À propos de la synchronisation des contrats

Lorsque vous vous abonnez aux contrats dans Intacct, des options de configuration de l’intégration des contrats s’affichent. Si vous n’avez pas installé le package d’extension Facturation des contrats d’intégration d’Advanced CRM pour CRM, vous ne pourrez pas configurer les contrats. Pour plus d’informations, consultez Package Intacct Facturation des contrats pour CRM.

Pour en savoir plus sur la configuration des mises en page Salesforce avec des champs personnalisés spécifiques à Intacct, consultez la section Mises en page.

À propos de l’intégration de contrat

L’intégration des contrats entre Intacct et Salesforce comporte plusieurs parties différentes. Si vous ne savez pas comment les pièces fonctionnent ensemble, vos contrats ne seront pas créés avec précision.

Flux de travail des contrats

La section suivante décrit comment créer un contrat à partir d’une opportunité dans Salesforce. Une fois le contrat Salesforce créé, vous pouvez le synchroniser avec Intacct, où les factures sont générées.

Flux de travail des contrats. Décrit dans le texte ci-dessous.

L’opportunité Salesforce est créée
Une opportunité Salesforce est créée avec le compte et les produits Salesforce correctement associés. Les contacts Salesforce peuvent être associés à la fois au compte et à l’opportunité, mais sont le plus souvent associés au compte.
L’opportunité Salesforce passe par le cycle de vente
L’opportunité passe par le cycle de vente de votre société. Les produits et les produits avec opportunité sont ajoutés à l’opportunité selon les besoins.
Un contrat Salesforce est créé et activé
Une fois l’opportunité saisie, un contrat Salesforce est créé (3a). Lorsque le contrat contient des informations précises sur l’accord en cours de conclusion, il est activé (3b) dans Salesforce par un utilisateur Salesforce.
Un contrat Intacct est créé
Un contrat Intacct est créé à partir du contrat Salesforce activé lorsqu’un utilisateur Salesforce sélectionne le bouton Synchroniser vers Intacct. Les informations relatives au contrat Intacct sont extraites à la fois du contrat Salesforce et de l’opportunité associée. L’en-tête de contrat Intacct est créé à partir du contrat Salesforce. Les éléments de contrat Intacct sont créés à partir des produits répertoriés dans l’opportunité Salesforce associée au contrat Salesforce.
Le contrat Intacct est traité
Le contrat Intacct est traité sur la base de la logique commerciale et des processus établis par votre société Intacct. Les utilisateurs Salesforce peuvent voir les mises à jour du contrat Intacct en l’affichant ainsi que les objets personnalisés d’élément de contrat Intacct dans Salesforce. Ces objets sont fournis à titre de référence uniquement (lecture seule) et les mises à jour de ces objets proviennent uniquement d’Intacct.
Les factures Intacct sont générées
Au fur et à mesure que le contrat Intacct est traité, les factures associées peuvent également être affichées dans Salesforce à partir de l’objet personnalisé Facture contrat. Cet objet est fourni à titre de référence uniquement et les mises à jour de cet objet proviennent uniquement d’Intacct.

Les contrats Salesforce peuvent être liés à un contrat Intacct existant. Pour créer cette relation, saisissez l’ID de contrat Intacct existant dans la ID de contrat Intacct sur le contrat Salesforce. Lorsque vous synchronisez, la relation entre les contrats est créée.

Opportunités Salesforce

Les opportunités Salesforce sont la base de la création de contrats Intacct et fournissent les informations requises à partir des contacts, comptes et produits Salesforce associés. Cependant, les opportunités ne sont pas synchronisées directement avec un objet Intacct (voir Opportunités pour plus d’informations).

Les contrats Salesforce peuvent être synchronisés avec Intacct sans opportunité. La synchronisation sans opportunité est souvent effectuée pour créer un contrat historique que vous prévoyez de renouveler ou de créer de nouvelles opportunités à l’avenir.

Pour prendre en charge l’intégration des contrats, vous devez effectuer les opérations suivantes sur l’objet Opportunité dans Salesforce :

Ajustez les mises en page de l’opportunité pour inclure les champs Intacct appropriés pour votre société.
Fournissez les permissions appropriées pour les types de fiches de vos utilisateurs.
Seules les opportunités avec le type de fiche Contrat sont utilisées pour créer des contrats dans Intacct. Pour plus d’informations sur les types de fiches, voir Types de fiches dans Salesforce.
Configurez les paramètres d’intégration dans Intacct pour synchroniser les informations dont vous avez besoin.
Vérifiez les paramètres de synchronisation dans Salesforce et adaptez-les en conséquence.
Mise à jour en cours des opportunités de synchronisation avec Intacct. Mettez à jour le type de fiche et d’autres champs pour les rendre conformes aux besoins de l’intégration.
Ajustez les mises en page de l’opportunité pour inclure les champs Intacct appropriés pour votre société.
Fournissez les permissions appropriées pour les types de fiches de vos utilisateurs.
Seules les opportunités avec le type de fiche Contrat sont utilisées pour créer des contrats dans Intacct. Pour plus d’informations sur les types de fiches, voir Types de fiches dans Salesforce.
Configurez les paramètres d’intégration dans Intacct pour synchroniser les informations dont vous avez besoin.
Vérifiez les paramètres de synchronisation dans Salesforce et adaptez-les en conséquence.

