Renouvellements de contrat

Vous pouvez automatiser la création d’opportunités dans Salesforce pour les renouvellements de contrat.

Aperçu des renouvellements de contrat

Les opportunités créées automatiquement dans Salesforce permettent à votre équipe de vente d’appliquer des options de tarification à partir de modèles de renouvellement basés sur Intacct. Ils peuvent appliquer directement ces prix au contrat renouvelé et suivre les mises à niveau ou les déclassements au niveau de la ligne. Les modèles de renouvellement basés sur Intacct permettent à votre équipe de vente de gérer efficacement le processus de renouvellement dans Salesforce avant de synchroniser le contrat avec Intacct.

Pour renouveler automatiquement des contrats à partir de Salesforce :

1. Activez le renouvellement du contrat dans Salesforce.
2. Définissez d’autres options de renouvellement dans Salesforce.

Lorsque les critères du modèle de renouvellement sont remplis, une nouvelle opportunité et un nouveau contrat sont créés dans Salesforce, ou un nouveau contrat est créé dans Intacct.

La nouvelle opportunité dans Salesforce est préremplie avec les informations de l’opportunité initiale et des produits avec opportunité. Vous pouvez modifier l’opportunité avant de synchroniser le contrat avec Intacct.

Pour renouveler manuellement des contrats à partir de Salesforce :

• Utiliser le modèle de mise en page de contrat Intacct

OU

• Mettez à jour vos propres mises en page avec les boutons et champs de renouvellement Intacct

Activer le renouvellement du contrat dans Salesforce

Activez les renouvellements de contrat dans Salesforce avant de renouveler des contrats individuels.

1. Connectez-vous à Salesforce en tant qu’administrateur.
2. Accédez à la Configuration d’Intacct dans Salesforce et sélectionnez la page Renouvellements onglet.
3. Activer Créer automatiquement des opportunités et des contrats de renouvellement et Sauvegarder vos modifications.

Définir d’autres options de renouvellement dans Salesforce

Après avoir activé le renouvellement du contrat, vous pouvez définir plusieurs options différentes pour la façon dont les contrats sont créés lors du renouvellement.

1. Connectez-vous à Salesforce en tant qu’administrateur.
2. Accédez à la Configuration d’Intacct et sélectionnez l’icône Renouvellements onglet.
3. Définissez les éléments suivants, selon vos besoins, et Sauvegarder vos modifications.

Paramètres Salesforce

Nom	Description
Programmer le nom	Le nom de la planification de renouvellement doit être unique. Si vous disposez d’une classe planifiée avec le même nom, modifiez cette valeur. Cette option est disponible uniquement si vous avez activé Créer automatiquement des opportunités et des contrats de renouvellement.
Heure de début préférée	Vous pouvez sélectionner l’heure à laquelle le planificateur vérifie les contrats ou les opportunités qui doivent être renouvelés. Cette option est disponible uniquement si vous avez activé Créer automatiquement des opportunités et des contrats de renouvellement.
Étape d’opportunité par défaut	Lorsqu’une opportunité est renouvelée, le nom d’étape défini ici correspondra à l’étape par défaut de l’opportunité renouvelée.
Type de fiche d’opportunité	Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner le type de fiche de l’opportunité renouvelée. Identique à l’original : crée des opportunités de renouvellement avec le même type de fiche que les opportunités initiales Contrat Ventes
Regroupement d’opportunités	Si le contrat initial comporte plusieurs opportunités et que vous Activer Regroupement d’opportunités, les opportunités associées au contrat renouvelé sont regroupées en une seule opportunité.
Options de type de conditions de renouvellement	Ce champ géré par Intacct affiche le type de renouvellement d’un contrat Intacct : Terme, À feuilles persistantesou Les deux. Vous pouvez modifier le type de renouvellement du contrat dans Intacct. Vous ne pouvez prendre en charge que Appelé Contrats (contrats avec dates de début et de fin) uniquement À feuilles persistantes les contrats (contrats sans date de fin spécifiée), ou Les deux Types. Lorsque vous sélectionnez l’un ou l’autre À feuilles persistantes ou Les deux, Intacct active plusieurs éléments d’infrastructure différents pour prendre en charge les contrats permanents dans votre société.
Alerte par e-mail	Lorsque cette option est activée, une alerte par e-mail est envoyée au propriétaire du contrat avant son renouvellement.
Champs d’opportunité par défaut	Utilisez l’outil de mappage des champs pour ajouter d’autres champs par défaut à l’opportunité renouvelée.
Champs du produit avec opportunité par défaut	Utilisez l’outil de mappage des champs pour ajouter d’autres champs par défaut aux produits avec opportunité renouvelés.
Champs de contrat par défaut	Utilisez l’outil de mappage des champs pour ajouter d’autres champs par défaut au contrat renouvelé.

Configurer les modèles de renouvellement dans Intacct

Les modèles de renouvellement de contrats Intacct vous permettent de définir des options pour vos renouvellements, notamment l’emplacement de création du contrat ou de l’opportunité. Pour plus d’informations sur les modèles de renouvellement, reportez-vous à la section Modèles de renouvellement dans l’aide de Sage Intacct.

