Unbezahlte Rechnung bearbeiten

Eine unbezahlte Rechnung ist eine Transaktion, die einen Betrag widerspiegelt, den Sie einem Lieferanten schulden. Diesen Betrag haben Sie weder in eine Zahlungsanforderung aufgenommen noch haben Sie dafür je eine Zahlung getätigt.

Welche Felder Sie in einer unbezahlten Rechnung bearbeiten können, hängt von folgenden Faktoren ab:

Der Anwendung, aus der die Rechnung stammt
Dem Workflowstatus der Rechnung
Ob das HB-Erfassungsdatum der Rechnung in einem offenen oder geschlossenen Reportingzeitraum liegt

Wenn Sie die Rechnung entfernen oder von vorne beginnen möchten, finden Sie weitere Informationen unter Rechnung entfernen oder Rechnung zurückbuchen.

Abonnement	Kreditorenbuchhaltung Einkauf
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Für Transaktionen, die in "Verbindlichkeiten" erstellt wurden: Rechnungen: Liste, Anzeigen, Bearbeiten Für Transaktionen, die in "Einkauf" erstellt wurden: Einkaufstransaktionen: Liste, Anzeigen, Bearbeiten
Einschränkungen	In der Definition der jeweiligen Einkaufstransaktion darf für "Richtlinie bearbeiten" nicht "Keine Bearbeitung" festgelegt sein.

Bearbeitungszeitpunkt für unbezahlte Rechnungen

Voraussetzungen für die Bearbeitung unbezahlter Rechnungen

Wann Sie unbezahlte Rechnungen bearbeiten können, hängt von zwei Faktoren ab:

Dem Workflowstatus der Rechnung
Buchungsdatum der Rechnung im Hauptbuch

Workflowstatus der Rechnung

Status	Bearbeitbar?
Abgelehnt Entwurf Erfasst	Sie können Rechnungen mit diesen Status bearbeiten, außer in den unten beschriebenen Szenarios. Was Sie bearbeiten können, hängt davon ab, ob der Reportingzeitraum offen oder geschlossen ist. Ausnahmen: Wenn die erfasste Rechnung aufgrund einer Kreditkarten-Ausgleichszahlung erstellt wurde, können Sie die Rechnung nicht bearbeiten, auch wenn sie unbezahlt ist. Kehren Sie in diesem Fall die Ausgleichszahlung um und erstellen Sie eine neue. Wenn für die erfasste Rechnung eine Zahlung geleistet wurde und die Zahlung dann annulliert wurde. Nach Tätigen einer Zahlung für eine Rechnung verhindert Intacct die Aktualisierung der meisten Felder, selbst wenn Sie die Zahlung stornieren. In diesem Fall können Sie die Rechnung entweder reklassifizieren oder von vorne beginnen. Wenn die erfasste Rechnung einen negativen Einzelposten (Inline-Guthaben) enthält und in "Verbindlichkeiten" die Option "Automatische Anwendung von Inline-Guthaben auf Rechnungen aktivieren" auf "wahr" gesetzt ist, gilt die Rechnung als teilweise bezahlt, da das System bei der Erfassung der Rechnung das Inline-Guthaben angewendet hat. In diesem Fall können Sie nur Nicht-Erfassungsfelder der Rechnung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bezahlte Rechnung bearbeiten.
Eingereicht	Sie können eine zur Genehmigung eingereichte Rechnung bearbeiten, nachdem Sie die Rechnung zurückgerufen haben. Dadurch wird die Rechnung aus der Genehmigungswarteschlange entfernt und der Status in "Entwurf" geändert. An dieser Stelle wird der Link "Bearbeiten" verfügbar. Wenn die Rechnung teilweise genehmigt ist, können Sie sie nicht aus der Genehmigungswarteschlange zurückrufen.
Teilweise genehmigt	Sie können teilweise genehmigte Rechnungen nicht bearbeiten. Der Link "Bearbeiten" wird dann auch nicht neben diesen Rechnungen in der Liste der Rechnungen oder Einkaufstransaktionen angezeigt. Führen Sie in diesem Fall einen der folgenden Schritte aus: Löschen Sie die Rechnung oder Einkaufstransaktion und erstellen Sie eine neue mit den gewünschten Änderungen. Warten Sie, bis die Rechnung oder Einkaufstransaktion genehmigt oder abgelehnt wurde, und bearbeiten Sie dann die jeweilige Rechnung oder Einkaufstransaktion. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungsgenehmigungen verwendet, können geschäftliche Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen einige Rechnungsdetails während der Genehmigung bearbeiten.
Bezahlt Teilweise bezahlt Ausgewählt	Informationen zur Bearbeitung von bezahlten, teilweise bezahlten oder ausgewählten Rechnungen finden Sie unter Bezahlte Rechnung bearbeiten.
Zurückbuchung Zurückgebucht	Sie können nur Nicht-Erfassungsfelder für "Zurückbuchung" und "Zurückgebuchte Rechnungen" bearbeiten. Diese Felder sind in der Tabelle im Abschnitt Bearbeitbare Felder in einem geschlossenen Zeitraum aufgeführt.

