Feldbeschreibungen: Mitarbeiterinformationen – Ausgaben
In den folgenden Tabellen werden die einzelnen Felder auf der Seite "Mitarbeiterinformationen" beschrieben.
Tab "Mitarbeiterinformationen"
| Feld | Beschreibung |
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Mitarbeiter-ID |
Eine eindeutige ID für den Mitarbeiter. Viele Unternehmen verwenden "den ersten Buchstaben des Vornamens, Familienname" wie in "tmueller". |
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Name des primären Kontakts |
Wenn der Mitarbeiter auch ein Intacct-Benutzer ist, was für Ausgaben erforderlich ist, wählen Sie denselben Kontakt aus, den Sie im Datensatz des Benutzers ausgewählt haben. Andernfalls erstellen Sie einen neuen Kontakt-Datensatz für den Mitarbeiter, indem Sie das Symbol Name des primären Kontakts Dropdown-Menü und die Auswahl Hinzufügen. Der Name des primären Kontakts ist der Name, der verwendet wird, um den Mitarbeiter in Intacct und in der Druckausgabe zu referenzieren. Sie können diesen Namen bei Bedarf ändern oder nur für die Druckausgabe ändern. |
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Start- und Enddatum |
Das Datum, an dem der Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hat, und ggf. das Kündigungsdatum. Start- und Enddaten wirken sich auf die Budgets der Mitarbeiter aus. Achten Sie daher darauf, das falsche Start- und Enddatum einzugeben. |
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Titel |
Die aktuelle Position des Mitarbeiters im Unternehmen, z. B. Softwareentwickler. |
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Sozialversicherungsnummer |
Staatliche Nummer des Mitarbeiters. |
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Mitarbeitertyp |
Wählen Sie aus, ob der Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder als Auftragnehmer arbeitet. |
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Status |
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
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Platzhalterressource |
Wird nur für die Projekte Anwendung verwendet, insbesondere bei der Ressourcenplanung. Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenplanung im Überblick. Platzhalterressourcen sind unwirkliche Ressourcen, die eine Rolle oder eine zukünftige Einstellung darstellen. Sie können z. B. Platzhalterressourcen für "Projektmanager", "Ingenieur" und "Tester" erstellen und diese verwenden, um den Personalbedarf für bevorstehende Projekte zu planen. Sie können einem Projekt Platzhalterressourcen hinzufügen und diese zu Planungszwecken Aufgaben zuweisen. Sie können jedoch keine Einträge in Stundenerfassungsbögen oder Ausgaben für eine Platzhalterressource eingeben. |
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Geburtsdatum |
Monat, Tag und Jahr, in dem der Mitarbeiter geboren wurde. |
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Position, Qualifikation oder Zertifizierung |
Wird nur für die Projekte Anwendung verwendet, insbesondere bei der Ressourcenplanung. Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenplanung im Überblick. Sie können einem Mitarbeiter eine beliebige Nummer von Positionen oder Fähigkeiten zuweisen. Wenn Sie die Informationen zu Position und Fähigkeiten eines Mitarbeiters ausfüllen, können Sie die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter verfolgen und Projektressourcen finden. Erfahren Sie mehr zum Thema Mitarbeiter Positionen und Fähigkeiten definieren. |
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Kündigungsart |
Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, wählen Sie den Status für die Beendigung des Mitarbeiter aus. Die folgenden Optionen sind freiwillig, unfreiwillig, verstorben, behindert oder im Ruhestand. |
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Führungskraft |
Wählen Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters aus. Sie können eine Hierarchie einrichten, die das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegelt. Wenn beim Einrichten dieser Struktur der Vorgesetzte des Mitarbeiters nicht verfügbar ist, wählen Sie Neu , um den Vorgesetzten als Mitarbeiter hinzuzufügen. Das Feld "Manager" ist in der Regel optional. Wenn Sie jedoch möchten, dass Genehmigungen in einem Einkaufs-Workflow an den Manager des Mitarbeiters weitergeleitet werden, müssen Sie einen Manager auswählen. |
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Geschlecht |
Wählen Sie das Geschlecht des Mitarbeiters aus. |
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Abteilung |
