Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen im Überblick

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten umfasst eine oder mehrere Entitäten unter dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese gemeinsam genutzten Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden die Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administrator*innen die Arbeit auf Benutzer und Mitglieder der Stammdaten-Liste wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter auf die Arbeit auf Entitätsebene beschränken. Administratoren können sogar die Arbeit von Benutzern auf bestimmte Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität repräsentiert den Hauptsitz des Unternehmens, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Verwenden Sie die Seite "Verwaltung mehrerer Entitäten", um Ihr Unternehmen mit mehreren Entitäten zu verwalten.

Top-Level und Entitätsebene

Sie verwenden die Funktion Top-Level eines gemeinsam genutzten Unternehmens mit mehreren Entitäten, um mit gemeinsam genutzten Daten wie Benutzern, Kunden, Lieferanten und Konten zu arbeiten. Auf der Top-Level erstellen, bearbeiten und verwalten Benutzer Objekte, die von Entitäten im Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Sie können Transaktionen auf dem Top-Level eingeben und die Entitäten oder Standorte auswählen, in denen Sie die Transaktionen buchen möchten. Intacct filtert die Liste der Entitäten automatisch nach denen, auf die Sie zugreifen können.

Wenn Sie beispielsweise auf die Entitäten Kalifornien und Australien zugreifen können, können Sie Transaktionen auf dem Top-Level sowohl für Kalifornien als auch für Australien eingeben.

Geschäftsbereiche haben keinen Einblick in andere Geschäftsbereiche.

Unternehmensinterne Transaktionen

In Unternehmen mit mehreren Entitäten ist es üblich, dass eine Entität Transaktionen mit einer anderen Entität im selben Unternehmen durchführt. Dies wird als unternehmensinterne Transaktion (IET) bezeichnet. Um diese Transaktionen zu aktivieren, müssen Sie zunächst Beziehungen für die Zuordnung unternehmensinterner Konten zwischen Entitäten auf der Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten" einrichten (Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Inter-Entität-Kontoeinstellungen >Inter-Entität-Kontozuordnung).

Weitere Informationen finden Sie unter Kontenzuordnungsplan zwischen Geschäftsbereichen.

Wann IETs generiert werden

Unternehmensinterne Transaktionen können generiert werden, wenn:

Sie möchten nachverfolgen, wann eine Entität Rechnungen im Namen einer anderen Entität bezahlt.
Das Top-Level wird verwendet, um eine Rechnung zu bezahlen, deren Kosten auf mehrere Entitäten verteilt werden.
Sie senden Geld als Darlehen von einer Entität an eine andere.
Einzug von Einnahmen von Kunden im Namen einer Rechnung von einer anderen Entität.
Zwei Geschäftsbereiche haben eine Vereinbarung über die Aufteilung der Einnahmen.
Eine Entität verkauft Bestandswaren, die zu einer anderen Entität gehören.

Anmelden

Wenn Sie sich bei einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten anmelden, gelangt der Benutzer zum Top-Level. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, gehen bei der Anmeldung direkt zu dieser Entität. Bei der Anmeldung auf dem Top-Level können Benutzer die Entitäten anzeigen und zu ihnen wechseln, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde.

Administratoren können einzelnen Benutzern den Zugriff auf das Top-Level ermöglichen, indem sie Zugriff auf das Top-Level aktivieren auf dem Tab "Benutzer-Entitäten" der Seite "Benutzerinformationen". Alle Benutzer, die auf zwei oder mehr Entitäten beschränkt sind, können standardmäßig auf das Top-Level zugreifen. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, können weiterhin auf das Top-Level zugreifen, solange Zugriff auf das Top-Level aktivieren für diesen Benutzer ausgewählt ist.

Erfahren Sie mehr zum Thema Navigieren in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten.

Auf Entitäten zugreifen

Wenn Sie sich auf dem Top-Level eines gemeinsam genutzten Unternehmens mit mehreren Entitäten anmelden, wird in der Kopfzeile neben dem Namen des Unternehmens das Dropdown-Menü "Entität" angezeigt. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die gewünschte Entität auszuwählen.

Wenn Sie zu einer Entität wechseln, wird die Entität in einem neuen Browser-Tab geöffnet, sodass Sie problemlos zwischen Entitäten wechseln können. Sie können zwischen Entitäten wechseln, ohne sich jedes Mal an- und abzumelden.

Benutzer, die auf Entitätsebene arbeiten, geben Transaktionen ein und führen Reports auf Entitätsebene aus. Alternativ können Sie Benutzer nur auf den Top-Level beschränken wenn dies mit Ihren Geschäftsanforderungen vereinbar ist. Wenn Sie Benutzer auf den Top-Level beschränken, wird ihnen das Dropdown-Menü "Entität" nicht angezeigt.

Hinzufügen von Entitäten

Einige Intacct-Unternehmen haben nur eine einzige Entität, die eine juristische Person darstellt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Geschäfte in einer einzigen Währung mit einer steuerlichen Entität tätigt, hätten Sie wahrscheinlich eine Entität für Ihr Intacct-Unternehmen definiert.

