Entités

Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Utilisez la page Informations sur l’entité pour :

• Créez une nouvelle entité et saisissez-la dans le système.
• Définissez des relations avec d’autres entités pour mieux contrôler le suivi et la gestion des transactions inter-entités.
• Affichez ou modifiez les informations de toute entité existante.

Pour gérer les entités, accédez à Compagnie > Coup monté > Configuration > Entités. Choisir Ajouter (cercle) À côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Éditer en regard d’une entité existante.

À propos des entités

Choisissez un nom significatif pour l’entité qui permet aux utilisateurs de la différencier des autres. Par exemple, si l’entité représente une entité juridique en Californie, envisagez de nommer l’entité Californie. Le nom et l’ID de l’entité sont visibles dans le menu déroulant de l’entité en haut de la page dans Intacct.

Entités d’élimination

Les sociétés qui utilisent la consolidation domestique ou la consolidation créent souvent d’autres entités, appelées entités d’élimination, pour effectuer des éliminations dans les livres de consolidation. Ces entités ne servent qu’à contenir les montants éliminés en raison des transactions inter-entités. Vous ne pouvez pas accéder aux entités d’élimination ou basculer vers celles-ci.

Si votre société utilise des consolidations mondiales ou nationales, vous pouvez désigner une entité comme entité d’élimination. Cette désignation est permanente et ne peut pas être modifiée ultérieurement.

Vous avez besoin d’une entité d’élimination pour chaque devise du livre de consolidation. Par exemple, si vous avez 3 livres de consolidation avec la même devise comptable, vous n’avez besoin que d’une seule entité d’élimination.

Pour plus d’informations sur les entités d’élimination, reportez-vous à la section suivante :

• Entités d’élimination — Consolidation globale
• Comptes d’élimination — Consolidation globale

Transactions inter-entités

Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.

Pour en savoir plus sur l’activation des transactions inter-entités, consultez Mettre en correspondance les comptes inter-entités.

Ajouter ou modifier une entité

Il est recommandé de configurer une convention d’affectation de noms pour vos identifiants d’entité. Une convention de dénomination claire facilite la recherche d’un nom d’entité parmi les noms d’emplacements et simplifie l’ajout d’entités à l’avenir.

Une convention de dénomination courante consiste à précéder une valeur numérique de 3 ou 4 chiffres de la lettre E. Par exemple, votre premier identifiant d’entité est E100, le deuxième identifiant d’entité est E200, etc.

L’ID d’entité est fixe lorsque vous le définissez et ne peut pas être modifié. Vous pouvez toutefois modifier le nom de l’entité ultérieurement si nécessaire.

Il est également recommandé d’avoir une convention de dénomination pour les entités, généralement basée sur leur emplacement. Par exemple, les sites de San Francisco, Los Angeles et Sacramento peuvent tous faire partie de l’E100 : Entité californienne. Dans cet exemple, l’ID de l’entité est E100 et le nom de l’entité est Californie.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Entités.

2. Choisir Créer pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Plus d’actions > Éditer en regard d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , saisissez un ID et Nom afin d’aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’identifiant est permanent et ne peut pas être modifié.

4. Saisissez l’identifiant fiscal fédéral de l’entité dans la ID fédéralchamp à Émettre un formulaire 1099 distinct pour chaque entité américaine.
5. À partir de la Pays d’exploitation list, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour Numéro d’identification fiscale, saisissez l’identifiant fiscal de l’État ou du territoire de l’entité. Si vous devez utiliser un numéro d’immatriculation fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.

7. Saisissez tout ou partie des autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Vous pouvez également définir des calendriers de congés sur la Calendrier des congés onglet.

   • Choisir Ajouter pour ajouter un nouveau calendrier de congés. Par exemple, vous pouvez configurer un calendrier de congés pour 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Éditer en regard du calendrier des congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuille de temps pour les jours fériés à partir de Configurer les projets.

9. Sélectionnez Enregistrer.

10. Sélectionnez Terminé.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Entités.

2. Sur la page Entités, sélectionnez l’icône Ajouter à côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité ou sélectionnez Éditer en regard d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , saisissez un ID et Nom afin d’aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’identifiant est permanent et ne peut pas être modifié.

