Suivre le statut des feuilles de temps

Si vous gérez des collaborateurs ou des projets, ou si vous souhaitez simplement connaître le statut de vos propres feuilles de temps, la page de demande de feuille de temps vous donne les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez filtrer la vue pour afficher uniquement les feuilles de temps comprises dans une plage de dates (limitée à 31 jours avant la Par date). Par défaut, l’attribut Par Le champ contient la date du jour.

Les icônes visuelles indiquent les dates auxquelles les feuilles de temps des collaborateurs sont manquantes, saisies, soumises pour approbation et approuvées.

Vous pouvez filtrer pour afficher uniquement les collaborateurs qui vous intéressent, effectuer une recherche verticale pour obtenir plus d’informations et même envoyer des rappels par e-mail.

Atteindre Heure > Tout > Feuilles de temps > Demande de feuille de temps.

Rechercher des feuilles de temps

Utilisez des filtres pour trouver des feuilles de temps en fonction de différents critères. Les filtres clés incluent :

• Vous pouvez filtrer la vue pour afficher uniquement les feuilles de temps comprises dans une plage de dates (limitée à 31 jours avant la Par date). Par défaut, l’attribut Par Le champ contient la date du jour. Pour rechercher des feuilles de temps pour une période spécifique, limitez la période à l’aide de la commande Afficher les feuilles de temps à partir de comme date de début.
• Gérant: Prédéfini sur votre propre nom, mais vous pouvez filtrer pour afficher n’importe quel responsable qui dépend de vous. Si vous avez la permission de tout afficher, vous pouvez laisser le champ Responsable vide pour filtrer tous les collaborateurs.
• Statut: Vous pouvez également filtrer par statut de feuille de temps, par exemple, en affichant les employés dont au moins une feuille de temps est manquante.
• Projet ou groupe de projets : Si vous (ou le responsable sélectionné) êtes un chef de projet, vous pouvez rechercher les feuilles de temps saisies pour un projet ou un groupe de projets connexes.
• Dimension: Filtrez par dimension ou groupe de dimensions pour trouver des feuilles de temps. Par exemple, vous pouvez rechercher des collaborateurs qui travaillent dans un certain groupe de services ou dans un certain établissement.
• Inclure la hiérarchie : Par défaut, les feuilles de temps sont affichées uniquement pour les subordonnés directs. Pour inclure tous les collaborateurs inférieurs à vous (ou au responsable sélectionné) dans la hiérarchie organisationnelle, sélectionnez Inclure la hiérarchie.

Pour consulter les feuilles de temps dans la liste

Le tableau de statut de la feuille de temps affiche les lignes de tous les collaborateurs qui répondent aux critères de filtre, triés par responsable. Il existe une ligne distincte pour chaque collaborateur, indiquant le statut de la feuille de temps du collaborateur pour une période de 4 semaines.

Envoyer un e-mail aux collaborateurs et aux responsables

Lorsque vous envoyez un e-mail à des collaborateurs, vous pouvez vous mettre en copie ou mettre leur responsable en copie. Vous pouvez également copier à l’aveugle un autre collaborateur, par exemple son chef de service.

Pour envoyer un e-mail aux collaborateurs :

1. Spécifiez les collaborateurs que vous souhaitez envoyer par e-mail.
   • Pour envoyer un e-mail à des collaborateurs spécifiques, cochez les cases à gauche de leurs noms dans la Statut de la feuille de temps table.
   • Vous pouvez également envoyer un e-mail aux collaborateurs dont les feuilles de temps sont manquantes ou non envoyées à une certaine date. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à tous les collaborateurs qui n’ont pas envoyé une ou plusieurs feuilles de temps pour des dates antérieures à la fin du mois précédent.
2. Saisissez la Objet et Message de l’e-mail. Le champ Objet comporte un message par défaut que vous pouvez personnaliser en sélectionnant le champ et en saisissant un nouveau message.
   Cette page se souviendra du dernier objet de l’e-mail et du dernier message que vous avez saisi, et sera la page par défaut pour le prochain e-mail.
3. Indiquez si vous souhaitez qu’une copie de l’e-mail vous soit envoyée à vous-même ou au responsable de chaque collaborateur. Les managers ne sont mis en copie que sur les e-mails envoyés à leurs propres collaborateurs.
4. Choisir Envoyer un e-mail.

