Guthaben auf einen Vertrag anrechnen
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Dieses Thema enthält Beispiele für einige der verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie einen Vertrag gutschreiben können. Der Hauptunterschied besteht darin, ob Sie eine Korrektur verwenden können, um die Gutschrift zu erstellen, oder ob Sie dem Vertrag eine negative Vertragsposition hinzufügen müssen, um die korrekte Buchführung zu erreichen.
Informationen zur Gutschrift eines Vertrags
Eine negative Vertragsposition stellt eine Gutschrift für den spezifischen Vertrag dar, während eine Korrektur eine Gutschrift für den bestimmten Kunden darstellt. In beiden Fällen kann das Guthaben den Betrag reduzieren, den ein Kunde für eine aktuelle oder zuvor ausgestellte Rechnung schuldet.
Wenn Sie in Sage Intacct einem Rechnung Guthaben zuweisen möchten, erstellen Sie in der Regel ein Guthaben Korrektur entweder in Forderungen oder Auftragserfassung und wenden das Guthaben dann auf ein Rechnung an. Bei Vertragsrechnungen reicht eine Korrektur jedoch nicht immer aus, um alle anwendbaren Vertragskonten, die an der Vertragsfakturierung beteiligt sind, vollständig umzukehren. Je nach Situation müssen Sie dem entsprechenden Vertrag möglicherweise eine negative Vertragsposition hinzufügen. Führen Sie dann die negative Vertragsposition je nach Bedarf durch Ihre Abrechnungs- und Umsatzprozesse.
Wann eine negative Vertragsposition verwendet werden sollte
Sie können viele Kreditszenarien lösen, indem Sie dem entsprechenden Vertrag eine negative Vertragsposition hinzufügen. Verwenden Sie eine negative Vertragsposition, wenn Sie Folgendes tun müssen:
- Machen Sie dem Kunden ein Zugeständnis, z. B. wenn der Kunde mit dem Service unzufrieden ist.
- Dokumentieren eines Upgrades oder Downgrades eines bestehenden Dienstes (Debook).
- Richten Sie eine wiederkehrende Gutschrift ein, die auf mehr als einer Kunden-Rechnung angezeigt werden soll.
- Eine Rabattposition auf einer Rechnung anzeigen. Siehe Rabatt auf eine Vertragsposition für Details zum Rabatt.
- Eine Rechnung ausnullen, die Sie nicht entfernen können. Siehe Auswirkungen einer Vertragsrechnung umkehren.
Wann eine Korrektur verwendet werden sollte
Sie können eine Korrektur verwenden, wenn Sie:
- Eine Zahlung erstatten
- Eine Überzahlung gutgeschrieben Haben
- Vertragssalden beim Abbrechen einer Vertragsposition anpassen
- Vertragssalden Konto nach Ablauf der Laufzeit eines Vertrags anpassen
Verwenden Sie eine negative Vertragsposition
Es gibt zwei Arten von negativen Vertragspositionen:
| Positionstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Debook |
|
| Rabatt/Gutschrift |
|
Sie können die Fakturierungs- und/oder Umsatzzeitpläne für die negative Vertragsposition so anpassen, dass sie mit den anderen Vertragspositionsplänen desselben Vertrags synchronisiert werden.
Informationen zum Ausnullen einer Rechnung mit einer negativen Vertragsposition finden Sie unter Auswirkungen einer Vertragsrechnung umkehren.
Erfahren Sie mehr zum Thema Negative Vertragspositionen.
| Abonnement |
Verträge |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit |
|
| Benutzertyp | Geschäftlicher Benutzer |
| Berechtigungen | Vertrag: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen |
So fügen Sie eine negative Vertragsposition hinzu:
- Öffnen Sie den entsprechenden Vertrag in Bearbeiten Modus.
- Auswählen Hinzufügen
Die Vertragsposition Das Pop-up-Fenster wird angezeigt.
- Verwenden Sie Artikel Dropdown-Liste, um den gewünschten Artikel auszuwählen. Wählen Sie für "Debook-Vertragspositionen" denselben Artikel aus, der sich in der vorhandenen Vertragsposition befindet, die Sie herabstufen oder upgraden.
