Bezahlte Rechnung bearbeiten

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• Rechnung umkehren
• Rechnung während der Genehmigung bearbeiten
• Einschränkungen für Benutzer*innen – Verbindlichkeiten
• Transaktionen – Einkauf
• Anhänge
• Feldbeschreibungen: Rechnungen

In Bezug auf die Bearbeitung gilt eine Rechnung als bezahlt, wenn Folgendes zutrifft. Sie wurde:

• Zur Zahlung ausgewählt

• Teilweise bezahlt

• Vollständig bezahlt

Im Vergleich zu unbezahlten Rechnungen gelten für bezahlte Rechnungen mehr Einschränkungen in Bezug auf die Möglichkeiten der Bearbeitung. Die entsprechenden Optionen werden auch von Faktoren wie dem Rechnungsstatus, der Konfiguration und dem Ursprung der Rechnung beeinflusst.

Bearbeitungsort bezahlter Rechnungen

Nicht-Buchungsfelder in einer bezahlten Rechnung bearbeiten

Wenn der Status einer Rechnung "Bezahlt", "Teilweise bezahlt" oder "Ausgewählt" lautet, können Sie nur Felder bearbeiten, die nicht im Hauptbuch erfasst werden. Sie können diese Felder bearbeiten, wenn der Reportingzeitraum geschlossen ist, da keine Journaleinträge erfasst werden müssen.

Wenn die Rechnung aus "Einkauf" stammt, können Sie Nicht-Erfassungsfelder in der Einkaufstransaktion nicht bearbeiten, aber Sie können sie in der Rechnung bearbeiten.

Die folgende Tabelle zeigt die Nicht-Erfassungsfelder, die Sie in einer Rechnung bearbeiten können. Alle anderen Felder gelten als Erfassungsfelder.

*Gilt nur für teilweise bezahlte Rechnungen.

So bearbeiten Sie Nicht-Erfassungsfelder in einer bezahlten Rechnung:

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten neben der Rechnung aus, die Sie ändern möchten.
3. Ändern Sie die Nicht-Buchungsfelder nach Bedarf.
4. Wählen Sie Speichern.

Eine zur Zahlung ausgewählte Rechnung bearbeiten

Der Status "Ausgewählt" gibt an, dass die Rechnung zur Zahlung ausgewählt, die Zahlung jedoch noch nicht verarbeitet wurde. Es wurde eine Zahlungsanforderung erstellt, die die Rechnung enthält.

Wenn der Status einer Rechnung "Ausgewählt" lautet, können Sie nur Felder bearbeiten, für die keine Journaleinträge erfasst werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Nicht-Buchungsfelder in einer bezahlten Rechnung bearbeiten.

Um für diese Rechnungen Felder zu bearbeiten, die erfasst werden müssen, müssen Sie zuerst den Rechnungsstatus auf "Erfasst" zurücksetzen.

So setzen Sie eine ausgewählte Rechnung auf den Status "Erfasst" zurück und bearbeiten sie:

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Stornieren Sie die Zahlungsanforderung
   • Bearbeiten Sie die Zahlungsanforderung, um die entsprechende Rechnung zu entfernen

   Bei beiden Methoden wird der Status der Rechnung auf "Erfasst" zurückgesetzt und die Rechnung gilt als unbezahlt.

2. Informationen zum Ändern der Rechnung finden Sie unter Unbezahlte Rechnung bearbeiten.

Hauptbuchkonto oder Dimensionen für Einzelpositionen ändern

Um das Hauptbuchkonto, die Abteilung, den Standort oder andere Dimensionswerte eines Einzelpostens einer bezahlten oder teilweise bezahlten Rechnung zu ändern, müssen Sie die Rechnung neu einstufen.

Sie können eine Rechnung neu einstufen, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Option "Reklassifizierung von Rechnungen und Anpassungen aktivieren" unter Kreditorenbuchhaltung konfigurieren ist aktiviert.
• Sie verfügen über die Berechtigung "Rechnungen: Neu einstufen".
• Die Rechnung wurde nicht mit einer Kreditkarte bezahlt.
• Das Rechnungsdatum liegt in einem offenen Zeitraum.

Wenn eine der oben genannten Bedingungen nicht erfüllt ist, können Sie die Rechnung nicht neu einstufen. Beginnen Sie in diesem Fall von vorne.

Sie können die Funktion zur Neueinstufung nicht verwenden, um die Dimensionen von Positionen zu ändern, die zugeordnet wurden. Beginnen Sie in diesem Fall von vorne.

