Ajouter des tâches à un projet

1. Accédez à Projets > Tous > Projets.

2. Choisir Tâches à côté du projet souhaité.
3. Choisir +Créer.

4. Saisissez un identifiant et un nom uniques.
   Tous les identifiants et noms de tâche du projet doivent être uniques (par exemple, 01-010 pour la tâche 1 et 01-0250 pour la tâche 2).

5. Vous pouvez également indiquer les dates de début et de fin de la tâche, affecter la tâche à un élément de travail et indiquer si le travail sur cette tâche est facturable au client.

   Si Projets est configuré pour la numérotation automatique des documents, -Nouveau- apparaît dans la ID de tâche champ. ID de tâche Identifie la tâche dans les listes et les rapports, est obligatoire et ne peut pas être modifiée. Choisir Sauvegarder pour attribuer automatiquement un identifiant de tâche. Les tâches créées en dupliquant un projet ou une tâche reçoivent de nouveaux identifiants. Votre administrateur peut avoir besoin d’ajuster la configuration des numéros de séquence pour vos documents afin de s’assurer qu’aucun identifiant de tâche en double n’est créé dans un projet.
   Vous n’utilisez pas la numérotation automatique des documents ?

   Pour les sociétés sans séquencement des identifiants de tâche : Créez manuellement des identifiants de tâche pour obtenir une vue standardisée et organisée de vos tâches au sein des projets et entre eux, ainsi que la possibilité de générer des rapports sur des tâches similaires dans tous les projets.

   À propos de l’identifiant de tâche

   L’identifiant de tâche est nécessaire et ne peut pas être modifié. Il doit également être unique au sein du projet (par exemple, vous pouvez créer un identifiant de tâche de « 100 » pour une tâche dans le cadre du Projet Alpha. Vous ne pouvez plus utiliser cet identifiant pour le projet Alpha, mais vous pouvez l’utiliser avec n’importe quel autre projet). Dans les menus déroulants, les tâches apparaissent par ordre alphanumérique selon l’identifiant de tâche. L’identifiant de tâche apparaît en premier, suivi du nom de la tâche.

   Les tâches créées avant la version 1 de 2019 se sont automatiquement vu attribuer des identifiants de tâches.

   Exemple de cas d’utilisation

   En fonction de votre société, vous pouvez mettre en œuvre manuellement des systèmes de numérotation intelligents. Par exemple, le secteur du bâtiment utilise des codes de coût standardisés. Vous pouvez créer un modèle de projet renseigné avec les tâches et identifiants de tâches correspondant à chaque code. Dupliquez le projet chaque fois que vous avez besoin d’un nouveau projet qui suit la même structure. Ensuite, utilisez le regroupement dimensionnel pour organiser vos rapports de tâches. Toutefois, si vos tâches sont indépendantes au sein de vos projets, vous pouvez saisir n’importe quelle valeur d’identifiant.

   Utilisez des tâches enfants pour représenter les codes de sous-coût.
6. Vous pouvez également modifier le paramètre Date de début prévue et Date de fin prévue pour la tâche en sélectionnant l’icône du calendrier et en choisissant la date souhaitée. Vous pouvez également saisir de nouvelles dates (au format JJ/MM/AAAA) DANS LES CHAMPS.

7. Vous pouvez également sélectionner l’icône Dépendant de la tâche dans la liste déroulante pour les tâches qui dépendent de l’achèvement d’une autre tâche.

   Chefs de projet : utilisez le Diagramme de Gantt du projet pour afficher les dépendances des tâches.
8. Si votre société Associer la dimension Classe aux tâches, sélectionnez les options suivantes :
• La classe est renseignée automatiquement : Dès que vous saisissez le nom de la tâche et que vous quittez le champ, le nom de la tâche apparaît automatiquement comme nom de classe dans un champ en lecture seule.
• La classe est requise : L’astérisque rouge en regard du champ Classe indique un champ obligatoire. Sélectionnez la classe dans la liste déroulante.
• La classe est facultative : Vous pouvez saisir une classe ou laisser le champ Classe vide. Si le champ Classe est vide, cette tâche n’est pas incluse dans le suivi du grand livre ni dans les rapports financiers.
  

  Pour en savoir plus sur la façon de capturer les données de tâche partout où vous saisissez des transactions.

9. Développez le Article et procédez comme suit, selon les besoins de la tâche :
   • Sélectionner un article à Affecter la tâche à un élément de travail.
   • Sélectionner un article à Facturez le client pour cette tâche.
10. Sélectionnez l’icône Facturable Case à cocher pour facturer le travail pour cette tâche. Vous pouvez également laisser la case vide si le travail sur cette tâche n’est pas facturable. Saisissez ensuite une brève description de la tâche.

