimension Actif n’est disponible qu’avec un abonnement à Gestion des immobilisations.

Sage Intacct propage les dimensions sur les pages de votre application, où vous pouvez sélectionner les valeurs de dimension à appliquer à des transactions spécifiques.

Par exemple, si vous créez une commande de vente, utilisez la dimension Client pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les revenus par client. Si vous créez un bon de commande, vous pouvez aussi utiliser la dimension Fournisseur pour identifier la transaction afin de pouvoir suivre et générer des rapports sur les coûts par fournisseur.

Configuration des documents

Utilisez l’onglet de configuration des documents pour fournir des informations supplémentaires sur vos définitions de transaction. Par défaut, le tableau inclut une ligne pour chaque définition de transaction existante dans votre société.

À l’aide de la table, vous pouvez :

Flux de travail avancé uniquement. Sélectionnez les définitions de transaction qui doivent être actives.
Pour les transactions qui sont comptabilisées dans le Grand livre, sélectionnez une fréquence de résumé.
Affectez les journaux applicables (tels que Stock, Achats, etc.).
Définissez l’ordre d’affichage des définitions de transaction dans la section Transactions du menu :
1. Sélectionnez et maintenez le bouton de la souris sur l’élément de ligne du document que vous souhaitez déplacer, faites glisser le document vers l’établissement souhaité, puis relâchez le bouton de la souris.
2. Répétez l’opération jusqu’à ce que tous les documents soient dans l’ordre souhaité.
3. Sélectionnez Enregistrer. Lors de l’actualisation, le menu Achats affichera l’ordre des nouveaux documents.

Les transactions imprimées sont définies par défaut sur le modèle de document imprimable sélectionné dans la définition de transaction. En savoir plus sur les modèles de documents imprimés et comment les personnaliser.

Option	Description
Numéro de ligne	Numéro de la ligne dans le tableau.
Libellé	Nom de la définition de transaction. Vous pouvez sélectionner le nom pour afficher et modifier les options du document, telles que la spécification d’une séquence de numérotation.
Actif ou inactif	S’affiche uniquement pour les flux de travail avancés. Une coche indique que la définition de transaction est active. Désélectionnez toute définition de transaction que vous souhaitez désactiver. Les utilisateurs ne peuvent créer ou convertir que des définitions de transaction actives.
Fréquence du résumé	Définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez comptabiliser les résumés de ce type de document. Si vous effectuez de nombreuses opérations quotidiennes, sélectionnez Tous les jours; Sinon, sélectionnez Mensuel. Sélectionnez Chaque document Si vous ne souhaitez pas résumer plusieurs transactions, mais que vous souhaitez que chaque transaction soit traitée séparément, car elle est enregistrée
Journal de comptabilisation supplémentaire	Pour les définitions de transaction configurées pour une comptabilisation supplémentaire dans le GL. Sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez valider les écritures de journal GL supplémentaires. La validation d’écritures GL supplémentaires est généralement utilisée lorsqu’une transaction précédente du flux de travail est validée dans le GL dans un livre défini par l’utilisateur.
Journal d’inventaire	Vous pouvez spécifier un journal de stock pour les définitions de transaction d’Achats qui affectent le stock disponible.
Journal des achats	Pour les définitions de transaction configurées pour être comptabilisées directement dans le GL, sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez comptabiliser les écritures de journal liées aux achats. Vous pouvez affecter un journal défini par l’utilisateur si la définition de transaction correspondante n’a pas Activer la comptabilisation des annulations défini sur true. En savoir plus à propos des livres définis par l’utilisateur pour les Achats.
Modèle d’e-mail	Sélectionnez le modèle d’e-mail personnalisé que vous souhaitez utiliser comme modèle par défaut lorsqu’un utilisateur choisit d’envoyer un e-mail à partir de ce type de transaction. Modèles d’e-mails associés à un fournisseur La fiche remplacera ce paramètre de modèle d’e-mail pour les transactions de ce fournisseur. En savoir plus sur les modèles d’e-mail.

Configuration de la gestion des modifications

Cette section n’apparaît que pour les abonnements Construction.

Options de configuration de la gestion des modifications
Option	Description
Ne pas valider l’origine des lignes avant de supprimer les documents de modification	Vérifiez s’il existe une référence de ligne entre les documents d’ordre de changement. Une référence de ligne entre les ordres de modification détermine l’ordre dans lequel vous pouvez supprimer des ordres de modification. Désélection de l’icône Configuration de la gestion des modifications (par défaut) vérifie s’il existe une référence de ligne entre les documents d’ordre de modification. Vous ne pouvez pas supprimer un document d’ordre de modification qui a créé une ligne dans un autre document tant qu’aucun autre document ne fait référence à cette ligne. Tout d’abord, vous devez supprimer les ordres de modification qui font référence à la ligne dans le document initial. Ensuite, lorsqu’il n’existe pas d’autres références de ligne entre les documents, vous pouvez supprimer l’ordre de modification initial. La sélection de cette option signifie que vous pouvez supprimer les documents d’ordre de modification dans n’importe quel ordre, sans vérifier l’existence de références de ligne entre les documents. En savoir plus sur gestion du changement.