Übersicht über das Ausgabenmanagement

Mit dem Ausgabenmanagement können Sie sicherstellen, dass Ihr Budget eingehalten wird. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Ausgaben nach einem bestimmten Budget zu kontrollieren und sie darüber zu informieren, wenn eine Ausgabe das festgelegte Budget überschreitet. Es kann so konfiguriert werden, dass Transaktionen aus dem Hauptbuch, aus Verbindlichkeiten oder aus dem Einkauf validiert werden. Sie können sogar vorgemerkte Ausgaben, bei denen es sich um zuvor genehmigte Einkäufe handelt, aber keine Rechnung gesendet wurde, in die Berechnung einbeziehen.

Ausgabenmanagement:

  • lässt sich mit einem bestimmten Budget bei den Ausgaben für Hauptbuch, Verbindlichkeiten und Einkauf integrieren und validiert dieses und unterstützt so eine bessere Kontrolle und Finanzplanung
  • unterstützt die dimensionsbasierte Validierung
  • bietet einen Einblick in die Auswirkungen auf das Budget während des Ausgabenprozesses
  • sendet proaktive E-Mail-Benachrichtigungen an Budgetadministratoren, in denen erfasste Transaktionen zusammengefasst werden, die das Budget überschreiten
  • kann automatisch gestoppt werden oder Warnungen ausgeben, wenn Transaktionen erfasst werden, die das Budget überschreiten
  • erfasst, ob eine Transaktion innerhalb des Budgets lag oder das Budget im Prüfprotokoll überschritten hat

Informationen zum Ausgabenmanagement

In vielen Unternehmen werden Ausgaben von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, die sich auf das gemeinsame Budget auswirken. Wenn Sie diese Transaktionen eingeben, ist es nicht praktikabel, für jede eingegebene Transaktion einen Budgetreport zu unterbrechen und auszuführen.  Nach der Buchung einer Transaktion kann es etwas dauern, bis jemand feststellt, dass das Budget überschritten wurde. Der Bedarf an Einblicken in ein Budget in Echtzeit verdoppelt sich, wenn eine Transaktion genehmigt werden muss und das Budget in die Genehmigungsentscheidung einbezogen werden muss.

Das Ausgabenmanagement übernimmt diese Nachverfolgung und Validierung automatisch für Sie und bietet Ihnen eine einfache Kontrolle über die Ausgaben auf der Grundlage Ihres Gesamtbudgets. Das Ausgabenmanagement validiert Ausgaben anhand Ihres Budgets, sodass Sie Ausgaben, die zu einer Budgetüberschreitung führen können, leicht im Auge behalten können.

Flexible Konfiguration

Die Konfiguration des Ausgabenmanagements ist flexibel. Wenn Sie unerwartete, aber notwendige Ausgaben finden, die das Budget überschreiten würden, können Sie das Ausgabenmanagement so konfigurieren, dass bei Budgetüberschreitungen gewarnt wird. So können diese Transaktionen weiterhin erfasst werden. Alternativ können Sie die Transaktion als Entwurf speichern und dann zur Erfassung dieser Transaktionen das für das Ausgabenmanagement verwendete Budget anpassen.

In Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen bietet das Ausgabenmanagement Folgendes:

  • Es validiert anhand der Basiswährung, da Budgets für die Basiswährung des Unternehmens erstellt werden.
  • Es wird meist auf oberster Ebene konfiguriert, obwohl es einige geschäftsbereichsspezifische Konfigurationen geben kann.
    • Zur Konfiguration auf oberster Ebene gehört die Definition Ihres Ausgabenmanagement-Budgets, der Benachrichtigungseinstellungen, der Validierungseinstellungen und der vorgemerkten Ausgaben. Sie können auch Ihre Einkaufstransaktionsdefinitionen und Artikel-Hauptbuchgruppenzuordnungen definieren, die mit dem Ausgabenmanagement verwendet werden sollen, wenn sie auf oberster Ebene erstellt wurden.
    • Die Konfiguration auf Geschäftsbereichsebene umfasst das Definieren von Einkaufstransaktionsdefinitionen auf Geschäftsbereichsebene und von Artikel-Hauptbuchgruppenzuordnungen auf Geschäftsbereichsebene.

Wer verwendet das Ausgabenmanagement?

Jedes Unternehmen, das ein Budget durchsetzen und die Ausgaben kontrollieren möchte, kann vom Ausgabenmanagement profitieren. Die Anwendung könnte besonders interessant und nützlich sein für:

  • Buchhaltungs- und Finanzteams
  • Geschäftsbereichs- und Abteilungsbudgetzuständige
  • CFOs
  • Projektmanager
  • Finanzhilfe-Manager

Die Person, die das Budget erstellt, die Person, die das Ausgabenmanagement konfiguriert, und die Person, die Ausgaben erfasst, können unterschiedliche Personen sein. Jeder benötigt seine eigenen Berechtigungen für seinen Bereich, aber für das Ausgabenmanagement sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich, die über das Abonnieren des Ausgabenmanagements selbst hinausgehen.

