Zugeordnete unternehmensinterne Konten mit einer CSV-Datei bearbeiten

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten umfasst eine oder mehrere Entitäten unter dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese gemeinsam genutzten Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden die Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administrator*innen die Arbeit auf Benutzer und Mitglieder der Stammdaten-Liste wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter auf die Arbeit auf Entitätsebene beschränken. Administratoren können sogar die Arbeit von Benutzern auf bestimmte Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität repräsentiert den Hauptsitz des Unternehmens, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Sage Intacct erfasst unternehmensinterne Transaktionen getrennt von anderen Arten von Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Ein Beispiel für eine unternehmensinterne Transaktion ist, wenn eine Entität eine Rechnung im Namen einer anderen Entität bezahlt. Für jede Entität in Ihrem Unternehmen können Sie die Konten für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung angeben, die Sie für unternehmensinterne Transaktionen verwenden möchten.

Sie können Konten für unternehmensinterne Transaktionen für alle Ihre Entitäten auf einer zentralen Seite einrichten. Wählen Sie zunächst einen unternehmensinternen Kontenzuordnungsplan aus, entweder "Basis" oder "Erweitert". Der Basis-Plan ermöglicht die Verwendung von zwei Konten pro Entität für unternehmensinterne Transaktionen. Der erweiterte Plan ermöglicht die Verwendung von vier Konten pro Entität für unternehmensinterne Transaktionen.

Wenn Sie umfangreiche Änderungen an Ihren Einstellungen für unternehmensinterne Entitäten vornehmen möchten, können Sie dies mit CSV-Dateien tun. Auf der Einrichtungsseite für unternehmensinterne Entitäten-Konten können Sie eine CSV-Datei exportieren, die die Einrichtung Ihres migrierten unternehmensinternen Entität-Kontos enthält, und die Einrichtung nach Ihren Wünschen bearbeiten. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Datei speichern und wieder in Sage Intacct importieren. Die Änderungen, die Sie in der importierten Datei vornehmen, werden dann für Ihre Einrichtung für unternehmensinterne Entitäten übernommen.

Eine bewährte Methode besteht darin, Änderungen an Ihren Einstellungen für unternehmensinterne Entitäten wie folgt vorzunehmen:

  • Eine Zeit, in der keine Transaktionen erfasst werden.
  • Der Beginn einer Buchhaltungsperiode.

Sie können die Zuordnungen von Konten für unternehmensinterne Transaktionen wie folgt bearbeiten:

  • Hinzufügen oder Aktualisieren mehrerer Konten für unternehmensinterne Transaktionen
  • Entfernen einer Beziehung zwischen Entitäten, indem Sie ihre Konten für unternehmensinterne Transaktionen entfernen und die zugeordneten Entitäten beibehalten
  • Ignorieren einer Beziehung zwischen Entitäten, indem Sie die Reihe der Entitäten und Konten für unternehmensinterne Transaktionen entfernen
Unabhängig von den Änderungen, die Sie an den Zuordnungen der IET-Konto vornehmen, stellen Sie sicher, dass Sie zuvor in Sage Intacct alle Konten definiert haben, die Sie in die CSV-Datei eingeben.

In diesem Thema wird Folgendes behandelt, wie Sie den Zuordnungsplan für unternehmensinterne Konten zwischen Entitäten ändern, den Sie für die Verwaltung von unternehmensinternen Kontotransaktionen zwischen Entitäten verwenden möchten, wobei davon ausgegangen wird, dass die Entitäten bereits vorhanden sind. Informationen zum Erstellen einer Entität finden Sie unter Entitäten.

Um die Zuordnung unternehmensinterner Konten zwischen Entitäten zu verwalten, gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Zuordnung von Konto zwischen Entität. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten oben auf der Seite.

