Importation CSV : Budgets

Vous pouvez importer un grand nombre d’écritures budgétaires dans Sage Intacct en chargeant un fichier CSV, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps. Par exemple, supposons que vous ayez 500 combinaisons compte-service-emplacement et que vous puissiez budgétiser des périodes de deux ans. Vous pouvez facilement ajouter les données à une feuille de calcul de budget et les importer au format CSV.

Obtenir le modèle de budget

Pour obtenir un fichier à utiliser comme point de départ, vous pouvez exporter un budget existant à partir de la liste Budgets. (Accédez à Grand livre > Tout > Rapports > Budget.). Vous pouvez ensuite apporter des modifications à ce fichier dans Excel et le charger à nouveau, ou l’utiliser comme exemple pour créer des budgets entièrement nouveaux, à condition que les ID de budget existent déjà.

Vous pouvez également télécharger un modèle de budget à partir de la liste de contrôle de configuration de la société.

Pour télécharger un modèle de budget à partir de la liste de contrôle de configuration de la société :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Importer des données.

2. Sous Configurer les transactions du Grand livre, sélectionnez l’icône Modèle lien.

Utiliser le modèle de budget

Lorsque vous ouvrez le modèle de budget dans une application de feuille de calcul, la ligne d’en-tête affiche des informations sur chaque champ et les données qui peuvent y être saisies.

Chaque ligne horizontale de la feuille de calcul représente les détails du budget qui combinent un compte du grand livre, des détails facultatifs au niveau de la dimension et le montant du budget pour chaque période de référence. Vous ajouterez une ligne pour chaque combinaison de compte et de dimension qui sera budgétisée. Les montants budgétaires sont saisis dans les colonnes Période de référence.

Voici quelques remarques supplémentaires sur l’utilisation du modèle :

• BUDGET_ID doit déjà exister dans Intacct. Découvrez comment créer un ID de budget.
• ACCT_NO est obligatoire et fait référence au compte budgétisé.
• DEPT_ID et LOCATION_ID sont facultatifs et peuvent être vides. Mais si vous les utilisez, ils doivent être conformes à des identifiants valides dans Intacct.
• D’autres dimensions sont également facultatives. Toutefois, si un compte du grand livre est défini comme nécessitant une dimension, cette dimension doit être utilisée dans le budget.
• Vous pouvez ajouter autant de colonnes de période que vous le souhaitez pour lesquelles vous souhaitez établir des budgets. Les périodes doivent déjà exister dans Intacct et être configurées pour être utilisées pour le budget, et les en-têtes de colonne doivent contenir les noms de ces périodes exactement tels qu’ils apparaissent dans Intacct. Dans les définitions de champ qui suivent, ce champ est étiqueté "(BUDGETABLE PERIOD 1... n)". Cependant, dans votre téléchargement, ce serait quelque chose comme « Fin du mois de janvier 2016 ». Si la période n’existe pas, l’intégralité du fichier est rejetée et vous recevez un e-mail contenant les erreurs.

				Nombre de périodes illimité
BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PER 1	PER 2	PER 3
Budget 1	1001	HR	Californie	100,00	110.00	120.00
	1002	ENG	Californie		210,00	220.00
	1003	MFG		300,00	310.00	320.00

L’exemple suivant présente les données budgétaires d’une société qui inclut des dimensions dans son budget pour l’exercice 2016.

Exemples de données budgétaires pour une société dont le budget inclut des dimensions

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Fin du mois de janvier 2024	Fin du mois de février 2024
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-101	LICENCE	220000	40000
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Budget actuel	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Budget actuel	6005	MKTG	SFR			100	120
Budget actuel	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à préparer votre fichier CSV en vue du chargement.

1. À partir de la Importer la liste de données de la société, téléchargez un modèle.
   • Utilisez le modèle le plus récent, en particulier après publication d’une nouvelle version du produit.
   • Utilisez le modèle approprié pour la zone dans laquelle vous souhaitez charger des informations. Différents modèles permettent d’organiser différents types d’informations. Utilisez un modèle spécifique en fonction des informations que vous devez charger.
2. Utilisez les descriptions des colonnes comme guide pour saisir des informations.
   • Lisez les descriptions des en-têtes dans le modèle.
     La description de l’en-tête est la cellule située sous la ligne d’en-tête qui explique le type d’informations qui est accepté pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur acceptée incorrecte entraînera la génération d’une erreur lors de votre chargement.
   • Saisissez les informations requises.
     Certaines données sont requises, d’autres non. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre chargement échouera.
3. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous enregistrez à partir d’Excel, vous pouvez choisir l’option Délimité par des virgules Type de fichier.

Le fichier aura l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistrée.
Laissez le fichier ouvert jusqu’à ce que l’importation réussisse. Excel peut parfois reformater le fichier si vous le fermez avant que l’importation ne réussisse.