Die wichtigsten Funktionen des Ausgabenmanagements

Ausgabenvalidierung

Bei der Ausgabenvalidierung werden das Budget, das Startdatum, die Dauer, die verwendeten Dimensionen und die Frage, ob vorgemerkte Ausgaben in benutzerdefinierte Bücher aufgenommen werden sollen, berücksichtigt.

Bei Ausgaben, die in eine Transaktion mit aktiviertem Ausgabenmanagement eingegeben werden, validiert das Ausgabenmanagement die Transaktionsausgaben, indem das Budget, das für den bei der Einrichtung ausgewählten Zeitraum berechnete wurde, abzüglich der tatsächlichen Ausgaben bis zu diesem Zeitpunkt verwendet wird. Nachdem eine Ausgabe erfasst wurde, wird sie sofort in die zukünftige Validierung einbezogen.

Wenn während einer Ihrer Transaktionen eine Gutschrift auf ein Konto erfolgt, berücksichtigt das Ausgabenmanagement diese Gutschrift. Wenn das Budget für ein Konto beispielsweise 1000 USD beträgt, ihm aber 500 USD gutgeschrieben werden, geht das Ausgabenmanagement jetzt davon aus, dass das Gesamtbudget dieses Kontos 1500 USD beträgt.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Buch für Ihre vorgemerkten Ausgaben angegeben haben, fügt das Ausgabenmanagement auch diesen Betrag in die Validierungsformel ein, sodass das verbleibende Budget immer dem ursprünglichen Budgetbetrag abzüglich tatsächlicher und zugesagter Ausgaben entspricht. Darüber hinaus kann das Ausgabenmanagement auch für Bilanzkonten konfiguriert werden, um den Kauf von Vermögenswerten zu unterstützen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Validierung des Ausgabenmanagements.

Dimensionsbasierte Validierung

Das Ausgabenmanagement kann ein Budget anhand jeder Dimension validieren, sowohl standardmäßig als auch benutzerdefiniert. Zum Beispiel könnte Ihr Unternehmen nach der Dimension Abteilung oder Standort budgetieren.

Stellen Sie für jede Dimension, die Sie für die Validierung des Ausgabenmanagements verwenden möchten, sicher, dass sie in Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch aktiviert ist. Andernfalls können Sie die Dimension nicht auswählen, wenn Sie das Ausgabenmanagement konfigurieren.

Wenn Sie z. B. vorhaben, die Dimensionen Abteilung, Standort und Klasse im Ausgabenmanagement zu verwenden, müssen alle diese Dimensionen zuerst in "Einkauf", "Verbindlichkeiten" und "Hauptbuch" aktiviert werden. Anschließend aktivieren Sie die Dimension im Ausgabenmanagement. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Dimension Klasse nur in Einkaufstransaktionen verwenden und planen, das Ausgabenmanagement nur im Einkauf zu verwenden.

Wenn Sie Ihr Budget mithilfe von Dimensionen einrichten, berücksichtigt das Ausgabenmanagement diese dimensionalen Budgetlimits und verwendet sie während des Validierungsprozesses. Bei der Validierung anhand von Dimensionen muss jede Kombination von Dimensionen genau mit dieser Kombination im Budget übereinstimmen.

Verwenden Sie für nicht übereinstimmende Dimensionskombinationen die Option Wenn ein Budget keine Übereinstimmung aufweist, soll das Budget als Null behandelt werden, um Nicht-Einträge, für die kein Budget verfügbar ist, als Konto-Dimensions-Kombinationen zu behandeln.

Stellen Sie bei der Validierung nach Dimensionen sicher, dass Ihr Budget Werte für diese Dimensionen enthält. Erfahren Sie mehr zum Thema Validierung des Ausgabenmanagements.

Funktion Details
Ausgabenvalidierung  
Dimensionsbasierte Validierung  
Passt sich an Budgetänderungen an

Wenn sich Ihr Budget ändert, kümmert sich das Ausgabenmanagement um die Änderung. Vergangene Transaktionen, die in Anwendungen verbucht und vom Ausgabenmanagement validiert wurden, sind von der Änderung nicht betroffen, aber neue oder überarbeitete Transaktionen werden anhand des aktualisierten Budgets validiert.

