Importation CSV : Groupes d’articles GL vers comptes GL

Vous pouvez importer n’importe quel numéro de groupes GL d’articles dans les mappages de compte du grand livre dans Sage Intacct en téléchargeant un fichier CSV, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps. Par exemple, supposons que vous ayez des mappages de groupe GL à compte du grand livre de 100 articles. Au lieu d’entrer chaque mappage un par un, vous pouvez facilement ajouter les données au modèle de mappage Groupes GL d’éléments, puis l’importer sous forme de fichier CSV.

Obtenir le modèle de cartographie

Avant de commencer l’importation de la correspondance, vous devez d’abord obtenir le modèle de correspondance auprès de Sage Intacct.

Pour obtenir le modèle de mappage :

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Sur le Abonnements liste, trouvez l’icône Gestion des dépenses application, puis sélectionnez Configurer.
3. Dans la fenêtre Configurer la gestion des dépenses, faites défiler jusqu’à l’icône Groupes GL d’articles à Comptes GL , puis sélectionnez Mappage d’importation.
4. Sélectionnez Modèle de mappage pour télécharger le modèle d’importation.

Remplir le modèle de mappage

Contrairement à d’autres importations, l’importation de mappage des groupes GL d’articles vers les comptes GL importe simplement la relation mappée entre un groupe GL d’articles et un compte du grand livre. L’importation ne prend pas en charge la création de groupes GL d’articles ou de comptes GL. Cela signifie que toutes les données que vous saisissez dans le modèle doivent déjà exister dans votre instance d’Intacct pour qu’elles soient correctement importées.

Le modèle de mappage comprend deux colonnes de données :

• GL_ACCOUNT_NUMBER
• ITEM_GL_GROUP_NAME

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à préparer votre fichier CSV en vue du chargement.

1. De la Importer la liste de données de la société, téléchargez un modèle.
   • Utilisez le modèle le plus récent, en particulier après publication d’une nouvelle version du produit.
   • Utilisez le modèle approprié pour la zone dans laquelle vous souhaitez charger des informations. Différents modèles permettent d’organiser différents types d’informations. Utilisez un modèle spécifique pour les informations que vous devez télécharger.
2. Utilisez les descriptions des colonnes comme guide pour saisir des informations.
   • Lisez les descriptions d’en-tête dans le modèle.
     La description de l’en-tête est la cellule située sous la ligne d’en-tête qui explique le type d’informations acceptées pour chaque colonne. La saisie d’informations dans un format incorrect ou avec une valeur acceptée incorrecte entraînera la génération d’une erreur lors de votre chargement.
   • Entrez les informations requises.
     Certaines données sont obligatoires, tandis que d’autres ne le sont pas. Lisez le champ de description afin de déterminer les informations requises. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre téléchargement échouera.
3. Enregistrez le fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous enregistrez à partir d’Excel, vous pouvez choisir l’icône délimité par des virgules type de fichier.

Le fichier aura l’extension de fichier .csv après l’avoir enregistré.
Laissez le fichier ouvert jusqu’à ce que votre importation réussisse. Excel peut parfois reformater le fichier si vous le fermez avant que l’importation ne réussisse.

Erreurs courantes

Vous pouvez éviter les erreurs courantes en suivant les suggestions de ce tableau :