- Verwenden Sie Fakturierungsmethode Dropdown-Liste zur Auswahl Festpreis.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie das Guthaben verwenden, um den Betrag einer Rechnung zu reduzieren, geben Sie einen positiven Wert ein Menge und eine negative Pauschalbetrag/Fester Betrag. Dies führt zu einem Positionstyp von Rabatt/Haben.
- Wenn Sie das Guthaben verwenden, um die Menge einer anderen Verkaufsvertragsposition während ihrer Laufzeit zu reduzieren, geben Sie einen negativen Wert ein Menge und eine positive Pauschalbetrag/Fester Betrag. Dies führt zu einer Zeile vom Typ "Debook".
Beide Positionstypen führen zu negativen Rechnungsbeträgen. Der einzige Unterschied besteht darin, wie sie in einem Mehrkomponentenvertrag behandelt werden. Wenn die Vertragsposition nicht an einem Mehrkomponentenvertrag beteiligt ist, ist der Positionstyp möglicherweise nur für Reportingzwecke nützlich. Befolgen Sie die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens in Bezug auf die Art und Weise, wie Sie Vertragspositionen mit negativem Wert in verschiedenen Buchhaltungsszenarien dokumentieren sollten. Erfahren Sie mehr zum Thema Negative Vertragspositionen.
- Geben Sie die entsprechenden Fakturierungsinformationen in das Feld Fakturierung Abschnitt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Abrechnung für das Guthaben einzurichten. Siehe Beispiele für Habenvertragspositionen Haben finden Sie Informationen zum Einrichten der Fakturierung für gängige Guthabenszenarien.
- Geben Sie die entsprechenden Informationen zur Umsatzvorlage in das Feld Umsatz Abschnitt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie das Guthaben realisieren können. Siehe Beispiele für Habenvertragspositionen Haben finden Sie Informationen zum Einrichten von Umsätzen für gängige Kreditszenarien.
-
Auswählen Erfassen , um die Vertragsposition zu speichern.
- Um das Guthaben in eine Rechnung aufzunehmen, wählen Sie die negative Vertragsposition und andere zutreffende Vertragspositionen aus, wenn Sie eine Rechnung für den Vertrag generieren. Erfahren Sie, wie Sie Vertragsrechnungen generieren.
- Um den Umsatz für die Gutschrift zu realisieren, wählen Sie den negativen Eintrag in der Terminierung der Vertragsposition aus, wenn Sie den Umsatz für den Vertrag buchen. Erfahren Sie, wie Sie Vertragsumsatz buchen.
- Um das Guthaben auf die Rechnung anzuwenden, verwenden Sie den Zahlungen empfangen Seite. Erfahren Sie, wie Sie Zahlungen empfangen. Wenn in der Konfiguration der Debitorenbuchhaltung die Option "Inline-Guthaben automatisch auf Rechnungen anwenden" auf "true" gesetzt ist, wird die negative Vertragsposition bei der Erstellung der Rechnung automatisch auf die Rechnung angewendet.
Beispiele für Habenvertragspositionen Haben
Die Beispiele für Gutschriften hier ähneln dem Dokument eines vertraglichen Rabatts. Siehe Rabatt auf eine Vertragsposition finden Sie weitere Beispiele, die Sie für Kreditvertragspositionen verwenden könnten.
In jedem dieser Beispiele können Sie einen Rabatt/eine Gutschrift oder einen Debook-Typ verwenden, Haben. Befolgen Sie den Geschäftsprozess Ihres Unternehmens, um festzulegen, wie Sie negative Vertragspositionen dokumentieren möchten.