Erwägen Sie, mehr Entitäten zu definieren, wenn Ihr Unternehmen mehr als eine juristische Person hat oder Transaktionen in mehreren Währungen und steuerlichen Zuständigkeiten durchführt.

Mit einem Top-Level können Sie Ihrem Unternehmen Entitäten hinzufügen, was Ihnen mehr Flexibilität für Ihre wachsenden Geschäftsanforderungen gibt.

Ein Unternehmen, das mit einer einzigen Entität begann und später gewachsen ist, könnte ein guter Kandidat für eine andere Entität sein.

Es ist einfach, Ihrem Unternehmen eine neue Entität hinzuzufügen. Dies kann mit einem Aufpreis verbunden sein.

Erfahren Sie mehr zum Thema Hinzufügen einer Entität und Verwalten von Entitäten.

Zugriff auf Daten

Nur gemeinsam genutzte Daten können für unternehmensinterne Transaktionen zwischen Entitäten verwendet werden. Der Zugriff auf Daten basiert auf den richtigen Berechtigungen.

Intacct kategorisiert Daten als gemeinsam genutzt, eingeschränkt und privat:

Geteilt Daten sind für alle Entitäten sichtbar
Eingeschränkt Daten sind für eine oder mehrere Entitäten sichtbar
Privat Daten sind für eine einzelne Entität sichtbar

Die Top-Level hat Zugriff auf gemeinsam genutzte, eingeschränkte und private Daten. Gemeinsam genutzte Daten können nur auf Top-Level bearbeitet oder entfernt werden. Benutzer, die sich per Slide-In anmelden zu einer Entität anmelden, können freigegebene Daten nur anzeigen, sie können sie nicht bearbeiten.

Beispiel: Eine Rechnung, die auf der Entitätsebene erstellt wurde, kann nicht mit einem privaten Entität-Konto einer anderen Entität bezahlt werden. Ebenso kann ein Rechnung, der auf der Entitätsebene erstellt wurde, keine Zahlung von einem anderen Entität an eine Entität-Privatbank Konto empfangen.

In allen Fällen können Benutzer nur Daten für die Entitäten anzeigen, auf die sie Zugriff haben. Uneingeschränkte Benutzer sehen Daten für alle Entitäten. Benutzer mit Entität Einschränkungen sehen die Daten jedoch nur für die Entitäten, auf die sie Zugriff haben. Erfahren Sie, wie Sie Benutzer auf bestimmte Entitäten beschränken.

Wenn Sie vom Top-Level aus auf die Liste zugreifen, sehen Sie zunächst nur Datensätze, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Um Datensätze anzuzeigen, die in Entitäten erstellt wurden, wählen Sie Filter und dann Datensätze der Entität einschließen aus. Wählen Sie Anwenden aus, um den Filter zu aktualisieren.

Private Daten einer Entität, auf die auf Top-Level zugegriffen werden kann

In Unternehmen mit mehreren Entitäten umfassen Transaktionslisten auf Entitätsebene Transaktionen, die auf Top-Level erstellt und Ihrer Entität zugeordnet wurden. Um Transaktionen aufzurufen, die auf Top-Level für Ihre Entität erstellt wurden, wählen Sie oben in der Liste Transaktionen auf Top-Level einschließen aus.

Einige Listen ermöglichen automatisch den Zugriff auf private Daten einer Entität auf der Top-Level eines gemeinsam genutzten Unternehmens mit mehreren Entitäten. Andere Listen bieten nur dann Zugriff auf private Daten einer Entität, wenn Sie einen Schalter aktivieren. Für Daten aus einer anderen Liste, die hier nicht beschrieben wird, muss zur Entität gewechselt werden, um auf die privaten Daten der Entität zuzugreifen.

Stammdatenlisten

Stammdatensätze sind in allen Entitäten verfügbar. Eine bewährte Methode besteht darin, Stammdatensätze auf dem Top-Level zu definieren, mit Einschränkungen und Kontrollen nach Bedarf. Definieren Sie Stammdatensätze auf der Entität nur bei Bedarf, da einige Einschränkungen den Wechsel auf die Entitätsebene erfordern.

Bei der Erstellung in einer bestimmten Entität sind Stammdatensätze nur in dieser Entität verfügbar. Beispiele sind Artikel, Verträge, Projekte und Mitarbeiter. Wenn Sie auf Top-Level arbeiten, wird durch die Auswahl von "Private einschließen" die Anzeige der Datensätze aktiviert, die auf der Entitätsebene erstellt wurden.

Für Hauptbuchkonten gelten keine Beschränkungen auf Entitätsebene, sodass sie auf Top-Level eingerichtet werden müssen.

Abonnements für Unternehmen mit mehreren Entitäten

Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Entität hat, können Sie von Sage Intacct-Abonnements profitieren, die zusätzliche Funktionen bieten. Für einige Abonnements fallen zusätzliche Gebühren an.