Exportieren Sie Ihre aktuelle Einrichtung Ihres IET-Kontos in eine CSV-Datei

Bevor Sie Ihre Einrichtung für Entität Konto ändern, empfiehlt es sich, die Einrichtung von der Seite "Zuordnung Konto zwischen Entität" zu exportieren. Wenn Sie Ihr IET-Setup exportieren, wird das Setup in einer CSV-Datei gespeichert. Sie können eine Kopie der CSV-Datei als Archiv speichern und eine andere Kopie bearbeiten, um Ihre Einrichtung zu aktualisieren. Sie können die Datei nach dem Speichern Ihrer Änderungen erneut importieren, um diese Änderungen auf die Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten" anzuwenden.

Abonnement Unternehmen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen Zuordnung Entität Konten: Anzeigen und Bearbeiten
  1. Wählen Sie auf der Seite "Zuordnung Entitäten-Konten" die Option Bearbeiten.
  2. Auswählen Vorlage exportieren.

    Eine CSV-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

  3. Doppelklicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen, zu untersuchen, und speichern Sie sie dann.

Als nächstes Bearbeiten Sie die Zuordnungen von IET-Konten nach Bedarf in der CSV-Datei.

Bearbeiten Sie die Zuordnungen von IET-Konten nach Bedarf in der CSV-Datei

Sage Intacct tut dies nicht Unterstützung:

  • Asymmetrische Beziehungen, bei denen A für B bezahlen kann, B aber nicht für A oder die umkehren.
  • Zuordnung inaktiver Entitäten.

Wenn Sie wesentliche Änderungen an Ihren IET-Kontozuordnungen vornehmen müssen, kann dies mit einer CSV-Datei einfacher und schneller sein.

Sie können die Zuordnungen von Konten für unternehmensinterne Transaktionen wie folgt bearbeiten:

  • Hinzufügen oder Aktualisieren mehrerer Konten für unternehmensinterne Transaktionen
  • Entfernen einer Beziehung zwischen Entitäten, indem Sie ihre Konten für unternehmensinterne Transaktionen entfernen und die zugeordneten Entitäten beibehalten
  • Ignorieren einer Beziehung zwischen Entitäten, indem Sie die Reihe der Entitäten und Konten für unternehmensinterne Transaktionen entfernen

Sie können dasselbe IET-Konto für mehr als eine Zuordnung verwenden, wenn Sie dies wünschen.

Die zweimalige Zuordnung derselben Konten für unternehmensinterne Transaktionen führt später zu Fehlern. Eine bewährte Methode besteht darin, die Zuordnungen Ihrer Konten für unternehmensinterne Transaktionen gründlich zu untersuchen, bevor Sie sie wieder in Intacct importieren.
  1. Öffnen Sie die CSV-Datei der exportierten IET-Kontenzuordnungen, wie unter Exportieren Sie Ihre aktuelle Einrichtung Ihres IET-Kontos in eine CSV-Datei.
  2. Überprüfen Sie die in der CSV-Datei aufgeführten Zuordnungen von IET-Konten und suchen Sie die Positionen, die Sie ändern möchten.
  3. Bearbeiten Sie die CSV-Datei nach Bedarf:
    • Aktualisieren. Um mehrere Zuordnungen für unternehmensinterne Konto zu aktualisieren, suchen Sie die entsprechenden Konto Zuordnungen und ändern Sie sie. Sie können z. B. die Konten A und B von Forderungen für die Zuordnung unternehmensinterner Konten zwischen den Entitäten Australien und den USA sowie den Entitäten Australien und UK ändern.
    • Hinzufügen. Um mehrere IET-Kontozuordnungen hinzuzufügen, fügen Sie der CSV-Datei für jede IET-Zuordnung, die Sie erstellen möchten, eine Zeile hinzu. Geben Sie für jede Position die Entitäten A und B in die entsprechenden Spalten ein und geben Sie dann nach Bedarf die Debitoren- und Kreditorenkonten ein. Sie benötigen zwei Konten pro Zuordnung, wenn Sie den Basisplan verwenden, und vier Konten pro Zuordnung, wenn Sie den erweiterten Plan verwenden. Die Konten können gleich oder unterschiedlich sein, z. B. können Sie für jeden Entität in einer bestimmten Zuordnung denselben Debitoren Konto verwenden.
    • Löschen. Um eine Zuordnung zwischen Entität Konto zu Entfernen, Entfernen Sie die Konten, die in dieser Konto Zuordnung angezeigt werden, und behalten Sie die Namen der Entitäten bei.
    • Ignorieren. Um eine Beziehung zwischen Entitäten und Konten zu ignorieren, Entfernen Sie die gesamte Position, einschließlich Entitäten und Konten. Wenn Sie eine Beziehung zwischen Entitäten ignorieren, verfolgt Sage Intacct nicht mehr die Salden der unternehmensinternen Transaktion zwischen den beiden Entitäten, die Sie aus der Liste der Zuordnungen von IET-Konten entfernen.
  4. Speichern Sie die CSV-Datei.