Wählen Sie eine Abteilung aus, in der der Mitarbeiter arbeitet. Die Abteilung wird mit Sage Intelligent Time (SIT) automatisch in Stundenerfassungsbögen ausgefüllt. |
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Standort |
Wählen Sie einen Standort aus, an dem der Mitarbeiter arbeitet. Dieses Feld ist nur erforderlich:
Der Standort wird mit SIT automatisch in Stundenerfassungsbögen ausgefüllt. |
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Klasse |
Wählen Sie eine Klasse aus, die dem Mitarbeiter zugeordnet ist. |
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Kunde |
Wählen Sie einen Kunden aus, dem die Zeit des Mitarbeiters zugewiesen wird. Dies zeigt den Lieferanten, der mit dem Zeiteintrag verknüpft ist. Der Kunde wird mit SIT automatisch in Stundenerfassungsbögen ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Kunden. |
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Lieferant |
Wählen Sie einen Lieferanten aus, dem die Zeit des Mitarbeiters zugewiesen wird. Dies zeigt den Kunden, der mit der Zeiteingabe verknüpft ist. Der Lieferant wird mit SIT automatisch in Stundenerfassungsbögen ausgefüllt. |
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Element |
Wenn Ihre Konfiguration einen Zeit verfolgen nach Option, die einen Artikel verwendet, können Sie den Standard-Artikel für jeden Mitarbeiter festlegen. Der Artikel wird automatisch in Stundenerfassungsbögen mit SIT ausgefüllt. |
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Zeitzuweisung |
Wählen Sie eine Zuweisung für den Mitarbeiter aus. Dieser Wert verteilt automatisch die im Stundenerfassungsbogen des Mitarbeiters geleisteten Arbeitsstunden mithilfe von SIT. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnung zum Verteilen der Ausgabenerfassung aktivieren Konfiguration. |
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Ausgabenverteilung |
Wählen Sie eine Ausgaben-Verteilung für den Mitarbeiter aus. Dieser Wert verteilt die Mitarbeiterausgaben automatisch mithilfe von SIT. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnung zum Verteilen der Ausgabenerfassung aktivieren Konfiguration. |
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Standardwährung |
Dieses Feld wird angezeigt, wenn Ihr Unternehmen mehrere Transaktionswährungen verwendet. Ihre Basiswährung ist die Standardeinstellung, aber Sie können eine fremde Währung als Standard für eine Mitarbeiter auswählen. Angenommen, Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten mit der Basiswährung USD. Sie haben jedoch ein Vertriebsbüro in Montreal, Kanada, mit mehreren Mitarbeitern. Verwenden Sie CAD (Kanadischer Dollar) für ihre Ausgaben-Reports und Zahlungen. Wenn ein Mitarbeiter von Montreal nach Paris wechselt und in Euro bezahlt werden möchte, können Sie die Standardwährung von CAD in EUR überschreiben. Diese Standardeinstellung legt keinen Standardwert für die Transaktionswährung der Ausgaben-Einzelposten fest. |
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Einkommensart |
Um die Arbeitskosten dieses Mitarbeiters auf einem oder mehreren Hauptbuchkonten zu buchen, wählen Sie eine Einkommensart aus. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Sie die Arbeitskosten dieses Mitarbeiters nicht auf einem Hauptbuchkonto buchen. Um die Einkommensart eines Mitarbeiters zu ändern, buchen Sie die letzten Stundenerfassungsbögen des Mitarbeiters im Hauptbuch. Weitere Informationen finden Sie unter Einkommensarten hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Ein Abonnement an die Projekte Anwendung ist erforderlich, um die Arbeitskosten im Hauptbuch zu buchen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Projekten. |
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Istlohnkosten mit Abweichung erfassen |
Nur für die Gehaltsart verfügbar. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die tatsächlichen Arbeitskosten des Mitarbeiters auf dem Hauptbuch-Varianz-Konto zu buchen, das Sie bei der Konfiguration der Projekte-Anwendung angegeben haben. Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht einen Stundenerfassungsbogen für 45 Stunden in einer einzigen Woche ein. Die Kosten für die zusätzlichen 5 Stunden werden auf dem Varianz-Konto gebucht. |
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1099-fähig |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Mitarbeiter als Auftragnehmer in den USA arbeiten wird. |
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Mitarbeiterposition |
Wählen Sie eine Mitarbeiterposition aus. Diese Option ist nur mit einem Bauwesen-Abonnement verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiterpositionen.
