Service d’importation : Écritures de journal du grand livre – Bêta ouverte

Importez les informations d’écriture de journal du grand livre dans Intacct avec le service d’importation.

Cette importation fait partie d’une version bêta ouverte ou limitée pour le Service d’importation. L’accès bêta limité est limité à un petit groupe d’utilisateurs qui nous aident à évaluer les performances de cette importation. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Bêtas ouvertes et limitées.

Pour importer des écritures de journal du Grand livre, vous devez disposer des permissions suivantes.

Abonnement

Grand livre

Projets (pour la reconnaissance de revenu des projets)
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Écritures de journal, Utilisateur professionnel : Lister, Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer, Extourner, Réaffecter

Écritures de journal, Collaborateur : Liste

Écritures de journal, Approbation : Liste, Afficher

Vidéo : Grand livre écriture de journal importation

Cette vidéo explique comment importer des écritures de journal du Grand livre dans Sage Intacct à l’aide du service d’importation.

Grand livre écriture de journal importation (7:03)

Avant de commencer : planifiez votre importation

Le service d’importation a séparé la création de nouvelles fiches et la mise à jour des fiches existantes. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.

Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.

  • Créer de nouvelles fiches

    Lorsque vous créez de nouvelles fiches, vous devez inclure les données de champ obligatoires pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses avec votre importation, si nécessaire. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.

    En savoir plus sur le Créer processus.

  • Mettre à jour les fiches existantes

    Lors de la mise à jour des fiches existantes, vous n’avez qu’à inclure le numéro de fiche unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.

    En savoir plus sur le Mettre à jour processus et Voir un exemple.

Commencer avec un modèle

Intacct recommande de commencer avec un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :

En savoir plus sur le Options du modèle de service d’importation.

1. Saisir les données et inclure les champs obligatoires

Les données que vous saisissez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.

Créer de nouvelles fiches : Pour importer de nouvelles fiches, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les fiches pour lesquelles les données de champ obligatoires sont manquantes doivent être mises à jour avant de pouvoir être importées dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez chargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.

Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.

Mettre à jour les fiches existantes : Pour mettre à jour une fiche, il vous suffit de renseigner le numéro de fiche, ainsi qu’un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.

Toutes les importations ne permettent pas la mise à jour des enregistrements existants. Examinez la Liste des importations disponibles Pour confirmer que votre importation permet les mises à jour des fiches.

Le tableau suivant contient les champs obligatoires pour les importations écriture de journal Grand livre.

Nom du champ :

JOURNAL

Nom du champ d’UI :

Journal

Type :

Caractère

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides

Tout

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui
Nom du champ : DATE

Nom du champ d’UI :

Date

Type :

Date

Longueur :

24

Valeur par défaut :

Date actuelle

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Remarque :

Généralement le lendemain de la fermeture de votre ancien système comptable et du démarrage d’un nouvel ensemble de livres dans Intacct. Si vous ne saisissez pas de date, la valeur par défaut est aujourd’hui.

Soyez prudent lorsque vous saisissez la date de début. Par exemple, si vous souhaitez imprimer des relevés financiers comparatifs, saisissez une date à partir des deux exercices fiscaux. Ensuite, faites des écritures de journal pour les soldes du GL de clôture pour toutes les périodes entre votre solde permanent et la date à laquelle vous commencez à utiliser Intacct.

Si vous chargez des transactions historiques, assurez-vous que vos soldes de départ CONTIENNENT ces transactions chargées et sélectionnez cette date.

Si vous définissez une date de début incorrecte pour vos soldes du GL, vous pouvez effacer les transactions à l’aide de la liste de contrôle de configuration de la société et recommencer.
Nom du champ : DESCRIPTION

Nom du champ d’UI :

Description

Type :

Caractère

Longueur :

80

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement.

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui
Nom du champ : LINE_NO

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont les numéros de ligne sur le côté gauche de la zone de transaction.

Type :

Numéro

Longueur :

Tout

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Commencer par 1 pour la première ligne d’une transaction, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante. Doit également être unique par écriture de journal et par journal.

Par exemple, le résumé 1 contient les numéros de ligne 1 à 20, le résumé 2 contient les numéros de ligne 1 à 44, etc.

Obligatoire :

Oui
Nom du champ : ACCT_NO

Nom du champ d’UI :

Compte

Type :

Caractère

Longueur :

24

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout

Doit être conforme à la spécification du compte principal/secondaire dans Société > Configuration : Informations sur la Société.