Als nächstes Importieren Sie die Einrichtung Ihres IET-Kontos aus einer CSV-Datei.

Importieren Sie die Einrichtung Ihres IET-Kontos aus einer CSV-Datei

Nachdem Sie Änderungen an der CSV-Datei der exportierten IET-Kontozuordnungen vorgenommen haben, z. B. eine Nummer von Konten in der CSV-Datei geändert haben, importieren Sie Ihre Änderungen wieder in Intacct.

CSV-Datei für den Import vorbereiten

Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Spalten mit Ihren Daten auszufüllen, als CSV-Datei zu speichern und die Datei hochzuladen.

Die Kopfzeilentitel in der Vorlage, die Sie herunterladen, korrelieren mit Feldern in Intacct. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler.

Weitere Informationen zum CSV-Uploadprozess, einschließlich bewährter Methoden, häufiger Fehler und zum Hochladen Ihrer CSV-Datei, finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Abonnement Unternehmen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen

  • Checkliste für die Unternehmenseinrichtung: Ausführen

  • Zuordnung Entität Konten: Anzeigen und Bearbeiten
  1. Klicken Sie auf der Seite "Zuordnung Entität-Konten" auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Importieren.

    Das Fenster "Zuordnung Entitäten-Konten" wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Datei auswählenund suchen Sie nach der IET-CSV-Datei, die Sie importieren möchten.

    Befolgen Sie die hier gezeigten Anweisungen zum Importieren von CSV-Dateien.

    Beschreibungen der Importdatei-Optionen
    OptionBeschreibung

    Durchsuchen

    Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.

    Datumsformat

    Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.

    Dateicodierung

    Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.

    Offline verarbeiten

    Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht.

    Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.

    Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden

    Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind.

    Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

  4. Klicken Sie auf Importieren. Der Importvorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

    Wenn die Datei importiert wurde, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die angibt, ob der Import erfolgreich war.

  5. Klicken Sie auf Fertig , um die Benachrichtigung zu schließen.

Häufige Importfehler vermeiden

Intacct empfiehlt, sich an die folgenden Richtlinien zu halten, um Importfehler zu vermeiden.

In Microsoft Excel:

  1. Markieren Sie alle Zellen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zellen und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie auf dem Tab Zahlen die Option Text und dann OK aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Das kurze Datumsformat ist wie folgt formatiert: 3/15/2021

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie eine Spalte mit Datumsangaben aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Zellen formatieren aus.
  3. Wählen Sie unter "Zahlen" die Option Datum aus und wählen Sie das kurze Datumsformat aus.
  4. Speichern Sie die Datei.

Leerzeichen in Notizfeldern sind zwar zulässig, Sie sollten jedoch sicherstellen, dass in keinem Feld (nicht nur in Notizen) vorangestellte oder nachgestellte Leerzeichen vorhanden sind. Vor- und nachgestellte Leerzeichen könnten zu Importfehlern führen. Entfernen Sie für alle anderen Felder unnötige Leerzeichen am Anfang oder Ende der Daten.