Lorsque Advanced CRM Integration est activé dans Intacct, des options spécifiques à Salesforce peuvent être sélectionnées :

Option	Description
Créer une opportunité dans Salesforce	Lorsque cette option est sélectionnée, des opportunités de renouvellement sont créées dans Salesforce. Une fois les opportunités créées, vous devez suivre les procédures de conversion des opportunités en contrats, telles que définies par les processus de votre société. Si vous définissez Renouveler automatiquement les contrats sur la configuration d’Intacct - Onglet Renouvellements dans Salesforce, lorsque le nouveau contrat est activé, il est automatiquement synchronisé avec Intacct. Si vous n’avez pas défini cette option, une synchronisation manuelle est requise une fois que l’opportunité a été convertie en contrat.
Créer un contrat dans Intacct	Lorsque cette option est sélectionnée, un nouveau contrat est créé dans Intacct. Ce nouveau contrat est un enfant du contrat d’origine.
Créer un renouvellement en cours	Lorsque cette option est sélectionnée, les montants de réservation associés au contrat renouvelé sont comptabilisés dans le Grand livre et le contrat est considéré comme effectif.
Créer un renouvellement en tant que brouillon	Lorsque cette option est sélectionnée, le contrat renouvelé est enregistré en tant que version préliminaire. Un projet de contrat n’a aucun effet sur le Grand livre.

Contrats à durée déterminée à permanents

Advanced CRM Integration vous permet de renouveler des contrats à durée déterminée en contrats permanents en sélectionnant une Modèle de renouvellement permanent lors de la création du contrat à durée déterminée.

Cela fonctionne comme suit : lorsque vous créez un contrat à durée déterminée dans Intacct ou Salesforce, vous avez la possibilité de sélectionner un Modèle de renouvellement permanent. Lorsque des conditions sont remplies, comme la date de fin du contrat à durée déterminée, le contrat est automatiquement renouvelé en tant que contrat permanent.

La sélection d’un modèle de renouvellement permanent lors de la création d’un contrat à durée déterminée rationalise le processus de renouvellement et offre flexibilité et contrôle sur la durée du contrat. Cette option peut être utile aux entreprises qui renouvellent régulièrement leurs contrats, car elle réduit la charge administrative liée à la renégociation et à la réémission des contrats.

Modèle de mise en page de contrat Salesforce

Intacct fournit des ajouts de mise en page Salesforce dans le package géré. Le package comprend tous les éléments nécessaires à l’intégration, qui peuvent être utilisés dans les interfaces Lightning et Classic.

Si vous avez attribué le modèle de mise en page de contrat Intacct à vos profils utilisateur, aucune autre action n’est requise. Tous les utilisateurs voient la Créer une opportunité de renouvellement sur un contrat existant.

Pour plus d’informations sur les mises en page Salesforce, consultez Mises en pageou consultez l’aide en ligne de Salesforce.

Mettre à jour les mises en page Salesforce avec des boutons et des champs de renouvellement

Lorsque vous utilisez vos propres mises en page pour le processus de renouvellement, vérifiez la mise en page du contrat Intacct pour connaître les boutons et les champs personnalisés appropriés.

Pour plus d’informations sur les mises en page Salesforce, consultez Mises en pageou consultez l’aide en ligne de Salesforce.

Renouvellement uniquement Lignes de contrat

Un nouveau champ a été ajouté à l’objet Produit avec opportunité dans Salesforce : ia_crm__Renewal_Only__c. Avec ce champ, vous pouvez créer et synchroniser des lignes de contrat à partir de Salesforce marquées comme Renouvellement uniquement. Un Renouvellement uniquement La ligne de contrat n’est pas facturée sur le contrat actuel, mais est incluse dans les renouvellements de contrat pour la facturation sur le contrat renouvelé.

Ajoutez le champ à la mise en page du contrat Ensemble de champs du produit avec opportunité pour permettre aux utilisateurs de marquer les lignes comme renouvellement uniquement.

Renouvellements de contrat et DBB

Lorsque vous utilisez à la fois le livre de bord numérique Intacct et Salesforce CPQ, Advanced CRM tente de faire correspondre les nouveaux produits avec opportunité avec les articles qui existent dans le contrat d’origine. La tentative de rapprochement est effectuée lors du renouvellement du contrat.

Si le contrat d’origine comporte plusieurs articles, Advanced CRM Integration ne copie pas ces lignes dans le contrat de renouvellement. Examinez et vérifiez l’exactitude du contrat de renouvellement.

Modèles de renouvellement de contrat

Nous prenons désormais en charge la création d’un renouvellement de contrat au statut de brouillon. Toutefois, pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, vous devez resynchroniser vos modèles de renouvellement de contrat d’Intacct vers Salesforce.

Utilisez l’outil de synchronisation Intacct pour synchroniser à nouveau vos modèles de renouvellement.