Ajouter des tâches à un projet

1. Accédez à Projets > Tous > Projets.

2. Sélectionnez Tâches à côté du projet souhaité.
3. Sélectionnez +Créer.

4. Entrez un ID et un nom uniques.
   Tous les identifiants et noms de tâches du projet doivent être uniques (par exemple, 01-010 pour la tâche 1 et 01-0250 pour la tâche 2).

5. Si vous le souhaitez, indiquez les dates de début et de fin de la tâche, affectez la tâche à un article de travail et indiquez si le travail sur cette tâche est facturable au client.

   Si Projets est configuré pour la numérotation automatique des documents, -Nouveau- apparaît dans le ID de tâche domaine. ID de tâche Identifie la tâche dans les listes et les rapports, est obligatoire et ne peut pas être modifiée. Sélectionnez Enregistrer pour attribuer automatiquement un ID de tâche. Les tâches créées en dupliquant un projet ou une tâche se voient attribuer de nouveaux identifiants. Votre administrateur devra peut-être ajuster la configuration de votre numéro de séquence de document pour s’assurer qu’aucun ID de tâche dupliqué n’est créé dans un projet.
   Vous n’utilisez pas la numérotation automatique des documents ?

   Pour les entreprises sans séquençage d’ID de tâche : Créez manuellement des ID de tâche pour obtenir une vue standardisée et organisée de vos tâches au sein des projets et entre eux, ainsi que la possibilité de générer des rapports sur des tâches similaires dans tous les projets.

   À propos de l’ID de tâche

   L’ID de tâche est nécessaire et ne peut pas être modifié. Il doit également être unique au sein du projet (par exemple, vous pouvez créer un ID de tâche de « 100 » pour une tâche dans le projet Alpha. Vous ne pouvez pas réutiliser cet ID pour Project Alpha, mais vous pouvez l’utiliser avec n’importe quel autre projet). Dans les menus déroulants, les tâches apparaissent par ordre alphanumérique selon l’identifiant de tâche. L’ID de la tâche apparaît en premier, suivi du nom de la tâche.

   Les tâches créées avant la version 1 de la version 2019 se sont vu attribuer automatiquement des ID de tâche.

   Exemple de cas d’utilisation

   Selon votre société, vous souhaiterez peut-être mettre en œuvre manuellement des systèmes de numérotation intelligents. Par exemple, le secteur du bâtiment utilise des codes de coût standardisés. Vous pouvez créer un modèle de projet renseigné avec les tâches et identifiants de tâches correspondant à chaque code. Dupliquez le projet chaque fois que vous avez besoin d’un nouveau projet qui suit la même structure. Ensuite, utilisez le regroupement dimensionnel pour organiser vos rapports de tâches. Toutefois, si vos tâches sont indépendantes au sein de vos projets, vous pouvez saisir n’importe quelle valeur d’identifiant.

   Utilisez des tâches enfants pour représenter les codes de sous-coût.
6. Vous pouvez également modifier la Date de début prévue et Date de fin prévue pour la tâche en sélectionnant l’icône du calendrier et en choisissant la date souhaitée. Vous pouvez également saisir de nouvelles dates (au format MM/JJ/AAAA) dans les champs.

7. Si vous le souhaitez, sélectionnez l’icône En fonction de la tâche dans la liste déroulante pour les tâches qui dépendent de l’achèvement d’une autre tâche.

   Chefs de projet : utilisez la commande Diagramme de Gantt du projet pour afficher les dépendances des tâches.
8. Si votre société associer la dimension Classe aux tâches, sélectionnez les options suivantes :
• La classe est remplie automatiquement : Dès que vous entrez le nom de la tâche et que vous quittez l’onglet du champ, le nom de la tâche apparaît automatiquement en tant que nom de classe dans un champ d’affichage uniquement.
• Le cours est requis : L’astérisque rouge en regard du champ Classe indique un champ obligatoire. Sélectionnez la classe dans la liste déroulante.
• Le cours est facultatif : Vous pouvez entrer une classe ou laisser le champ Classe vide. Si le champ Classe est vide, cette tâche ne sera pas incluse dans le suivi GL ou le reporting financier.
  

  En savoir plus sur la façon de capturer les données de tâche partout où vous entrez des transactions.

9. Développez le Objet et effectuez les opérations suivantes, selon le cas, pour la tâche :
   • Sélectionnez un article à sélectionner Attribuer la tâche à un article de travail.
   • Sélectionnez un article à sélectionner facturer le client pour cette tâche.
10. Sélectionnez l’icône Facturable case à cocher pour facturer fournisseur le travail effectué dans le cadre de cette tâche. Vous pouvez également laisser la case compenser si le travail effectué sur cette tâche n’est pas facturable. Entrez ensuite une brève description de la tâche.

Onglet Informations supplémentaires

1. Pour utiliser l’achèvement de cette tâche comme jalon, sélectionnez l’icône Jalon case à cocher.
   À propos des jalons

   Les jalons fonctionnent de la même manière que les tâches normales, mais avec deux différences essentielles :