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui
Nom du champ : DEBIT

Nom du champ d’UI :

Débit

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Le fichier téléchargé doit contenir un numéro dans l’un ou l’autre des champs DEBIT ou CREDIT. Par exemple, si vous n’avez pas de montant débité, vous devez avoir un crédit. Vous pouvez importer des nombres négatifs pour le débit ou le crédit. Dans ce cas, un montant de débit négatif sera traité comme un crédit, et un montant de crédit négatif sera traité comme un débit.

Obligatoire :

Oui, si le montant CREDIT n’est pas présent.

Remarques :

Un nombre négatif est traité comme un crédit.
Nom du champ : CREDIT

Nom du champ d’UI :

Crédit

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui, si le montant DEBIT n’est pas présent.

Remarques :

Un nombre négatif est traité comme un débit.
Nom du champ : EXCH_RATE_DATE

Nom du champ d’UI :

Date de taux de change

Type :

Date

Longueur :

10

Valeur par défaut :

Date actuelle

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui, sauf si vous fournissez le EXCHANGE_RATE.

Remarques :

utiliser uniquement pour les sociétés multi-entités. Ce champ détermine le taux de change à cette date.
Nom du champ : TAX_LINE_NO - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments.

Type :

Numéro

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Pour les solutions fiscales TVA et TPS. Commencez par 1 pour la première ligne de taxe d’un élément et incrémentez de 1 pour chaque ligne suivante.

Obligatoire :

Oui, uniquement s’il existe des implications fiscales entrantes ou sortantes et qu’il existe plusieurs taxes pour la ligne.

Modifiable :

Non
Nom du champ : TAX_DETAILID - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Détails des taxes

Type :

Caractère

Longueur :

100

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement.

Dépendances :

Pour les solutions fiscales TVA ou TPS. Fait référence à un identifiant de détail d’impôt valide.

Obligatoire :

Oui, uniquement en cas d’implications fiscales entrantes ou sortantes.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT).
Nom du champ : TAX_AMOUNT - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Taxe en devise de transaction

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Utilisées pour les solutions de taxe TVA ou TPS

Obligatoire :

Oui, uniquement en cas d’implications fiscales entrantes ou sortantes.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT).
En savoir plus sur la procédure Exclure des colonnes et Lignes quelques informations dans votre fichier d’importation.

2. Charger votre fichier et cartographier vos données

Voici les étapes générales à suivre pour importer des fiches dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Mappage de vos données dans le service d’importation.

  1. Atteindre > de la société Coup monté > Importer des données.

  2. Accédez à la section Importer un espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.

  3. Procédez de l’une des manières suivantes :

    • Choisir Créer en regard d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.

    • Choisir Mettre à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,

    La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si aucun lien de mise à jour ne s’affiche en regard d’une importation, cela signifie que vous ne pouvez pas mettre à jour les fiches de cette zone à l’aide du service d’importation.

  4. Glissez-déposez un fichier contenant ces informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Charger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.

  5. Vous pouvez également sélectionner l’onglet avec lequel vous souhaitez travailler en premier, sélectionner la zone dans laquelle effectuer l’importation, puis sélectionner Continuer.

    Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets.

  6. Le Mapper les champs La page s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez le curseur sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

    Si vous ne souhaitez pas importer de colonnes d’informations entrantes dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

    Vérifiez toutes les correspondances de champs avant de continuer. Cela garantit que vos données vont vers les bons champs dans Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprendra davantage sur vos importations, les mappages deviendront plus automatiques.

  7. Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.

  8. Vous pouvez également faire correspondre les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.

3. Validation et correction des données

Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs qui ont pu être rencontrées sont surlignées en rouge.

C’est l’occasion de corriger les erreurs avant d’importer dans Intacct. En fonction du nombre et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.

Vous pouvez importer des fichiers contenant des fiches valides et non valides. Toutefois, toute fiche comportant une erreur ne sera pas importée et sera déplacée vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les fiches, soit les supprimer.

Rechercher et corriger les erreurs

La fiche de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos fiches avant d’importer les données dans Intacct.

  • Utilisez des filtres intégrés pour afficher uniquement les fiches non valides.
  • Passez le curseur sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
  • Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis chargez-les à nouveau si nécessaire.
  • Utiliser Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.

En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.

4. Finaliser et importer

Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importation pour charger vos données dans Intacct.

Après avoir importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans la Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail Importer. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Cela vous permet de confirmer facilement que votre importation a réussi et d’accéder à vos données chaque fois que vous en avez besoin.

Exemples d’importations d’écritures de journal du grand livre

Toutes les écritures de journal doivent avoir des informations d’en-tête, et chaque en-tête peut être associé à plusieurs éléments.