Statut de la feuille de temps

Voici quelques choses que vous pouvez faire avec le tableau des statuts de feuille de temps :

• Utilisez les icônes visuelles pour voir en un coup d’œil quelles dates comportent des feuilles de temps manquantes, saisies (mais non soumises), soumises pour approbation (mais non approuvées) ou approuvées.
  • Si une feuille de temps est marquée comme Soumis pour approbation, une ou plusieurs écritures de feuille de temps à cette date n’ont pas été approuvées ou ont été rejetées.
  • Si une feuille de temps est marquée comme Approuvé, cela signifie que toutes les écritures de feuille de temps pour la date ont été soumises et approuvées.

• Pour un collaborateur en particulier, sélectionnez l’icône d’une date spécifique pour afficher les détails. Par exemple, certaines écritures ont-elles été rejetées ou sont-elles en attente d’approbation ?
  • Si une feuille de temps a été saisie, vous verrez également les heures, le projet, la tâche et le statut spécifique pour toutes les saisies de feuille de temps à cette date.
  • Par exemple, la sélection d’une date marquée comme Soumis pour approbation Affiche toutes les écritures de feuille de temps pour cette date et celles (le cas échéant) qui ont été approuvées ou rejetées.
• Si vous utilisez Planification des ressources Dans Projets, vous pouvez sélectionner l’icône de calendrier en regard du nom d’un collaborateur pour afficher la liste des tâches qui lui sont affectées par date.

Informations sur le statut de la feuille de temps

Icône de statut	Statut	Description
	Brouillon	Feuilles de temps remplies et enregistrées en tant que brouillon, mais pas encore envoyées (répertoriées le Heure> Tout > feuilles de temps > Mes feuilles de temps ou Feuilles de temps du personnel). Découvrez comment Enregistrer une feuille de temps en tant que brouillon.
	Manquant	Le collaborateur n’a pas envoyé de feuille de temps pour cette date.
	Saisi	Le collaborateur a enregistré une feuille de temps pour cette date, mais ne l’a pas soumise.
	Envoi pour approbation	Le collaborateur a soumis une feuille de temps pour cette date, mais une ou plusieurs écritures sont toujours en attente d’approbation ou ont été refusées. Sélectionnez l’icône de statut pour afficher les détails.
	Approuvé	Saisies de feuille de temps soumises et approuvées. Les feuilles de temps partiellement approuvées/refusées contiennent un mélange d’entrées de temps approuvées et refusées, ainsi que d’entrées non encore approuvées ou refusées. Le statut dépend de la dernière action effectuée par un approbateur. Vous pouvez approuver ou refuser une feuille de temps entière, ou seulement certaines parties de celle-ci (c’est-à-dire des jours individuels). Vous pouvez apporter les corrections suivantes aux feuilles de temps approuvées ou partiellement approuvées : Modifier la tâche (si disponible). Ajoutez des heures supplémentaires. Soustraire des heures. Conformément aux principes comptables standard, vous pouvez uniquement approuver les écritures de feuille de temps pour les transactions qui se produisent au cours de périodes ouvertes.
blanc	Week-end ou n/a	S’il n’y a pas d’icône pour une date, c’est soit : Un jour de week-end. Avant ou après les dates d’emploi de cet employé, telles que déterminées par la Date de début et Date de fin dans la fiche du collaborateur. Les collaborateurs qui n’ont pas été employés pendant au moins une journée dans cette plage de dates n’apparaîtront pas dans le tableau.

Afficher le statut de la feuille de temps pour tous les collaborateurs

Les utilisateurs professionnels et les utilisateurs chefs de projet peuvent être autorisés à afficher le statut de la feuille de temps pour tous les collaborateurs.

Avec Voir tout vous pouvez afficher le statut de toutes les feuilles de temps, sans être restreint selon que vous êtes le responsable (direct ou indirect) des collaborateurs ou le chef de projet d’un projet particulier. Les utilisateurs disposant de cette permission peuvent laisser le champ Responsable vide pour afficher les données de tous les collaborateurs, ou filtrer en fonction du responsable ou d’autres critères.

Pour accorder à un utilisateur les permissions « Afficher tout » :

1. À partir de la Compagnie , modifiez les permissions de l’utilisateur dans l’application Temps. (Pour les sociétés basées sur des rôles, modifiez un rôle particulier.)
2. Faites défiler vers le bas jusqu’aux permissions pour Demande de feuille de tempset sélectionnez l’icône Voir tout autorisation.

