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Configurar Cuentas a cobrar

Utiliza esta página para configurar y establecer las preferencias de tu sociedad para la aplicación Cuentas a cobrar.

Para configurar la aplicación, selecciona los diarios, las cuentas del Libro Mayor y las frecuencias de resumen predeterminadas que usa la aplicación Cuentas a cobrar. También puede cambiar varios ajustes que afecten a aspectos del comportamiento de la aplicación.

Suscripción	Cuentas a cobrar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Empresa con privilegios de administrador
Permisos	Administración Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver, Configurar

Para ver las diferencias de configuración de las sociedades de varias entidades, consulte Uso de Cuentas a cobrar con una sociedad compartida de varias entidades.

Configura tu aplicación de Cuentas a cobrar

Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

O vaya a Compañía > Todo > Más > Suscripcionesy, a continuación, seleccione Suscripciones. Escoger Cuentas a cobrary, a continuación, seleccione Configurar.

Debajo Ajustes de contabilidad, seleccione los valores predeterminados para lo siguiente:

Diarios: para registrar transacciones de facturas, regularizaciones y recibos de pago
Cuentas de pasivo del Libro Mayor: para contabilizar transacciones, como cuentas por cobrar y más.
Frecuencias de resumen: la frecuencia con la que Intacct contabiliza facturas, regularizaciones, depósitos manuales y resúmenes de pagos en el Libro Mayor.

Opción	Descripción
Diarios	Los diarios que se usarán para registrar automáticamente las siguientes transacciones de cuentas a cobrar. Facturas Regularizaciones Pagos Reembolsos al cliente La opción de seleccionar un diario de reembolsos al cliente solo aparece cuando se selecciona Habilitar el registro de los reembolsos al cliente.
Cuentas del Libro Mayor	Las cuentas del Libro Mayor que se utilizarán para contabilizar las siguientes transacciones de cuentas a cobrar. Cuentas a cobrar: la cuenta estándar para las transacciones de compensación. Pago en exceso Anticipos de clientes: se pueden cambiar en función de la transacción. Ganancias y pérdidas multidivisa: en la conversión de divisas para empresas multidivisa Algunas organizaciones realizan un seguimiento de los pagos en exceso y los anticipos de clientes en una cuenta que normalmente está asociada con la administración de efectivo, como una cuenta de pasivo de depósito. Si esta configuración es el caso, asegúrate de revisar la configuración del informe para Verifica que tu balance general se vincule con la antigüedad del cliente. Asegúrate de que las cuentas del Libro Mayor utilizadas para representar las Cuentas a cobrar en los informes del balance incluyen todas las cuentas que has seleccionado aquí, incluidas las de pagos en exceso y anticipos.
Importe retenido	Habilitar la retención de Cuentas a cobrar: Habilita la funcionalidad para retener el importe retenido en las facturas. Cuenta de cobro de importe retenido: Cuenta del Libro Mayor para mantener el importe retenido en Cuentas a cobrar. Secuencia de documentos de factura de liberación del importe retenido: Secuencia de documentos de factura de liberación de importe retenido para identificadores de numeración automática. Cuenta de compensación de liberación del importe retenido: Se requiere una cuenta de compensación de liberación del importe retenido para facturar el importe retenido al generar facturas del proyecto. Liberación de importe retenido factura plantilla: Selecciona una plantilla de documento impreso para las facturas de liberación de importe retenido de Cuentas a cobrar. Si no se selecciona una plantilla de documento impreso para las facturas de liberación de importe retenido, el documento utiliza la plantilla seleccionada en la sección Formato. Las facturas de Cuentas a cobrar sin liberación de importe retenido siguen utilizando la plantilla de documento impreso seleccionada en la sección Formato. Calcular el impuesto de retención: Si eres un cliente que tiene instalado el IVA o el GST, puedes elegir una de las siguientes opciones. Sin embargo, si no tienes instalado el IVA o el GST, la primera opción está seleccionada de forma predeterminada y no se puede cambiar. Las siguientes opciones son: Calcular el impuesto sobre el importe retenido (bruto factura Importe de la línea) para todas las configuraciones fiscales estándar: Cuando tienes un importe retenido, el impuesto se calcula sobre el importe bruto de la factura. Por ejemplo: Calcular el impuesto sobre el importe retenido Si creas una factura de Pedidos por 10.000 $ y tienes 1.000 $ en retención, estás sujeto a impuestos sobre 10.000 $. Cuando liberas los $1,000 en retención, el impuesto no se calcula cuando se libera la retención. Calcular el impuesto sobre la liberación del importe retenido (factura importe de la línea retenido neto) solo para las transacciones habilitadas para el IVA/GST: Cuando liberas el importe retenido, el impuesto se calcula sobre el neto de la factura. Por ejemplo: Calcular el impuesto sobre el importe retenido liberado Si creas una factura de Pedidos por 10 000 $ y tienes 1,000 $ en retención, estás sujeto a impuestos sobre 9,000 $. Cuando liberas los $1,000 en retención, estás sujeto a impuestos sobre los $1,000. Obtén información sobre cómo configurar el importe retenido.
Frecuencia de resumen	La frecuencia con la que Intacct crea y procesa resúmenes automáticos de transacciones. ¿Qué es un resumen? Los resúmenes son colecciones del mismo tipo de transacciones, agrupadas para su procesamiento. La ventaja de utilizar un resumen es que el grupo de transacciones contabiliza en el Libro Mayor como una línea. Desde esa línea, según sea necesario, puede profundizar en cualquiera de las transacciones individuales. Puedes hacer que Sage Intacct cree, contabilice y cierre resúmenes automáticamente con la frecuencia que especifiques seleccionando un intervalo de tiempo. También puedes crear, contabilizar y cerrar resúmenes tú mismo. Cuando creas un resumen por primera vez, está abierto y puedes introducir transacciones. Después de cerrar un resumen, no se pueden contabilizar transacciones en él, lo que impide contabilizar transacciones en el periodo incorrecto. Para añadir o eliminar transacciones de un resumen cerrado, vuelve a abrirlo. Ver Resumen de resúmenes: Cuentas a cobrar para obtener más información.
Facturas Regularizaciones	Periodos de frecuencia para la creación y el procesamiento de facturas: Diario: Intacct crea un resumen diario y lo contabiliza en el Libro Mayor para cada día de transacción. Se recomienda diariamente porque le brinda los informes más detallados. Mensual: Intacct crea un único resumen al final de cada mes. No importa cuál sea la fecha de la transacción dentro de ese período, siempre se publicará a partir del último día de ese mes. Esta frecuencia no proporciona el nivel granular diario de los informes. Uno por factura, Uno por regularización de factura: Intacct crea y contabiliza un resumen para cada factura o regularización. Los resúmenes por transacción pueden ralentizar el rendimiento del sistema. Esta ralentización se produce especialmente si las transacciones dan lugar a un gran número de asientos de diario con combinaciones únicas de dimensión y cuenta del Libro Mayor. Especificado por el usuario: Intacct solo utiliza resúmenes creados manualmente. Seguirá utilizando el resumen manual hasta que seleccione o cree otro.
Depósitos manuales	Periodos de frecuencia para crear y procesar depósitos manuales, también llamados depósitos rápidos: Diario: Intacct crea un resumen diario y lo contabiliza en el Libro Mayor para cada día de transacción. Se recomienda diariamente porque le brinda los informes más detallados. Mensual: Intacct crea un único resumen al final de cada mes. No importa cuál sea la fecha de la transacción dentro de ese período, siempre se publicará a partir del último día de ese mes. Esta frecuencia no proporciona el nivel granular diario de informes. Uno por depósito rápido: Intacct crea y contabiliza un resumen para cada depósito. Especificado por el usuario: Intacct solo utiliza resúmenes creados manualmente. Seguirá utilizando el resumen manual hasta que seleccione o cree otro.
Pagos	Periodos de frecuencia para crear y procesar pagos de clientes: Diario: Intacct publica el resumen todos los días. Mensual: Intacct crea un único resumen al final de cada mes. No importa cuál sea la fecha de la transacción dentro de ese período, siempre se publicará a partir del último día de ese mes. Esta frecuencia no proporciona el nivel granular diario de informes. Uno por pago: Intacct crea y contabiliza un resumen para cada pago. Para habilitar resúmenes independientes para cada método de pago para los resúmenes diarios y mensuales, selecciona Por método de pago.

