Einkaufstransaktionen bearbeiten

Wenn Sie Bearbeitungsberechtigungen für Einkaufstransaktionen haben, können Sie die meisten Details einer Transaktion mit dem Status "Entwurf", "Abgelehnt" oder "Ausstehend" bearbeiten.

Abonnement	Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzerin Mitarbeiter Projektmanager Warenlager
Berechtigungen	Einkaufstransaktionen: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten, Entfernen, Hinzufügen
Einschränkungen	Ein Mitarbeiter-Benutzer muss einem Mitarbeiter-Datensatz. Benutzer vom Typ "Mitarbeiter" haben je nach Berechtigung folgenden Zugriff auf Transaktionen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen: Kann Transaktionen mit dem Angebotstyp erstellen, ändern und entfernen, z. B. Einkauf Bestellanforderungen. Andere Transaktionen können nur im Entwurfs-Status erstellt und bearbeitet werden. Auflisten und Anzeigen: Es können nur Transaktionen mit dem Angebotstyp aufgelistet und angezeigt werden. Wenn Einkauf konfiguriert ist und der Zugriff auf Einkauf Dokumente Mitarbeiter Benutzer eingeschränkt ist, können Benutzer vom Typ "Mitarbeiter" nur die von ihnen erstellten Transaktionen vom Typ "Angebot" sehen. Der Benutzertyp "Projektmanager" kann alle zutreffenden Transaktionen auflisten oder anzeigen. Siehe Rechnungen generieren für Projekte für zusätzliche Berechtigungen im Zusammenhang mit Projektrechnungen Der Benutzer darf nicht von den Zugriffsrechten eines Benutzers oder einer Benutzergruppe für die Transaktionsdefinition ausgeschlossen werden.

In der folgenden Tabelle werden die Bedingungen beschrieben, unter denen Sie Eine Transaktion kann nicht bearbeitet werden und nennt mögliche Lösungen, mit denen Sie die Transaktion bearbeiten können:

Bedingung	Mögliche Lösung
Wenn die Transaktionsdefinition Richtlinie bearbeiten auf "Keine Bearbeitung" gesetzt ist.	Ändern Sie die Richtlinie bearbeiten auf der Transaktionsdefinition.
Wenn Sie zuvor ein Dokument für die Transaktion und die Transaktionsdefinition gedruckt haben Richtlinie bearbeiten ist so eingestellt, dass die Bearbeitung einer Transaktion nach dem Drucken eines Dokuments untersagt wird.	Ändern Sie die Richtlinie bearbeiten auf der Transaktionsdefinition.
Wenn die Transaktionsdefinition Bearbeitung des Lieferanten aktivieren ist auf "Nie" eingestellt	Dadurch können Benutzer den Lieferant in Entwürfen und ausstehenden Transaktionen nicht ändern. Ändern Sie die Bearbeitung des Lieferanten aktivieren Einstellung für die Transaktionsdefinition.
Wenn die Transaktion eine Genehmigung erfordert und sich im Genehmigungszyklus befindet (der Status der Transaktion lautet "Eingereicht" oder "Teilweise genehmigt").	Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Entfernen Sie die Transaktion und erstellen Sie eine neue, die die Änderungen enthält. Warten Sie, bis die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wurde. Sie können auch die Genehmigungs-Historie überprüfen, um zu sehen, wer die Genehmigung erteilen muss, und diese Person bitten, die Transaktion abzulehnen, um den Genehmigungszyklus schneller zu beenden. So finden Sie die nächste Genehmigung: Auswählen Bearbeiten oder Anzeigen neben der Transaktion. Wählen Sie auf dem Tab "Verlauf" das Symbol Genehmigungs-Historie Link. Wenn Sie Abgelehnte Transaktion bearbeiten und erneut einreichenwählen, geht sie in den Genehmigungszyklus über. Wenn Sie eine genehmigte Transaktion bearbeiten und erneut einreichen, tritt sie nur dann in den Genehmigungszyklus ein, wenn die Konfiguration der Genehmigung für den Einkauf auf der Seite "Einkauf konfigurieren" so eingestellt ist, dass ein neuer Genehmigungszyklus erforderlich ist, wenn eine genehmigte Transaktion geändert wird.
Wenn die Transaktion in eine andere Transaktion konvertiert wurde.	Löschen Sie die nachgelagerte Transaktion. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung bearbeiten möchten, die in eine Lieferantenrechnung konvertiert wurde, entfernen Sie die Lieferantenrechnung.
Wenn der Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum.
Wenn die Transaktion innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Entitäten gemeinsam genutzt wird.	Freigegebene Transaktionen können nur auf dem Top-Level bearbeitet werden. Wenn Sie die Transaktions-Liste auf der Entitätsebene anzeigen, werden möglicherweise freigegebene Transaktionen angezeigt. Diese Transaktionen werden jedoch von der Entität als "Ohne Eigentümer" aufgeführt und der Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, wechseln Sie zum Top-Level, um die Transaktion zu bearbeiten.
Wenn die Transaktion tatsächliche Zusatzkosten enthält, die mit einer Quell-Transaktion verknüpft wurden, die sich jetzt in einem abgeschlossenen Zeitraum befindet.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum für die Quell-Transaktion.
Wenn Ihr Unternehmen die Steuer-Anwendung und die Transaktion wurde in eine Steuererklärung (Umsatzsteuererklärung oder Business Activity Statement) aufgenommen, die erstellt und einer Behörde unter Verwendung des Prozesses der Vorlage zur Steuererklärung vorgelegt wurde.	Geben Sie eine korrigierende Transaktion ein.

