À propos de la synchronisation des contrats

Lorsque vous vous abonnez aux contrats dans Intacct, des options de configuration de l’intégration des contrats s’affichent. Si vous n’avez pas installé le package d’extension Facturation des contrats d’intégration CRM avancée pour CRM, vous ne pourrez pas configurer les contrats. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Le package Intacct Contract Billing for CRM.

Pour en savoir plus sur la configuration des mises en page Salesforce avec des champs personnalisés spécifiques à Intacct, consultez la section Mises en page.

À propos de l’intégration de contrat

L’intégration des contrats entre Intacct et Salesforce comporte plusieurs parties différentes. Si vous ne savez pas comment les pièces fonctionnent ensemble, vos contrats ne seront pas créés avec précision.

Flux de travail des contrats

La section suivante explique comment créer un contrat à partir d’une opportunité dans Salesforce. Une fois le contrat Salesforce créé, vous pouvez le synchroniser avec Intacct, où les factures sont générées.

Flux de travail des contrats. Décrit dans le texte ci-dessous.

L’opportunité Salesforce est créée
Une opportunité Salesforce est créée avec le compte et les produits Salesforce correctement associés. Les contacts Salesforce peuvent être associés à la fois au compte et à l’opportunité, mais sont le plus souvent associés au compte.
L’opportunité Salesforce passe par le cycle de vente
L’opportunité passe par le cycle de vente de votre société. Les produits et les produits d’opportunité sont ajoutés à l’opportunité selon les besoins.
Un contrat Salesforce est créé et activé
Une fois l’opportunité gagnée, un contrat Salesforce est créé (3a). Lorsque le contrat contient des informations précises sur l’accord en cours de conclusion, il est activé (3b) dans Salesforce par un utilisateur Salesforce.
Un contrat Intacct est créé
Un contrat Intacct est créé à partir du contrat Salesforce activé lorsqu’un utilisateur Salesforce sélectionne le bouton Synchroniser vers Intacct. Les informations relatives au contrat Intacct sont extraites à la fois du contrat Salesforce et de l’opportunité associée. L’en-tête de contrat Intacct est créé à partir du contrat Salesforce. Les éléments de contrat Intacct sont créés à partir des produits répertoriés dans l’opportunité Salesforce associée au contrat Salesforce.
Le contrat Intacct est traité
Le contrat Intacct est traité en fonction de la logique et des processus métier établis par votre société Intacct. Les utilisateurs de Salesforce peuvent voir les mises à jour du contrat Intacct en l’affichant et en affichant les objets personnalisés d’élément de contrat Intacct dans Salesforce. Ces objets sont fournis à titre de référence uniquement (lecture seule) et les mises à jour de ces objets proviennent uniquement d’Intacct.
Les factures Intacct sont générées
Au fur et à mesure du traitement du contrat Intacct, les factures associées peuvent également être affichées dans Salesforce à partir de l’objet personnalisé Facture contrat. Cet objet est fourni à titre de référence uniquement et les mises à jour de cet objet proviennent uniquement d’Intacct.

Les contrats Salesforce peuvent être liés à un contrat Intacct existant. Pour créer cette relation, saisissez l’ID de contrat Intacct existant dans la ID de contrat Intacct du contrat Salesforce. Lorsque vous synchronisez, la relation entre les contrats est créée.

Opportunités Salesforce

Les opportunités Salesforce sont la base de la création de contrats Intacct et fournissent les informations requises à partir des contacts, comptes et produits Salesforce associés. Cependant, les opportunités ne sont pas synchronisées directement avec un objet Intacct (voir Possibilités pour plus d’informations).

Les contrats Salesforce peuvent être synchronisés avec Intacct sans opportunité. La synchronisation sans opportunité est souvent effectuée pour créer un contrat historique que vous prévoyez de renouveler ou de créer de nouvelles opportunités à l’avenir.

Pour prendre en charge l’intégration des contrats, vous devez effectuer les opérations suivantes sur l’objet Opportunité dans Salesforce :

Ajustez la présentation de la page Opportunité pour inclure les champs Intacct appropriés pour votre société.
Fournissez les permissions appropriées pour les types de fiches de vos utilisateurs.
Seules les opportunités de type Fiche de contrat sont utilisées pour créer des contrats dans Intacct. Pour plus d’informations sur les types de fiches, reportez-vous à la section Types de fiches dans Salesforce.
Configurez les paramètres d’intégration dans Intacct pour synchroniser les informations dont vous avez besoin.
Vérifiez les paramètres de synchronisation dans Salesforce et réglez-les en conséquence.
Mettre à jour les opportunités en cours à synchroniser avec Intacct. Mettez à jour le type de fiche et d’autres champs pour les rendre conformes aux besoins de l’intégration.
Ajustez la présentation de la page Opportunité pour inclure les champs Intacct appropriés pour votre société.
Fournissez les permissions appropriées pour les types de fiches de vos utilisateurs.
Seules les opportunités de type Fiche de contrat sont utilisées pour créer des contrats dans Intacct. Pour plus d’informations sur les types de fiches, reportez-vous à la section Types de fiches dans Salesforce.
Configurez les paramètres d’intégration dans Intacct pour synchroniser les informations dont vous avez besoin.
Vérifiez les paramètres de synchronisation dans Salesforce et réglez-les en conséquence.