   • Lorsqu’une tâche de jalon est terminée, elle s’affiche dans la liste des tâches avec une coche dans le Jalon colonne.
   • Pour les projets à honoraires fixes, les tâches marquantes sont facturées lorsqu’elles atteignent certains pourcentages d’achèvement prédéfinis. Par exemple, vous pouvez définir un modèle de facturation qui facture un jalon lorsqu’il atteint 50 pour cent’achèvement, puis à nouveau à 100 pour cent achèvement.
2. Pour fiche cette tâche telle qu’elle est utilisée, sélectionnez l’icône Utilisé case à cocher. Une tâche utilisée est une tâche consacrée à l’avancement d’un projet client ou d’un projet interne. Une tâche non utilisée est une tâche passée à ne pas travailler sur un projet client ou une projet interne, par exemple, le temps passé à remplir un rapport de dépenses ou une feuille de temps.
3. Pour attribuer une priorité à cette tâche, entrez une valeur numérique dans le Priorité domaine.
4. Tapez un code WBS dans le WBS Code boîte.
   Administrateurs : Configurez votre abonnement Projets pour qu’il soit automatique : par défaut, ce champ est défini sur le Feuille de temps Notes sur les factures vente pour une visibilité supplémentaire. En savoir plus.
5. Attribuez un statut (par exemple, En cours, Terminé ou En attente) à cette tâche. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Statut de la tâche et sélectionnez le statut.
   Si le statut de la tâche est Terminé, les employés ne peuvent pas saisir de temps pour la tâche sur les feuilles de temps.
6. Si vous comptabilisation les coûts de main-d’œuvre associés à cette tâche à un compte grand livre, sélectionnez l’icône Type d’heure flèche vers le bas, puis sélectionnez le type d’heure de votre choix.
   À propos des types de temps

   Les types de temps identifient différentes catégories de temps (telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, les vacances ou le temps de déplacement).

   Pourquoi utiliser des types de temps ?

   • Meilleurs rapports : À l’aide de types de temps, vous pouvez générer des rapports qui clarifient la part des coûts de personnel d’un projet consacrée à différentes catégories de temps de travail, telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, etc.
   • Comptabilisation du coût de la main-d’œuvre : Les types de temps sont obligatoires si vous paramétrez pour comptabiliser les coûts de main-d’œuvre aux comptes grand livre que vous spécifiez.
7. Pour affecter cette tâche en tant qu’enfant d’une autre tâche, sélectionnez l’icône Tâche parent dans la liste déroulante et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le parent de cette tâche.
   Attribuez une tâche parente si la tâche que vous créez est un composant d’une tâche plus vaste. Par exemple, dans un projet de rénovation domiciliaire, l’installation de nouveaux tuyaux serait une tâche d’enfant de l’installation d’un nouveau chauffe-eau.
8. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante à côté de Pièces jointes, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre Pièce jointe Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte.. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

9. Affectez des ressources, telles que du personnel, à la tâche. Sélectionnez Sélectionnez à côté de Ressources.
• Les noms des personnes à votre disposition se trouvent dans la boîte Objets disponibles sur la gauche. Pour affecter quelqu’un à cette tâche, sélectionnez les flèches droites pour déplacer la ressource vers la zone Éléments sélectionnés à droite. Sélectionnez ensuite Fait.
• Vous pouvez sélectionner Ajouter tout pour ajouter toutes les ressources.

Étape suivante : Affecter des ressources

Estimer et suivre les heures et le pourcentage d’achèvement pour cent

Vous pouvez également utiliser l’outil Informations complémentaires pour suivre la durée d’une tâche, voir les indicateurs de performance par rapport à vos estimations et saisir vos propres données pour cent d’achèvement observé.

1. Utilisez les champs Durée planifiée et/ou Durée estimée pour suivre la durée prévue de la tâche.

   Vous pouvez utiliser l’un ou l’autre des champs ou les deux.

   • Si un certain numéro d’heures a été alloué à cette tâche, entrez ce numéro dans le Durée prévue boîte.
   • Si vous avez estimé le numéro d’heures que cette tâche devrait prendre, entrez ce numéro dans le Durée estimée boîte.
2. Suivez les valeurs et les dates d’achèvement pour cent en saisissant des « dates à partir de » et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement de la tâche.
   • Les pour cent calculés terminés apparaissent en fonction des heures réelles attribuées à la tâche en tant que pourcentage de la durée estimée.
     Si vous configurez un modèle de facturation pour une facturation pour cent d’achèvement basée sur les heures planifiées, le pourcentage de réalisation calculé pour cent utilisé pour la facturation peut différer de celui qui est affiché sur la page Informations sur la tâche. Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la Date de référence la plus récente est utilisée lorsque les données sont affichées.
   • Dans le Pourcentage observé pour cent d’achèvement tableau, entrez votre évaluation personnelle de l’achèvement de la tâche. Bien que vous puissiez suivre le pourcentage d’achèvement observé pour cent à titre d’information, le tableau est également utilisé pour la facturation à frais fixes par jalon ou pour cent d’achèvement, ainsi que pour la reconnaissance de revenus en fonction de la méthode d’enquête.
   Utilisation du pourcentage observé pour cent d’achèvement

   Pourcentage de facturation achevée : Vous pouvez facturer fournisseur un projet à frais fixes par étapes pour cent d’avancement ou par jalon d’une tâche. Si vous configurez un modèle de facturation pour cent terminé ou de jalon pour facture en fonction de la tâche observée pour cent terminée, la valeur que vous entrez ici pour Observé pour cent terminé est utilisée. En savoir plus sur Projets à honoraires fixes basés pour cent d’achèvement.

   Comptabilisation des revenus : Vous pouvez configurer la reconnaissance de revenus pour cent d’achèvement ou de jalon qui utilise la méthode d’enquête de reconnaissance de revenus en % d’achèvement. Dans ce cas, le pourcentage observé pour cent d’achèvement est utilisé pour suivre le pourcentage d’achèvement pour cent de la tâche et pour calculer le montant du chiffre d’affaires.

   Pour la facturation et la reconnaissance de revenu, la mise à jour du pourcentage observé pour cent d’achèvement d’une tâche à 100 % déclenchera la facturation et la reconnaissance de revenu pour le montant restant.