Onglet Informations supplémentaires

1. Pour utiliser l’achèvement de cette tâche comme jalon, sélectionnez l’icône Jalon case à cocher.
   À propos des jalons

   Les jalons fonctionnent de la même manière que les tâches normales, mais avec deux différences essentielles :

   • Lorsqu’une tâche jalonnée est terminée, elle s’affiche dans la liste des tâches avec une coche dans la Jalon colonne.
   • Pour les projets à frais fixes, les tâches jalonnées sont facturées lorsqu’elles atteignent certains pourcentages d’achèvement prédéfinis. Par exemple, vous pouvez définir un modèle de facturation qui facture un jalon lorsqu’il atteint 50 % d’achèvement et à nouveau à 100 %.
2. Pour enregistrer cette tâche telle qu’elle est utilisée, sélectionnez l’icône Utilisé case à cocher. Une tâche utilisée est une tâche consacrée à l’avancement d’un projet client ou d’un projet interne. Une tâche non utilisée est une tâche passée à ne pas travailler sur un projet client ou un projet interne, par exemple, le temps passé à remplir un rapport de dépenses ou une feuille de temps.
3. Pour attribuer une priorité à cette tâche, saisissez une valeur numérique dans la Priorité champ.
4. Saisissez un code WBS dans la WBS Code boîte.
   Administrateurs : Configurez votre abonnement à Projets sur Auto par défaut ce champ Notes de feuille de temps sur les factures de vente pour plus de visibilité. En savoir plus.
5. Attribuez un statut (en cours, terminé ou en attente, par exemple) à cette tâche. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Statut de la tâche Flèche déroulante et sélectionnez le statut.
   Si le statut de la tâche est Terminé, les collaborateurs ne peuvent pas saisir le temps pour la tâche sur les feuilles de temps.
6. Si vous comptabilisez les coûts de main-d’œuvre associés à cette tâche dans un compte du grand livre, sélectionnez l’icône Type d’heure flèche vers le bas, puis sélectionnez le type d’heure de votre choix.
   À propos des types d’heures

   Les types de temps identifient différentes catégories de temps (telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, les vacances ou le temps de déplacement).

   Pourquoi utiliser des types d’heures ?

   • Amélioration des rapports : En utilisant les types de temps, vous pouvez générer des rapports qui clarifient la part des coûts de personnel d’un projet consacrée aux différentes catégories de temps de travail, telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, etc.
   • Comptabilisation des coûts de main-d’œuvre : Les types d’heures sont requis si vous configurez la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre dans les comptes du grand livre que vous spécifiez.
7. Pour affecter cette tâche en tant qu’enfant d’une autre tâche, sélectionnez l’icône Tâche parent et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le parent de cette tâche.
   Attribuez une tâche parente si la tâche que vous créez est un composant d’une tâche plus vaste. Par exemple, dans un projet de rénovation de maison, l’installation de nouveaux tuyaux serait une tâche d’enfant de l’installation d’un nouveau chauffe-eau.
8. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante à côté de Pièces jointes, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte.. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

9. Affecter des ressources, telles que du personnel, à la tâche. Choisir Choisir en regard de Ressources.
• Les noms des personnes à votre disposition se trouvent dans la zone Objets disponibles sur la gauche. Pour affecter quelqu’un à cette tâche, sélectionnez les boutons fléchés vers la droite pour déplacer la ressource vers la zone Éléments sélectionnés à droite. Sélectionnez ensuite Fait.
• Vous pouvez sélectionner Ajouter tout pour ajouter toutes les ressources.

Étape suivante : Affecter des ressources

Estimer et suivre les heures et le pourcentage d’achèvement

Vous pouvez également utiliser le Informations supplémentaires pour suivre la durée estimée d’une tâche, voir les indicateurs de votre performance par rapport à vos estimations et saisir vos propres données de pourcentage d’achèvement observé.

1. Utilisez les champs Durée prévue et/ou Durée estimée pour suivre la durée prévue de la tâche.

   Vous pouvez utiliser l’un ou les deux champs.

   • Si un certain nombre d’heures a été alloué à cette tâche, entrez ce nombre dans le Durée prévue boîte.
   • Si vous avez estimé le nombre d’heures que cette tâche devrait prendre, saisissez-le dans le Durée estimée boîte.
2. Suivez les valeurs et les dates de pourcentage d’achèvement en saisissant des « dates d’effet » et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement de la tâche.
   • Le pourcentage de réalisation calculé s’affiche en fonction des heures réelles affectées à la tâche en pourcentage de la durée estimée.
     Si vous configurez un modèle de facturation pour la facturation selon le pourcentage d’achèvement en fonction des heures prévues, le pourcentage d’achèvement calculé utilisé pour la facturation peut différer de ce qui est affiché sur la page Informations sur la tâche. Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la date d’effet la plus récente est utilisée lors de l’affichage des données.
   • Dans le Pourcentage d’achèvement observé , saisissez votre évaluation personnelle de l’achèvement de la tâche. Bien que vous puissiez suivre le pourcentage d’achèvement observé pour vos propres informations, le tableau est également utilisé pour la facturation des frais fixes par jalon ou pourcentage d’achèvement, et pour la reconnaissance des revenus en fonction de la méthode d’enquête.
   Utilisation du pourcentage d’achèvement observé

   Facturation du pourcentage d’achèvement : Vous pouvez facturer un projet à frais fixes par étapes par pourcentage d’achèvement ou jalon d’une tâche. Si vous configurez un modèle de facturation selon le pourcentage d’achèvement ou les jalons pour facturer en fonction du pourcentage d’achèvement observé de la tâche, la valeur que vous saisissez ici pour le pourcentage d’achèvement observé est utilisée. En savoir plus sur Projets à prix fixe basés sur le pourcentage d’achèvement.

   Reconnaissance de revenu : Vous pouvez configurer une reconnaissance des revenus par pourcentage d’achèvement ou par jalon qui utilise la méthode d’enquête de la reconnaissance des revenus par %d’achèvement. Dans ce cas, le pourcentage d’achèvement observé est utilisé pour suivre le pourcentage d’achèvement de la tâche et calculer le montant du revenu.

   Pour la facturation et la reconnaissance des revenus, la mise à jour du pourcentage d’achèvement observé pour une tâche à 100 % déclenche la facturation et la reconnaissance des revenus pour le montant restant.