Wenn eine Abteilung beispielsweise über ein Budget von 5.000 USD für einen bestimmten Reportingzeitraum verfügt, werden Transaktionen anhand dieses Budgetwerts validiert. Wenn das Budget nach der Hälfte des Reportingzeitraums geändert wird und das Budget der Abteilung jetzt 8.000 USD beträgt, werden alle neuen Transaktionen anhand des Budgets von 8.000 USD validiert.

Wenn eine Transaktion, die das Budget von 5.000 USD überschritten hat, bearbeitet und gespeichert wird, wird sie nun anhand des aktualisierten anstatt des ursprünglichen Budgets validiert.
Benachrichtigungen stoppen oder Warnung ausgeben

Wenn das Ausgabenmanagement eine Transaktion anhand eines Budgets validiert, kann es einen Benutzer entweder warnen oder den Vorgang stoppen, wenn die gebuchte Transaktion das festgelegte Budget überschreitet.

Bei den folgenden Einstellungen in "Ausgabenmanagement" gilt jeweils Folgendes:

  • Warnen: Bei einer Budgetüberschreitung können Benutzer weiterhin Transaktionen erfassen, die das Budget überschreiten würden. Außerdem haben die Benutzer Zeit, mit ihrem Budgetadministrator zu sprechen und Anpassungen am Budget vorzunehmen, bevor die Transaktion erfasst wird.
  • Stoppen: Bei einer Budgetüberschreitung können Benutzer keine Transaktionen erfassen, die das Budget überschreiten würden. In diesen Fällen muss der Budgetadministrator das Budget anpassen, bevor die Transaktion erfasst werden kann.
Proaktive E-Mail-Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen

Zusätzlich zu Stopp- und Warnbenachrichtigungen, die zum Zeitpunkt der Transaktionserfassung ausgegeben werden, kann ein Budgetadministrator in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen Warn-E-Mails zu Budgetüberschreitungen erhalten. Diese Warnungen enthalten eine Zusammenfassung aller Transaktionen, die das angegebene Budget während des ausgewählten Intervalls in Anwendungen überschritten haben, die im Fall einer Budgetüberschreitung auf Warnen konfiguriert sind. Die Transaktionen werden in der E-Mail nach Anwendung von der ältesten bis zur jüngsten aufgelistet.

E-Mail-Benachrichtigungen werden nur für Transaktionen gesendet, die zu einer Budgetüberschreitung führen. Wenn beispielsweise der Einkauf so konfiguriert ist, dass er stoppt, wenn das angegebene Budget überschritten wird, aber "Verbindlichkeiten" so konfiguriert ist, dass eine Warnung ausgegeben wird, erhalten Sie nur E-Mail-Benachrichtigungen zu Budgetüberschreitungen im Zusammenhang mit Ihren eingehenden Rechnungen, da Intacct alle Transaktionen verhindert, die das Budget überschreiten, wenn sie im Einkauf erfasst werden.
Einblicke in Aufwendungen

Mit einer Aktion sehen Sie, wie viel des Budgets bereits ausgegeben und zugesagt wurde und wie viel nach der Erfassung der Transaktion im Budget verbleibt.

Die Funktion "Einblicke in Aufwendungen" verfügt über ein entsprechendes Berechtigungselement, sodass Sie steuern können, wer Zugriff auf Einblicke in Ihr Budget und Ihre Ausgaben hat und wer nicht.

Hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von "Einblicke in Aufwendungen".
Ausgabenverlauf Ihr Ausgabenverlauf pro Transaktion wird im Prüfprotokoll verfolgt und bietet Einblick in die Budgetsituation zum Zeitpunkt der Transaktionsübermittlung.
Vorgemerkte Ausgaben ggf. miteinbeziehen

Einige Organisationen haben vorgemerkte Ausgaben in einem benutzerdefinierten Buch beiseitegelegt, um Verpflichtungen zu verfolgen und diese Verpflichtungen in Reports aufzunehmen. Viele Organisationen legen beispielsweise Mittel für vertraglich vereinbarte Lieferantenausgaben beiseite oder möchten genehmigte Einkäufe in die Gleichung der im Budget verfügbaren Mittel einbeziehen.

Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Bücher verwendet, können Sie diese zugesagten, aber noch nicht freigegebenen Ausgaben für die Ausgabenmanagement-Validierung einbeziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget innerhalb der Grenzen bleibt.

Hier erfahren Sie mehr über das Einschließen zugesagter Ausgaben.
Support für Bilanzkonten

Bei Bilanzkonten verwendet das Ausgabenmanagement den Endsaldo für Budget-, Ist- und zugesagte Einträge und subtrahiert den aktuellen Kauf, um zu bestimmen, ob der verbleibende Betrag innerhalb des Budgets liegt.