Renouvellements de contrat

Vous pouvez automatiser la création d’opportunités dans Salesforce pour les renouvellements de contrat.

Vue d’ensemble des renouvellements de contrats

Les opportunités créées automatiquement dans Salesforce permettent à votre équipe de vente d’appliquer des options de tarification à partir de modèles de renouvellement basés sur Intacct. Ils peuvent appliquer directement ces prix au contrat renouvelé et suivre les mises à niveau ou les déclassements au niveau de la ligne. Les modèles de renouvellement basés sur Intacct permettent à votre équipe de vente de gérer efficacement le processus de renouvellement dans Salesforce avant de synchroniser le contrat avec Intacct.

Pour renouveler automatiquement les contrats à partir de Salesforce :

1. Activez le renouvellement du contrat dans Salesforce.
2. Définissez d’autres options de renouvellement dans Salesforce.

Lorsque les critères du modèle de renouvellement sont remplis, une nouvelle opportunité et un nouveau contrat sont créés dans Salesforce, ou un nouveau contrat est créé dans Intacct.

La nouvelle opportunité dans Salesforce est préremplie avec des informations provenant de l’opportunité initiale et des produits d’opportunité. Vous pouvez modifier l’opportunité avant de synchroniser le contrat avec Intacct.

Pour renouveler manuellement des contrats à partir de Salesforce :

• Utiliser le modèle de mise en page Contrat Intacct

OU

• Mettez à jour vos propres mises en page avec les boutons et les champs de renouvellement Intacct

Activer le renouvellement du contrat dans Salesforce

Activez les renouvellements de contrats dans Salesforce avant de renouveler des contrats individuels.

1. Connectez-vous à Salesforce en tant qu’administrateur.
2. Rendez-vous dans le Configuration de l’intacct dans Salesforce et sélectionnez l’icône Renouvellements tab.
3. Activer Créez automatiquement des opportunités de renouvellement et des contrats et Enregistrer vos modifications.

Définir d’autres options de renouvellement dans Salesforce

Une fois que vous avez activé le renouvellement du contrat, vous pouvez définir plusieurs options différentes pour la création des contrats lors du renouvellement.

1. Connectez-vous à Salesforce en tant qu’administrateur.
2. Rendez-vous dans le Configuration de l’intacct et sélectionnez l’icône Renouvellements tab.
3. Définissez les éléments suivants, selon vos besoins, et Enregistrer vos modifications.

Paramètres Salesforce

Nom	Description
Programmer le nom	Le nom du calendrier de renouvellement doit être unique. Si vous disposez d’une classe planifiée avec le même nom, modifiez cette valeur. Cette option n’est disponible que si vous avez activé Créez automatiquement des opportunités de renouvellement et des contrats.
Heure de début préférée	Vous pouvez sélectionner l’heure à laquelle le planificateur vérifie les contrats ou les opportunités qui doivent être renouvelés. Cette option n’est disponible que si vous avez activé Créez automatiquement des opportunités de renouvellement et des contrats.
Étape d’opportunité par défaut	Lorsqu’une opportunité est renouvelée, le nom de l’étape défini ici est l’étape par défaut de l’opportunité renouvelée.
Type de fiche d’opportunité	Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner le type de fiche d’enregistrement de l’opportunité renouvelée. Identique à l’initial : crée des opportunités de renouvellement avec le même type d’enregistrement que les opportunités initiales. Contrat Ventes
Regroupement d’opportunités	Si le Contrat initial comporte plusieurs Opportunités, et que vous Activer Regroupement d’opportunités, les opportunités associées au contrat renouvelé sont regroupées en une seule opportunité.
Options de type de conditions de renouvellement	Ce champ géré par Intacct affiche le type de durée de renouvellement d’un contrat Intacct : Durée, À feuilles persistantes, ou Les deux. Vous pouvez modifier le type de durée de renouvellement sur le contrat dans Intacct. Vous ne pouvez prendre en charge que Terme contrats (contrats avec dates de début et de fin), uniquement À feuilles persistantes contrats (contrats sans date de fin précisée), ou Les deux types. Lorsque vous sélectionnez l’un ou l’autre des À feuilles persistantes ou Les deux, Intacct permet à plusieurs éléments d’infrastructure différents de prendre en charge les contrats permanents dans votre société.
Alerte par e-mail	Lorsqu’il est activé, une alerte par e-mail est envoyée au propriétaire du contrat avant qu’il ne soit renouvelé.
Champs d’opportunité par défaut	Utilisez l’outil de mappage de champs pour ajouter d’autres champs par défaut à l’opportunité renouvelée.
Champs du produit avec opportunité par défaut	Utilisez l’outil de mappage de champs pour ajouter d’autres champs par défaut aux produits d’opportunité renouvelés.
Champs de contrat par défaut	Utilisez l’outil de mappage de champs pour ajouter d’autres champs par défaut au contrat renouvelé.