In Microsoft Excel:

  1. Wählen Sie einen Zellbereich aus.
  2. Wählen Sie auf dem TabStart in der Gruppe Bearbeiten die Option Suchen und Auswählen aus und wählen Sie dannErsetzen aus.
  3. Geben Sie im Feld Suchen nach ein Leerzeichen ein. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer.
  4. Wählen Sie Alle ersetzen aus. Eine Meldung erscheint, die anzeigt, wie viele Leerzeichen entfernt wurden.
  5. Speichern Sie die Datei.

Kommas werden verwendet, um Felder in CSV-Dateien zu trennen.

Um zu verhindern, dass Daten in die falschen Spalten verschoben werden, verwenden Sie keine Kommas in numerischen Feldern und Textfeldern.

Wenn Sie ein Komma in ein Textfeld einfügen müssen, umgeben Sie das Feld immer mit doppelten Anführungszeichen, z. B. "Smith, John".

Kopfzeilen in Ihrer CSV-Datei müssen genau mit der Vorlage übereinstimmen, einschließlich Rechtschreibung, Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen. Selbst kleine Änderungen (z. B. das Hinzufügen eines Leerzeichens oder das Ändern der Groß-/Kleinschreibung eines Buchstabens) führen dazu, dass der Import fehlschlägt. Verwenden Sie immer die offizielle Vorlage von Sage Intacct.

ID-Felder müssen genaue Verweise auf Kunden oder Lieferanten enthalten.

ID-Felder müssen genau übereinstimmen, einschließlich Groß-/Kleinschreibung. Zum Beispiel stimmen ven100 und VEN100 nicht überein.

Geben Sie die ID genau so ein, wie sie in Intacct angezeigt wird, da sonst die Gefahr besteht, dass Transaktionen mit dem falschen Lieferanten oder Kunden abgeglichen werden oder der Upload fehlschlägt.

Wenn Sie in einer CSV-Datei auf einen Lieferanten, Kunden, eine Laufzeit, ein Budget usw. verweisen, muss die entsprechende Referenz bereits in Intacct vorhanden sein.

Wenn Sie beispielsweise Transaktionen für einen Lieferanten hochladen, muss dieser Lieferant bereits in Intacct vorhanden sein, bevor Sie mit dem Hochladen beginnen. Wenn der Lieferant nicht vorhanden ist, schlägt der Upload fehl.

Dies gilt nicht, wenn neue Kunden oder Lieferanten über den Importprozess angelegt werden.

Weitere Informationen zum korrekten Nummerieren von Einzelpositionen finden Sie unter CSV-Import: Beispiele für Zeilen-Nummern.

Schreiben Sie in Feldern mit vordefinierten gültigen Einträgen (z. B. Wahr/Falsch) den Anfangsbuchstaben groß. Zum Beispiel stimmt True nicht mit TRUE oder true überein. IDs erfordern genaue Übereinstimmungen bezüglich Groß-/Kleinschreibung, während vordefinierte Einträge eine Großschreibung des Anfangsbuchstabens erfordern.

Wenn Ihre Importvorlage ein Länderfeld enthält, z. B. für eine Adresse, muss dieses Feld einen Eintrag enthalten.

Wenn Ihr Unternehmen ISO-Ländercodes aktiviert hat, müssen Sie den Ländercode im Länderfeld für jeden Datensatz angeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ISO-Codes aktiviert sind, wenden Sie sich an Ihre*n Administrator*in oder testen Sie einen Beispielimport, um das erforderliche Format zu bestätigen.

Als nächstes Importieren Sie die Einrichtung Ihres IET-Kontos aus einer CSV-Datei.

Überprüfen Sie Ihre Änderungen an den Zuordnungen von IET-Konten

Nachdem Sie die geänderte CSV-Datei importiert haben, sollten Sie sich die Zuordnungen der unternehmensinternen Konto ansehen, die jetzt auf der Seite "Zuordnung unternehmensinterner Konten" angezeigt werden. Vergleichen Sie die Liste der Zuordnungen auf der Seite mit der Liste in Ihrer CSV-Datei.