Abrir artículo o balance anterior

Opción	Descripción
Tipo de cuenta de cliente	Establece las cuentas de cliente en Abrir artículo (más común) o Balance hacia delante. Abrir artículo: Intacct aplica los pagos en exceso de los clientes al saldo total adeudado, y el pago en exceso se muestra como un crédito que se aplicará manualmente. Balance hacia adelante: Intacct aplica los pagos en exceso de los clientes a la factura abierta más antigua o a la siguiente factura añadida si no hay ninguna abierta. En el caso de las sociedades multientidad y multidivisa, al añadir una nueva factura a nivel de entidad después de crear el pago en exceso, el crédito por pago en exceso se aplica automáticamente a la nueva factura.

Opción

Descripción

Tipo de cuenta de cliente

Establece las cuentas de cliente en Abrir artículo (más común) o Balance hacia delante.

Abrir artículo: Intacct aplica los pagos en exceso de los clientes al saldo total adeudado, y el pago en exceso se muestra como un crédito que se aplicará manualmente.
Balance hacia adelante: Intacct aplica los pagos en exceso de los clientes a la factura abierta más antigua o a la siguiente factura añadida si no hay ninguna abierta. En el caso de las sociedades multientidad y multidivisa, al añadir una nueva factura a nivel de entidad después de crear el pago en exceso, el crédito por pago en exceso se aplica automáticamente a la nueva factura.

Si lo deseas, selecciona o habilita funciones, como umbrales de advertencia en las transacciones de contabilización, dimensiones sobre las que realizar un seguimiento y sobre las que generar informes, requisitos de recibos de pago, etc. En las tablas siguientes se describen estas opciones con más detalle.

Umbrales

Puedes establecer umbrales para los eventos, de modo que, si se produce el evento, Intacct responda de la siguiente manera:

Opción	Descripción
Si se contabilizan transacciones en un periodo futuro	Respuesta de Intacct si un usuario intenta establecer una fecha de periodo futuro como fecha de contabilización de la factura en el Libro Mayor. Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar. No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje en el que se solicita al usuario que seleccione una fecha dentro del periodo actual. No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct. No hacer nada es el valor predeterminado. Los libros auxiliares comparten los mismos periodos de contabilización que el Libro Mayor.
Si se excede el límite de crédito	Respuesta de Intacct a un intento de introducir una factura que supera el límite de crédito de un cliente. Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar. No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que muestra el total adeudado por el cliente y el límite de crédito establecido. La transacción no se puede crear tal y como se ha introducido. No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct. Advertir es el valor predeterminado.
Si el cliente está en espera	Respuesta de Intacct a un intento de introducir una factura de un cliente con estado En espera. Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar. No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que indica que el cliente está actualmente en espera. La transacción no se puede crear. No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct. No permitir que se creen transacciones es el valor predeterminado.

Opción

Descripción

Si se contabilizan transacciones en un periodo futuro

Respuesta de Intacct si un usuario intenta establecer una fecha de periodo futuro como fecha de contabilización de la factura en el Libro Mayor.

Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje en el que se solicita al usuario que seleccione una fecha dentro del periodo actual.
No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct.

No hacer nada es el valor predeterminado.

Los libros auxiliares comparten los mismos periodos de contabilización que el Libro Mayor.

Si se excede el límite de crédito

Respuesta de Intacct a un intento de introducir una factura que supera el límite de crédito de un cliente.

Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que muestra el total adeudado por el cliente y el límite de crédito establecido. La transacción no se puede crear tal y como se ha introducido.
No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct.

Advertir es el valor predeterminado.

Si el cliente está en espera

Respuesta de Intacct a un intento de introducir una factura de un cliente con estado En espera.

Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar.
No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que indica que el cliente está actualmente en espera. La transacción no se puede crear.
No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct.

No permitir que se creen transacciones es el valor predeterminado.

Habilitar funcionalidad

Opción	Descripción
Habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a cobrar en la entrada de factura y regularización	Puedes habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a cobrar predeterminada para lo siguiente: Una factura o regularización completa. Una o más partidas específicas en una factura o regularización. Todas las transacciones que involucran a un cliente específico. Para usar esta opción, también debe etiquetar una o varias cuentas del Libro Mayor como cuentas de anulación adecuadas. A continuación, asigna permisos para que los usuarios seleccionados anulen la cuenta del Libro Mayor predeterminada en las transacciones de factura y regularización, y para cualquier transacción de factura o regularización que implique a clientes específicos.
Habilitar etiquetas de cuenta	Si las etiquetas de cuenta son obligatorias. Las etiquetas de cuenta proporcionan acceso restringido a las cuentas del Libro Mayor y un medio para nombrarlas textualmente. Puedes hacer lo siguiente: Asociar un número de cuenta a un nombre intuitivo que los usuarios puedan reconocer y seleccionar más fácilmente. Clasificar diferentes productos, gastos y servicios. Restrinja el acceso solo a las cuentas del Libro Mayor que tengan etiquetas. Crear líneas de subtotal en las facturas, por ejemplo, para el impuesto sobre las ventas.
Habilitar la asignación de transacciones en la entrada de facturas	Permite a los usuarios asignar cargos a diferentes cuentas en una sola partida de una factura. Esta opción solo se puede habilitar aquí si la has habilitado en la configuración del Libro Mayor. Las sociedades suscritas a la aplicación Impuestos pueden habilitar las asignaciones. El campo de elemento de asignación está disponible en las transacciones de las entidades configuradas con Simple Tax, Advance Tax o Avalara Tax. No está disponible en las transacciones de entidades que utilizan una configuración fiscal estándar de IVA/GST.
Aplica descuentos automáticamente.	Cuando recibes el pago de una factura con un descuento por plazo asociado, Intacct aplica automáticamente el descuento disponible. Deja esta opción sin seleccionar si quieres aplicar el descuento manualmente.
Habilitar descuentos personalizados	Permite anular el importe del descuento que se aplica a la factura. Después de activar esta opción, aparecen dos columnas adicionales cuando recibes el pago de una factura. Descuento aplicado: Muestra el total de descuentos aplicados al descuento hasta el momento, al aceptar pagos anteriores. Estos campos también aparecen al ver una factura. Descuento a aplicar: Un campo editable que muestra el descuento que se aplicará al recibir el pago actual. Más información sobre cómo habilitar descuentos personalizados para pagos.
Aplicar créditos automáticamente	Cuando recibes un pago de un cliente que tiene créditos disponibles, Intacct aplica automáticamente los créditos disponibles a las facturas seleccionadas mediante la lógica de cascada. Más información sobre la lógica en cascada para aplicar créditos. Deja esta opción sin seleccionar si deseas aplicar los créditos disponibles manualmente.
Desactivar las sugerencias de pago automático	En original Recibir pagos Al seleccionar esta opción, Intacct se limita a utilizar el importe del pago especificado para los campos Importe recibido en la página Seleccionar facturas para el pago. De forma predeterminada, Intacct aplica el pago a las facturas empezando por la más antigua. Si el importe del pago es suficiente para pagar la totalidad de esa factura, Intacct rellena automáticamente el importe del pago y aplica el resto a la siguiente factura, hasta que se utiliza el importe total del pago. Si queda algún importe porque el importe del pago es mayor que el total de las facturas, Intacct muestra el importe del pago en exceso en el campo Importe pagado en exceso. Si sueles sobrescribir los importes propuestos por Intacct y ya no quieres que Intacct proponga esos importes, marca esta casilla de verificación para desactivar esta función. En nuevos Recibir pagos Desenfrenado: Las sugerencias de pago están activadas. El importe del pago se rellena automáticamente para las facturas seleccionadas en el orden en que las seleccionó. Para anular las sugerencias de pago, simplemente introduce los importes que deseas pagar en la columna Pago de cada factura seleccionada. Comprobado: Las sugerencias de pago están desactivadas. Introduce el importe del pago para cada factura seleccionada antes de contabilizar el pago.
Habilitar la reclasificación de facturas y regularizaciones	Permite a los usuarios con los permisos adecuados editar la información contable de las facturas y las regularizaciones pagadas parcial y totalmente.
Habilitar la reversión de facturas impagadas	Evita que se borren facturas impagadas. En su lugar, debes revertir las facturas impagadas, lo que mantiene una pista de auditoría. Seleccionar Habilitar la reversión de facturas impagadas Cambia las siguientes páginas: Cuentas a cobrar: Facturas: reemplaza Eliminar por Revertir. Permisos para facturas: hace que Eliminar sea una selección de solo lectura.
Habilitar la creación, edición y eliminación de facturas en divisa extranjera	Si tu sociedad utiliza varias divisas, puedes utilizar varias divisas en el proceso de entrada de facturas. Incluso después de habilitar las transacciones multidivisa en la configuración del Libro Mayor, debes habilitar las transacciones multidivisa en las aplicaciones individuales aplicables. Esta opción te ofrece la opción de configurar tu sociedad para que los usuarios puedan realizar transacciones multidivisa en Cuentas a pagar, pero no en Cuentas a cobrar ni en Pedidos.