Erreurs fréquentes

Vous pouvez éviter les erreurs courantes en suivant les suggestions de ce tableau :

Recommandation	Instructions	Remarques
Mettre en forme les champs sous forme de texte.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez toutes les cellules. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnezMettre en forme les cellules. Sur le Nombre Tab, sélectionnez SMS et sélectionnez D’ACCORD. Enregistrez le fichier.
Remplacer une date par un format de date court.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez une colonne de dates. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnezMettre en forme les cellules. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court. Enregistrez le fichier.	Format de date court : 3/15/2009
Supprimez les espaces de vos données.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez une plage de cellules. Sur le Domicile , dans l’onglet Édition Groupe, sélectionnez Rechercher et sélectionner et sélectionnez Remplacer. Dans le Trouvez ce que , appuyez une fois sur la barre d’espace. Laissez le Remplacer par Boîte vide. Choisir Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés. Enregistrez le fichier.	Il n’est pas nécessaire de supprimer les espaces inclus dans un champ de mémo. Assurez-vous toutefois qu’il n’y a pas d’espace au début ou à la fin du mémo. Les espaces de fin peuvent entraîner un échec du chargement.
Supprimez toutes les virgules du fichier.		Le fichier d’importation étant un fichier CSV, un fichier Séparées par des virgules Fichier de valeurs (parfois appelé fichier délimité par des virgules) Toute virgule dans les données déplace automatiquement les informations vers d’autres champs. Cela entraînera soit l’importation d’informations incorrectes, soit l’échec de l’ensemble de l’importation. Il existe plusieurs façons d’éviter ce problème : N’utilisez jamais de virgules dans les montants numériques. N’utilisez pas de virgules dans les champs de texte. Placez les champs de texte entre guillemets si vous devez utiliser des virgules dans ceux-ci.
Assurez-vous que tous les en-têtes de votre fichier correspondent exactement aux en-têtes du modèle téléchargé.		Ne modifiez pas le Contenu de l’en-tête. Les en-têtes sont mappés vers des champs dans Intacct. Si vous modifiez les en-têtes, vos données ne seront pas chargées aux bons emplacements. Vous pouvoir Modifiez le commande des colonnes de votre modèle CSV. La modification de l’ordre des colonnes n’affecte pas le chargement.
Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.		Les champs d’identifiant sont sensibles à la casse. Par exemple, l’identifiant fournisseur « ven100 » et l’identifiant fournisseur « VEN100 » ne sont pas identiques. Vous devez saisir l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans le système Intacct, sous peine de ne pas faire correspondre les transactions avec le mauvais fournisseur ou client ou de provoquer une erreur de chargement.
Lorsque vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc., ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.		Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur particulier et que le fournisseur n’existe pas en tant que fournisseur dans Intacct avant votre chargement, celui-ci échouera. Cela ne s’applique pas lors de la création de nouvelles écritures pour les clients ou les fournisseurs à l’aide du processus d’importation.
Numérotez les éléments de manière séquentielle.		Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Importer un fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, vous êtes prêt à importer votre fichier dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Importer des données.

2. Recherchez le type d’informations que vous souhaitez importer, puis sélectionnez le correspondant Importation lien.

3. Dans le Importer les informations de la société , définissez les paramètres suivants et sélectionnez Importation:

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Après une importation, Sage Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien de fiches ont été importées.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importer hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la Importer les informations de la société (où vous avez importé votre fichier).

Gérer les erreurs

Résoudre les erreurs d’importation de budget

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’échec du chargement d’un budget. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des messages d’erreur courants que vous pouvez rencontrer, avec la marche à suivre pour résoudre le problème.

Erreur	Étapes de résolution
Compte du Grand livre non valide	Vérifiez que vous avez correctement saisi le numéro de compte et que le compte a été créé dans le Grand livre
Dupliquer les comptes de budget d’une période	Vérifiez qu’un seul montant a été saisi par période pour chaque combinaison de dimension/compte du Grand livre. Par exemple, si vous utilisez uniquement le compte du Grand livre pour le budget, le compte 4010 ne peut pas comptabiliser 2 lignes. Si vous utilisez le compte et la dimension pour le budget, vous ne pouvez pas faire apparaître de montants sur 2 lignes pour la même combinaison compte/dimension.
Périodes de référence incorrectes, non « budgétisables » ou manquantes	Vérifiez que vos périodes de référence sont correctes et ont été créées au cours de la période, et que les périodes de référence sont configurées pour être utilisées pour le budget. Les périodes de référence doivent correspondre exactement aux périodes de référence dans Intacct.
Identifiant de budget non valide	Vérifiez que l’ID de budget a été créé dans Intacct et que la valeur saisie dans la colonne Budget_ID correspond exactement à l’ID de budget dans Intacct.
Compte du Grand livre non valide	Vérifiez que vous avez correctement saisi le numéro de compte et que le compte a été créé dans le Grand livre
Dupliquer les comptes de budget d’une période	Vérifiez qu’un seul montant a été saisi par période pour chaque combinaison de dimension/compte du Grand livre. Par exemple, si vous utilisez uniquement le compte du Grand livre pour le budget, le compte 4010 ne peut pas comptabiliser 2 lignes. Si vous utilisez le compte et la dimension pour le budget, vous ne pouvez pas faire apparaître de montants sur 2 lignes pour la même combinaison compte/dimension.
Périodes de référence incorrectes, non « budgétisables » ou manquantes	Vérifiez que vos périodes de référence sont correctes et ont été créées au cours de la période, et que les périodes de référence sont configurées pour être utilisées pour le budget. Les périodes de référence doivent correspondre exactement aux périodes de référence dans Intacct.
Identifiant de budget non valide	Vérifiez que l’ID de budget a été créé dans Intacct et que la valeur saisie dans la colonne Budget_ID correspond exactement à l’ID de budget dans Intacct.