4. À Émettre un formulaire 1099 distinct pour chaque entité américaine, saisissez l’identifiant fiscal fédéral correspondant à l’entité dans la ID fédéralchamp.
5. À partir de la Pays d’exploitation list, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour Numéro d’identification fiscale, saisissez l’identifiant fiscal de l’État ou du territoire de l’entité. Si vous devez utiliser un numéro d’immatriculation fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.
7. Saisissez tout ou partie des autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Vous pouvez également définir des calendriers de congés sur la Calendrier des congés onglet.
   • Choisir Ajouter pour ajouter un nouveau calendrier de congés. Par exemple, vous pouvez configurer un calendrier de congés pour 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Éditer en regard du calendrier des congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuille de temps pour les jours fériés à partir de Configurer les projets.
9. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez Actif.

Supprimer une entité

Vous pouvez supprimer une entité uniquement si elle n’est associée à aucune fiche ou transaction.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Entités.

2. Choisir Plus d’actions > Supprimer en regard de l’entité que vous souhaitez supprimer.
3. Choisir Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Configuration > Entités.

2. Dans la liste Entités, recherchez l’entité et sélectionnez Supprimer.

Rendre une entité inactive

Si vous souhaitez la masquer sans la supprimer, par exemple, conserver l’entité mais vous assurer qu’elle n’apparaît pas dans les rapports, vous pouvez la désactiver. Les entités inactives ne figurent pas dans les listes ou les rapports, sauf si vous choisissez de les afficher.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Choisir Plus d’actions > Éditer en regard de l’entité pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut à partir de Actif À Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez Terminé.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Choisir Éditer pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut à partir de Actif À Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les entités inactives dans les rapports et les listes, cochez la case Inclure inactifs en haut de la page du rapport ou de la liste.

Descriptions des champs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page Informations sur l’entité.

• Onglet Informations sur l’entité
• Onglet Calendrier de congés

Onglet Informations sur l’entité

L’onglet Informations sur l’entité fournit des informations de base sur l’entité, notamment son nom, son numéro d’immatriculation fiscale, son exercice fiscal et la façon dont elle doit apparaître dans les rapports.

Entité

Descriptions des champs d’entité

Champ	Description
ID	Saisissez un ID unique pour l’entité. Il s’agit généralement d’une abréviation du nom complet de l’entité. Par exemple, l’identifiant de l’entité New York City pourrait être « NYC ». Utilisez un maximum de 20 caractères. Utilisez uniquement des chiffres ou des lettres, pas de caractères spéciaux. L’identifiant ne peut pas être modifié une fois l’entité enregistrée.
Nom	Saisissez le nom de l’entité. Il s’agit généralement du nom complet de l’entité. Utilisez un maximum de 40 caractères. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux.
Solution de taxe	Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes. Sélectionnez la solution de taxe de l’entité.
ID fédéral	Ce champ apparaît uniquement si vous Configurer votre société multi-entités À Émettre un 1099 distinct par entité. Saisissez l’identifiant fiscal fédéral de l’entité.
Pays d’exploitation	Sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
Numéro d’immatriculation fiscale	Saisissez l’identifiant fiscal de l’État ou du territoire de cette entité. Si vous devez utiliser un numéro d’immatriculation fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.
Mettre à jour les transactions existantes avec le nouvel identifiant fiscal.	Si vous modifiez votre numéro d’immatriculation fiscale, sélectionnez cette option pour mettre à jour toutes les fiches fiscales ouvertes et non soumises. Pour les transactions en cours d’envoi, supprimez l’envoi, mettez à jour le numéro d’immatriculation fiscale, puis recommencez l’envoi une fois le numéro d’immatriculation fiscale mis à jour.
SIREN	Saisissez le numéro SIREN, si nécessaire. Ce champ est disponible uniquement lorsque le pays d’exploitation est défini sur France. Le SIREN est un numéro à 9 chiffres qui identifie la société elle-même.
Pays par défaut pour les adresses	Sélectionnez un pays à saisir automatiquement dans le champ du pays lors de la saisie d’une adresse.
Responsable	Sélectionnez la fiche de contact du collaborateur qui gère cette entité. L’affectation d’un responsable d’entité est utile si vous prévoyez de transmettre les approbations d’achat au responsable de l’entité à laquelle appartient le collaborateur demandeur.
Activer comme entité d’élimination	S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises qui utilisent la consolidation, la consolidation domestique ou la consolidation de propriété avancée. Les entités d’élimination sont des entités shell qui sont utilisées uniquement pour comptabiliser les écritures de consolidation d’un livre de consolidation. L’entité d’élimination est l’endroit où la consolidation comptabilise les écritures de consolidation. Il s’agit notamment des transactions d’élimination pour les activités inter-entités, des écarts de conversion de devises et des écritures d’intérêts minoritaires. Si vous disposez de livres de consolidation dans différentes devises, la devise de l’entité d’élimination doit correspondre à la devise du livre de rapports. Si vous utilisez la consolidation de propriété avancée, nous vous recommandons de créer une entité d’élimination unique pour chaque livre de rapports de la structure de propriété.
Entité limitée	Pour une utilisation future.
Statut	Si vous n’utilisez plus l’entité et que vous ne souhaitez pas qu’elle soit disponible pour que les utilisateurs puissent la choisir pour les transactions, sélectionnez Inactif.