Las fechas de pago deben ser superiores a las fechas de facturación	Aplica la regla de que la fecha de pago debe ser igual o posterior a la fecha de la factura. Esta configuración solo se aplica a las sociedades que utilizan libros de devengo. Esta opción de configuración no tiene ningún efecto en las facturas generadas a partir de contratos. Las facturas del contrato requieren que la fecha de pago sea igual o posterior a la fecha de la factura. Ver Solucionar problemas de pagos de facturas de contratos para obtener más información.
Deshabilitar la edición después de que las transacciones contabilizadas se impriman o se envíen por correo electrónico	Evita que las transacciones contabilizadas se editen después de imprimirlas o enviarlas por correo electrónico. Esta funcionalidad solo se aplica cuando las facturas se imprimen yendo a Cuentas a cobrar > Todo > Facturas > Imprimir o enviar por correo electrónico > Facturas. Para cubrir todos los escenarios de impresión y correo electrónico para tus facturas y regularizaciones, selecciona también la opción Marcar como impreso cuando se selecciona cualquier opción de impresión o correo electrónico casilla de verificación. Esta opción es obligatoria para las sociedades sudafricanas.
Señalizar como impreso cuando se selecciona cualquier opción de impresión o correo electrónico	Aplica el estado de impreso a las transacciones contabilizadas que se imprimen desde: La lista de facturas La ficha de facturas La lista de regularizaciones La ficha de regularizaciones Esta característica solo tiene impacto si el Deshabilitar la edición después de imprimir o enviar por correo electrónico las transacciones contabilizadas La casilla de verificación también está seleccionada. Esta opción es obligatoria para las sociedades sudafricanas.
Mostrar impuestos y subtotales para facturas	Permite a Intacct mostrar campos de impuestos y subtotales en las facturas. Esta función solo está disponible si has habilitado las etiquetas de cuenta (en el Habilitar funcionalidad sección). Esta opción está deshabilitada para las sociedades que están suscritas a la aplicación Impuestos. En la sección Resumen de impuestos se muestra el total del impuesto para todos los elementos de la factura. (La opción solo aparece si Habilitar etiquetas de cuenta está seleccionado).
Utilizar calendarios fiscales avanzados	Habilita Impuestos avanzados para el método de cálculo de impuestos. Los detalles del impuesto, los calendarios y los mapas de calendarios fiscales se crean para definir la correlación de impuestos para los cálculos de impuestos. Intacct calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas en función de quién es el cliente, dónde se encuentra y qué artículos compra. Si has habilitado Avalara AvaTax o tienes previsto usar Simple Tax, no habilites esta opción. Impuestos avanzados no es compatible con el uso de ninguno de estos otros dos métodos de cálculo de impuestos. Esta función solo está disponible si has habilitado las etiquetas de cuenta (en el Habilitar funcionalidad ) e impuestos y subtotales habilitados en la configuración. Para las empresas suscritas a la aplicación Impuestos: Esta opción solo aparece si: Habilitar etiquetas de cuenta está seleccionado. Cuando te suscribes a la aplicación Impuestos, los calendarios fiscales avanzados se habilitan automáticamente y no se pueden desactivar. La casilla de verificación no se puede modificar. Asegúrate de anular la selección de esta opción si aún no has configurado la aplicación Impuestos para evitar errores. Después de habilitar la suscripción a impuestos, esta opción se habilita automáticamente. La casilla de verificación no se puede seleccionar ni desmarcar. Más información sobre Configuración de impuestos. Si está configurado para varias jurisdicciones fiscales, la opción se ignora para las entidades que utilizan la solución Avalara AvaTax. La solución Avalara AvaTax no depende de los detalles del impuesto, los calendarios fiscales ni los mapas fiscales como lo hacen las soluciones de IVA, GST o Impuestos avanzados. Debes habilitar esta opción para utilizar la anulación del calendario fiscal en las transacciones de Compras y Pedidos para la aplicación Construcción.
Habilitar la refacturación entre entidades	En las sociedades multientidad y en moneda única, permite a Intacct crear la factura correspondiente en los libros de una entidad cuando se crea automáticamente una factura en una segunda entidad. Al habilitar esta funcionalidad, tiene dos opciones. Factura creada como borrador (obligatorio para sociedades habilitadas para el IVA): Guarda la factura generada por el sistema como borrador. Esta opción es la opción predeterminada para las sociedades suscritas a la aplicación Impuestos, de modo que puedes añadir una configuración fiscal estándar antes de contabilizar la factura. Factura contabilizada directamente: Contabiliza la factura generada por el sistema directamente en el Libro Mayor. Esta opción no está disponible para las empresas que utilizan Impuestos. Esta función solo está disponible para sociedades de consolidaciones globales y compartidas con varias entidades.
Habilitar avisos de reclamación	Selecciona esta opción para habilitar los avisos de reclamación y gestionar los cobros a través de Cuentas a cobrar. Más información sobre cómo configurar y utilizar los avisos de reclamación.
Habilitar la edición de fechas de reversión	Selecciona esta opción para habilitar la edición de fechas de reversión de pago desde la lista Pagos contabilizados.
Habilita pagos únicos para varios clientes	Esta opción te permite recibir un solo pago y aplicar el pago a facturas de diferentes clientes. Cuando se selecciona esta opción, la página Recibir pagos se actualiza con dos nuevos campos: Aplicar pago a y Nombre del pagador. Más información sobre los pagos únicos para varios clientes.
Activar el registro de los reembolsos al cliente	Habilita los reembolsos a los clientes, que puedes utilizar para registrar los reembolsos que has procesado fuera de Sage Intacct. Esta opción requiere cierta configuración. Más información sobre cómo habilitar los reembolsos al cliente.