Champs d’en-tête S’applique à l’ensemble de la transaction et inclut des champs tels que la date de la transaction, le journal et une description des éléments.

Éléments sont les détails de l’écriture de journal et incluent des champs tels que le Grand livre, les comptes et les montants. Si vous utilisez des dimensions, telles que Établissement ou Service, celles-ci sont également incluses dans les lignes des éléments.

Exemple de regroupement d’en-têtes et d’éléments dans un fichier d’écriture de journal CSV.

Saisir la première écriture de journal

Saisissons la première écriture de journal et les éléments. Sélectionnez les images pour les agrandir.

Détails de l’en-tête et de la ligne pour une importation d’écriture de journal CSV.

  1. Les champs d’en-tête de cet exemple sont les suivants :

    • ID de journal.

      L’ID doit correspondre exactement à l’ID de journal dans Intacct.

    • Date de l’écriture.

    • Description de l’écriture.

      La description s’applique à l’ensemble de la transaction et est limitée à 30 caractères.

    Les lignes 4 et 5 n’ont pas d’informations d’en-tête, car les informations d’en-tête de la ligne 3 s’appliquent à l’ensemble de la transaction.

  2. Les dates du fichier peuvent être au même format que les dates dans Intacct ou peuvent l’être comme vous le souhaitez. Le service d’importation vous montrera un aperçu des dates avant l’importation, où vous pourrez les ajuster si nécessaire.

  3. Les numéros de ligne de chaque élément de cette écriture de journal sont numérotés séquentiellement, en commençant par 1, dans la colonne LINE_NO.

  4. Un mémo est saisi pour chaque élément.

  5. Les débits et les crédits sont équilibrés.

Saisir la deuxième écriture de journal

La deuxième écriture de journal est placée à la ligne 6 de la feuille de calcul, après la dernière entrée de l’écriture de journal précédente.

Une deuxième écriture de journal du grand livre ajoutée à un fichier CSV.

  1. Les champs d’en-tête contiennent le nom du journal, la date de l’écriture et une description de l’écriture de journal.

    Les lignes 7 et 8 n’ont pas d’informations d’en-tête, car les informations d’en-tête de la ligne 6 s’appliquent à l’ensemble de la transaction.

  2. Les dates du fichier peuvent être au même format que les dates dans Intacct ou peuvent l’être comme vous le souhaitez. Le service d’importation vous montrera un aperçu des dates avant l’importation, où vous pourrez les ajuster si nécessaire.

  3. Les numéros de ligne (colonne LINE_NO) des éléments de cette écriture de journal commencent à 1 et sont également numérotés séquentiellement.

  4. Un mémo a été saisi pour chaque élément.

  5. Les débits et les crédits sont équilibrés.

Vérifiez votre travail avec DONOTIMPORT

Il peut être utile d’ajouter des lignes supplémentaires au modèle pour effectuer des calculs ou des analyses sur les données.

Par exemple, comme les écritures de journal doivent être équilibrées, il peut être utile d’ajouter une ligne pour calculer les totaux des éléments.

Exemple de lignes de total qui sont utilisées comme référence et qui ne sont pas importées.

  1. Une ligne Total a été ajoutée pour la première écriture de journal.
    Le signe # dans la colonne DONOTIMPORT est utilisé pour indiquer au service d’importation d’ignorer les informations de cette ligne lors de l’importation. Le signe # doit être le premier caractère de la ligne.

  2. Les calculs des colonnes Débit et Crédit confirment que les débits correspondent aux crédits des deux écritures de journal.

Conseils

Lors de l’ajout de données à un modèle d’importation :

  • Assurez-vous d’utiliser le modèle d’importation Écritures de journal du grand livre pour les écritures de journal du grand livre.

  • Vérifiez que l’en-tête de l’écriture de journal n’est saisi qu’une seule fois pour chaque écriture de journal.

  • Les écritures de journal du grand livre doivent être équilibrées.

  • Les écritures de journal statistique n’ont pas besoin d’être équilibrées.

Lorsque vous saisissez des informations de dimension dans une écriture de journal, vous devez disposer d’une ligne distincte pour chaque combinaison de dimensions. Dans l’exemple ci-dessous, une écriture de journal pour la paie a été ajoutée. Les dimensions utilisées dans cette écriture de journal sont les suivantes : Établissement (LOCATION_ID) et Service (DEPT_ID).

Lorsque vous téléchargez un modèle CSV à partir d’Intacct, ce modèle contient automatiquement les dimensions utilisées dans votre société. Selon la configuration de votre société, vous devrez peut-être faire défiler vers la droite dans le modèle pour trouver les colonnes de dimension.

