Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen im Überblick

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein Unternehmen mit mehreren Entitäten umfasst eine oder mehrere Entitäten unter dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese gemeinsam genutzten Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenpläne, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf dem Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden das Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administratoren die Arbeit auf Benutzer und Mitglieder der Stammdaten-Liste wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter auf die Arbeit auf Entitätsebene beschränken. Administratoren können Benutzer sogar auf die Arbeit in bestimmten Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität repräsentiert den Hauptsitz des Unternehmens und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Verwenden Sie die Seite "Verwaltung mehrerer Entitäten", um Ihr Unternehmen mit mehreren Entitäten zu verwalten.

Top-Level und Entitätsebene

Sie verwenden die Option Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten, um mit gemeinsam genutzten Daten wie Benutzern, Kunden, Lieferanten und Konten zu arbeiten. In der Top-Level erstellen, bearbeiten und verwalten Benutzer Objekte, die von Entitäten in der Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Sie können Transaktionen auf dem Top-Level eingeben und die Entitäten oder Standorte auswählen, in denen Sie die Transaktionen buchen möchten. Intacct filtert die Liste der Entitäten automatisch nach denen, auf die Sie zugreifen können.

Wenn Sie beispielsweise auf die Entitäten Kalifornien und Australien zugreifen können, können Sie Transaktionen sowohl für Kalifornien als auch für Australien auf dem Top-Level eingeben.

Geschäftsbereiche haben keinen Einblick in andere Geschäftsbereiche.

Unternehmensinterne Transaktionen

In Unternehmen mit mehreren Entitäten ist es üblich, dass eine Entität Transaktionen mit einer anderen Entität im selben Unternehmen durchführt. Dies wird als Unternehmensinterne Transaktion (IET) bezeichnet. Um diese Transaktionen zu aktivieren, müssen Sie zunächst Beziehungen für die Zuordnung von Entitäten-Konten zwischen Entitäten einrichten, indem Sie die Seite "Zuordnung von Entitäten-Konten" verwenden (Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Einstellungen für unternehmensinterne Entitäten-Konten >Zuordnung von Konto zwischen Entität).

Weitere Informationen finden Sie unter Kontenzuordnungsplan zwischen Geschäftsbereichen.

Wenn unternehmensinterne Transaktionen generiert werden

Unternehmensinterne Transaktionen können generiert werden, wenn:

  • Sie möchten nachverfolgen, wann eine Entität Rechnungen im Namen einer anderen Entität bezahlt.
  • Das Top-Level wird verwendet, um eine Rechnung zu bezahlen, deren Kosten auf mehrere Geschäftsbereiche verteilt werden.
  • Sie senden Geld als Darlehen von einer Entität an eine andere.
  • Einziehen von Einnahmen von Kunden im Namen einer Rechnung von einer anderen Entität.
  • Zwei Unternehmen haben eine Vereinbarung zur Aufteilung der Einnahmen.
  • Eine Entität verkauft Bestandswaren, die einer anderen Entität gehören.

Anmelden

Wenn Sie sich bei einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten anmelden, gelangt der Benutzer zum Top-Level. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, gehen bei der Anmeldung direkt zu dieser Entität. Bei der Anmeldung auf dem Top-Level können Benutzer die Entitäten, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde, anzeigen und zu ihnen wechseln zu.

Administratoren können einzelnen Benutzern den Zugriff auf das Top-Level ermöglichen, indem sie Folgendes auswählen Zugriff auf das Top-Level aktivieren auf dem Tab "Benutzer-Entitäten" der Seite "Benutzerinformationen". Alle Benutzer, die auf zwei oder mehr Entitäten beschränkt sind, können standardmäßig auf das Top-Level zugreifen. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, können weiterhin auf das Top-Level zugreifen, solange Zugriff auf das Top-Level aktivieren für diesen Benutzer ausgewählt ist.

Erfahren Sie mehr zum Thema Navigieren in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten.

Auf Entitäten zugreifen

Wenn Sie sich auf dem Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten anmelden, sehen Sie im Kopfzeilenbereich neben dem Namen des Unternehmens das Dropdown-Menü "Entität". Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die gewünschte Entität auszuwählen.

Wenn Sie zu einer Entität wechseln, wird die Entität in einem neuen Browser-Tab geöffnet, sodass Sie problemlos zwischen Entitäten wechseln können. Sie können zwischen Entitäten wechseln, ohne sich jedes Mal an- und abzumelden.

Benutzer, die auf Entitätsebene arbeiten, geben Transaktionen ein und führen Reports auf Entitätsebene aus. Alternativ können Sie Benutzer auf Top-Level beschränken wenn dies mit Ihren Geschäftsanforderungen vereinbar ist. Wenn Sie Benutzer auf das Top-Level beschränken, wird ihnen das Dropdown-Menü "Entität" nicht angezeigt.

