Hauptbuchkonto hinzufügen

In Konten (Hauptbuchkonten) werden Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie statistische Transaktionen erfasst. Mithilfe von Konten können Sie den Transaktionstyp leichter verfolgen, z. B. Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Bestand und die verschiedenen Unterkonten. Die Liste aller Hauptbuchkonten eines Unternehmens wird als Kontenrahmen bezeichnet.

Abonnement	Unternehmen
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Konten: Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Hauptbuchkonten aus. Die Seite "Hauptbuchkonten" wird angezeigt.

Geben Sie Informationen für das Konto ein.

Detaillierte Feldbeschreibungen anzeigen

Feldbeschreibungen für Konten
Feld	Beschreibung
Kontonummer	Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie keine Unterkonten verwenden. Geben Sie die primäre Kontonummer ein. Diese Nummer muss eine bestimmte Länge aufweisen, die auf dem Tab "Buchhaltung" der Seite "Unternehmensinformationen" festgelegt wird. Wenn Ihr System beispielsweise Kontonummern mit einer Länge von 4 Zeichen verwendet, können Sie die Kontonummer "1024" erstellen, aber nicht "10245". Die Länge der Kontonummer kann je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Diese Nummer kann nach dem Speichern des Kontos nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie erlauben Änderungen an Kontonummern und verfügen über die entsprechende Berechtigung. Bewährte Methoden zum Erstellen von Kontonummern Es wird davon abgeraten, führende Nullen als Teil einer ID zu verwenden oder IDs zu erstellen, die nur aus Nullen bestehen. IDs mit führenden Nullen können bei Integrationen oder beim Importieren von Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen zu Fehlern führen, da Excel die führende Null entfernt. Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID. Richtig: C0001 Falsch: 00C43 Problemumgehung: Wenn Sie führende Nullen in IDs verwenden müssen, konvertieren Sie die Spalte mit ID-Nummern in Excel in das Textformat, bevor Sie den Dateiinhalt importieren. In diesem Fall entfernt Excel die führenden Nullen nicht, wenn Sie die Datei speichern. Denken Sie daran, dies jedes Mal zu tun, wenn Sie eine Vorlage zum Importieren von Informationen verwenden, für die IDs erforderlich sind. Weitere Informationen zu bewährten Methoden beim Erstellen von Namen und IDs.
Haupt- und Unterkontonummern	Diese Felder werden angezeigt, wenn Sie Unterkonten verwenden. Geben Sie die primäre Kontonummer wie oben beschrieben und alle gewünschten Unterkontonummern ein (Unterkonten sind optional). Wir empfehlen die Verwendung von Dimensionen anstelle von Unterkonten als Methode zum Organisieren von Konten. Dies vereinfacht das Reporting erheblich und vermeidet mögliche Verwirrung beim Zusammenfassen für Reports, da Unterkonten nicht in Zusammenfassungen in Reports einbezogen werden. Aus dem gleichen Grund empfehlen wir Ihnen, bei der Verwendung von Unterkonten keine Beträge in die übergeordneten Hauptbuchkonten einzugeben. Weitere Informationen zu Dimensionen. Wie bei primären Kontonummern müssen Unterkontonummern eine bestimmte Länge haben, die auf dem Tab "Buchhaltung" der Seite "Unternehmensinformationen" festgelegt wird. Ihr System verwendet beispielsweise primäre Kontonummern mit 4 Zeichen und Unterkontonummern mit 3 Zeichen. Sie können Kontonummern wie "1024-100" oder "1024-100-300-400" erstellen. Weitere Informationen zur Länge von Kontonummern Eine 4-stellige primäre Kontolänge mit einer 3-stelligen Unterkontolänge mit Bindestrichen als Trennzeichen sieht in etwa so aus: "1234-100". In diesem Beispiel werden insgesamt 8 Zeichen verwendet. Wenn Sie dieses Beispiel fortsetzen, haben Sie 5 Felder für Unterkonten mit jeweils 3 Zeichen. Sie können also ein primäres Konto für Verträge einrichten, wobei das erste Unterkonto Nicht fakturierte zurückgestellte Erträge (100) und das zweite Unterkonto Abonnements (300) enthält. Dieses Beispiel sieht wie