Descriptions des champs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page de demande de feuille de temps :

• Envoyer un e-mail
• Filtres
• Tableau des statuts de la feuille de temps

Envoyer un e-mail

Option	Description
Envoyer aux ressources sélectionnées	Envoyez un e-mail aux collaborateurs sélectionnés dans le tableau de statut de la feuille de temps.
Envoyer aux ressources avec des feuilles de temps non soumises en date du	Envoyez un e-mail à tous les collaborateurs qui n’ont pas envoyé de feuilles de temps pour des dates antérieures à la date spécifiée.
Envoyer aux ressources avec des feuilles de temps manquantes en date du	Envoyez un e-mail à tous les collaborateurs qui n’ont pas saisi de feuilles de temps pour une date antérieure à la date spécifiée.
Objet	Vous pouvez modifier l’objet par défaut « Problème lors de l’envoi de votre feuille de temps » en sélectionnant la cellule et en saisissant un objet personnalisé.
Message	Saisissez le texte de l’e-mail (jusqu’à 200 caractères) que vous souhaitez envoyer. À propos de l’e-mail : Un e-mail est envoyé à chaque collaborateur sélectionné. L’e-mail n’inclut pas automatiquement votre nom. Pour cette raison, pensez à saisir votre nom dans le texte de l’e-mail. L’e-mail est envoyé depuis noreply@intacct.com. Toutefois, si le collaborateur répond, la réponse sera envoyée à l’adresse e-mail associée à votre nom d’utilisateur.
Me mettre en copie CC, le gestionnaire des ressources Envoyer également en copie cachée	Pour chaque collaborateur qui reçoit un e-mail, vous pouvez envoyer une copie (cc) de l’e-mail à vous-même et au responsable du collaborateur. Vous pouvez également mettre en copie invisible (cci) un autre collaborateur (par exemple, un chef de service).

Filtres

Utilisez les filtres pour rechercher les données de feuille de temps qui répondent à vos critères. Par exemple, avant d’envoyer des relevés de facturation, vous pouvez rechercher les feuilles de temps qui n’ont pas été approuvées à la fin du mois précédent.

Filtrer	Description
Afficher les feuilles de temps à partir de Jusqu’à	Vous pouvez également saisir la date de début de la plage de dates que vous souhaitez filtrer dans la section Statut de la feuille de temps. Si ce champ n’est pas renseigné, la plage de dates est définie par défaut sur 31 jours avant la Par date. Vous pouvez filtrer la vue pour afficher uniquement les feuilles de temps comprises dans une plage de dates (limitée à 31 jours avant la Par date). Par défaut, l’attribut Par Le champ contient la date du jour.
Responsable	Filtre le Statut de la feuille de temps Tableau des collaborateurs directs du responsable sélectionné. Si vous sélectionnez également l’icône Inclure la hiérarchie , vous verrez également les rapports indirects de ce responsable. Les utilisateurs professionnels et les utilisateurs chefs de projet qui ont reçu les permissions Afficher tout peuvent sélectionner n’importe quel responsable ou laisser le champ Responsable vide pour afficher toutes les données.
Inclure la hiérarchie	Développe la liste des collaborateurs dans le Statut de la feuille de temps Tableau permettant d’inclure les rapports indirects. Par exemple, si vous gérez d’autres collaborateurs, vous verrez les collaborateurs de ces managers et toutes les personnes qu’ils gèrent, à autant de niveaux de profondeur que nécessaire.
Statut	Filtre le Statut de la feuille de temps Tableau des collaborateurs qui ont une ou plusieurs feuilles de temps avec le statut sélectionné. Par exemple, sélectionnez Jour manquant pour afficher uniquement les collaborateurs qui n’ont pas saisi de temps pour une ou plusieurs dates, ou Feuille de temps manquante pour afficher les collaborateurs qui n’ont pas créé de feuille de temps pendant la période sélectionnée.
Type de collaborateur Établissement ou groupe d’établissements Service ou groupe de services Projet ou groupe de projets Tâche	Filtre le Statut de la feuille de temps Tableau réservé aux collaborateurs du type sélectionné (tels que les collaborateurs à temps plein), à l’emplacement, au service ou au projet. Si vous avez sélectionné un projet, vous pouvez également filtrer uniquement les collaborateurs affectés à une tâche spécifique.

Tableau des statuts de la feuille de temps

Colonne	Description
Ressource	Nom du collaborateur.
Responsable	Responsable du collaborateur.
Icône de calendrier	Si vous utilisez Planification des ressources dans Projets, sélectionnez l’icône Calendrier pour afficher une liste des tâches affectées au collaborateur par date.
Champs de date	Statut des feuilles de temps du collaborateur par date.