Contacts

Descriptions des champs de contacts

Champ	Description
Entité	Sélectionnez, modifiez ou créez une fiche de contact pour l’entité. Au minimum : Saisissez la Nom de contact suggéré (un champ obligatoire). Il peut s’agir du même nom que le nom sur la fiche de l’entité. Dans le Imprimer en tant que , saisissez le nom de l’entité tel qu’il doit apparaître sur les formulaires, tels que les factures fournisseurs, les factures, les copies de paiement ou les formulaires 1099. Sur le Informations postales , saisissez l’adresse postale de l’entité. Sur le Informations supplémentaires , saisissez toute autre information de contact pour l’entité (telle que l’adresse e-mail). Le remplissage de ces informations permet de les inclure de manière dynamique dans les documents personnalisés (tels que les factures)
Expédier à	Si l’entité utilise une adresse différente pour la réception de biens et de services, sélectionnez ou créez une Expédier à fiche de contact. Si vous disposez d’une intégration Avalara pour le calcul de la taxe de vente, le contact d’expédition est obligatoire.

Contact juridique

Descriptions des champs du contact juridique

Champ	Description
Activer le nom et l’adresse légaux sur les formulaires 1099 et 1096	Cochez cette case pour fournir les coordonnées légales à imprimer sur les formulaires 1099 et 1096 de cette entité. Les champs suivants s’affichent si vous cochez la case : Nom légal Pays Adresse légale ligne 1 Adresse légale ligne 2 Adresse légale ligne 3 Ville légale État ou territoire légal Code postal légal
Activer le nom et l’adresse juridique sur le TPAR	Cochez cette case pour fournir les coordonnées juridiques à inclure dans le rapport annuel sur les paiements imposables (TPAR) pour les sociétés et entités australiennes. S’affiche lorsque le rapport TPAR est activé pour l’entité ou au niveau général. Les champs suivants s’affichent si vous cochez la case : Nom légal Pays Adresse légale ligne 1 Adresse légale ligne 2 Adresse légale ligne 3 Ville légale État ou territoire légal Code postal légal Nom du contact juridique Téléphone du contact juridique Fax du contact juridique E-mail du contact juridique Numéro de succursale juridique

Comptabilité

Descriptions des champs de comptabilité

Champ	Description
Devise de tenue de compte	S’affiche uniquement si vous avez activé l’option permettant à chaque entité d’avoir sa propre devise de tenue de compte (disponible en Gestion multi-entités). Sélectionnez la devise de tenue de compte de l’entité.
Premier mois de l’exercice	Les entités peuvent avoir des premiers mois d’exercice différents. Si la société de niveau général est également une entité active, vous ne pouvez pas modifier l’exercice fiscal de l’entité après avoir ajouté un budget.
Premier mois d’imposition	Les premiers mois d’imposition des entités peuvent différer de leurs premiers mois d’exercice.
Comptes : Configurer les titres de comptes pour cette entité	Bien que la liste des comptes de chaque entité provienne du niveau général, vous pouvez remplacer les titres de compte au niveau de l’entité. Choisir Configurer les titres de comptes pour cette entité pour modifier les titres de compte sélectionnés pour cette entité. Vous pouvez également configurer des libellés de compte pour chaque entité en accédant à l’entité et en configurant les titres de compte par entité dans le Grand livre.