Buchungsdatum der Rechnung im Hauptbuch

Je nach der Konfiguration Ihres Unternehmens für "Verbindlichkeiten" werden in Ihren Rechnungen möglicherweise separate Felder für das Rechnungsdatum und das HB-Erfassungsdatum angezeigt. Wenn nur ein Datumsfeld angezeigt wird, ist das Rechnungsdatum auch das HB-Erfassungsdatum.

Status des Reportingzeitraums	Bearbeitbar?
Das HB-Erfassungsdatum der Rechnung liegt in einem offenen Reportingzeitraum.	Sie können die Rechnung nach Bedarf bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitbare Felder in einem offenen Zeitraum.
Das HB-Erfassungsdatum der Rechnung liegt in einem geschlossenen Reportingzeitraum.	Sie können nur Felder bearbeiten, deren zugehörige Journaleinträge nicht erneut erfasst werden müssen. Da die meisten Änderungen an Einkaufstransaktionen vom System in "Verbindlichkeiten" erfasst werden müssen, können Sie die Einkaufstransaktion nicht in einem geschlossenen Zeitraum bearbeiten. Sie können einige Felder von Rechnungen als auch von Rechnungen, die aus "Einkauf" stammen, in "Verbindlichkeiten" bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitbare Felder in einem geschlossenen Zeitraum. Wenn der Reportzeitraum geschlossen ist und Sie ein Feld bearbeiten müssen, dessen Journaleinträge erneut erfasst werden müssen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Bearbeiten Sie die unbezahlte Rechnung und ändern Sie das HB-Erfassungsdatum in ein Datum in einem offenen Zeitraum. Wenn es Ihre Unternehmensrichtlinien erlauben, öffnen Sie den Reportingzeitraum, bearbeiten Sie die unbezahlte Rechnung und schließen Sie dann den Reportingzeitraum.

Status des Reportingzeitraums

Bearbeitbar?

Das HB-Erfassungsdatum der Rechnung liegt in einem offenen Reportingzeitraum.

Sie können die Rechnung nach Bedarf bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitbare Felder in einem offenen Zeitraum.

Das HB-Erfassungsdatum der Rechnung liegt in einem geschlossenen Reportingzeitraum.

Sie können nur Felder bearbeiten, deren zugehörige Journaleinträge nicht erneut erfasst werden müssen. Da die meisten Änderungen an Einkaufstransaktionen vom System in "Verbindlichkeiten" erfasst werden müssen, können Sie die Einkaufstransaktion nicht in einem geschlossenen Zeitraum bearbeiten. Sie können einige Felder von Rechnungen als auch von Rechnungen, die aus "Einkauf" stammen, in "Verbindlichkeiten" bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitbare Felder in einem geschlossenen Zeitraum.

