Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen im Überblick

In einem Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung umfasst mindestens eine Entität auf dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese freigegebenen Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf dem Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden das Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administratoren sich darauf beschränken, nur auf Entitätsebene zu arbeiten. Mitglieder*innen wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter listen Stammdaten. Administratoren können die Arbeit von Benutzern sogar auf die Arbeit in bestimmten Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität stellt den Hauptsitz des Unternehmens dar, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Verwenden Sie die Seite "Multi-Entity-Management", um Ihr Unternehmen mit mehreren Entitäten zu verwalten.

Top-Level und Entitätsebene

Sie verwenden Top-Level eines gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung-Unternehmens zur Arbeit mit gemeinsam genutzten Daten wie Benutzern, Kunden, Lieferanten und Konten. Auf der Top-Level erstellen, bearbeiten und verwalten Benutzer Objekte, die von Entitäten im Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Sie können Transaktionen auf dem Top-Level eingeben und die Entitäten oder Standorte auswählen, an denen Sie die Transaktionen buchen möchten. Intacct filtert die Liste der Geschäftsbereiche automatisch nach denen, auf die Sie zugreifen können.

Wenn Sie beispielsweise auf die Entitäten Kalifornien und Australien zugreifen können, können Sie Transaktionen auf dem Top-Level sowohl für Kalifornien als auch für Australien eingeben.

Geschäftsbereiche haben keinen Einblick in andere Geschäftsbereiche.

Unternehmensinterne Transaktionen

In Unternehmen mit mehreren Entitäten ist es üblich, dass eine Entität Transaktionen mit einer anderen Entität desselben Unternehmens durchführt. Dies wird als Inter-Entity-Transaktionen (IET) bezeichnet. Um diese Transaktionen zu aktivieren, müssen Sie zunächst die Zuordnungsbeziehungen zwischen Entitäten und Entitäten über die Seite "Inter-Entität-Konto" einrichten (Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Inter-Entität-Konto-Einstellungen >Inter-Entität-Konto-Zuordnung).

Weitere Informationen finden Sie unter Kontenzuordnungsplan zwischen Geschäftsbereichen.

Wann unternehmensinterne Transaktionen generiert werden

Unternehmensinterne Transaktionen können in folgenden Fällen generiert werden:

Sie möchten nachverfolgen, wann eine Entität Rechnungen im Namen einer anderen Entität bezahlt.
Das Top-Level wird verwendet, um eine Rechnung zu bezahlen, deren Kosten auf mehrere Geschäftsbereiche verteilt werden.
Sie überweisen Geld als Darlehen von einer Entität in eine andere.
Einziehen von Umsatzerlösen von Kunden im Namen einer Rechnung einer anderen Entität.
Zwei Entitäten verfügen über eine Umsatzteilungsvereinbarung.
Eine Entität verkauft Bestandsbestände, die zu einer anderen Entität gehören.

Anmelden

Wenn Sie sich in einer freigegebenen Umgebung mit mehreren Entitäten anmelden, gelangt der Benutzer zum Top-Level. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, gehen bei der Anmeldung direkt zu dieser Entität. Wenn Benutzer sich auf dem Top-Level anmelden, können sie die Geschäftsbereiche anzeigen und zu ihnen wechseln, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde.

Administratoren können einzelnen Benutzern den Zugriff auf das Top-Level ermöglichen, indem sie Folgendes auswählen Zugriff auf Top-Level aktivieren auf dem Tab "Benutzer-Entitäten" der Seite "Benutzerinformationen". Alle Benutzer, die auf zwei oder mehr Entitäten beschränkt sind, können standardmäßig auf das Top-Level zugreifen. Benutzer, die auf eine einzelne Entität beschränkt sind, können weiterhin auf das Top-Level zugreifen, solange Zugriff auf Top-Level aktivieren für diesen Benutzer ausgewählt ist.

Erfahren Sie mehr zum Thema Navigieren in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten.

Zugriff auf Entitäten

Wenn Sie sich am Top-Level eines gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung Unternehmen anmelden, sehen Sie im Bereich Kopfzeile neben dem Namen des Unternehmen ein Dropdown-Menü "Entität". Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Entität aus.

Wenn Sie zu einer Entität wechseln, wird die Entität in einem neuen Browser-Tab geöffnet, sodass Sie einfach zwischen den Entitäten wechseln können. Sie können zwischen Geschäftsbereichen wechseln, ohne sich jedes Mal an- und abzumelden.

Benutzer*innen, die auf Entitätsebene arbeiten, geben Transaktionen ein und führen Reports auf Entitätsebene aus. Alternativ können Sie Benutzer nur auf das Top-Level beschränken wenn dies mit Ihren Geschäftsanforderungen kompatibel ist. Wenn Sie Benutzer auf das Top-Level beschränken, sehen sie das Dropdown-Menü "Entität" nicht.