Exemples d’écritures de journal regroupées par dimension.

  1. Les éléments 2 et 3 ont la même dimension Établissement, mais ont des dimensions Service différentes. La combinaison de dimensions crée une ligne distincte pour chaque combinaison.

    • Élément 2 : Établissement 110 + Service 120

    • Élément 3 : Établissement 110 + Service 310

  2. Les éléments 4 et 5 ont également la même dimension Établissement, qui est différente des éléments 2 et 3, et ont des dimensions Service différentes.

    • Élément 4 : Établissement 120 + Service 130

    • Élément 5 : Établissement 120 + Service 440

  3. Une ligne commentée (#) a été ajoutée pour vérifier que les débits et les crédits sont équilibrés.

Deuxième exemple d’écriture de journal regroupée par dimension.

Dans l’exemple ci-dessus, une deuxième écriture de journal de paie a été ajoutée.

  1. Les éléments 2 et 3 ont la même dimension Établissement, mais ont des dimensions Service différentes. La combinaison de dimensions crée une ligne distincte pour chaque combinaison.

    • Élément 2 : Établissement 110 + Service 120

    • Élément 3 : Établissement 110 + Service 310

  2. Les éléments 4, 5 et 6 ont également la même dimension Établissement, qui est différente des éléments 2 et 3. Toutes les dimensions Service sont également différentes, mais cette fois, il y a aussi un nouveau Service.

    • Élément 4 : Établissement 120 + Service 130

    • Élément 5 : Établissement 120 + Service 440

    • Élément 6 : Établissement 120 + Service 550

  3. Une ligne commentée (#) a été ajoutée pour vérifier que les débits et les crédits sont équilibrés.

  4. L’ajout de l’élément 6 dans cette écriture de journal a fait en sorte que les débits et les crédits ne correspondent pas. Vous pouvez corriger cela dans votre fichier ou dans la feuille de révision du service d’importation. Quel que soit l’endroit où vous corrigez l’erreur, les écritures de journal qui ne sont pas équilibrées ne seront pas importées.

Exemple de mise à jour d’un élément avec des informations de dimension.

Dans l’exemple ci-dessus, l’élément 1 a été mis à jour pour refléter l’ajout d’un nouveau service à un établissement existant.

  1. L’élément 1 contient les crédits par rapport auxquels le reste des éléments est équilibré. Il a été mis à jour pour refléter l’ajout d’un nouveau service à un établissement existant.

  2. Les débits et les crédits sont équilibrés. Le fichier d’écriture de journal peut maintenant avoir d’autres écritures de journal ajoutées ou être importé dans Intacct.

Un seul fichier peut charger plusieurs transactions de journal (avec plusieurs éléments). Les débits et crédits de chaque transaction doivent être équilibrés pour être importés.

Conseils, astuces et résolution des problèmes

Lors de l’importation de données dans un environnement multidevise :

  • Assurez-vous que toutes les devises et tous les types de taux de change personnalisés dans le fichier d’importation sont présents dans Intacct avant d’importer.

  • Entrez une valeur de devise dans le fichier d’importation, même si la transaction est dans la devise de base.

  • Si un modèle a une devise de transaction et un établissement, la valeur de la devise est la devise de transaction.
    Si la valeur de la devise est vide, Intacct utilisera la devise de base de l’établissement spécifié.

Scénarios d’importation

  • Taux actuel : Renseignez les champs Devise et Date du taux de change. Intacct calcule la valeur en fonction de ces champs.

  • Type de taux de change personnalisé : Renseignez les champs Devise, Type de taux de change et Date du taux de change. Intacct calcule la valeur en fonction de ces champs.

  • Taux extérieur à l’Intacct : Renseignez les champs Devise, Date du taux de change (pour référence) et Taux de change. Intacct calcule le montant en fonction de ces valeurs, si les valeurs sont dans une devise autre que la devise de base.

Lors de l’importation Grand livre journal écritures, le numéro élément définit l’ordre d’importation. Pour faciliter le rapprochement après l’importation, voici quelques conseils lors de la saisie des écritures de journal :

  • Le numéro de ligne d’un fichier détermine l’ordre des élément importées pour Grand livre journal écritures.

  • Le regroupement des débits et des crédits correspondants dans le fichier facilite le rapprochement après l’importation.

  • Le colonne LINE_NO est important pour maintenir l’ordre des éléments et déterminer comment les écritures apparaissent dans un journal.

  • Saisissez les informations dans le fichier comme vous le feriez dans un écriture de journal standard pour plus de clarté comptabiliser-importation.