Vorschüsse erhalten

Erhalten Sie einen Kundenvorschuss, der später auf eine Rechnung angewendet wird. Wenn Sie einen Vorschuss zurückbuchen, um Information zu korrigieren, erhalten Sie ihn erneut, um die zurückgebuchte Vorauszahlung zu ersetzen.

Abonnement	Debitorenbuchhaltung
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Vorschüsse erhalten: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen

Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Vorschüsse aus.
Wie Sie den Vorschuss erhalten, hängt von Ihren Konfigurationseinstellungen für Zusammenfassungen für Vorschüsse ab.
- Wenn Sie die automatische Batchverarbeitung von Zahlungsübersichten konfiguriert haben, wählen Sie einen Kontotyp und ein Konto aus, um den Vorschuss zu erhalten.
- Wenn Sie benutzerdefinierte Zahlungsübersichten konfiguriert haben, wählen Sie eine Zahlungsübersicht aus, um den Vorschuss zu erhalten.
Wählen Sie die Zahlungsmethode aus, mit der der Kunde Sie bezahlt hat.
Wählen Sie die ID des Kunden aus, von dem Sie den Vorschuss erhalten haben.
Geben Sie das Eingangsdatum und das Zahlungsdatum ein.
- Das Eingangsdatum ist das Datum, an dem Sie den Scheck, die Barzahlung, die Kreditkartenzahlung oder die Banküberweisung erhalten haben.
- Das Zahlungsdatum ist das Transaktionsdatum. Wenn die Zahlung per Scheck erfolgt ist, ist das Zahlungsdatum das auf dem Scheck aufgedruckte Datum. Wenn die Zahlung in bar erfolgt ist, ist das Zahlungsdatum das Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten haben. Wenn die Zahlung per Kreditkarte erfolgt ist, ist dies das Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat. Wurde die Zahlung per Banküberweisung getätigt, ist dies das Datum, an dem die Überweisung erfolgt ist.
Bei Scheckzahlungen empfehlen wir Ihnen, die Schecknummer zu notieren.
Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind und der Vorschuss eine andere Währung als Ihre Basiswährung ist, wählen Sie die Transaktionswährung aus.

Geben Sie nach Bedarf weitere Details zur Währungsumrechnung ein, z. B. das Wechselkursdatum, die Wechselkursart oder den Wechselkurs selbst:
- Geben Sie das Wechselkursdatum ein oder wählen Sie es aus.
- Wählen Sie über die Dropdown-Liste Wechselkursart die Wechselkursart aus, z. B. Intacct-Tageskurs oder WSJ Published Rate. Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Wechselkursarten verwendet, können Sie diese hier aufgelistet sehen.
- Wenn Sie den Wechselkurs für diesen Vorschuss kennen, können Sie ihn unter Wechselkurs eingeben, um Systemberechnungen zu überschreiben.
Nachdem Sie den Transaktionsbetrag für jede Einzelposition eingegeben haben, rechnet Intacct den Betrag in die von Ihnen ausgewählte Transaktionswährung um und zeigt ihn im Feld Basisbetrag an.

Beispiele:
- Die Basiswährung Ihres Unternehmens ist USD und Ihre Bankwährung ist ebenfalls USD. Sie können Vorschüsse in der Transaktionswährung empfangen und verbuchen.
- Die Basiswährung Ihres Unternehmens ist US-Dollar und Ihre Bankwährung ist GBP. Sie können Vorschüsse nur in GBP erhalten und verbuchen.
Vorschüsse in mehreren Währungen werden für Konten für nicht eingezahlte Gelder nicht unterstützt. Verknüpfen Sie die Zahlungsübersicht oder den Vorschuss mit einem Bankkonto und versuchen Sie es dann noch einmal.
Fügen Sie optional eine Zahlungsnotiz hinzu, um später darauf zurückgreifen zu können.
Wählen Sie einen Anhang aus oder fügen Sie einen Anhang hinzu, um eine digitale Version eines Begleitdokuments zu speichern.

Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.

Einzelpositionsinformationen eingeben

Geben Sie nun die Einzelpositionen für den Vorschuss ein, die Sie definiert haben.