Beispiel – Einmaliges Guthaben
Angenommen, der Vertriebsmitarbeiter hat auf die einmalige Einrichtungsgebühr für ein Abonnement verzichtet, um den Verkauf abzuschließen. In diesem Szenario möchten Sie, dass die Gutschrift nur auf einer Kunden-Rechnung erscheint, und Sie möchten die Gutschrift sofort realisieren. Richten Sie dazu den Parameter Fakturierung und Umsatz Abschnitte für die Kreditvertragsposition wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Feld | Was Sie eingeben sollten: |
|---|---|
| Start- und Enddatum der Vertragsposition, HB-Buchungsdatum und Umsatzvorlage Start- und Enddatum | Das Datum, an dem Sie das Guthaben in Rechnung stellen möchten. Beispiel: 30. März 20JJ (wobei JJ das gewünschte Jahr ist). |
| Fakturierungsmethode | Festpreis |
| Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag | Einmalig |
| Pauschalbetrag/Fester Betrag |
Der Betrag, den Sie gutschreiben möchten, ausgedrückt als negativer Wert. Beispiel: -50,00. |
| Umsatzvorlagen | Wählen Sie die entsprechenden Umsatzvorlagen für die entsprechenden Journale aus. |
Beispiel - Ein oder mehrere Monate kostenlos
Angenommen, Sie haben eine unzufriedene Kunde, die damit droht, ihre Abonnement für abgefülltes Wasser zu Abbrechen, die derzeit 19,00 pro Monat beträgt. Sie bieten dem Kunden an, ihm zwei Monate kostenloses Wasser zu geben. In diesem Szenario möchten Sie, dass das Guthaben in den nächsten beiden Rechnungen erscheint, aber Sie möchten die Guthabenrealisierung über die verbleibende Laufzeit der Vertragspositionsrealisierung verteilen. Richten Sie dazu die Abschnitte "Fakturierung" und "Umsatz" für die Kreditvertragsposition ein, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Feld | Was Sie eingeben sollten: |
|---|---|
| Startdatum der Vertragsposition und HB-Buchung | Das Datum, an dem das Guthaben für die Rechnungsstellung verfügbar sein soll. Beispiel: 30. März 20JJ (wobei JJ das gewünschte Jahr ist). |
| Enddatum der Vertragsposition | Das letzte Datum, an dem das Guthaben für die Rechnungsstellung verfügbar sein soll. Beispiel: 30. April 20JJ (wobei JJ das gewünschte Jahr ist). |
| Fakturierungsmethode | Festpreis |
| Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag | In jede Rechnung aufnehmen oder Fakturierungsvorlage verwenden |
| Pauschalbetrag/Fester Betrag |
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
|
|
Fakturierungsvorlage Startdatum Enddatum |
Gilt nur, wenn Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag = Fakturierungsvorlage verwenden. Wählen Sie eine Fakturierungsvorlage aus, die den Nummer von Zeiträumen entspricht, die Sie Rechnung möchten. In diesem Beispiel würden wir eine Abrechnungsvorlage mit nur zwei monatlichen Zeiträumen wählen. Geben Sie das Start- und Enddatum der entsprechenden Fakturierungsvorlage ein, um die Monate des kostenlosen Dienstes abzudecken. In diesem Beispiel ist das Startdatum = 30.03.20JJ und das Enddatum = 30.04.20JJ. |
| Umsatzvorlagen | Wählen Sie die entsprechenden Umsatzvorlagen für die entsprechenden Journale aus. |
| Startdatum der Umsatzvorlage | Das gleiche Datum, das Sie für das Startdatum der Vertragsposition und das HB-Buchungsdatum eingegeben haben. Beispiel: 30. März 20JJ (wobei JJ das gewünschte Jahr ist). |
| Umsatzvorlage Enddatum | Das gleiche Datum wie das Enddatum des Vertrags. Das Enddatum der Umsatzvorlage kann über das Enddatum der Vertragsposition hinausgehen. |
Vertragspositionen in Mehrkomponentenverträgen haben
Informationen dazu, ob die Kreditvertragsposition an einem Mehrkomponentenvertrag beteiligt ist, finden Sie unter Negative Vertragspositionen finden Sie Beispiele dafür, wie das System Rabatt-/Haben- und Debook-Vertragspositionen in Mehrkomponentenverträgen behandelt.
Haben Sie Vertragspositionen und Digital Board Book
Wenn sich die Habenvertragsposition auf einen Artikel bezieht, für den MRR aktiviert ist, wird die DBB-Kategorie, die im Änderungstyp der Vertragsposition definiert ist, um den entsprechenden Betrag reduziert. Sie können die folgenden Änderungstypen für die Kreditvertragsposition auswählen: Neue MRR, zusätzliche MRR oder Verlängerungs-Upgrade. Lernen wie die Software DBB die MRR verfolgt.