Types de fiches dans Salesforce

Advanced CRM Integration fournit deux types de fiches pour identifier les opportunités de contrats ou de commandes clients : Contrat et Commandes clients. Les types de fiches permettent de contrôler quelles opportunités peuvent être utilisées pour créer des contrats ou des transactions de commandes clients.

Dans la mesure du possible, utilisez les types de fiches suivants tel quel. Si vous avez des types de fiches existants que vous souhaitez utiliser, reportez-vous à la section Types de fiche d’opportunité personnalisée pour les commandes clients.

En raison de l’utilisation de types de fiches dans Salesforce Opportunities, vous devrez peut-être ajuster les permissions utilisateur pour permettre de créer des opportunités du type de fiche correct.

Les types de fiches doivent être attribués à vos utilisateurs, selon les besoins. En outre, l’accès correct à la mise en page doit également être attribué au type de fiche correspondant.

Un type de fiche Contrat ou Ventes est requis pour une opportunité si vous souhaitez créer un contrat dans Intacct.

Lorsque vous utilisez vos propres types de fiches, pensez à modifier les valeurs de liste de sélection disponibles pour les champs de liste de sélection de l’objet.

Mettre à jour les opportunités en cours

Pour synchroniser les opportunités Salesforce en cours avec Intacct dans le cadre d’un contrat, mettez à jour les opportunités d’utilisation des types de fiches à partir du package Advanced CRM. Ajoutez également des valeurs pour les champs spécifiques à l’intégration.

Vous pouvez exporter les opportunités en cours et les mettre à jour avec le type de fiche correct, et définir des valeurs de champ pour tous les nouveaux champs spécifiques à l’intégration. Une fois l’exportation et la mise à jour terminées, vous mettez à jour les fiches à l’aide des outils de gestion des données Salesforce disponibles.

Vous pouvez également mettre à jour vos opportunités à l’aide des outils de flux de travail, de processus et de validation disponibles dans Salesforce. Cependant, l’exportation et la mise à jour sont parfois la façon la plus simple de procéder.

Création du contrat

Les contrats dans Intacct sont créés à partir de Activé Contrats Salesforce. La création du contrat Intacct ne peut avoir lieu qu’après qu’un utilisateur Salesforce a activé le contrat Salesforce, puis sélectionné le Créer un contrat bouton. Une fois le contrat créé dans Intacct, les informations peuvent être synchronisées avec Salesforce en tant qu’objets personnalisés en lecture seule : les champs Contrat Intacct et Élément Intacct. Ces champs sont fournis à titre de référence uniquement.

Les contrats Salesforce utilisent le séquenceur d’ID de contrat Intacct pour attribuer des ID de contrat dans Intacct.

Pour prendre en charge l’intégration des contrats, vous devez effectuer les opérations suivantes sur l’objet Opportunité dans Salesforce :

Vérifiez que les mappages de champs corrects sont présents entre Intacct et Salesforce Contracts.
Ajuster la mise en page Salesforce pour les contrats. Par exemple : ajoutez le champ Contrat Intacct et un champ de statut spécifique à Intacct afin de voir facilement le statut du contrat.
Activez et vérifiez la synchronisation des contrats entre Intacct et Salesforce.
Mettez à jour les contrats existants pour utiliser des mises en page mises à jour et commencez le processus de synchronisation avec Intacct.

Objets en lecture seule

Le package Advanced CRM Integration inclut plusieurs objets personnalisés Salesforce, qui offrent une visibilité sur le processus de contrat Intacct. Ces objets personnalisés incluent le contrat Intacct, l’entité Intacct et d’autres objets. Ces objets sont fournis à titre de référence uniquement (lecture seule).

Vous pouvez ajouter ces objets aux mises en page en tant que listes associées, ou non, comme bon vous semble. Ils sont là pour vous donner un aperçu du processus du côté d’Intacct et pour tenir vos utilisateurs Salesforce informés.

Contrats Salesforce et Possibilités permettent de créer et de gérer Contrats Intacct. Pour en savoir plus, consultez la section Flux de travail des contrats.

Dans cette rubrique