Entités

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un ensemble de livres entièrement équilibrés, garantis séparément. Les entités représentent généralement des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des emplacements, des chapitres, des fonds auto-équilibrés ou des filiales, avec un plan comptable commun.

Une société partagée multi-entités comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées incluent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les employés. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données principales, tels que les fournisseurs, les clients et les employés. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à ne travailler que dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Utilisez la page Informations sur l’entité pour :

• Créez une nouvelle entité et entrez-la dans le système.
• Définissez des relations avec d’autres entités pour mieux contrôler le suivi et la gestion des transactions inter-entités.
• Afficher ou modifier les informations d’une entité existante.
• Télécharger un logo au niveau de l’entité pour les documents de remise bancaire AP

Pour gérer des entités, accédez à Société > Configuration > Configuration > Entités. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité, ou sélectionnez Modifier à la fin du rang.

Pour gérer des entités, accédez à Société > Configuration > Configuration > Entités. Sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Entités pour ajouter une nouvelle entité, ou sélectionnez Modifier à côté d’une entité existante.

À propos des entités

Choisissez un nom significatif pour l’entité qui permet aux utilisateurs de différencier cette entité des autres. Par exemple, si l’entité représente une entité juridique en Californie, envisagez de nommer l’entité Californie. Le nom et l’ID de l’entité sont visibles dans le menu déroulant de l’entité en haut de la page dans Intacct.

Entités d’élimination

Les entreprises qui utilisent l’option Domestique ou de consolidation créent souvent d’autres entités, appelées entités d’élimination, pour effectuer des éliminations dans les livres de consolidation. Ces entités ne servent qu’à contenir les montants éliminés en raison des transactions inter-entités. Vous ne pouvez pas accéder aux entités d’élimination ou changer d’entité.

Si votre société utilise des consolidations mondiales ou nationales, vous pouvez désigner une entité en tant qu’entité d’élimination. Cette désignation est permanente et ne peut être modifiée par la suite.

Vous avez besoin d’une entité d’élimination pour chaque devise du livre de consolidation. Par exemple, si vous avez 3 livres de consolidation avec la même devise comptable, vous n’avez besoin que d’une seule entité d’élimination.

Pour plus de détails sur les entités d’élimination, voir :

• Entités d’élimination — Consolidation globale
• Comptes d’élimination — Consolidation globale

Transactions inter-entités

Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.

Pour plus d’informations sur l’activation des transactions inter-entités, reportez-vous à la section Mettre en correspondance les comptes inter-entités.

Ajouter ou modifier une entité

Il est recommandé de définir une convention de nommage pour vos ID d’entité. Une convention de nommage compenser facilite la recherche d’un nom d’entité parmi les noms d’établissement et simplifie l’ajout d’entités à l’avenir.

Une convention de nommage courante consiste à préfixer la lettre E à une valeur numérique à 3 ou 4 chiffres. Par exemple, votre premier ID d’entité est E100, le deuxième ID d’entité est E200, etc.

L’ID d’entité est fixe lorsque vous le définissez et ne peut pas être modifié. Vous pouvez toutefois modifier le nom de l’entité ultérieurement si nécessaire.

Il est également recommandé d’avoir une convention de nommage pour les entités, généralement basée sur leur établissement. Par exemple, les sites de San Francisco, Los Angeles et Sacramento pourraient tous faire partie de l’E100 : Entité californienne. Dans cet exemple, l’ID d’entité est E100 et le nom de l’entité est Californie.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Créer pour ajouter une nouvelle entité, ou sélectionnez Plus d’actions > Modifier à côté d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , entrez un Pièce d’identité et Nom pour aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’ID est permanent et ne peut pas être modifié.

4. Entrez le numéro d’identification fiscale fédéral de l’entité dans le Carte d’identité fédéralechamp à Émettre un formulaire 1099 distinct pour chaque entité américaine.
5. De la Pays d’exploitation liste, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour Numéro d’identification fiscale, entrez le numéro d’identification fiscale de l’État ou du territoire de l’entité. Si vous devez utiliser un numéro d’identification fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.

