Acerca de las reglas y los conjuntos de reglas

Hay muchas formas diferentes de usar las reglas para tener en cuenta los escenarios de la vida real. Por ejemplo, puedes crear una regla para ignorar los ceros a la izquierda en las transacciones. O bien, crea una regla para hacer coincidir las transacciones dentro de un intervalo de fechas de contabilización.

Vista Ejemplos de reglas de conciliación y Ejemplos de reglas de creación.

Para configurar reglas y conjuntos de reglas, habilite Permisos de Gestión de tesorería para Reglas de transacciones bancarias y Conjuntos de reglas de transacciones bancarias. No podrás ver las opciones de menú de estos artículos hasta que habilites estos permisos.

Utiliza reglas de conciliación para hacer coincidir las transacciones bancarias con las transacciones en Intacct. Por ejemplo, es posible que desees hacer coincidir automáticamente los pagos y créditos de proveedores, los cheques de nómina y ACH, y cobrar los pagos de liquidación.

Al configurar una regla de conciliación, se recomienda usar filtros. La agrupación es opcional. Es necesario definir una condición de conciliación para el importe. Puede agregar otras condiciones coincidentes según sea necesario.

Las reglas se asignan a conjuntos de reglas y los conjuntos de reglas se asignan a una o más cuentas bancarias o de tarjetas de crédito. Puedes ahorrar tiempo utilizando la misma regla en varios conjuntos de reglas o asignando el mismo conjunto de reglas a varias cuentas.

Cree reglas de conciliación en el mismo nivel en el que se creó la cuenta bancaria y en el mismo nivel en el que realiza las reconciliaciones. Por ejemplo, si se creó una cuenta bancaria dentro de una entidad, crea reglas en el nivel de entidad.

Cómo funciona

Las reglas se ejecutan en las siguientes circunstancias:

• Al acceder a la página de reconciliación de cuentas.
• Al importar un fichero bancario.
• Cuando las transacciones bancarias llegan a Sage Intacct desde un feed bancario.
• Automáticamente cada 4 horas.

Una regla de conciliación aplica primero los filtros para reducir el número de transacciones sin conciliar y lograr una conciliación más precisa. Si no utilizas ningún filtro, la regla tiene en cuenta todas las transacciones.

A continuación, las transacciones se agrupan en función de las opciones seleccionadas. Por ejemplo, se pueden agrupar varias transacciones de Intacct en función del número de documento para que coincidan con una suma global en el banco.

Después de la agrupación, la regla hace coincidir las transacciones mediante las condiciones de conciliación definidas. Las condiciones de conciliación tienen en cuenta el valor total del grupo cuando se concilia con una sola transacción. Por ejemplo, el importe total de un grupo de transacciones de Intacct debe ser igual al importe total de una transacción bancaria para que coincida si intentas conciliar varias transacciones en un solo pago.

Deben cumplirse todas las condiciones definidas en la regla para que las transacciones coincidan. Si una transacción no coincide exactamente con los criterios definidos en la regla, la transacción no coincidirá automáticamente para la reconciliación.

Uso Reglas de creación para crear automáticamente transacciones en Intacct que coincidan automáticamente con las transacciones bancarias. Actualmente, puedes crear transacciones con tarjeta de crédito y asientos de diario. Más información sobre cómo configurarlo Reglas de creación de uso común.

Cómo funciona

Las reglas de creación requieren un filtro para las fechas de contabilización de las transacciones bancarias. Esto evita que se creen transacciones no deseadas antes de esa fecha.

Puedes usar otros filtros para segmentar diferentes transacciones y usar operadores como "comienza con" y "contiene". Por ejemplo, es posible que desees dirigirte a las transacciones bancarias que tengan una descripción de "comisión" o "depósito" y crear un asiento de diario coincidente.

Al crear transacciones con tarjeta de crédito, puedes filtrar por tipo de transacción para crear un débito bancario o un crédito bancario, según tus necesidades.

Las reglas se ejecutan en las siguientes circunstancias:

• Al acceder a la página de reconciliación de cuentas.
• Al importar un fichero bancario.
• Cuando las transacciones bancarias llegan a Sage Intacct desde un feed bancario.
• Automáticamente cada 4 horas.

Plantillas de transacción

Las reglas de creación se basan en Plantillas de transacción para definir cómo crear transacciones basadas en datos bancarios. Actualmente, puedes crear plantillas de transacción para asientos de diario y transacciones con tarjeta de crédito.