Wenn Sie eine aus "Einkauf" stammende Rechnung in "Verbindlichkeiten" neu einstufen, wird die Änderung nicht an der Einkaufstransaktion vorgenommen. Wenn Sie möchten, dass die Änderung in "Einkauf" übernommen wird, beginnen Sie von vorne.

So stufen Sie eine Rechnung neu ein:

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten neben der bezahlten oder teilweise bezahlten Rechnung, die Sie ändern möchten.
3. Wählen Sie Reklassifizieren aus.
4. Bearbeiten Sie die Einzelpositionen nach Bedarf.
5. Wählen Sie Speichern.

Sie können die Funktion zur Reklassifizierung auch verwenden, um 1099-Informationen für Lieferanten zu aktualisieren, für die ein 1099-Formular eingerichtet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen in "Kreditorenbuchhaltung" reklassifizieren.

Den einem Lieferanten geschuldeten Betrag ändern

Sie können die Einzelpostenbeträge einer bezahlten oder teilweise bezahlten Rechnung nicht bearbeiten. In diesem Fall können Sie eine Anpassung für den entsprechenden Betrag erstellen.

Wenn Sie dem Lieferanten zu viel bezahlt haben, erstellen Sie eine Belastung (die zu einem Lieferantenguthaben wird). Wenn Sie dem Lieferanten zu wenig bezahlt haben, erstellen Sie ein Guthaben (das zu einer Rechnung wird, die Sie bezahlen).

Sie können Anpassungen entweder in "Verbindlichkeiten" oder in "Einkauf" erstellen. Es empfiehlt sich, die Anpassung in der Anwendung zu erstellen, aus der die Rechnung stammt. Wenn die Rechnung also aus "Einkauf" stammt, wandeln Sie die Lieferantenrechnung in "Einkauf" in eine Belastung oder ein Guthaben um.

Erfahren Sie, wie Sie eine Korrektur in Kreditorenbuchhaltung erstellen.

Erfahren Sie, wie Sie eine Einkaufstransaktion umwandeln.

Lieferanten oder Buchungsdatum im Hauptbuch ändern, Einzelpositionen hinzufügen oder entfernen oder Einzelpositionen zuordnen

Sie können den Lieferanten, das Buchungsdatum im Hauptbuch oder Einzelpositionsinformationen wie die Kennzeichnung "Fakturierbar" für Einzelpositionen nicht ändern. Außerdem können Sie in einer bezahlten oder teilweise bezahlten Rechnung keine Einzelpositionen hinzufügen oder Einzelpositionen zuordnen. Wenn Sie Änderungen dieser Art vornehmen müssen, beginnen Sie von vorne.

Von vorne beginnen

Wenn Sie mit einer bezahlten Rechnung von vorne beginnen, annullieren Sie die Zahlung, kehren Sie alle Korrekturen um und kehren Sie dann die Rechnung um. Hierdurch wird die Transaktion ausgenullt. Anschließend können Sie eine neue Rechnung mit den richtigen Informationen hinzufügen und die Zahlung entsprechend verarbeiten.

Buchhaltungsablauf bei Rechnungen ohne Lieferantenguthaben

Das folgende Beispiel zeigt den Buchhaltungsablauf bei einer Rechnung mit einem Ausgabenposten für 100,00 USD. Die Rechnung wurde nach ihrer Bezahlung annulliert und zurückgebucht.

Buchhaltungsablauf bei Rechnungen mit Lieferantenguthaben

Das folgende Beispiel zeigt den Buchhaltungsablauf bei einer Rechnung mit einem Ausgabenposten für 100,00 USD. Beim Bezahlen der Rechnung wurde zudem ein Lieferantenguthaben (Belastungsanpassung) in Höhe von 25,00 USD angewendet. Nach Bezahlung der Rechnung wurde die Zahlung annulliert und die Anpassung wurde zurückgebucht. Abschließend wurde die Rechnung zurückgebucht.

Buchhaltungsablauf bei Rechnungen mit Inline-Guthaben

Ein Inline-Lieferantenguthaben ist ein negativer Einzelposten in einer Rechnung. Wenn Sie den gesamten negativen Einzelpostenbetrag auf die Rechnung angewendet haben, in der der negative Einzelposten vorhanden ist, können Sie die Zahlung einfach annullieren und die Rechnung zurückbuchen, da durch die Zurückbuchung der Rechnung auch das Guthaben storniert wird. Wenn Sie jedoch einen Teil oder die gesamte negative Einzelposition auf eine andere Rechnung angewendet haben und diese Rechnung bezahlt wurde, müssen Sie die Zahlung für diese Rechnung sowie für die Rechnung, die Sie ändern möchten, annullieren.