Transaktionen schließen oder erneut öffnen

Eine Transaktion verbleibt im Status "Ausstehend", wenn es potenziell andere Transaktionen gibt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann, und der Verarbeitung der Teilkonvertierung in der Transaktionsdefinition auf "Transaktion offen" gesetzt ist.

Viele Workflows enthalten beispielsweise eine Ausgleichsbuchung als letzte Transaktion im Workflow. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung buchen, wird ihr Status auf "Ausstehend" gesetzt, damit Sie sie in Zukunft bei Bedarf in eine Ausgleichsbuchung konvertieren können. In diesem Szenario erfordert die ausstehende Lieferantenrechnung kein Zutun Ihrerseits und bleibt auf unbestimmte Zeit ausstehend.

Für Transaktionen, die entweder teilweise konvertiert wurden oder nie erfüllt werden, empfiehlt es sich, einen Workflow für den Abschluss von Transaktionen einzurichten und zu verwenden. Siehe Veraltete Bestellung schließen für weitere Informationen.

Eine Transaktion schließen

Sie können den Status einer ausstehenden Transaktion manuell in "Geschlossen" ändern, um den Workflow für diese Transaktion zu stoppen. Das Schließen einer Transaktion ändert nichts am Hauptbucheffekt der Transaktion und hat keinen Einfluss auf das Reporting.

Öffnen Sie die entsprechende Transaktion in Bearbeiten Modus.
Wählen Sie im Feld Bundesstaat Dropdown-Menü und wählen Sie Geschlossen.
Wählen Sie Buchen aus.

Eine Transaktion erneut öffnen

Wenn Sie eine Transaktion manuell geschlossen haben und die Transaktion nun in eine andere Transaktion konvertieren müssen, können Sie die Transaktion bearbeiten und den Bundesstaat von "Geschlossen" in "Ausstehend", um den Workflow für diese Transaktion fortzusetzen. In diesem Szenario muss jedoch eine andere Transaktionsdefinition im Workflow vorhanden sein. Andernfalls ist das Ändern eines Transaktion Bundesstaat von "Geschlossen" zu "Ausstehend" bewirkt nichts.

Wenn der Bundesstaat der Transaktion, die Sie öffnen möchten, konvertiert wurde, können Sie die Transaktion nicht bearbeiten. So öffnen Sie eine Transaktion mit einem Bundesstaat von Konvertiert, die nachgelagerte Transaktion zu entfernen.

Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung bearbeiten möchten, die in eine Lieferant Rechnungen konvertiert wurde, entfernen die Lieferantenrechnung.

Erfahren Sie mehr zum Thema Transaktions-Status.