Transacciones y asignaciones de asientos de diario

Utiliza las asignaciones para una mayor flexibilidad a la hora de introducir la partida de compensación de asiento de diario único dentro de la plantilla de transacción. Si utilizas asignaciones, asegúrate de que la plantilla esté configurada para contabilizar asientos de diario en el momento de la creación. Las asignaciones no funcionan al crear borradores de asientos de diario.

Sociedades que utilizan aprobaciones de asientos de diario

Si tu sociedad está configurada para Aprobar asientos de diario Antes de contabilizarse, la regla de creación crea un borrador de asiento de diario con un estado de reconciliación de Borrador conciliado. Una vez aprobado el borrador de la transacción, se contabiliza en el Libro Mayor y coincide con la transacción bancaria para la reconciliación.

Incluir impuestos de IVA o GST

Si tu sociedad está suscrita a la función Impuestos , puedes incluir el IVA o el GST en las transacciones creadas mediante reglas de creación. Utiliza plantillas de transacción para seleccionar un calendario fiscal existente con el fin de calcular y registrar las implicaciones fiscales en las transacciones creadas.

Cuando esté listo, agregue una regla a un conjunto de reglas. Los conjuntos de reglas pueden contener varias reglas.

Cree conjuntos de reglas en el mismo nivel en el que se creó la cuenta bancaria y en el mismo nivel en el que realiza las reconciliaciones. Por ejemplo, si se creó una cuenta bancaria dentro de una entidad, cree conjuntos de reglas en el nivel de entidad.

Dentro de un conjunto de reglas, las reglas de conciliación de grupos en primer lugar y las reglas de creación de grupos en último lugar.

Reglas de conciliación

Orden	Rango	Uso de filtros	Igualar el importe	Conciliar en el número de documento	Coincidencia en la fecha exacta	Coincidencia en la fecha dentro de
1	Estrecho	Sí	Requerido	Sí	Sí	No
2	Estrecho	Sí	Requerido	Sí	Sí	No
3	Estrecho	Opcional	Requerido	Sí	No	en un plazo de 3 días
4	Ancho	Opcional	Requerido	No	Sí	no
5	Ancho	Opcional	Requerido	No	No	en un plazo de 3 días

Reglas de creación

Orden	Rango	Filtrar por transacciones bancarias	Filtrar por transacciones de Intacct	Uso de varios filtros
6	Estrecho	Sí	Sí	Sí
7	Estrecho	Sí	Sí	No
8	Estrecho	Sí	No	Sí
9	Ancho	Sí	No	No

Cuando estés listo, Aplicar el conjunto de reglas a una cuenta. Solo puedes asignar un conjunto de reglas a una cuenta.

Puedes utilizar el mismo conjunto de reglas con varias cuentas del mismo tipo. Por ejemplo, puedes utilizar un conjunto de reglas para varias cuentas bancarias. Además, puedes usar un conjunto de reglas para varias cuentas de tarjetas de crédito.

Los cambios que realices en una regla o en un conjunto de reglas solo afectarán a las transacciones futuras. Las transacciones ya conciliadas o no conciliadas manualmente no se verán afectadas.

Se utiliza una regla o un conjunto de reglas para conciliar transacciones, no se puede eliminar. Sin embargo, puedes establécelo en Inactivo.

Puedes ver el conjunto de reglas aplicadas a una cuenta desde dos ubicaciones:

• En el registro de la cuenta.

  Busque el archivo Conjunto de reglas aplicadas campo. Con los permisos adecuados, puedes añadir o editar un conjunto de reglas desde la ficha de la cuenta.

• En el momento de la reconciliación.

  Busque el archivo Conjunto de reglas aplicadas en la ventana emergente Reconciliación. Este campo aparece después de seleccionar un archivo para importar o si la cuenta está conectada a un feed bancario.

Puede ver las transacciones conciliadas en un período abierto (un período que aún no ha reconciliado) desde algunos puntos de acceso diferentes. En función de los permisos asignados y de dónde te encuentres en el flujo de trabajo de reconciliación, puedes ver las transacciones coincidentes:

• En el Transacciones bancarias lista.

  Los usuarios con permisos de Gestión de tesorería para transacciones bancarias pueden ver todas las transacciones bancarias y de tarjetas de crédito de todas las cuentas de la lista Transacciones bancarias. Asegúrate de ajustar los permisos a esta lista para que solo esté disponible para los usuarios adecuados.

• En el Banca en la nube de la ficha de la cuenta.
• En el Reconciliación de cuentas página.

Si desconcilias una transacción que ha sido conciliada por una regla, la regla seguirá coincidiendo con otras transacciones, pero ignorará la transacción que hayas desconciliado. Si existe otra transacción que sea una coincidencia, cuando el conjunto de reglas se vuelva a ejecutar, esa transacción coincidirá.