Ajustes del contacto

Opción	Descripción
Restringir contactos en transacciones	Las opciones son: Mostrar todos los contactos: Muestra todos los contactos en listas desplegables de transacciones. Restringir a los contactos de clientes: Limita los contactos que están disponibles en las listas desplegables a los contactos asociados a cualquier ficha de cliente. Seleccione esta opción cuando desee que la lista de contactos se cargue más rápido, pero desee asignar contactos principales o secundarios que no estén asociados con el cliente seleccionado. Restringir a contactos relacionados con el cliente seleccionado: Limita los contactos que se muestran en las listas desplegables de transacciones a los contactos asociados con el cliente seleccionado. Cuando se selecciona esta opción, la lista de contactos se carga más rápido y los usuarios solo tienen acceso a los contactos más adecuados. Si restringe los contactos mostrados, espere el siguiente comportamiento: Solo los contactos asignados a las fichas de clientes en la pestaña Contactos aparecerán en las listas desplegables de transacciones. La función Buscar no está disponible en las listas de transacciones restringidas. Si editas una transacción que se creó antes de que se añadieran las restricciones, las nuevas restricciones de contacto se aplicarán al guardar los cambios.
Fuente de información del remitente predeterminada	Esta opción establece la información de contacto predeterminada del remitente cuando un usuario envía por correo electrónico facturas o extractos de cuenta en Cuentas a cobrar. Perfil de usuario: La información del remitente se establece de forma predeterminada en el usuario que envía el correo electrónico. Perfil personalizado: La información del remitente se establece de forma predeterminada en los valores que establezca aquí, en lugar del perfil de usuario. Seleccione esta opción para mostrar los siguientes campos: Dirección de correo electrónico del remitente: La dirección de correo electrónico del remitente predeterminada que quieres rellenar cuando un usuario envía facturas o extractos de cuenta por correo electrónico. Nombre del remitente: El nombre del remitente predeterminado que desea rellenar. Número de teléfono del remitente: El número de teléfono del remitente predeterminado.

Opción

Descripción

Restringir contactos en transacciones

Las opciones son:

Mostrar todos los contactos: Muestra todos los contactos en listas desplegables de transacciones.
Restringir a los contactos de clientes: Limita los contactos que están disponibles en las listas desplegables a los contactos asociados a cualquier ficha de cliente. Seleccione esta opción cuando desee que la lista de contactos se cargue más rápido, pero desee asignar contactos principales o secundarios que no estén asociados con el cliente seleccionado.
Restringir a contactos relacionados con el cliente seleccionado: Limita los contactos que se muestran en las listas desplegables de transacciones a los contactos asociados con el cliente seleccionado. Cuando se selecciona esta opción, la lista de contactos se carga más rápido y los usuarios solo tienen acceso a los contactos más adecuados.

Si restringe los contactos mostrados, espere el siguiente comportamiento:

Solo los contactos asignados a las fichas de clientes en la pestaña Contactos aparecerán en las listas desplegables de transacciones. La función Buscar no está disponible en las listas de transacciones restringidas.
Si editas una transacción que se creó antes de que se añadieran las restricciones, las nuevas restricciones de contacto se aplicarán al guardar los cambios.

Fuente de información del remitente predeterminada

Esta opción establece la información de contacto predeterminada del remitente cuando un usuario envía por correo electrónico facturas o extractos de cuenta en Cuentas a cobrar.

Perfil de usuario: La información del remitente se establece de forma predeterminada en el usuario que envía el correo electrónico.
Perfil personalizado: La información del remitente se establece de forma predeterminada en los valores que establezca aquí, en lugar del perfil de usuario. Seleccione esta opción para mostrar los siguientes campos:
- Dirección de correo electrónico del remitente: La dirección de correo electrónico del remitente predeterminada que quieres rellenar cuando un usuario envía facturas o extractos de cuenta por correo electrónico.
- Nombre del remitente: El nombre del remitente predeterminado que desea rellenar.
- Número de teléfono del remitente: El número de teléfono del remitente predeterminado.

Ajustes de pantalla

Opción	Descripción
Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada: Permite a los usuarios anular la fecha de contabilización de las facturas o regularizaciones durante la entrada de transacciones. Esta opción le permite tener una fecha para la fecha de la transacción real y una fecha independiente para la fecha en que la transacción se contabiliza realmente en el Libro Mayor. La fecha de contabilización en el Libro Mayor también está disponible a través de Sage IntacctXML Gateway. Si utilizas diferentes fechas de contabilización y transacción, y exportas automáticamente varias transacciones a tu sociedad, esto te permite conservar esas fechas separadas cuando los datos ingresan a Intacct. Autorrellenar con la fecha de contabilización en el Libro Mayor: Permite a Intacct rellenar automáticamente la fecha de contabilización de la transacción con la fecha de contabilización del Libro Mayor para facturas y regularizaciones. Esta opción solo está disponible cuando la opción Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada se establece en Sí. Estableciendo esto en No hace que la fecha de contabilización en el Libro Mayor esté en blanco al crear facturas en Cuentas a cobrar, Pedidos y Compras.
Mostrar cada línea de nota de regularización o factura como	Define la visualización del cuadro de notas en la partida de factura o regularización: Una sola línea con ventana emergente Área de texto Línea doble Área de texto Línea triple Área de texto
Autorrellenar la información del cliente	Permite a Intacct rellenar la información de la factura anterior para ahorrar tiempo en la introducción de datos. Es más eficaz cuando se introducen varias facturas del mismo cliente.

Opción

Descripción

Fecha de contabilización en el Libro Mayor

Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada: Permite a los usuarios anular la fecha de contabilización de las facturas o regularizaciones durante la entrada de transacciones. Esta opción le permite tener una fecha para la fecha de la transacción real y una fecha independiente para la fecha en que la transacción se contabiliza realmente en el Libro Mayor.

La fecha de contabilización en el Libro Mayor también está disponible a través de Sage IntacctXML Gateway. Si utilizas diferentes fechas de contabilización y transacción, y exportas automáticamente varias transacciones a tu sociedad, esto te permite conservar esas fechas separadas cuando los datos ingresan a Intacct.