7. Entrez une partie ou toutes les autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Si vous le souhaitez, définissez des calendriers de congés sur le Horaires des jours fériés tab.

   • Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouvel horaire de congés. Par exemple, vous pouvez paramétrer un calendrier de jours fériés 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Modifier à côté de l’horaire des congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuille de temps pour les jours fériés à partir de Configurer les Projets.

9. Sélectionnez Enregistrer.

10. Sélectionnez Terminé.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Sur la page Entités, sélectionnez l’icône Ajouter à côté Entités pour ajouter une nouvelle entité, ou sélectionnez Modifier à côté d’une entité existante.

3. Sur le Informations sur l’entité , entrez un Pièce d’identité et Nom pour aider les utilisateurs à différencier clairement cette entité des autres.

   L’ID est permanent et ne peut pas être modifié.

4. À Émettre un formulaire 1099 distinct pour chaque entité américaine, entrez le numéro d’identification fiscale fédéral de l’entité dans le Carte d’identité fédéraledomaine.
5. De la Pays d’exploitation liste, sélectionnez le pays dans lequel l’entité opère.
6. Pour Numéro d’identification fiscale, entrez le numéro d’identification fiscale de l’État ou du territoire de l’entité. Si vous devez utiliser un numéro d’identification fiscale temporaire, vous pouvez modifier ces informations ultérieurement.
7. Entrez une partie ou toutes les autres informations sur cette page.

   En savoir plus sur le options de l’onglet Informations sur l’entité.

8. Si vous le souhaitez, définissez des calendriers de congés sur le Horaires des jours fériés tab.
   • Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouvel horaire de congés. Par exemple, vous pouvez paramétrer un calendrier de jours fériés 2016 qui répertorie les jours fériés observés par cette entité.
   • Pour modifier un calendrier de congés existant, sélectionnez l’icône Modifier à côté de l’horaire des congés.
   Si vous vous abonnez à Projets, vous pouvez empêcher l’enregistrement des heures de feuille de temps pour les jours fériés à partir de Configurer les Projets.
9. Dans la liste déroulante État, sélectionnez Actif.

Supprimer une entité

Une entité ne peut être supprimée que si elle n’est associée à aucun enregistrement ou transaction.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer en regard de l’entité que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Entités.

2. Dans la liste Entités, recherchez l’entité et sélectionnez Supprimer.

Rendre une entité inactive

Si vous souhaitez masquer sans la supprimer, par exemple, conserver l’entité mais vous assurer qu’elle n’apparaît pas dans les rapports, vous pouvez rendre l’entité inactive. Les entités inactives n’apparaissent pas dans les listes ou les rapports, sauf si vous choisissez d’afficher les entités inactives.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Plus d’actions > Modifier en regard de l’entité pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Sélectionnez Terminé.

1. Au niveau général, accédez à la liste Entités.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir la page Informations sur l’entité.
3. Dans la section Entité, modifiez le statut de Actif à Inactif.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les entités inactives dans les rapports et les listes, cochez la case Inclure les inactifs en haut de la page de rapport ou de liste.

Télécharger un logo au niveau de l’entité sur des documents imprimés

Votre logo au niveau de l’entité apparaîtra sur les documents de versement lorsque le modèle applicable est utilisé. Si aucun logo au niveau de l’entité n’est téléchargé, le logo de votre société apparaîtra à la place.

1. Accédez à Société > Configurer > Entités.

2. Recherchez l’entité pour laquelle vous souhaitez télécharger un logo et sélectionnez Modifier à la fin du rang.

3. Sélectionnez Télécharger le logo.

4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Choisir des fichiers.

5. Sélectionnez une image GIF, JPEG ou PNG de votre logo, puis sélectionnez Ouvrir.

6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Société > Configurer > Entités.

2. Recherchez l’entité pour laquelle vous souhaitez télécharger un logo et sélectionnez Modifier.

3. Sélectionnez Télécharger le logo.

4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Choisir des fichiers.

5. Sélectionnez une image GIF, JPEG ou PNG de votre logo, puis sélectionnez Ouvrir.

6. Sélectionnez Enregistrer.