folgt aus: "1234-100-300". Teilweise ausgefüllte Unterkontofelder werden nicht unterstützt. Das bedeutet, dass Sie ein Unterkontofeld vollständig ausfüllen müssen, wenn Sie es nicht verwenden. Wenn die Länge Ihres Unterkontos auf "0" festgelegt ist, sind keine Unterkonten definiert. Beispiel: Primäre Länge = 24 Es ist kein Unterkonto möglich, da das primäre Konto die maximal verfügbaren Ziffern verwendet. Primäre Länge = 4 Unterkontolänge = 9 Sie haben 2 Unterkontofelder, von denen jedes 9 Ziffern akzeptiert. Primäre Länge = 4 Unterkontolänge = 3 Sie haben 5 Unterkontofelder, von denen jedes 3 Ziffern akzeptiert. Primäre Länge = 4 Unterkontolänge = 5 Sie haben 3 Unterkontofelder, von denen jedes 5 Ziffern akzeptiert. Primäre Länge = 6 Unterkontolänge = 9 Sie haben ein Unterkontofeld, das 9 Ziffern akzeptiert. Die Größe der Unterkontofelder ändert sich nicht basierend auf der Anzahl der Zeichen, die sie enthalten können. Auf der Seite werden sie groß genug für 3 Zeichen angezeigt, es können jedoch mehr Zeichen eingegeben werden, wenn Ihr Unterkonto länger als 3 Zeichen ist. Jedes Feld ist ein anderes Unterkonto. Kontonummern können nach dem Speichern des Kontos nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie erlauben Änderungen an Kontonummern und verfügen über die entsprechende Berechtigung. Weitere Informationen finden Sie unter Hauptbuchkontonummern ändern.
Titel	Geben Sie den Namen des Kontos ein. Dies ist der Titel, der in Reportüberschriften angezeigt wird. Beispiel: "Aktivposten."
Schnellstart-Kategorie	Das Feld "Kategorie" ist nur für Unternehmen verfügbar, die mit einer Schnellstart-Vorlage erstellt oder für die später eine ausgewählt wurde. Kategorien sind Kontogruppen dauerhaft vorab zugewiesen, die in vorgefertigten Finanzberichten und Diagrammen verwendet werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wählen Sie eine Kategorie für das Konto aus. Basierend auf der Kategorieauswahl füllt das Konto automatisch "Kontotyp", "Standardsaldo" und "Abschlusstyp für Zeitraumende" aus. Ordnen Sie beispielsweise das Geldkonto der Kategorie "Barmittel und Barmitteläquivalente" zu. Diese Kategorie wird der Kontogruppe "Barmittel und Barmitteläquivalente" zugewiesen und in Finanzberichten und -diagrammen angezeigt, die diese Kontogruppe enthalten. Wenn Sie nicht möchten, dass dieses Konto in Ihren Finanzdaten enthalten ist, entfernen Sie den Text in diesem Feld, sodass es leer ist. Kategorien sind Teil der Schnellstart-Vorlage und in der Kontenrahmen-Importvorlage enthalten. Verwenden Sie die Vorlage, um Kontenrahmeninformationen zu importieren, einschließlich der Kategorien, die Ihren Konten zugewiesen sind. Sie können keine neuen Kategorien erstellen. Verwenden Sie eine Schnellstart-Einrichtungsvorlage für Dienste? Standardmäßig sind die Kategorien "Arbeitskraft" und "Direkte Materialien" Kontogruppen zugeordnet, die nur in den Reports "Projektrentabilität" und "Projektschätzung im Vergleich zu Ist" verwendet werden. Diese beiden Kategorien erscheinen nicht in Bilanzreports oder Gewinn- und Verlustrechnungen. Wenn Sie einer dieser Kategorien ein Konto zuweisen und möchten, dass es in Ihren Reports angezeigt wird, weisen Sie diese Kategorien manuell den entsprechenden Kontogruppen zu. Wenn Sie Kategorien vielen Konten zuweisen müssen, ist es am einfachsten, Ihren Kontenrahmen zu exportieren. Ändern Sie dann die Excel-Uploadvorlage nach Bedarf und laden Sie die Datei hoch. Weitere Informationen finden Sie unter Schnellstart-Übersicht.
Kontotyp	Kontotyp auswählen: Bilanzkonto Dies ist eine Momentaufnahme des aktuellen Status der Aktiva, der Passiva und des Eigenkapitals eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Gewinn- und Verlustrechnung Gewinn- und Verlustrechnungen werden bisweilen auch als Erfolgsrechnungen bezeichnet und sind für den ausgewählten Zeitraum kumulativ.