Recommandation	Instructions	Remarques
Mettre en forme les champs sous forme de texte.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez toutes les cellules. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnezFormat des cellules. Sur le Nombre , sélectionnez Texte et sélectionnez D’accord. Enregistrez le fichier.
Remplacez n’importe quelle date par un format de date court.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez une colonne de dates. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnezFormat des cellules. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court. Enregistrez le fichier.	Format de date court : 3/15/2009
Supprimez les espaces de vos données.	Dans Microsoft Excel : Sélectionnez une plage de cellules. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez Rechercher et sélectionner, puis Remplacer. Dans la zone Rechercher, appuyez une fois sur la barre d’espace. Laissez la case Remplacer par vide. Sélectionnez Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés. Enregistrez le fichier.	Il n’est pas nécessaire de supprimer les espaces inclus dans un champ mémo. Assurez-vous toutefois qu’il n’y a pas d’espace au début ou à la fin du mémo. Les espaces de fin peuvent entraîner un échec du chargement.
Supprimez toutes les virgules du fichier.		Comme le fichier d’importation est un fichier CSV, un fichier Séparées par des virgules Fichier de valeurs (parfois appelé fichier délimité par des virgules) Toute virgule dans les données déplace automatiquement les informations vers d’autres champs. Cela entraînera soit l’importation d’informations incorrectes, soit l’échec de l’ensemble de l’importation. Il existe plusieurs façons d’éviter ce problème : N’utilisez jamais de virgules dans les montants numériques. N’utilisez pas de virgules dans les champs de texte. Placez les champs de texte entre guillemets si vous devez utiliser des virgules dans ceux-ci.
Assurez-vous que tous les en-têtes de votre fichier correspondent exactement aux en-têtes du modèle téléchargé.		Ne modifiez pas le Contenu de l’en-tête. Les en-têtes sont mappés vers des champs dans Intacct. La modification des en-têtes signifie que vos données ne seront pas chargées aux bons emplacements. Vous peut modifier l’icône Commande des colonnes de votre modèle CSV. Changer l’ordre des colonnes n’affecte pas le chargement.
Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.		Les champs d’identifiant sont sensibles à la casse. Par exemple, l’identifiant fournisseur « ven100 » et l’identifiant fournisseur « VEN100 » ne sont pas les mêmes. Vous devez entrer l’ID exactement tel qu’il apparaît dans le système Intacct, sinon vous courez le risque de ne pas correspondre les transactions avec le mauvais fournisseur ou client, ou de voir le téléchargement échouer.
Lorsque vous référencez un fournisseur, un client, un terme, un budget, etc., ce que vous référencez doit déjà exister dans Intacct.		Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur particulier et que le fournisseur n’existe pas en tant que fournisseur dans Intacct avant votre chargement, celui-ci échouera. Cela ne s’applique pas lors de la création de nouvelles écritures pour les clients ou les fournisseurs à l’aide du processus d’importation.
Numérotez les articles de manière séquentielle.		Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir la section Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Importer le fichier CSV

Maintenant que vous avez saisi vos données et que vous les avez examinées pour détecter les problèmes courants que les importations peuvent rencontrer, enregistrez votre fichier au format CSV, puis importez-le dans Intacct.

Pour importer votre fichier CSV :

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Sur le Abonnements liste, trouvez l’icône Gestion des dépenses application, puis sélectionnez Configurer.

3. Sur la page Configurer la gestion des dépenses, définissez l’icône suivant.

   Importer les informations sur la Société - options

   Descriptions des options de la page Configurer la gestion des dépenses

   Option	Description
   Choisir un fichier	Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Si le fichier CSV comporte des dates qui ne sont pas au format JJ/MM/AAAA, sélectionnez le format de date à utiliser.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type de codage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée du chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse domaine. Intacct vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre la fin du processus de chargement, ne cochez pas la case Traiter hors ligne.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation sont envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

4. Sélectionnez Importer.

Après une importation, Intacct vous informe si l’importation a réussi et combien d’enregistrements ont été importés.

Dans le cas d’une importation réussie, la page de confirmation vous permet de vérifier que toutes les fiches de votre fichier initial ont été importées avec succès sans avoir à les vérifier manuellement.

Importations CSV hors ligne

Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement qu’Intacct doit effectuer sur les données. En cas de doute, sélectionnez Traiter hors ligne sur la page Importer.

Une fois le processus hors ligne terminé, Intacct envoie un e-mail à l’adresse que vous avez saisie dans la boîte de dialogue Importer les informations de la société (dans laquelle vous avez importé votre fichier).

Gérer les erreurs