Wenn der Reportzeitraum geschlossen ist und Sie ein Feld bearbeiten müssen, dessen Journaleinträge erneut erfasst werden müssen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Bearbeiten Sie die unbezahlte Rechnung und ändern Sie das HB-Erfassungsdatum in ein Datum in einem offenen Zeitraum.
Wenn es Ihre Unternehmensrichtlinien erlauben, öffnen Sie den Reportingzeitraum, bearbeiten Sie die unbezahlte Rechnung und schließen Sie dann den Reportingzeitraum.

Bearbeitbare Felder in unbezahlten Rechnungen

Welche Felder Sie bearbeiten können, hängt davon ab, ob das Buchungsdatum im Hauptbuch in einen offenen oder geschlossenen Reportingzeitraum fällt.

Bearbeitbare Felder, wenn der Reportingzeitraum offen ist

Die folgende Tabelle zeigt, ob Sie ein bestimmtes Feld einer unbezahlten Rechnung bearbeiten können und wo Sie es bearbeiten können, wenn das HB-Erfassungsdatum der Rechnung in einem offenen Reportingzeitraum liegt.

	Für aus "Einkauf" stammende Rechnungen		Für aus "Verbindlichkeiten" stammende Rechnungen
Feldname	In "Einkauf" bearbeiten?	In "Verbindlichkeiten" bearbeiten?	In "Verbindlichkeiten" bearbeiten?	Anmerkungen
Datum	Ja	Nein	Ja	Wenn "Überschreiben des Erfassungsdatums im Hauptbuch während der Eingabe aktivieren" in "Verbindlichkeiten konfigurieren" nicht ausgewählt ist, gilt dieses Datum das Rechnungsdatum und HB-Erfassungsdatum. Um ein Datum in einer Rechnung oder Korrektur im Zusammenhang mit einem Projekt zu bearbeiten, müssen Sie einen der folgenden Schritte ausführen: Bearbeiten Sie die Transaktion, um das Projekt zu entfernen, und geben Sie es dann ein. Bearbeiten Sie die Transaktion, um das Datum zu ändern, und geben Sie es dann ein. Bearbeiten Sie die Transaktion, um das Projekt wieder hinzuzufügen, und geben Sie es dann ein.
HB-Erfassungsdatum	Ja	Nein	Ja	Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn in "Verbindlichkeiten konfigurieren" die Option "Überschreiben des Erfassungsdatums im Hauptbuch während der Eingabe aktivieren" ausgewählt ist und für die Häufigkeit der Zusammenfassung für Rechnungen nicht "Benutzerdefiniert" festgelegt wurde.
Lieferant	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn Bearbeitung des Lieferanten zulassen auf dem Tab "Sicherheitskonfiguration" der Einkaufstransaktionsdefinition nicht gleich "Nie" ist.
Nummer des Lieferantendokuments/Rechnungsnummer	Ja	Ja	Ja	Dieses Feld wird in "Einkauf" als "Nummer des Lieferantendokuments" und in "Verbindlichkeiten" als "Rechnungsnummer" bezeichnet.
Zahlung an	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn für den Zahlungskontakt in der Einkaufstransaktionsdefinition die Option "Bearbeitung zulassen" ausgewählt ist.
Rückgabe an	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn für den "Ansprechpartner für Rücksendung" in der Einkaufstransaktionsdefinition die Option "Bearbeitung zulassen" ausgewählt ist.
Referenznummer	Ja	Ja	Ja
Nachricht/Beschreibung	Ja	Ja	Ja	Dieses Feld wird in "Einkauf" als "Nachricht" und in "Verbindlichkeiten" als "Beschreibung" bezeichnet.
Zahlungsfrist/Laufzeit	Ja	Ja	Ja	Dieses Feld wird in "Einkauf" als "Zahlungsfrist" und in "Verbindlichkeiten" als "Laufzeit" bezeichnet.
Fälligkeitsdatum	Ja	Ja	Ja