Eine Korrektur verwenden
Sie können eine Korrektur verwenden, wenn Sie Folgendes tun müssen:
- Eine Vertragsrechnung erstatten
- Eine Überzahlung verarbeiten
- Vertragsposition stornieren
- Vertragssalden nach Vertragsende anpassen
Eine Vertragsrechnung erstatten
Die Transaktion zur Korrektur der Auftragserfassung, die Sie für dieses Verfahren verwenden, sollte so eingerichtet werden, dass fakturierte oder bezahlte Umsatzerlöse verrechnet werden. Wenden Sie sich an Ihren Intacct-Administrator, um zu erfahren, welche Korrektur-Transaktion Sie für Vertragsrechnungen verwenden sollten.
So Erstattung Sie eine Vertragsrechnung:
- In der Debitorenbuchhaltung Gebuchte Zahlung umkehren. Dadurch wird die Zahlung aus der Vertragsrechnung entfernt und der Wert der Vertragsrechnung Zahlungs-Status in "Öffnen" ändern.
- In der Auftragserfassung Konvertieren Sie die Vertragsrechnung in eine Korrektur-Transaktion für den Betrag der Zahlung.
- Wenden Sie in der Debitorenbuchhaltung das Guthaben auf die Vertragsrechnung an, indem Sie die Funktion Zahlungen empfangen Seite.
- In der Kreditorenbuchhaltung Richten Sie den Kunden als einmaligen Lieferanten ein.
- In der Kreditorenbuchhaltung Eine Rechnung erstellen Zur Erstattung des dem Kunden geschuldeten Gelds, wodurch der von Ihnen erstellte Lieferant zum Zahlungsempfänger wird.
- Bezahlen Sie die Rechnung gemäß dem Geschäftsprozess Ihres Unternehmens.
Eine Überzahlung verarbeiten
- In der Debitorenbuchhaltung eine Forderungs-Korrektur erstellen mit Typ = Gutschrift für den Überzahlungs-Betrag Haben.
- Wenden Sie in der Debitorenbuchhaltung das Guthaben auf eine Vertragsrechnung an, indem Sie die Funktion Zahlungen empfangen Seite.
Vertragssalden beim Abbrechen einer Vertragsposition anpassen
In der Regel müssen Sie Vertragssalden nur dann anpassen, wenn der vor der Kündigung fakturierte Betrag nie bezahlt wird. In diesem Szenario können Sie festlegen, dass Intacct die Korrektur automatisch erstellt, wenn Sie die Vertragsposition Abbrechen. Erfahren Sie mehr zum Thema Vertragsposition stornieren.
Wenn Sie jedoch zwei Journale verwenden und sich die fakturierten Rechnungsabgrenzungsposten der Vertragsposition in Journal 1 und Journal 2 unterscheiden, müssen Sie eine manuelle Debitoren-Korrektur erstellen.
Öffnen Sie den Vertrag und wählen Sie das Symbol Journalsalden Tab.
So erstellen Sie eine manuelle Forderungs-Korrektur für eine stornierte Vertragsposition:
- In "Verträge" Abbrechen Sie die entsprechende Vertragsposition.
- In der Debitorenbuchhaltung Erstellen Sie eine Forderungs-Korrektur mit Anpassungstyp = Haben Notiz. Die Gutschriftbuchung sollte die fakturierten Rechnungsabgrenzungsposten belasten und die fakturierten Umsatzerlöse gutschreiben.
Vertragssalden nach Ablauf der Vertragslaufzeit anpassen
Nachdem ein Vertrag sein Enddatum erreicht hat oder vor dem Enddatum verlängert wurde, können Sie ihm keine Vertragsposition mehr hinzufügen. In diesem Szenario müssen Sie eine Korrektur erstellen, um die entsprechenden Kontosalden gutzuschreiben.
So schreiben Sie einen Vertrag nach Ablauf seiner Laufzeit gut:
- In der Debitorenbuchhaltung Erstellen Sie eine Forderungs-Korrektur mit Anpassungstyp = Haben Notiz. Die Gutschriftbuchung sollte die entsprechenden Salden der Vertrags-Konto umkehren.