Wählen Sie über die Dropdown-Liste Hauptbuch-Verrechnungskonto oder Kontolabel ein anderes Konto oder ein anderes Kontolabel aus.
In diesem Feld wird das standardmäßige Verrechnungskonto angezeigt, das bei der Konfiguration der Debitorenbuchhaltung angegeben wurde. (Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.) Sie können dieses Konto überschreiben, indem Sie ein anderes auswählen.
Geben Sie im Feld Betrag den Betrag der Vorauszahlung für diese Position ein.

Sie können nur positive Einzelpostenbeträge für Vorschüsse eingeben.

In einem Unternehmen mit mehreren Währungen zeigt Intacct den Transaktionsbetrag und den Basisbetrag anstelle des Betrags an. Der Transaktionsbetrag ist der Betrag in der Währung, in der die Zahlung eingegangen ist und verbucht wurde. Der Basisbetrag ist der Betrag in der Basiswährung Ihres Unternehmens. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Unternehmen mit mehreren Währungen handelt, geben Sie den Transaktionsbetrag und den Basisbetrag ein.
Geben Sie optional im Feld Notiz einen Text ein, der Ihnen hilft, diese Position zu identifizieren.
Wählen Sie optional eine Abteilung und einen Standort aus.

(Diese Dimensionen werden hauptsächlich für Unternehmen mit mehreren Entitäten verwendet.)
Optional können Sie für jede Einzelposition eine Dimension auswählen. Wählen Sie Hinzufügen aus, um eine Dimension auszuwählen, die der Einzelposition zugeordnet werden soll: Projekt, Kunde, Artikel, Mitarbeiter oder Lieferant.

Was sind Dimensionen?

Eine Dimension ist eine Kategorie von Daten, die Sie auf sinnvolle Weise organisieren und sortieren können. Sage Intacct bietet die folgenden vordefinierten Dimensionen:

Standort
Abteilung
Klasse
Kunde
Artikel
Projekt
Lieferant
Mitarbeiter
Warenlager (wenn Sie die Bestandskontrolle abonniert haben)
Vertrag (wenn Sie Verträge abonniert haben)

Darüber hinaus können Sie mit Intacct neue Dimensionen definieren, die Ihren Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie diese benutzerdefinierten Dimensionen, um Datenkategorien zu organisieren und zu sortieren, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind. Wenn es beispielsweise um ein Softwareunternehmen mit mehreren Produktlinien geht, können Sie eine benutzerdefinierte Dimension mit dem Namen Geschäftsfeld erstellen. Anschließend können Sie die Werte Direktkunden, Vertriebspartner und OEM hinzufügen.

Mit Dimensionen können Sie Daten innerhalb einer Kategorie oder zwischen Kategorien erfassen, sortieren, analysieren und Reports erstellen, sodass Sie Schlüsselfaktoren wie die folgenden identifizieren können:

Ihre profitabelsten oder teuersten Artikel oder Kunden
Der Return on Investment eines Projekts oder einer Abteilung
Ob und in welchem Maße ein neues Produkt oder eine neue Produktlinie erfolgreich ist
In welche Richtung sich ein bestimmter Aspekt Ihres Unternehmens entwickelt
Mit Intacct-Dimensionen erhalten Sie genaue Kontrolle über die Datendefinition und Datenhierarchie

Mit Dimensionen können Sie Finanzberichte an bestimmte Geschäftsaktivitäten anpassen, einen besseren Einblick in die Geschäftsentwicklung erhalten und schnellere, aussagekräftigere Geschäftsentscheidungen treffen.

Stellen Sie sich Dimensionen als eine leistungsfähigere Alternative zu Unterkonten vor.

Für die Projektdimension und benutzerdefinierte Dimensionen können zusätzliche Gebühren anfallen. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um weitere Informationen zu erhalten.

Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5 für beliebig viele Einzelposten.
Wählen Sie Buchen oder Entwurf aus.

Wenn Sie bei der Konfiguration der Debitorenbuchhaltung den Vorschüssen eine Dokumentensequenz zugewiesen haben, weist Intacct der Transaktion bei der Buchung eine Zahlungs-ID zu.

Nächster Schritt: Einen Vorschuss auf eine Rechnung anwenden