Zahlung dieser Rechnung zurückstellen	k. A.	Ja	Ja
Empfohlener Zahlungstermin	k. A.	Ja	Ja
Zahlungspriorität	k. A.	Ja	Ja
Anhang	Ja	Ja	Ja	Sie können neue Anhänge hinzufügen oder vorhandene entfernen.
Transaktionswährung	Ja	Nein	Ja
Wechselkursdatum	Ja	Nein	Ja
Wechselkurstyp	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn im Abschnitt "Benutzerüberschreibungen" der Einkaufstransaktionsdefinition die Optionen "Wechselkurs" und "Wechselkursart" ausgewählt sind.
Wechselkurs	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn im Abschnitt "Benutzerüberschreibungen" der Einkaufstransaktionsdefinition die Optionen "Wechselkurs" und "Wechselkursart" ausgewählt sind.
Einträge
Konto oder Kontolabel	k. A.	Nein	Ja
Artikel-ID	Ja	k. A.	k. A.	Artikel aus Einkaufstransaktionen werden in Rechnungen in Kontonummern/-labels umgewandelt.
Menge	Ja	k. A.	k. A.
Transaktionsbetrag	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn im Abschnitt "Benutzerüberschreibungen" der Einkaufstransaktionsdefinition die Option "Vorgeschlagenen Preis überschreiben" ausgewählt ist.
Notiz	Ja	Ja	Ja
Fakturierbar	Ja	Ja	Ja	Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn Ihr Unternehmen "Projektkostenrechnung und Fakturierung" abonniert hat.
1099	Ja	Nein	Ja	Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" und "Einkauf konfigurieren" die Option "Überschreibung der 1099-Kennzeichnung aktivieren" ausgewählt ist.
1099-Formulartyp 1099-Formular	Ja	Nein	Ja	Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" und "Einkauf konfigurieren" die Option “Überschreibung des 1099-Formulars und -Felds” ausgewählt ist.
Kreditorenkonto	k. A.	k. A.	Ja	Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" die Option "Hauptbuchkonto für Verbindlichkeiten in der Rechnungs- und Anpassungsbuchung aktivieren" ausgewählt ist und der Benutzer über die Berechtigung "Rechnungen: Kreditorenkonto überschreiben" verfügt.
Abteilung	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn im Abschnitt "Benutzerüberschreibungen" der Einkaufstransaktionsdefinition "Abteilung" ausgewählt ist.
Standort	Ja	Nein	Ja	Nur in "Einkauf": Sie können dieses Feld bearbeiten, wenn im Abschnitt "Benutzerüberschreibungen" der Einkaufstransaktionsdefinition die Option "Standort" ausgewählt ist.
Andere Dimensionen: Klasse Vertrag Kunde Mitarbeitender Artikel Projekt Aufgabe Lieferant Warenlager	Ja	Nein	Ja	Sie können diese Felder bearbeiten, wenn die entsprechenden Dimensionen unter "Einkauf konfigurieren" und "Verbindlichkeiten konfigurieren" ausgewählt sind.
Zuordnung	k. A.	Nein	Ja	Sie können diese Felder bearbeiten, wenn unter "Verbindlichkeiten konfigurieren" die Option "Zuordnung im Rechnungseintrag aktivieren" ausgewählt ist.
Aufteilung von Zuteilungen	k. A.	Nein	Ja

Bearbeitbare Felder, wenn der Reportingzeitraum geschlossen ist

Wenn das HB-Erfassungsdatum der Rechnung in einem geschlossenen Zeitraum liegt, können Sie nur Felder bearbeiten, die keine Erfassung der Rechnung erfordern. Da die meisten Änderungen an Einkaufstransaktionen vom System in "Verbindlichkeiten" erfasst werden müssen, können Sie die Einkaufstransaktion nicht in einem geschlossenen Zeitraum bearbeiten.