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1099-Name |
In der Regel stimmt dieser Name mit dem Name des primären Kontakts. Maximum 100 Zeichen. |
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Anhangsordner |
Wählen Sie einen Anhangsordner aus, der dem Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Der Mitarbeiter kann papierlose Ausgaben-Reports einreichen und den Inhalt seines eigenen Anhangsordners anzeigen. Sie können den Inhalt der Ordner anderer Mitarbeiter nicht anzeigen. Sie können eine Liste von Mitarbeitern drucken und alle Anhangsordner gleichzeitig erstellen. Diese Ordner können über diesen Tab oder die Seite "Anlagenordner" erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anlagenordner hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Der Mitarbeiter kann jeden Dateityp an den Ordner anhängen, einschließlich gescannter Bilder, Tabellenkalkulationen oder Textdokumente. Angehängte Dateien werden zur dauerhaften, sicheren Speicherung in Intacct hochgeladen. |
Schaltflächen
| Feld | Beschreibung |
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Speichern |
Speichert einen Mitarbeiter-Datensatz. |
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Abbrechen |
Bricht das Erstellen oder Bearbeiten eines Mitarbeiter-Datensatzes ab. |
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Mehr Aktionen |
Zeigt die folgenden Optionen an:
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Tab "Kontakte"
| Feld | Beschreibung |
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Kategorie |
Definieren Sie die Kategorien, die Sie benötigen, um die Kontaktinformationen Ihres Mitarbeiters zu identifizieren. Eine Kategorie kann ein Titel sein, z. B. Einkauf, oder ein Standort, z. B. Büro. Diese Informationen werden an anderer Stelle in Intacct nicht verwendet. |
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Kontakt |
Sie können entweder einen vorhandenen Kontakt suchen oder einen neuen hinzufügen. Ein Kontakt muss vorhanden sein, bevor Sie ihn einem Mitarbeiter zuweisen können. |
Schaltflächen
| Feld | Beschreibung |
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Pluszeichen (Hinzufügen ) |
Wählen Sie diese Option, um eine Eintragszeile hinzuzufügen. |
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Papierkorbsymbol ( |
Wählen Sie diese Option, um eine Eintragszeile zu entfernen. |
Tab "Kostensätze"
| Feld | Beschreibung |
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Stundenlohn |
Der Stundensatz, zu dem der Mitarbeiter bezahlt wird. Neue oder aktualisierte Stundensätze ersetzen automatisch alle früheren Preise. Nur geschäftliche Benutzer und Administratoren können den Kostensatz eingeben. |
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Jahresgehalt |
Für Angestellte wird der Stundensatz berechnet, indem der Jahreslohn des Mitarbeiter durch die Nummer der in einem Jahr geleisteten Arbeitsstunden (2080) geteilt wird. Nur geschäftliche Benutzer und Administratoren können den Kostensatz eingeben. |
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Startdatum |
Das Datum, an dem der Mitarbeiter seine Tätigkeit für Ihr Unternehmen aufgenommen hat. |
Schaltflächen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Hinzufügen |
Wählen Sie diese Option aus, um eine Kostensatzeintragszeile hinzuzufügen. |
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Papierkorbsymbol ( |
Wählen Sie diese Option aus, um eine Kostensatzeintragszeile zu entfernen. |
Tab "Informationen zur Kostenerstattung"
Legen Sie fest, wie Ihre Mitarbeiterausgaben erstattet werden.
| Feld | Beschreibung |
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Bevorzugte Zahlungsmethode |
Wählen Sie die Standard-Zahlungsmethode für den Mitarbeiter aus. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Sie können die Standard-Zahlungsmethode des Mitarbeiters jederzeit überschreiben, wenn Sie zu zahlende Rechnungen auswählen. Wenn Sie jedoch bevorzugte Zahlungsmethoden für Mitarbeitende angeben, können Sie erstattete Ausgaben filtern. Hier werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die per Scheck, ACH oder einer anderen Zahlungsmethode bezahlt werden sollen. |
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Zahlungsanforderungen zusammenführen |
Zeigt alle von einem Mitarbeiter gestellten Zahlungsanforderungen als eine Zahlungsanforderung an. |
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Automatische Zahlungsbenachrichtigung senden |
Sendet automatische Zahlungsbenachrichtigungen an einen Mitarbeiter. Um automatische Benachrichtigungen zu senden, müssen Sie überprüfen, ob der Mitarbeiter über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt, die mit seinen Kontaktinformationen verknüpft ist. |
Einrichtung aktivieren
Wählen Sie eine Option aus, um den Dienst zu aktivieren und die Zahlungsdetails einzurichten.
| Feld | Beschreibung |
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ACH-Zahlungen aktivieren |
Aktiviert Automated Clearing House-Zahlungen für den Mitarbeiter. Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Schaltfläche Details zur ACH-Konfiguration wird angezeigt. |
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Keine |
Service- und Zahlungsdetails sind nicht aktiviert. |
Details zur ACH-Konfiguration
Dieser Abschnitt wird angezeigt, wenn Sie ACH-Zahlungen aktivieren im Abschnitt "Einrichtung aktivieren" aus. Wenden Sie sich für diese Informationen an Ihren Mitarbeiter. Diese Felder sind nach Land und Dateityp gruppiert.
| Feld | Beschreibung |
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ACH-Bankleitzahl |
Bankleitzahl-Nummer des Kontos des Mitarbeiters. |
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Kontonummer |
Geben Sie die Konto-Nummer des Mitarbeiters ein. |
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Kontotyp |
Wählen Sie den Kontotyp für den Mitarbeiter aus. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
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Kontoklassifizierung |
Geben Sie an, ob es sich bei der Konto des Mitarbeiter um eine persönliche oder geschäftliche Konto handelt.