Autorrellenar con la fecha de contabilización en el Libro Mayor: Permite a Intacct rellenar automáticamente la fecha de contabilización de la transacción con la fecha de contabilización del Libro Mayor para facturas y regularizaciones. Esta opción solo está disponible cuando la opción Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada se establece en Sí.

Estableciendo esto en No hace que la fecha de contabilización en el Libro Mayor esté en blanco al crear facturas en Cuentas a cobrar, Pedidos y Compras.

Mostrar cada línea de nota de regularización o factura como

Define la visualización del cuadro de notas en la partida de factura o regularización:

Una sola línea con ventana emergente Área de texto
Línea doble Área de texto
Línea triple Área de texto

Autorrellenar la información del cliente

Permite a Intacct rellenar la información de la factura anterior para ahorrar tiempo en la introducción de datos. Es más eficaz cuando se introducen varias facturas del mismo cliente.

Configuración de dimensiones

Pantalla de dimensión estándar

Opción	Descripción
Habilita el seguimiento y la generación de informes con respecto a cada dimensión seleccionada	En esta sección se muestra la lista de dimensiones estándar que están habilitadas en el Libro Mayor. Las dimensiones definidas por el usuario (dimensiones que se crean exclusivamente para tus necesidades empresariales) no aparecen en esta lista porque se propagan automáticamente entre tus aplicaciones en el momento de la creación. Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar en esta aplicación para el seguimiento y la generación de informes. Dimensión de proyectos: Puede habilitar una dimensión de proyectos simple sin suscribirse a la aplicación Proyectos. En primer lugar, habilita la dimensión Proyectos en el Libro Mayor. A continuación, habilita la dimensión Proyectos en Cuentas a cobrar y utiliza los permisos de Cuentas a cobrar para controlar el acceso a ella. La dimensión Proyectos limita la funcionalidad principalmente a la generación de informes. Una suscripción de Proyectos amplía tu capacidad para hacer lo siguiente: Añade tareas a tus proyectos Ver un resumen del proyecto Generar facturas de proyectos Y más Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Proyectos. Dimensión de la tarea: La dimensión Tarea depende de la dimensión Proyecto y de una suscripción a Proyectos. Una vez habilitada, no puedes desactivar la dimensión Tarea. Dimensión del activo: La dimensión Activo solo está disponible con una suscripción a Gestión del inmovilizado. Sage Intacct propaga las dimensiones en las páginas de la aplicación, donde puedes seleccionar valores de dimensión para aplicarlos a transacciones específicas. Por ejemplo, si creas un pedido de venta, utiliza la dimensión cliente para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los ingresos por cliente e informar sobre ellos. O bien, si creas una orden de compra, utiliza la dimensión de proveedor para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los costes por proveedor e informar sobre ellos.

Opción

Descripción

Habilita el seguimiento y la generación de informes con respecto a cada dimensión seleccionada

En esta sección se muestra la lista de dimensiones estándar que están habilitadas en el Libro Mayor.

Las dimensiones definidas por el usuario (dimensiones que se crean exclusivamente para tus necesidades empresariales) no aparecen en esta lista porque se propagan automáticamente entre tus aplicaciones en el momento de la creación.

Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar en esta aplicación para el seguimiento y la generación de informes.

Dimensión de proyectos:

Puede habilitar una dimensión de proyectos simple sin suscribirse a la aplicación Proyectos. En primer lugar, habilita la dimensión Proyectos en el Libro Mayor. A continuación, habilita la dimensión Proyectos en Cuentas a cobrar y utiliza los permisos de Cuentas a cobrar para controlar el acceso a ella.

La dimensión Proyectos limita la funcionalidad principalmente a la generación de informes.

Una suscripción de Proyectos amplía tu capacidad para hacer lo siguiente:
- Añade tareas a tus proyectos
- Ver un resumen del proyecto
- Generar facturas de proyectos
- Y más
Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Proyectos.
Dimensión de la tarea: La dimensión Tarea depende de la dimensión Proyecto y de una suscripción a Proyectos. Una vez habilitada, no puedes desactivar la dimensión Tarea.
Dimensión del activo: La dimensión Activo solo está disponible con una suscripción a Gestión del inmovilizado.

Sage Intacct propaga las dimensiones en las páginas de la aplicación, donde puedes seleccionar valores de dimensión para aplicarlos a transacciones específicas.

Por ejemplo, si creas un pedido de venta, utiliza la dimensión cliente para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los ingresos por cliente e informar sobre ellos. O bien, si creas una orden de compra, utiliza la dimensión de proveedor para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los costes por proveedor e informar sobre ellos.

Secuenciación de documentos

Puedes introducir manualmente los identificadores para determinados tipos de transacciones y fichas a medida que los creas. También puedes hacer que Intacct añada los identificadores por ti en función de un plan preestablecido.

Con un plan de ID preestablecido, tu sociedad genera automáticamente nuevos ID o números para las transacciones y los registros relacionados. Por ejemplo, crea un plan de secuencia de documentos para los clientes. La secuencia de documentos crea automáticamente un nuevo identificador de cliente, como "CUST-0100", e incrementa el número cada vez que se crea un nuevo cliente.

Esta sección Secuenciación de documentos le permite hacer lo siguiente:

Seleccione un plan de ID preestablecido en transacciones y registros específicos.
Establezca una advertencia sobre los identificadores duplicados si se utiliza la entrada manual.
Requerir identificaciones en ciertos tipos de transacciones y documentos (solo Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar).

Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos para crear una nueva secuencia de numeración y, a continuación, selecciónela como una opción en esta sección.

Si no seleccionas una secuencia de numeración de documentos para una transacción o ficha, los usuarios deben introducir manualmente un identificador o un número al crear nuevas transacciones o fichas.

Además de ahorrar tiempo a los usuarios, la numeración automática garantiza que los usuarios no puedan usar un identificador dos veces ni omitir un número por completo.

Determina las transacciones en las que un número de identificación (como un Número de factura o número de ajuste) se requiere durante la entrada.