Standardsaldo	Wenn Sie ein Konto erstellen, geben Sie an, ob der Standardsaldo aus buchhalterischer Sicht ein Soll- oder Habensaldo ist. Beispielsweise sind Ausgabenkonten normalerweise als Sollsaldo ausgewiesen. Umsatzkonten zeigen in der Regel einen Habensaldo. Wenn Sie einen Report zur Rohbilanz ausführen, bestimmt der Standardsaldo des Kontos, ob es sich um ein Haben- oder ein Sollkonto handelt.
Abschlusstyp für Zeitraumende	Geben Sie an, ob es sich bei dem Konto um ein Abschlusskonto oder ein Konto ohne Abschluss handelt. Dadurch wird festgelegt, ob Aktivitäten im Konto in Ihrem Abschlusskonto enthalten sind (das Sie im Feld Zu verwendendes Abschlusskonto auswählen). Es gibt noch eine weitere Art des Abschlusses am Zeitraumende: verwendetes Abschlusskonto. Diese Abschlussart zum Zeitraumende wird automatisch für zu verwendende Abschlusskonten festgelegt. Sie können diese Abschlussart am Zeitraumende nicht manuell festlegen (auch nicht durch Importieren von Daten oder Verwenden der API). Wenn ein Konto als zu verwendendes Abschlusskonto für ein Abschlusskonto ausgewählt ist, können Sie die Abschlussart zum Zeitraumende für das Konto nicht ändern. In Reports zeigt Ihr zu verwendendes Abschlusskonto die Summen am Ende des Zeitraums an, die durch einen "virtuellen Abschluss" berechnet wurden. Weitere Informationen darüber, wie Summen am Zeitraumende mithilfe eines virtuellen Abschlusses berechnet werden, finden Sie unter Bücher schließen. Gewinn- und Verlustrechnungskonten sollten Abschlusskonten sein. Bilanzkonten sollten Konten ohne Abschluss sein.
Zu verwendendes Abschlusskonto	Geben Sie bei Gewinn- und Verlustrechnungskonten das Konto ein, in das sie geschlossen werden. Abhängig von Ihrem Organisationstyp verwenden Sie in der Regel eine der folgenden Optionen für das zu verwendende Abschlusskonto: Einbehaltene Gewinne. Verwenden Sie diese Option, wenn es sich bei Ihrer Organisation um ein gewinnorientiertes Unternehmen handelt. Nettoaktivposten. Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Organisation nicht gewinnorientiert ist. Sage Intacct setzt zu verwendende Abschlusskonten am Jahresende auf Null, erstellt jedoch keine Abschlussbuchungen. Stattdessen werden die Summen für das Zeitraumende berechnet, wenn Sie Reports ausführen. Erstellen Sie keine manuellen Abschlussbuchungen und führen Sie die Buchung nicht direkt im zu verwendenden Abschlusskonto durch. Dies führt dazu, dass in Reports falsche Summen für das Zeitraumende berechnet werden.
Alternatives Hauptbuchkonto	Um dieses Konto so einzurichten, dass es das Standard-Hauptbuchkonto für die Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung überschreiben kann, wählen Sie den Typ des Hauptbuchkontos aus, das überschrieben werden kann: Kreditorenkonto: fügt das Konto der gefilterten Liste der Kreditoren-Hauptbuchkonten hinzu, die als Überschreibungskonten für Rechnungs- und Anpassungstransaktionen sowie Transaktionen mit einem bestimmten Lieferanten zur Verfügung stehen. Debitorenkonto: fügt das Konto der gefilterten Liste der Debitoren-Hauptbuchkonten hinzu, die als Überschreibungskonten für Rechnungs- und Anpassungstransaktionen sowie für Transaktionen mit einem bestimmten Kunden zur Verfügung stehen. Sie können ein beliebiges Konto als verfügbares Überschreibungskonto einrichten, aber in der Regel verwenden Sie Debitoren- oder Kreditorenkonten. Bei der Eingabe von Transaktionen können Sie dasselbe alternative Hauptbuchkonto für alle Einzelposition auswählen oder alternative Konten einzeln pro Einzelposition auswählen. Auf den Seiten "Lieferant" und "Kunde" können Sie ein alternatives Hauptbuchkonto auswählen, das für den Ausgleich aller Transaktionen verwendet werden soll, an denen der Lieferant oder Kunde beteiligt ist. Wenn Sie das Standardkonto für eine Transaktion überschreiben, kann das von Ihnen verwendete Überschreibungskonto nie gelöscht werden oder sein Status auf "inaktiv" gesetzt werden. Außerdem bleibt das Konto immer als Überschreibungskonto verfügbar. Dieses Feld gilt nur für Rechnungen und Anpassungen. Es gilt nicht für wiederkehrende Rechnungen, manuelle Zahlungen, manuelle Einzahlungen oder Vorschüsse.