Configurer les modèles de renouvellement dans Intacct

Les modèles de renouvellement de contrats Intacct vous permettent de définir des options pour vos renouvellements, y compris l’endroit où le contrat ou l’opportunité sera créé. Pour plus d’informations sur les modèles de renouvellement, consultez Modèles de renouvellement dans l’aide de Sage Intacct.

Lorsque l’intégration CRM avancée est activée dans Intacct, des options spécifiques à Salesforce sont disponibles :

Option	Description
Créer une opportunité dans Salesforce	Lorsque cette option est sélectionnée, des opportunités de renouvellement sont créées dans Salesforce. Une fois les opportunités créées, vous devez suivre les procédures de conversion des opportunités en contrats, telles que définies par les processus de votre propre société. Si vous définissez Renouvellement automatique des contrats sur la configuration Intacct - Onglet Renouvellements dans Salesforce, lorsque le nouveau contrat est activé, il se synchronise automatiquement avec Intacct. Si vous n’avez pas défini cette option, une synchronisation manuelle est requise une fois que l’opportunité a été convertie en contrat.
Créer un contrat dans Intacct	Lorsque cette option est sélectionnée, un nouveau contrat est créé dans Intacct. Ce nouveau contrat est un enfant du contrat initial.
Créer le renouvellement en cours	Lorsque cette option est sélectionnée, les montants de réservation associés au contrat renouvelé sont validés dans le Grand livre et le contrat est considéré comme en vigueur.
Créer un renouvellement en tant que brouillon	Lorsque cette option est sélectionnée, le contrat renouvelé est enregistré en tant que version préliminaire. Un projet de contrat n’a aucun effet sur le Grand livre.

Contrats à terme à feuilles persistantes

L’intégration CRM avancée vous permet de renouveler des contrats à durée déterminée en contrats évolutifs en sélectionnant un Modèle de renouvellement évolutif lors de la création du contrat à terme.

Cela fonctionne comme suit : lorsque vous créez un contrat à durée déterminée dans Intacct ou Salesforce, vous avez la possibilité de sélectionner un Modèle de renouvellement évolutif. Lorsque les conditions sont remplies, par exemple si le contrat à terme atteint sa date de fin, le contrat est automatiquement renouvelé en tant que contrat à durée indéterminée.

La sélection d’un modèle de renouvellement évolutif lors de la création d’un contrat à durée déterminée simplifie le processus de renouvellement et offre flexibilité et contrôle sur la durée du contrat. Cette option pourrait être utile aux entreprises qui renouvellent régulièrement leurs contrats, car elle réduit le fardeau administratif lié à la renégociation et à la réémission des contrats.

Modèle de mise en page de contrat Salesforce

Intacct fournit des ajouts de mise en page Salesforce dans le package géré. Le package comprend tous les éléments nécessaires à l’intégration, qui peuvent être utilisés à la fois dans les interfaces Lightning et Classic.

Si vous avez attribué le modèle de présentation de page Contrat Intacct à vos profils utilisateur, aucune autre action n’est requise. Tous les utilisateurs voient l’icône Créer une opportunité de renouvellement sur un Contrat existant.

Pour plus d’informations sur les présentations de page Salesforce, consultez la section Mises en page, ou consultez l’aide en ligne de Salesforce.

Mettre à jour les mises en page Salesforce avec des boutons et des champs de renouvellement

Lorsque vous utilisez vos propres présentations de page pour le processus de renouvellement, consultez la présentation de page du contrat Intacct pour connaître les boutons et les champs personnalisés appropriés.

Pour plus d’informations sur les présentations de page Salesforce, consultez la section Mises en page, ou consultez l’aide en ligne de Salesforce.

Renouvellement uniquement lignes de contrat

Un nouveau champ a été ajouté à l’objet Produit d’opportunité dans Salesforce : ia_crm__Renewal_Only__c. Avec ce champ, vous pouvez créer et synchroniser des lignes de contrat à partir de Salesforce qui sont marquées comme Renouvellement uniquement. A Renouvellement uniquement La ligne de contrat n’est pas facturée sur le contrat en cours, mais est incluse dans les renouvellements de contrat pour la facturation sur le contrat renouvelé.

Ajouter le champ au modèle de contrat Ensemble de champs du Produit d’opportunité pour permettre aux utilisateurs de marquer les lignes comme renouvellement uniquement.

Renouvellements de contrats et DBB

Lorsque vous utilisez à la fois Intacct Digital Board Book et Salesforce CPQ, Advanced CRM tente de faire correspondre les nouveaux produits d’opportunité avec les éléments qui existent dans le contrat initial. La tentative de correspondance est effectuée lors du renouvellement du contrat.

S’il y a des éléments sur le contrat initial plusieurs fois, l’intégration CRM avancée ne copie pas ces lignes dans le contrat de renouvellement. Examinez et vérifiez l’exactitude du contrat de renouvellement.

Modèles de renouvellement de contrat

Nous soutenons désormais la création d’un renouvellement de contrat dans un projet de statut. Toutefois, pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, vous devez resynchroniser vos modèles de renouvellement de contrat d’Intacct vers Salesforce.

Utilisez l’outil de synchronisation Intacct pour resynchroniser vos modèles de renouvellement.