Das folgende Beispiel zeigt den Buchhaltungsablauf bei einer Rechnung mit einer Ausgabenposition für 100,00 $ und einer Einzelposition mit Inline-Guthaben von 25,00 $. Das gesamte Inline-Guthaben wurde durch diese Rechnung aufgebraucht. Die Rechnung wurde nach ihrer Bezahlung annulliert und zurückgebucht.

Mit Rechnungen von vorne beginnen, die aus "Verbindlichkeiten" stammen

Wenn Sie die gesamte Rechnung mit einer Zahlungsmethode bezahlt und keine Anpassungen angewendet haben, können Sie die Zahlung annullieren und die Rechnung gleichzeitig im entsprechenden Register zurückbuchen. Andernfalls annullieren Sie die Zahlung ggf., buchen Sie die Anpassung zurück und buchen Sie dann die Rechnung in der Liste "Rechnungen" zurück.

So beginnen Sie mit einer aus "Verbindlichkeiten" stammenden Rechnung von vorne:

1. Annullieren Sie die Zahlung. Verwenden Sie das Zahlungsdatum als Annullierungsdatum. Wo Sie die Zahlung annullieren, hängt davon ab, wie Sie die Rechnung bezahlt haben. Beispiel: Wenn Sie mit einem Scheck bezahlt haben, annullieren Sie die Zahlung im Scheckregister.
2. Wenn eine Korrektur auf die Rechnung angewendet wurde, kehren Sie die Korrektur um. Verwenden Sie das Datum der Anpassungstransaktion als Zurückbuchungsdatum. Der Status der Rechnung lautet jetzt "Erfasst".

3. Buchen Sie die Rechnung zurück.

   1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   2. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie zurückbuchen möchten.

   3. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Zurückbuchen aus.

   4. Wählen Sie das Datum für Die Transaktion am ... zurückbuchen mithilfe des Kalender-Tools aus. Verwenden Sie das Buchungsdatum im Hauptbuch der Rechnung als Zurückbuchungsdatum.
   5. Geben Sie den Grund für die Zurückbuchung und alle anderen relevanten Informationen in das Feld Notiz ein.
   6. Wählen Sie Einreichen aus.
4. Erstellen Sie eine neue Rechnung.

1. Annullieren Sie die Zahlung. Verwenden Sie das Zahlungsdatum als Annullierungsdatum. Wo Sie die Zahlung annullieren, hängt davon ab, wie Sie die Rechnung bezahlt haben. Beispiel: Wenn Sie mit einem Scheck bezahlt haben, annullieren Sie die Zahlung im Scheckregister.
2. Wenn eine Korrektur auf die Rechnung angewendet wurde, kehren Sie die Korrektur um. Verwenden Sie das Datum der Anpassungstransaktion als Zurückbuchungsdatum. Der Status der Rechnung lautet jetzt "Erfasst".

3. Buchen Sie die Rechnung zurück.

   1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   2. Wählen Sie neben der entsprechenden Rechnung Zurückbuchen aus.
   3. Wählen Sie das Datum für Die Transaktion am ... zurückbuchen mithilfe des Kalender-Tools aus. Verwenden Sie das Buchungsdatum im Hauptbuch der Rechnung als Zurückbuchungsdatum.
   4. Geben Sie den Grund für die Zurückbuchung und alle anderen relevanten Informationen in das Feld Notiz ein.
   5. Wählen Sie Einreichen aus.
4. Erstellen Sie eine neue Rechnung.

Mit Rechnungen von vorne beginnen, die aus "Einkauf" stammen

Auch wenn die Rechnung aus "Einkauf" stammt, müssen Sie die Zahlung annullieren und alle Anpassungen zurückbuchen. Für aus "Einkauf" stammende Rechnungen gibt es jedoch keine Zurückbuchungsfunktion. Stattdessen müssen Sie eine Anpassung erstellen, die die Auswirkungen der Rechnung ausnullt, und die Anpassung dann auf die Rechnung anwenden.