Steuererklärungscode und M-3-Rückgabecode	Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Steuernummern auf der Seite Einrichtung Hauptbuch aktiviert haben. Um Steuernummern für Ihre Hauptbuchkonten zu aktivieren, gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements. Wählen Sie auf der Seite Abonnements Hauptbuch und dann Konfigurieren aus. Wenn die Seite Einrichtung Hauptbuch geöffnet wird, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt GAAP und Steuern und wählen Sie Steuernummern aktivieren aus. Gehen Sie zu Hauptbuch konfigurieren, um weitere Details zu erhalten. Wenn Sie Anwendungen von Drittanbietern verwenden, um Steuererklärungen von Kunden vorzubereiten, geben Sie die Steuernummer in das Feld Steuererklärungsnummer ein, um den von Ihnen genutzten Steuerformularen Steuernummern zuzuordnen. Ob Sie eines oder beide dieser Steuernummernfelder ausfüllen, hängt davon ab, welche Elemente Ihre Steuersoftware benötigt. Wenn Sie z. B. GoSystem Tax verwenden und Steuererklärungsnummern einem Steuerformular wie z. B. Formular 1120 zuordnen möchten, füllen Sie das Feld Steuererklärungsnummer aus. Um M-3-Steuererklärungsnummern Ihrem M-3-Formular zuzuordnen, müssen Sie das Feld M-3-Rückgabecode ausfüllen.
Status	Konten können aktiv oder inaktiv sein. Inaktive Konten werden nicht für die Berechnung von Zuweisungen verwendet und nicht auf Listenseiten, in Dropdown-Listen oder Auswahllisten angezeigt. (Sie können inaktive Konten weiterhin auflisten, indem Sie das Kontrollkästchen Inaktive einschließen auswählen.) Sie können ein Hauptbuchkonto nicht deaktivieren, wenn das Konto auf der Konfigurationsseite einer Anwendung ausgewählt ist oder in einem Budget verwendet wird.
Regularisierungskonto	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um dieses Konto als Regularisierungskonto festzulegen. Um regionalen Berichtspflichten nachzukommen, können Sie jetzt Regularisierungskonten einrichten. Ein Regularisierungskonto ist ein Konto, das in der Bilanz entweder auf der aktiven oder auf der passiven Seite eingestuft werden kann. Die Kontoeinstufung hängt vom Kontosaldo zum Zeitpunkt der Ausführung des Finanzberichts ab. Wenn der Kontosaldo nicht mit seinem Standardsaldo übereinstimmt, kann das Konto reklassifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Regularisierungskonten.
Reklassifizierungskonto	Wählen Sie als Regularisierungskonten ein Reklassifizierungskonto aus. Wenn ein Regularisierungskonto reklassifiziert wird, wird sein Saldo auf dieses Reklassifizierungskonto verschoben. Wenn es sich bei dem Regularisierungskonto um einen Aktivposten handelt, sollte das Reklassifizierungskonto ein Verbindlichkeitskonto sein. Umgekehrt sollten Verbindlichkeitskonten als Aktivkonten reklassifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Regularisierungskonten. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Regularisierungskonto ausgewählt ist.
Direktbuchung nicht zulassen	Wählen Sie Direktbuchung nicht zulassen, um die direkte Erfassung von Journaleinträgen im Nebenbuch-Kontrollkonto (z. B. Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung) zu verhindern. Verwenden Sie dieses Steuerelement, um sicherzustellen, dass der Kontosaldo für das Nebenbuchkonto korrekt ist und die erforderlichen Nebenbuchdetails enthält, die die Zahlen unterstützen. Dies steht im Gegensatz zu einer Direkteingabe, die sich nicht im Anwendungsbereich Nebenbuch widerspiegelt.
Ausziffern für dieses Konto aktivieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Ausziffern für dieses Konto zu aktivieren. Das Ausziffern ist ein Buchhaltungsabstimmungsprozess, bei dem Sie Soll- und Habenbeträge mithilfe eindeutiger Beschriftungscodes abgleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausziffern. Das Kontrollkästchen ist nur verfügbar, wenn Sie Bilanz im Feld Kontotyp ausgewählt haben.