Types de fiches dans Salesforce

Advanced CRM Integration fournit deux types de fiches pour identifier les opportunités de contrats ou de Ventes clients : Contrat et Ventes. Les types de fiches permettent de contrôler les opportunités qui peuvent être utilisées pour créer des contrats ou des transactions de commandes clients.

Dans la mesure du possible, utilisez ces types de fiches En l’état. Si vous avez des types de fiche existants que vous souhaitez utiliser, reportez-vous à la section Types de fiche d’opportunité personnalisée pour les Ventes.

En raison de l’utilisation de types de fiche sur les opportunités Salesforce, vous devrez peut-être ajuster utilisateur permissions pour vous permettre de créer des opportunités du type de fiche approprié.

Les permissions de type fiche doivent être attribuées selon les besoins à vos utilisateurs. En outre, l’accès correct à la mise en page doit également être attribué au type de fiche correspondant.

Un type fiche de contrat ou de Ventes est requis sur une opportunité si vous souhaitez créer un contrat dans Intacct.

Lorsque vous utilisez vos propres types de fiches, pensez à modifier les valeurs de liste de sélection disponibles pour les champs de liste de sélection de l’objet.

Mettre à jour les opportunités en cours

Pour synchroniser les opportunités Salesforce en cours avec Intacct dans le cadre d’un contrat, mettez à jour les opportunités d’utilisation des types de fiches à partir du package Advanced CRM. Ajoutez également des valeurs pour tous les champs spécifiques à l’intégration.

Vous pouvez exporter les opportunités en cours et les mettre à jour avec le type de fiche correct, et définir des valeurs de champ pour tous les nouveaux champs spécifiques à l’intégration. Une fois l’exportation et la mise à jour terminées, vous mettez à jour les fiches à l’aide des outils de gestion des données Salesforce disponibles.

Vous pouvez également mettre à jour vos opportunités à l’aide des outils de flux de travail, de processus et de validation disponibles dans Salesforce. Cependant, l’exportation et la mise à jour sont parfois la façon la plus simple de procéder.

Création du contrat

Les contrats dans Intacct sont créés à partir de Activé Contrats Salesforce. La création du contrat Intacct ne peut avoir lieu qu’après qu’un utilisateur Salesforce a activé le contrat Salesforce, puis a sélectionné le Créer un contrat bouton. Une fois le contrat créé dans Intacct, les informations peuvent être synchronisées avec Salesforce en tant qu’objets personnalisés en lecture seule : les champs Contrat Intacct et Élément Intacct. Ces champs sont fournis à titre de référence uniquement.

Les contrats Salesforce utilisent le séquenceur d’ID de contrat Intacct pour attribuer des identifiants de contrat dans Intacct.

Pour prendre en charge l’intégration des contrats, vous devez effectuer les opérations suivantes sur l’objet Opportunité dans Salesforce :

Vérifiez que les mappages de champs corrects sont présents entre les contrats Intacct et Salesforce.
Ajuster la mise en page Salesforce pour les contrats. Par exemple : ajoutez le champ Contrat Intacct et un champ de statut spécifique à Intacct afin de voir facilement le statut du contrat.
Activez et vérifiez la synchronisation des contrats entre Intacct et Salesforce.
Mettez à jour les contrats existants pour utiliser des mises en page mises à jour et commencer le processus de synchronisation avec Intacct.

Objets en lecture seule

Le package d’intégration d’Advanced CRM inclut plusieurs objets personnalisés Salesforce, qui offrent une visibilité sur le processus de contrat Intacct. Ces objets personnalisés incluent le contrat Intacct, l’entité Intacct et d’autres objets. Ces objets sont fournis à titre de référence uniquement (lecture seule).

Vous pouvez ajouter ces objets aux mises en page en tant que listes associées ou non, comme bon vous semble. Ils sont là pour vous donner un aperçu du processus du côté d’Intacct et pour tenir vos utilisateurs Salesforce informés.

Les contrats et opportunités Salesforce sont utilisés pour créer et gérer les contrats Intacct. Pour en savoir plus, consultez l’article Flux de travail des contrats.

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