Hinzufügen von Entitäten

Einige Intacct-Unternehmen haben nur eine Entität, die eine juristische Person darstellt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in einer einzigen Währung mit einer Steuer-Entität tätig ist, haben Sie wahrscheinlich eine Entität für Ihr Intacct-Unternehmen definiert.

Erwägen Sie, mehr Entitäten zu definieren, wenn Ihr Unternehmen mehr als eine juristische Person hat oder Transaktionen in mehreren Währungen und steuerlichen Zuständigkeiten durchführt.

Ein Top-Level ermöglicht es Ihnen, Ihrem Unternehmen Entitäten hinzuzufügen, was Ihnen mehr Flexibilität für wachsende Geschäftsanforderungen gibt.

Ein Unternehmen, das mit einer einzelnen Entität begann und später gewachsen ist, könnte ein guter Kandidat für eine andere Entität sein.

Es ist einfach, Ihrem Unternehmen eine neue Entität hinzuzufügen. Dafür können zusätzliche Kosten anfallen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Hinzufügen einer Entität und Verwaltende Entitäten.

Zugriff auf Daten

Nur freigegebene Daten können für Inter-Entität-Transaktionen verwendet werden. Der Zugriff auf Daten basiert auf den richtigen Berechtigungen.

Intacct kategorisiert Daten als freigegeben, eingeschränkt und privat:

Gemeinsam genutzt Die Daten sind für alle Entitäten sichtbar
Einschränkungen Daten sind für eine oder mehrere Entitäten sichtbar
Privat Daten sind für eine einzelne Entität sichtbar

Das Top-Level hat Zugriff auf gemeinsam genutzte, eingeschränkte und private Daten. Gemeinsam genutzte Daten können nur auf dem Top-Level bearbeitet oder entfernt werden. Benutzer, die sich einer Entität per Slide-In einloggen, können nur freigegebene Daten anzeigen, sie können sie nicht bearbeiten.

Beispiel: Eine Rechnung, die auf Entitätsebene erstellt wurde, kann nicht mit einem Entität-privaten Konto aus einer anderen Entität bezahlt werden. Ebenso kann eine Rechnung, die auf Entitätsebene erstellt wurde, keine Zahlung auf ein privates Konto einer Entität von einer anderen Entität erhalten.

In allen Fällen können Benutzer Daten nur für die Entitäten anzeigen, auf die sie Zugriff haben. Uneingeschränkte Benutzer sehen Daten aller Entitäten. Benutzer mit Entität-Beschränkungen sehen die Daten jedoch nur für die Entitäten, auf die sie Zugriff haben. Erfahren Sie, wie Sie Benutzer auf bestimmte Entitäten beschränken.

Wenn Sie vom Top-Level aus auf die Liste zugreifen, sehen Sie zunächst nur Datensätze, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Um Datensätze anzuzeigen, die innerhalb von Entitäten erstellt wurden, wählen Sie Datensätze der Entität einschließen aus.

Private Daten einer Entität, auf die auf das Top-Level zugegriffen werden kann

In Unternehmen mit mehreren Entitäten umfassen Transaktionslisten auf Entitätsebene Transaktionen, die auf Top-Level erstellt und Ihrer Entität zugeordnet wurden. Um Transaktionen aufzurufen, die auf Top-Level für Ihre Entität erstellt wurden, wählen Sie oben in der Liste Transaktionen auf Top-Level einschließen aus.

Einige Listen ermöglichen automatisch den Zugriff auf private Daten einer Entität vom Top-Level eines gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung-Unternehmens. Andere Listen bieten Zugriff auf private Daten einer Entität nur, wenn Sie einen Umschalter aktivieren. Daten aus einer anderen hier nicht beschriebenen Liste erfordern einen Wechsel zur Entität, um auf die privaten Daten der Entität zugreifen zu können.

Stammdatenlisten

Stammdatensätze sind in allen Entitäten verfügbar. Eine bewährte Methode ist es, Stammdatensätze auf dem Top-Level zu definieren, mit Beschränkungen und Kontrollen bei Bedarf. Definieren Sie Stammdatensätze in der Entität nur bei Bedarf, da einige Einschränkungen den Zugriff auf die Entitätsebene erfordern.

Wenn Stammdatensätze in einer bestimmten Entität erstellt werden, sind sie nur in dieser Entität verfügbar. Beispiele sind Artikel, Verträge, Projekte und Mitarbeiter. Wenn Sie auf Top-Level arbeiten, wird durch die Auswahl von "Private einschließen" die Anzeige der Datensätze aktiviert, die auf Entitätsebene erstellt wurden.

Hauptbuch-Konten gelten nicht für Entitätsebene, sodass sie auf dem Top-Level eingerichtet werden müssen.

Abonnements für Unternehmen mit mehreren Entitäten

Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Entität hat, können Sie von Sage Intacct-Abonnements profitieren, die zusätzliche Funktionen bieten. Für einige Abonnements fallen zusätzliche Gebühren an.