Puede solicitar números en:

Facturas, los ajustes y los ajustes recurrentes Facturas
Depósitos manuales: Requiere un número de factura que Intacct utiliza para crear la factura correspondiente

Opción	Descripción
Facturas Facturas recurrentes Regularizaciones de débito de Cuentas a cobrar Regularizaciones de crédito de Cuentas a cobrar Clientela Pagos Avances Reembolsos al cliente	Establece la secuencia numérica para las transacciones de cuentas a cobrar recién introducidas. En algunos casos, la secuencia de documentos no se asigna hasta que se contabiliza la transacción. Facturas (incluidas las facturas recurrentes) En el caso de las facturas, el uso de secuencias de numeración automática es opcional, excepto cuando te suscribes a la integración de impuestos sobre las ventas de Avalara y la habilitas para Cuentas a cobrar. En este caso, debes utilizar secuencias de números de factura, ya que el sistema de Avalara no puede resolver números duplicados. Regularizaciones de crédito y débito clientes Pagos Anticipos de clientes Reembolsos al cliente
Si duplica los números	Advertir: Muestra un mensaje de advertencia, pero permite al usuario continuar. No permitir que se creen transacciones: Muestra un mensaje que indica que el número de transacción de este cliente está duplicado. La transacción no se puede crear. No hacer nada: El usuario puede continuar con la transacción sin ninguna alerta o acción por parte de Intacct. Se aplica a las facturas y regularizaciones de este cliente
Requerir números en	Determina las transacciones en las que un número de identificación (como un Número de factura o número de ajuste) se requiere durante la entrada. Puede solicitar números en: Facturas, los ajustes y los ajustes recurrentes Facturas Depósitos manuales: Requiere un número de factura que Intacct utiliza para crear la factura correspondiente
Habilitar la reconciliación de clientes	Agrega el atributo Informe de reconciliación de clientes a la lista de informes de Cuentas a cobrar. Este informe muestra cuánto debe un cliente y cómo se concilian los pagos y los créditos con las facturas. El proceso de conciliación de transacciones comienza después de habilitar el informe. Más información sobre cómo configurar la reconciliación.
Secuencia de conciliación de Cuentas a cobrar	Establece la secuencia numérica que Intacct utiliza al hacer coincidir transacciones para la reconciliación de clientes. Las secuencias de coincidencia deben utilizar secuencias de documentos alfa.

Envejecimiento

Opción	Descripción
Mostrar reversiones como transacción histórica	Esta opción permite a Intacct incluir las reversiones de transacciones junto con las transacciones normales al ejecutar informes de antigüedad. Te recomendamos que mantengas esta casilla marcada para asegurarte de que el informe de antigüedad coincide con el Libro Mayor.
Periodos de antigüedad 1 - 3	Puedes establecer el número de columnas y los rangos de antigüedad para esas columnas en los informes de antigüedad de transacciones. Los valores se establecen en días. Escoger Editar para mostrar la Edición rápida: Cuadro de diálogo Períodos de antigüedad. Edita un periodo de antigüedad existente o crea uno nuevo. En Rango mínimoy Rango máximo, introduce el número mínimo y máximo de días de un periodo de antigüedad, respectivamente y, a continuación, selecciona Agregar. Intacct muestra el nuevo rango en la tabla Rango de periodos de antigüedad. Puede agregar rangos para tantas columnas como sea necesario. Para crear un rango abierto, deje el parámetro Rango máximo vacío. Utilice el controlador situado a la izquierda de cualquier fila para cambiar el orden de visualización de las filas. Al hacerlo, también se cambia el orden de visualización de las columnas en el informe de antigüedad.

Opción

Descripción

Mostrar reversiones como transacción histórica

Esta opción permite a Intacct incluir las reversiones de transacciones junto con las transacciones normales al ejecutar informes de antigüedad.

Te recomendamos que mantengas esta casilla marcada para asegurarte de que el informe de antigüedad coincide con el Libro Mayor.

Periodos de antigüedad 1 - 3

Puedes establecer el número de columnas y los rangos de antigüedad para esas columnas en los informes de antigüedad de transacciones. Los valores se establecen en días. Escoger Editar para mostrar la Edición rápida: Cuadro de diálogo Períodos de antigüedad. Edita un periodo de antigüedad existente o crea uno nuevo. En Rango mínimoy Rango máximo, introduce el número mínimo y máximo de días de un periodo de antigüedad, respectivamente y, a continuación, selecciona Agregar. Intacct muestra el nuevo rango en la tabla Rango de periodos de antigüedad. Puede agregar rangos para tantas columnas como sea necesario.

Para crear un rango abierto, deje el parámetro Rango máximo vacío.

Utilice el controlador situado a la izquierda de cualquier fila para cambiar el orden de visualización de las filas. Al hacerlo, también se cambia el orden de visualización de las columnas en el informe de antigüedad.

Formateo

Plantillas de documentos impresos

Opción	Descripción
Factura, Extracto de cuenta	Define la plantilla de documento impreso predeterminada que se utilizará para facturas y extractos de cuenta. Puede elegir entre los documentos estándar incluidos con la suscripción a la aplicación o cualquier Plantilla de documento impreso que creas en Intacct. Las plantillas de documentos utilizan campos de fusión para añadir información de la sociedad y del cliente al documento. Se recomienda que añadas la imagen del logotipo de tu empresa directamente a las plantillas de documentos impresos para que tengan el formato adecuado. Las plantillas de documentos impresos definidas en la ficha del cliente anulan esta configuración.

Opción

Descripción

Factura, Extracto de cuenta

Define la plantilla de documento impreso predeterminada que se utilizará para facturas y extractos de cuenta. Puede elegir entre los documentos estándar incluidos con la suscripción a la aplicación o cualquier Plantilla de documento impreso que creas en Intacct.