Um die Rechnung auszunullen, können Sie entweder die Quelleinkaufstransaktion in eine Einkaufsanpassungstransaktion (Belastung) umwandeln oder eine Belastungsanpassung in "Verbindlichkeiten" erstellen. Es empfiehlt sich, die Einkaufstransaktion umzuwandeln, da sich die Einkaufstransaktion auch auf Bestandssummen und -werte auswirken kann.

So beginnen Sie mit einer aus "Einkauf" stammenden Rechnung von vorne:

1. Annullieren Sie die Zahlung. Verwenden Sie das Zahlungsdatum als Annullierungsdatum. Wo Sie die Zahlung annullieren, hängt davon ab, wie Sie die Rechnung bezahlt haben.
2. Wenn eine Korrektur auf die Rechnung angewendet wurde, kehren Sie die Korrektur um. Verwenden Sie das Datum der Anpassungstransaktion als Zurückbuchungsdatum. Der Status der Rechnung lautet jetzt "Erfasst".

3. Kehren Sie die Auswirkungen der Rechnung um.

   1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Wandeln Sie die Einkaufstransaktion in eine Einkaufskorrekturtransaktion (Lastschrift) um oder
      • Erstellen Sie eine Lastschriftkorrektur in "Kreditorenbuchhaltung". Die Anpassung muss die gleiche Anzahl von Rechnungseinzelposition aufweisen wie die Rechnung. Auch die Konten, Beträge und Daten müssen übereinstimmen.

   2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   3. Filtern Sie die Liste nach dem entsprechenden Lieferanten.
   4. Wählen Sie Positionsdetails neben der entsprechenden Rechnung aus.
   5. Wählen Sie Details zum Guthaben neben einer Einzelposition in der Rechnung aus.
   6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Haben aus der Belastung, die Sie in Schritt a erstellt haben, und wählen Sie dann Speichern aus. Dadurch wird das Guthaben auf den Einzelposten in der Rechnung angewendet.
   7. Wiederholen Sie die Schritte e und f für jeden Rechnungseinzelposten.
   8. Wählen Sie Speichern.
   9. Wählen Sie auf der Seite Rechnungen bezahlen zuerst die Rechnung und dann Jetzt bezahlen aus. Dadurch wird die Rechnung aus dem Report zu Zahlungsausständen des Lieferanten entfernt.
4. Erstellen Sie eine neue Einkaufstransaktion.

1. Annullieren Sie die Zahlung. Verwenden Sie das Zahlungsdatum als Annullierungsdatum. Wo Sie die Zahlung annullieren, hängt davon ab, wie Sie die Rechnung bezahlt haben.
2. Wenn eine Korrektur auf die Rechnung angewendet wurde, kehren Sie die Korrektur um. Verwenden Sie das Datum der Anpassungstransaktion als Zurückbuchungsdatum. Der Status der Rechnung lautet jetzt "Erfasst".

3. Kehren Sie die Auswirkungen der Rechnung um.

   1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Wandeln Sie die Einkaufstransaktion in eine Einkaufskorrekturtransaktion (Lastschrift) um oder
      • Erstellen Sie eine Lastschriftkorrektur in "Kreditorenbuchhaltung". Die Anpassung muss die gleiche Anzahl von Rechnungseinzelposition aufweisen wie die Rechnung. Auch die Konten, Beträge und Daten müssen übereinstimmen.

   2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   3. Filtern Sie die Liste nach dem entsprechenden Lieferanten.
   4. Wählen Sie Positionsdetails neben der entsprechenden Rechnung aus.
   5. Wählen Sie Details zum Guthaben neben einer Einzelposition in der Rechnung aus.
   6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Haben aus der Belastung, die Sie in Schritt a erstellt haben, und wählen Sie dann Speichern aus. Dadurch wird das Guthaben auf den Einzelposten in der Rechnung angewendet.
   7. Wiederholen Sie die Schritte e und f für jeden Rechnungseinzelposten.
   8. Wählen Sie Speichern.
   9. Wählen Sie auf der Seite Rechnungen bezahlen zuerst die Rechnung und dann Jetzt bezahlen aus. Dadurch wird die Rechnung aus dem Report zu Zahlungsausständen des Lieferanten entfernt.
4. Erstellen Sie eine neue Einkaufstransaktion.

Vorgehensweise bei geschlossenem Reportingzeitraum

Wenn der Reportingzeitraum geschlossen ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Öffnen Sie den Reportingzeitraum, nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor und schließen Sie den Reportingzeitraum.
• Erstellen Sie Hauptbuch-Journaleinträge im aktuellen Zeitraum, um die entsprechenden Kontosalden zu korrigieren