Ausziffersequenz	Wählen Sie die Belegfolge aus, die beim Abgleich von Transaktionen für dieses Konto verwendet werden soll. Wenn Sie hier nichts auswählen, wird stattdessen die unter "Hauptbuch konfigurieren" ausgewählte Ausziffersequenz verwendet. Wenn unter "Hauptbuch konfigurieren" keine Ausziffersequenz ausgewählt ist, müssen Sie hier eine auswählen. Dieses Feld ist verfügbar, wenn Ausziffern für dieses Konto aktivieren ausgewählt ist.
Dimensionen anfordern	Aktivieren Sie in diesem Abschnitt die Kontrollkästchen, um Dimensionen für Transaktionseinträge anzufordern, die diesem Konto zugewiesen sind. Alle ausgewählten Dimensionen sind erforderlich. Was sind Dimensionen? Eine Dimension ist eine Kategorie von Daten, die Sie auf sinnvolle Weise organisieren und sortieren können. Sage Intacct bietet die folgenden vordefinierten Dimensionen: Standort Abteilung Klasse Kunde Artikel Projekt Lieferant Mitarbeiter Warenlager (wenn Sie "Bestandskontrolle" abonniert haben) Vertrag (wenn Sie "Verträge" abonniert haben) Darüber hinaus können Sie mit Intacct neue Dimensionen definieren, die Ihren Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie diese benutzerdefinierten Dimensionen, um Datenkategorien zu organisieren und zu sortieren, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen beispielsweise um ein Softwareunternehmen mit mehreren Produktlinien handelt, können Sie eine benutzerdefinierte Dimension mit dem Namen Geschäftsfeld erstellen. Anschließend können Sie die Werte Direktkunden, Vertriebspartner und OEM hinzufügen. Mit Dimensionen können Sie Daten innerhalb einer Kategorie oder zwischen Kategorien erfassen, sortieren, analysieren und Reports erstellen, sodass Sie Schlüsselfaktoren wie die folgenden identifizieren können: Ihre profitabelsten oder teuersten Artikel oder Kunden Der Return on Investment eines Projekts oder einer Abteilung Ob und in welchem Maße ein neues Produkt oder eine neue Produktlinie erfolgreich ist In welche Richtung sich ein bestimmter Aspekt Ihres Unternehmens entwickelt Mit Intacct-Dimensionen erhalten Sie genaue Kontrolle über die Datendefinition und Datenhierarchie Mit Dimensionen können Sie Finanzberichte an bestimmte Geschäftsaktivitäten anpassen, einen besseren Einblick in die Geschäftsentwicklung erhalten und schnellere, aussagekräftigere Geschäftsentscheidungen treffen. Stellen Sie sich Dimensionen als eine leistungsfähigere Alternative zu Unterkonten vor. Für die Projektdimension und benutzerdefinierte Dimensionen können zusätzliche Gebühren anfallen. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuerin, um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn Sie Reportingkonten einrichten, die alternative Kontenrahmen darstellen, können Sie die Funktion Kontenzuordnung verwenden, um Hauptbuchkonten zuzuordnen. Weitere Informationen zu weiteren Tools für die Zuordnung von Reportingkonten.
Reportingkonten sind eine optionale Funktion im Hauptbuch, mit der Sie Reports mit anderen Kontensätzen als Ihren Hauptbuchkonten generieren und anzeigen können. Dies ist am häufigsten bei Unternehmen der Fall, deren Kunden, Eigentümer oder andere Leitungsorgane Reports in ihren eigenen Kontenrahmen abrufen müssen.
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Um diesen Datensatz zu speichern und einen weiteren zu erstellen, wählen Sie Merken und neu aus. Eine weitere leere Informationsseite wird angezeigt, auf der Sie den Namen und die Beschreibung des nächsten Datensatzes eingeben können, den Sie hinzufügen möchten.

Hauptbuchkonten importieren

Mit der erweiterten Liste für Hauptbuchkonten können Sie Kontoinformationen über den Importdienst importieren.

So öffnen Sie den Importdienst:

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > und wählen Sie Hauptbuchkonten.
Stellen Sie sicher, dass Erweiterte Liste aktiviert ist.
Wählen Sie Importieren aus.

Der Importdienst wird geöffnet.

Erfahren Sie, wie Sie Hauptbuchkonten mit dem Importdienst importieren.