Wenn der Mitarbeiter den Klassifizierungscode nicht kennt, sollte er seine Bank Kontakt. |
Bankdateien für Australien
| Feld | Beschreibung |
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Zahlungsland |
Wählen Sie Australien aus. |
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Kontonummer des Kreditors |
Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen. |
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Name des Kreditorenkontos |
Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen. |
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BSB-Nummer des Kreditors |
Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein. |
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Referenz |
Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst.
Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld Referenz ein. |
Bankdateien für Frankreich
| Feld | Beschreibung |
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Zahlungsland |
Wählen Sie ein Land aus, das Transaktionen in der Währung EUR abwickelt. |
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Kreditor-IBAN |
Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen. |
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Name des Kreditors |
Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen. |
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BIC des Kreditors |
Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird. |
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End-to-End-Kennung |
Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst.
Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein. |
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Angaben zur Kreditorenadresse |
Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein. |
Bankdateien für Irland
| Feld | Beschreibung |
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Zahlungsland |
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Kreditor-IBAN |
Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen. |
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Name des Kreditors |
Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Kreditors verknüpfen möchten. Die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen beträgt 32 Zeichen. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen. |
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BIC des Kreditors |
Geben Sie den BIC für das Konto ein. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die von SWIFT für die internationale Zahlungsabwicklung vergeben wird. |
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End-to-End-Kennung |
Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst.
Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld End-to-End-Kennung ein. |
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Angaben zur Kreditorenadresse |
Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein. |
Bankdateien für Südafrika
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Zahlungsland |
Wählen Sie Südafrika aus. |
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Kontonummer des Empfängers |
Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen. |
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Name des Empfängerkontos |
Geben Sie den Namen des Kontoinhabers für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. |
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Filiale des Empfängerkontos |
Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein. |
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Art des Kontos |
Geben Sie den Kontotyp für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Der Wert muss 1, 2, 3 oder 4 lauten. |
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Kontocode des Empfängers |
Geben Sie den Kontocode des Empfängers ein, alphanumerisch mit bis zu 13 Zeichen. |
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Kennzeichnung für Zahlungsnachweis |
Geben Sie Wahr, W (Ja) oder Falsch, F (Nein) ein, um anzugeben, ob der Zahlungsnachweis gedruckt werden soll, wenn der Bankdatei-Zahlungsbatch autorisiert wird. |
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Benutzerreferenz |
Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst.
Geben Sie maximal 20 alphanumerische Zeichen in das Feld Benutzerreferenz ein. |
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Kreditorencode |
Geben Sie den Kreditorencode für das Standardbankkonto des Lieferanten ein. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format als Dateiformat für Ihr Girokonto auswählen. |
Bankdateien für das Vereinigte Königreich
| Feld | Beschreibung |
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Zahlungsland |
Wählen Sie Vereinigtes Königreich aus. |
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Zahlungswährung |
Wählen Sie die Währung für Lieferantenzahlungen Rückerstattungen an Mitarbeitende aus.
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Kontonummer des Kreditors |
Geben Sie die Kontonummer für das Bankkonto des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein, auf das Zahlungen geleistet werden. Kontonummern dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen. |
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Name des Empfängers |
Geben Sie den Namen ein, den Sie mit dem Girokonto des Empfängers verknüpfen möchten. Wenden Sie sich an Ihre Bank, um die Zeichenbeschränkung für den Kontonamen zu ermitteln. Verwenden Sie nur alphanumerische Zeichen. |
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Bankleitzahl des Empfängers |
Geben Sie die sechsstellige Bankfilialnummer der Bank des Lieferanten oder Mitarbeitenden ein. |
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BACS-Referenz |
Geben Sie eine aussagekräftige Referenznummer ein, um die Bankdatei mit den zu zahlenden Mitarbeiterausgaben zu verknüpfen und so die Nachverfolgung von Zahlungen zu ermöglichen. Welche Referenznummer in der Bankdatei verwendet wird, hängt davon ab, wie viele Ausgaben eine Mitarbeiterrückerstattung umfasst.
Geben Sie maximal 18 alphanumerische Zeichen in das Feld BACS-Referenz ein. Sie können dieses Feld zu einem Pflichtfeld für britische Lieferanten und Mitarbeitende machen, indem Sie das Dateiformat BarclaysNet Payment Ref für das britische Girokonto auswählen. |
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Angaben zur Kreditorenadresse |
Geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein. |