Génération de rapports

Descriptions des champs de rapport

Champ	Description
Imprimer le nom de l’entité en tant que	Vous pouvez également saisir le nom de l’entité tel qu’il doit apparaître sur les rapports et les factures qui sont imprimés pour l’entité. Ce nom d’impression s’applique uniquement lorsque vous basculez vers l’entité. Si vous générez des rapports ou des factures au niveau général, le nom saisi dans la Nom est utilisé.
En-tête de rapport personnalisé	S’affiche uniquement si Activer les titres de services et d’établissements est sélectionné dans la page Configurer le Grand livre. Pour gagner du temps, vous pouvez exécuter un rapport financier ou un autre rapport du grand livre pour un groupe d’entités/emplacements ou de services et avoir Intacct automatiquement Diviser le rapport en plusieurs rapports individuels. Dans ce cas, l’en-tête de rapport du « rapport individuel » affiche le nom du service, de l’entité ou de l’établissement, ainsi que tout texte de titre que vous saisissez ici, au lieu du nom de la société. Par exemple, un titre d’emplacement peut fournir des informations supplémentaires que vous pourriez vouloir afficher sur les rapports, telles que l’adresse et le nom du responsable. Bureau de San Jose 111, rue Post Dirigé par : Karla Grace Vous pouvez saisir jusqu’à 5 lignes, avec un maximum de 50 caractères par ligne.

Calendrier

Descriptions des champs du calendrier

Champ	Description
La semaine commence le	Sélectionnez le premier jour de chaque semaine. Cela permet au système de fournir des données précises pour les rapports qui commencent le premier jour de la semaine.
Jours de travail et week-ends	Spécification de votre Jours de travail et Week-end vous donne une flexibilité supplémentaire pour contrôler si les employés peuvent soumettre des heures pour les heures travaillées ces jours-là et, s’ils le peuvent, pour appliquer un taux de rémunération différent s’ils le souhaitent.

Dates de l’opération

Descriptions des champs des dates d’opération

Champ	Description
Date de début et Date de fin	Vous pouvez également saisir la date à laquelle l’entité est devenue opérationnelle et (le cas échéant) à laquelle elle a été mise hors service. À titre d’information seulement.

Exonération partielle

Sage Intacct prend en charge l’exonération partielle dans Comptes fournisseurs et Achats pour les sociétés utilisant les solutions de taxe suivantes selon les conditions associées :

• Australie TPS - Réduction du crédit sur les taxes déductibles (RITC)

• Taxe de vente au Canada - Crédit sur les taxes déductibles (CTI)

• France - Exonération partielle

• Royaume-Uni TVA - Exonération partielle

Pour obtenir des instructions détaillées sur la configuration de cette fonctionnalité dans chaque région, reportez-vous à la section Configurer une exonération partielle.

Descriptions des champs d’exonération partielle

Champ	Description
Activer l’exonération partielle	Lorsque cette option est activée, les utilisateurs de sociétés et d’entités britanniques ou françaises peuvent saisir des factures fournisseurs avec des articles éligibles à une exonération partielle.
Activer la récupération des coûts (RITC)	Lorsque cette option est activée, les utilisateurs des sociétés et entités australiennes peuvent saisir des factures fournisseurs avec des articles éligibles à la récupération des priorités.
Activer le CTI	Lorsque cette option est activée, les utilisateurs de sociétés et d’entités canadiennes peuvent saisir des factures fournisseurs avec des articles éligibles au CTI.
Exonération partielle activée par défaut	Pour effectuer une exonération partielle, sélectionnez CTI ou CTI pour toutes les transactions. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas sélectionnée et doit être vérifiée pour chaque transaction.
Compte fiscal irrécouvrable	Sélectionnez un compte pour les exemptions partielles, les CTI récupérés ou les CTI à comptabiliser. Par défaut, elles sont comptabilisées dans le compte du Grand livre.
Date d’entrée en vigueur	Lorsque le taux est en vigueur.
Pourcentage de la valeur	Taux auquel la taxe déductible peut être partiellement recouvrée.

Onglet Calendrier de congés

• Choisir Ajouter pour ajouter un nouveau calendrier de congés. Par exemple, vous pouvez configurer un calendrier de congés pour 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
• Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Éditer en regard du calendrier des congés.

Onglet Informations supplémentaires

S’affiche lorsque l’écriture inter-entités automatisée est activée dans Comptes clients. Découvrez comment Configurer l’écriture inter-entités automatisée.

Informations supplémentaires Descriptions des champs

Champ	Description
Nom du fournisseur	La fiche fournisseur que vous avez créée pour représenter cette entité lorsqu’elle agit en tant que fournisseur dans les transactions d’écriture inter-entités automatisée.
Nom du client	La fiche client que vous avez créée pour représenter cette entité lorsqu’elle agit en tant que client dans des transactions d’écriture inter-entités automatisée.