	Für aus "Einkauf" stammende Rechnungen		Für aus "Verbindlichkeiten" stammende Rechnungen
Feldname	In "Einkauf" bearbeiten?	In "Verbindlichkeiten" bearbeiten?	In "Verbindlichkeiten" bearbeiten?
Datum	Nein	Nein	Nein
HB-Erfassungsdatum	Nein	Nein	Nein
Lieferant	Nein	Nein	Nein
Nummer des Lieferantendokuments/Rechnungsnummer	Nein	Ja	Ja
Zahlung an	Nein	Nein	Nein
Rückgabe an	Nein	Nein	Nein
Referenznummer	Nein	Ja	Ja
Nachricht/Beschreibung	Nein	Ja	Ja
Zahlungsfrist/Laufzeit	Nein	Ja	Ja
Fälligkeitsdatum	Nein	Ja	Ja
Zahlung dieser Rechnung zurückstellen	k. A.	Ja	Ja
Empfohlener Zahlungstermin	k. A.	Ja	Ja
Zahlungspriorität	k. A.	Ja	Ja
Anhang	Nein	Ja	Ja
Transaktionswährung	Nein	Nein	Nein
Wechselkursdatum	Nein	Nein	Nein
Wechselkurstyp	Nein	Nein	Nein
Wechselkurs	Nein	Nein	Nein
Einträge
Konto oder Kontolabel	k. A.	Nein	Nein
Artikel-ID	Nein	k. A.	k. A.
Menge	Nein	k. A.	k. A.
Transaktionsbetrag	Nein	Nein	Nein
Notiz	Nein	Ja	Ja
Fakturierbar	Nein	Nein	Nein
1099	Nein	Nein	Nein
1099-Formulartyp 1099-Formular	Nein	Nein	Nein
Kreditorenkonto	k. A.	k. A.	Nein
Abteilung	Nein	Nein	Nein
Standort	Nein	Nein	Nein
Andere Dimensionen: Klasse Vertrag Kunde Mitarbeitender Artikel Projekt Aufgabe Lieferant Warenlager	Nein	Nein	Nein
Zuordnung	k. A.	Nein	Nein
Aufteilung von Zuteilungen	k. A.	Nein	Nein

Unbezahlte Rechnung bearbeiten

Bevor Sie versuchen, eine unbezahlte Rechnung zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte aus:

Vergewissern Sie sich, dass der Workflowstatus der Rechnung die Bearbeitung zulässt.
Prüfen Sie, ob das Buchungsdatum der Rechnung im Hauptbuch in einem offenen oder geschlossenen Reportingzeitraum liegt.
Vergewissern Sie sich, dass der Titel der Zahlungsübersicht der Rechnung keine "Verbindlichkeitsrechnungen" enthält. Rechnungen, die aus Kreditkarten-Ausgleichszahlungen erstellt wurden, können nicht bearbeitet werden. Kehren Sie in diesem Fall die Ausgleichszahlung um und erstellen Sie eine neue.

Unbezahlte Rechnung in "Kreditorenbuchhaltung" bearbeiten

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.
Suchen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
Wählen Sie Buchen oder Einreichen aus.

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.
Wählen Sie neben der gewünschten Rechnung Bearbeiten aus.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
Wählen Sie Buchen oder Einreichen aus.

Unbezahlte Rechnung in "Einkauf" bearbeiten

Für Rechnungen, die aus "Einkauf" stammen, gibt es möglicherweise zusätzliche Konfigurationsoptionen in der Transaktionsdefinition, die die Bearbeitung der Einkaufstransaktion weiter einschränken. Weitere Informationen finden Sie unter Einkaufstransaktion bearbeiten.

Vorgehensweise bei geschlossenem Reportingzeitraum

Wenn der Reportingzeitraum geschlossen ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Bearbeiten Sie die Rechnung und ändern Sie das HB-Erfassungsdatum in ein Datum in einem offenen Zeitraum.
Öffnen Sie den Reportingzeitraum, nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor und schließen Sie den Reportingzeitraum.