Las plantillas de documentos utilizan campos de fusión para añadir información de la sociedad y del cliente al documento. Se recomienda que añadas la imagen del logotipo de tu empresa directamente a las plantillas de documentos impresos para que tengan el formato adecuado.

Las plantillas de documentos impresos definidas en la ficha del cliente anulan esta configuración.

Plantillas de email

Opción	Descripción
Factura, Extracto de cuenta	Establece el valor predeterminado Plantilla de email Para ser utilizado en facturas y extractos de cuenta. La lista desplegable Factura solo muestra plantillas de correo electrónico con Tipo de plantilla = Factura de Cuentas a cobrar. La lista desplegable Extracto de cuenta solo muestra plantillas de correo electrónico con Tipo de plantilla = Extracto de cuenta a cobrar. Las plantillas de correo electrónico definidas en la ficha del cliente anulan esta configuración.

Opción

Descripción

Factura, Extracto de cuenta

Establece el valor predeterminado Plantilla de email Para ser utilizado en facturas y extractos de cuenta.

La lista desplegable Factura solo muestra plantillas de correo electrónico con Tipo de plantilla = Factura de Cuentas a cobrar.

La lista desplegable Extracto de cuenta solo muestra plantillas de correo electrónico con Tipo de plantilla = Extracto de cuenta a cobrar.

Las plantillas de correo electrónico definidas en la ficha del cliente anulan esta configuración.

Remitir a la dirección: Intacct imprime la siguiente información en la sección Remitir a de las facturas.

Opción	Descripción
País	El país.
Línea de dirección 1	La primera línea de dirección.
Línea de dirección 2	La segunda línea de dirección.
Línea de dirección 3	La tercera línea de dirección.
Ciudad	La ciudad.
Estado o territorio	El estado o territorio. Este campo se rellena con una lista de estados, provincias o territorios en función del país seleccionado anteriormente.
Código postal	El código postal.

Comprobante de pago

Opción	Descripción
Tarjetas de crédito	Permite a Intacct imprimir campos en la factura para recibir información de la tarjeta de crédito.
Débito ACH	Permite a Intacct imprimir campos en la factura para recibir información de débito ACH.

Pagos

Acepta la siguiente sección de tarjetas de crédito

Opción	Descripción
Visa, MasterCard, Discover, American Express, Diners Club, Otros	Añade las tarjetas que elijas a la lista de métodos de pago de facturas. Al especificar Otro, se agrega un cuadro de texto para que los usuarios especifiquen una tarjeta diferente a las tarjetas enumeradas aquí.
Dirección de correo electrónico	Puedes establecer una dirección de correo electrónico para que Intacct envíe notificaciones de caducidad de tarjetas de crédito en línea. Si una tarjeta que aparece en una factura recurrente caduca antes de que Intacct cree la siguiente factura programada, Intacct envía un correo electrónico en el que se indica que la tarjeta debe actualizarse o sustituirse. En el caso de varias notificaciones, separa las direcciones de correo electrónico con una coma.

Opción

Descripción

Visa, MasterCard, Discover, American Express, Diners Club, Otros

Añade las tarjetas que elijas a la lista de métodos de pago de facturas.

Al especificar Otro, se agrega un cuadro de texto para que los usuarios especifiquen una tarjeta diferente a las tarjetas enumeradas aquí.

Dirección de correo electrónico

Puedes establecer una dirección de correo electrónico para que Intacct envíe notificaciones de caducidad de tarjetas de crédito en línea. Si una tarjeta que aparece en una factura recurrente caduca antes de que Intacct cree la siguiente factura programada, Intacct envía un correo electrónico en el que se indica que la tarjeta debe actualizarse o sustituirse. En el caso de varias notificaciones, separa las direcciones de correo electrónico con una coma.

Valores predeterminados

Opción	Descripción
Método de pago	El método de pago estándar establecido como predeterminado al recibir pagos de facturas. Esta lista contiene todos los métodos de pago que has habilitado.
Cuenta de pago sin conexión	Especifica: Banco o Fondos sin depositar para su cuenta de depósito de transacciones.
Cuenta bancaria	La cuenta bancaria predeterminada para recibir pagos.

Créditos

Opción	Descripción
Aplicación automática de créditos en línea a las facturas	Selecciona esta opción para aplicar automáticamente los créditos en línea a las facturas. De forma predeterminada, las nuevas sociedades están configuradas para aplicar automáticamente créditos en línea a las facturas en Cuentas a cobrar. Esta configuración es una conveniencia que le permite: Mantén informes y reconciliaciones de antigüedad precisos reflejando correctamente las transacciones en las que se aplican los créditos. Ahorre tiempo y reduzca los errores humanos al eliminar la necesidad de una solicitud manual de crédito. Puedes optar por deshabilitar la aplicación automática de créditos en línea. Sin embargo, se recomienda encarecidamente esta configuración para aumentar la precisión y la eficiencia. No habilites esta función si usas Reglas inteligentes y Eventos inteligentes en Cuentas a cobrar. Aprende más Acerca de cómo funciona la aplicación automática de créditos en línea.

Opción

Descripción

Aplicación automática de créditos en línea a las facturas

Selecciona esta opción para aplicar automáticamente los créditos en línea a las facturas.

De forma predeterminada, las nuevas sociedades están configuradas para aplicar automáticamente créditos en línea a las facturas en Cuentas a cobrar. Esta configuración es una conveniencia que le permite:

Mantén informes y reconciliaciones de antigüedad precisos reflejando correctamente las transacciones en las que se aplican los créditos.
Ahorre tiempo y reduzca los errores humanos al eliminar la necesidad de una solicitud manual de crédito.

Puedes optar por deshabilitar la aplicación automática de créditos en línea. Sin embargo, se recomienda encarecidamente esta configuración para aumentar la precisión y la eficiencia.

No habilites esta función si usas Reglas inteligentes y Eventos inteligentes en Cuentas a cobrar.

Aprende más Acerca de cómo funciona la aplicación automática de créditos en línea.