Hinzufügen von Entitäten

Einige Intacct-Unternehmen haben nur eine einzige Entität, die wiederum eine juristische Person darstellt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Geschäfte in einer einzigen Währung mit einer steuerlichen Entität abwickelt, hätten Sie wahrscheinlich eine Entität für Ihr Intacct-Unternehmen definiert.

Erwägen Sie, mehr Entitäten zu definieren, wenn Ihr Unternehmen mehr als eine juristische Person hat oder Transaktionen in mehreren Währungen und steuerlichen Zuständigkeiten durchführt.

Mit einem Top-Level können Sie Ihrem Unternehmen Entitäten hinzufügen, was Ihnen mehr Flexibilität für Ihre wachsenden Geschäftsanforderungen gibt.

Ein Unternehmen, das mit einer einzelnen Entität begann und später gewachsen ist, könnte ein guter Kandidat für eine andere Entität sein.

Es ist einfach, Ihrem Unternehmen eine neue Entität hinzuzufügen. Dies kann mit einem Aufpreis verbunden sein.

Erfahren Sie mehr zum Thema Hinzufügen einer Entität und Geschäftsbereiche verwalten.

Zugriff auf Daten

Nur gemeinsam genutzte Daten können für unternehmensinterne Transaktionen zwischen Entitäten verwendet werden. Der Zugriff auf Daten basiert auf den richtigen Berechtigungen.

Intacct kategorisiert Daten als gemeinsam genutzt, eingeschränkt und privat:

  • Geteilt Daten sind für alle Entitäten sichtbar
  • Eingeschränkt Daten sind für eine oder mehrere Entitäten sichtbar
  • Privat Daten sind für eine einzelne Entität sichtbar

Das Top-Level hat Zugriff auf gemeinsam genutzte, eingeschränkte und private Daten. Gemeinsam genutzte Daten können nur auf dem Top-Level bearbeitet oder entfernt werden. Benutzer, die sich bei einer Entität per Slide-In anmelden, können freigegebene Daten nur anzeigen, sie können sie nicht bearbeiten.

Beispiel: Eine Rechnung, die auf der Entitätsebene erstellt wurde, kann nicht mit einer Entität Privatbank bezahlt werden, die von einer anderen Entität Konto. Ebenso kann ein Rechnung, der auf der Entitätsebene erstellt wurde, keine Zahlung von einer anderen Entität Konto bei einer Entität Privatbank empfangen.

In allen Fällen können Benutzer nur Daten für die Entitäten anzeigen, auf die sie Zugriff haben. Uneingeschränkte Benutzer sehen Daten für alle Entitäten. Benutzer mit Entität Einschränkungen sehen die Daten jedoch nur für die Entitäten, auf die sie Zugriff haben. Erfahren Sie, wie Sie Benutzer auf bestimmte Entitäten beschränken.

Wenn Sie vom Top-Level aus auf die Liste zugreifen, sehen Sie zunächst nur Datensätze, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Um Datensätze anzuzeigen, die in Entitäten erstellt wurden, wählen Sie Filter und dann Datensätze der Entität einschließen aus. Wählen Sie Anwenden aus, um den Filter zu aktualisieren.

Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden.

Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt.

Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.

Private Daten einer Entität, auf die auf Top-Level zugegriffen werden kann

In Unternehmen mit mehreren Entitäten umfassen Transaktionslisten auf Entitätsebene Transaktionen, die auf Top-Level erstellt und Ihrer Entität zugeordnet wurden. Um Transaktionen aufzurufen, die auf Top-Level für Ihre Entität erstellt wurden, wählen Sie oben in der Liste Transaktionen auf Top-Level einschließen aus.

Einige Listen ermöglichen automatisch den Zugriff auf private Daten einer Entität auf der Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten. Andere Listen bieten nur dann Zugriff auf private Daten einer Entität, wenn Sie einen Schalter aktivieren. Für Daten aus einer anderen Liste, die hier nicht beschrieben wird, muss zur Entität gewechselt werden, um auf die privaten Daten der Entität zuzugreifen.

Die folgenden Listen enthalten automatisch private Daten von Entitäten:

  • Abteilungen
  • Geschäftsbereiche
  • Journale und Anpassungsjournale
  • Standorte
  • Terminologie
  • Gebiete

Entitätsdaten sind nur enthalten, wenn Datensätze der Entität einschließen im Dialogfeld "Filter" ausgewählt ist

Entitätsdaten sind nur enthalten, wenn Private einschließen oben in der Liste ausgewählt ist

  • Konten und Kontogruppen
  • Verbindlichkeiten/Forderungen-Kontolabels
  • Bedingungen für Verbindlichkeiten/Forderungen
  • Anhänge und Anlagenordner
  • Budgets
  • Kreditkarten-, Giro- und Sparkonten haben
  • Unternehmensmeldungen
  • Kontakte
  • Steuergruppen
  • Verträge
  • Dokumentsequenzen Nummer
  • Mitarbeitende
  • Artikel
  • Projekte
  • Versandarten
  • Benutzer
  • Lieferanten/Kunden
  • Lieferanten-/Kundentypen

Stammdatenlisten

Stammdatensätze sind in allen Entitäten verfügbar. Eine bewährte Methode besteht darin, Stammdatensätze auf Top-Level zu definieren, mit Einschränkungen und Kontrollen nach Bedarf. Definieren Sie Stammdatensätze in der Entität nur bei Bedarf, da einige Einschränkungen den Wechsel auf die Entitätsebene erfordern.

Bei der Erstellung in einer bestimmten Entität sind Stammdatensätze nur in dieser Entität verfügbar. Beispiele sind Artikel, Verträge, Projekte und Mitarbeiter. Wenn Sie auf Top-Level arbeiten, wird durch Auswahl von "Private einschließen" die Anzeige der Datensätze aktiviert, die auf der Entitätsebene erstellt wurden.

Für Hauptbuchkonten gelten keine Beschränkungen auf Entitätsebene, sodass sie auf der Top-Level eingerichtet werden müssen.

Geteilte Stammdatensätze können wie folgt auf eine oder mehrere Entitäten eingeschränkt werden:

  • Lieferant
  • Kunde
  • Girokonto
  • Sparkonto

Beginnen Sie mit allen Stammdaten, Transaktionen und Reports an erster Stelle und nutzen Sie bei Bedarf Beschränkungen und Kontrollen.

  • Einschränkungen für Stammdatensätze (Kunde, Lieferant, Girokonten, Sparkonten) aktivieren
  • Begrenzen Sie Gutschriften für Verbindlichkeiten und Forderungen
  • Benutzereinschränkungen aktivieren

Nutzen Sie Benutzergruppen, um den Zugriff auf Folgendes zu steuern:

  • Dashboards und Finanzberichte
  • Auftragserfassung und Einkauf Transaktion Definitionen

Abonnements für Unternehmen mit mehreren Entitäten

Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Entität umfasst, können Sie von Sage Intacct-Abonnements profitieren, die zusätzliche Funktionen bieten. Für einige Abonnements fallen zusätzliche Gebühren an.

Ein Unternehmen mit mehreren Basiswährungen ist eine gemeinsame Unternehmensstruktur mit mehreren Entitäten, in der mehrere Basiswährungen in der Verwaltung mehrerer Entitäten aktiviert sind. Jede Entität im Unternehmen kann ihre eigene Basiswährung haben.

Einige Unternehmen mit mehreren Entitäten können von mehr als einer Basiswährung profitieren. Wenn Ihr Unternehmen Entitäten hat, die mit verschiedenen Währungen arbeiten, aktivieren Sie mehrere Basiswährungen. Wenn Sie diese Option in der Verwaltung mehrerer Entitäten auswählen, kann jede Entität in Ihrem Unternehmen in einer anderen Basiswährung operieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Entität in USD und eine andere Entität in CAD betreiben muss, müssen Sie mehrere Basiswährungen in Ihrem Unternehmen aktivieren.

Verwenden Sie die Konsolidierung oder die erweiterte Eigentümerkonsolidierung, um die Finanzdaten zu konsolidieren und Finanzberichte in einer einzigen Währung auszuführen.

Wenn Sie mehrere Basiswährungen in Ihrem Unternehmen aktivieren, fügt Intacct eine Gebühr für ein Konsolidierungs-Abonnement hinzu, das mehrere Basiswährungen verwendet. Sie können entweder "Globale Konsolidierung" oder "Erweiterte Eigentümerkonsolidierung" als Ihre Intacct-Konsolidierungslösung auswählen. Die erweiterte Eigentümerkonsolidierung umfasst alle Funktionen der globalen Konsolidierung sowie Unterstützung für mehrstufige Konsolidierungen mit Teileigentum und Minderheitsanteilen. Wenden Sie sich an Ihre Kundenbetreuung, um weitere Informationen zu erhalten.

Globale Konsolidierung

Die globale Konsolidierung bietet konsolidierte Reports für Unternehmen mit mehreren Entitäten, wobei zwei oder mehr Basiswährungen für alle Entitäten verwendet werden. Ein Unternehmen, das von einer globalen Konsolidierung profitieren würde, ist eines mit Geschäftsbereichen in verschiedenen Regionen.

Erweiterte Eigentümerkonsolidierung

Die erweiterte Eigentümerkonsolidierung verwendet Eigentumsstrukturen, um mehrstufige Konsolidierungen und automatisierte Einträge für Konten für Minderheitsanteile in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten zu ermöglichen.

Unternehmen mit einer der folgenden Strukturen würden von einem Abonnement der erweiterten Eigentümerkonsolidierung profitieren:

  • Flache Strukturen mit 1 hierarchischen Ebene.
  • Komplexe Strukturen mit mehreren Hierarchieebenen
  • Hundertprozentige und teilweise im Eigentum befindliche Unternehmen in derselben Struktur