Añadir, editar o desactivar empleados

Una práctica recomendada es crear un registro para cada uno de sus empleados para que pueda completar lo siguiente:

• Datos de informes

• Procesamiento de nóminas y beneficios

En función de la suscripción de tu empresa y de tus permisos, es posible que encuentres la función Empleados en los siguientes menús:

• Sociedad

• Gastos

• Proyectos

• Informes

Añadir un empleado básico

El registro de empleado más básico necesita un identificador y un nombre de contacto. Es posible que un empleado también necesite estar conectado a una ubicación, dependiendo de la configuración de tu empresa. Todos los demás campos son opcionales, pero se pueden usar para otras funciones en Intacct. Más información sobre Adición de un empleado detallado.

1. Vete a Expensas > Todo > y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Empleados.

2. Introduzca un Identificador del empleado.

3. Seleccione un Contacto principal.

4. Escoge un Ubicación.

5. Si lo deseas, rellena los campos de cada pestaña.

6. Haz clic en Guardar.

Añadir un empleado detallado

Crea una ficha de empleado más detallada para Detalles de empleo de la tienda, Seguimiento de las tasas de costey Configurar la información del reembolso para un empleado.

Introduce los detalles del empleo

1. Vete a Gastos > Todo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Empleados.

2. Introduzca un Identificador del empleado.

3. Seleccione un Contacto principal.

4. Escoge un Ubicación.

5. Si lo desea, rellene los campos.

   En el caso de una organización basada en proyectos o servicios, asocie también a un empleado con un Tipo de ganancia para calcular el costo real de la mano de obra de este empleado. A continuación, contabiliza en la cuenta o cuentas del Libro Mayor que especificaste al configurar por primera vez la aplicación Proyectos. Más información sobre Configuración de la contabilización de costes de personal.

6. Seleccione la opción Contactos pestaña.

7. Introduzca un Categoría.

8. Escoge un Contacto.

Seguimiento de las tasas de coste

1. Seleccione la opción Tasas de coste pestaña.

2. Introduzca un Tarifa por hora o Tasa anual.

3. Seleccione o introduzca un Fecha de inicio.

4. Selecciona Añadir.

Configurar la información del reembolso

Especifique y configure el método de pago preferido del empleado para los reembolsos en el Información de reembolso pestaña. También puedes hacer lo siguiente: Configurar notificaciones de pago automáticas para el empleado.

Reembolsos ACH o de ficheros bancarios

Si reembolsa a los empleados a través de ACH o archivos bancarios, configure la información necesaria para depositar los pagos en la cuenta bancaria de este empleado desde el Información del reembolso pestaña.

1. Seleccione la opción Información del reembolso pestaña.

2. En el Método de pago preferido, selecciona ACH o fichero bancario.

3. Elegir Selecciona una opción para habilitar el servicio.

4. Introduce información sobre la cuenta bancaria del empleado. Póngase en contacto con su correo electrónico para obtener esta información.

   Archivos ACH

   Descripciones de campos de archivos ACH

   Campo	Descripción
   Número de ruta bancario ACH	Número de ruta de la cuenta del empleado.
   Número de cuenta	Número de cuenta del empleado.
   Tipo de cuenta	Tipo de cuenta del empleado: una cuenta corriente o una cuenta de ahorros.
   Clasificación de la cuenta	Especifica si la cuenta del empleado es personal o empresarial. Si el empleado es un contratista individual que utiliza una cuenta personal, elija Personal (PPD). Si el empleado utiliza una cuenta de empresa, selecciona el código de clasificación que utiliza tu banco para los pagos ACH realizados a cuentas de empresa (CTX o CCD). Si no conoces tu código de clasificación, ponte en contacto con tu banco.

   Ficheros bancarios de Australia

   Descripciones de los campos de ficheros bancarios

   Campo	Descripción
   País de pago	Escoger Australia.
   Número de cuenta del acreedor	Introduce el número de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. Los números de cuenta no pueden comenzar con un espacio.
   Nombre de la cuenta del acreedor	Escriba el nombre que desea asociar con la cuenta corriente del acreedor. El límite de caracteres para el nombre de la cuenta es 32. Usar solo caracteres alfanuméricos
   Número BSB del acreedor	Introduce el número de sucursal bancaria de seis dígitos del banco del proveedor o empleado.
   Referencia	Introduce un número de referencia significativo para conectar el fichero bancario y los reembolsos de gastos de empleados que se van a pagar, lo que permite realizar un seguimiento de los pagos. En el fichero bancario, el número de referencia utilizado depende de cuántos gastos se incluyan para el reembolso de un empleado. El pago es por el reembolso de un gasto Cuando hay un número de referencia en el gasto, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando no hay un número de referencia en el gasto, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. El pago es por reembolsos de gastos múltiples Cuando los gastos tienen el mismo número de referencia, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando los gastos tienen números de referencia diferentes, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. Introduce un máximo de 18 caracteres alfanuméricos en el campo Referencia campo.

   Ficheros bancarios de Francia

   Descripciones de los campos de ficheros bancarios

   Campo	Descripción
   País de pago	Escoger Francia.
   IBAN del acreedor	Introduce el número de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. Los números de cuenta no pueden comenzar con un espacio.
   Nombre del acreedor	Escriba el nombre que desea asociar con la cuenta corriente del acreedor. El límite de caracteres para el nombre de la cuenta es 32. Usar solo caracteres alfanuméricos
   BIC del acreedor	Introduce el código de identificación bancaria de la cuenta. Se trata de un identificador único asignado por SWIFT para el procesamiento de pagos internacionales.
   Detalles de la dirección del acreedor	Introduce los detalles de la dirección según sea necesario.
   Identificador de extremo a extremo	Introduce un número de referencia significativo para conectar el fichero bancario y los reembolsos de gastos de empleados que se van a pagar, lo que permite realizar un seguimiento de los pagos. En el fichero bancario, el número de referencia utilizado depende de cuántos gastos se incluyan para el reembolso de un empleado. El pago es por el reembolso de un gasto Cuando hay un número de referencia en el gasto, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando no hay un número de referencia en el gasto, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. El pago es por reembolsos de gastos múltiples Cuando los gastos tienen el mismo número de referencia, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando los gastos tienen números de referencia diferentes, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. Introduce un máximo de 18 caracteres alfanuméricos en el campo Identificador de extremo a extremo campo.

   Ficheros bancarios de Irlanda

   Descripciones de los campos de ficheros bancarios

   Campo	Descripción
   País de pago	Escoger Irlanda.
   IBAN del acreedor	Introduce el número de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. Los números de cuenta no pueden comenzar con un espacio.
   Nombre del acreedor	Escriba el nombre que desea asociar con la cuenta corriente del acreedor. El límite de caracteres para el nombre de la cuenta es 32. Usar solo caracteres alfanuméricos
   BIC del acreedor	Introduce el código de identificación bancaria de la cuenta. Se trata de un identificador único asignado por SWIFT para el procesamiento de pagos internacionales.
   Detalles de la dirección del acreedor	Introduce los detalles de la dirección según sea necesario.
   Identificador de extremo a extremo	Introduce un número de referencia significativo para conectar el fichero bancario y los reembolsos de gastos de empleados que se van a pagar, lo que permite realizar un seguimiento de los pagos. En el fichero bancario, el número de referencia utilizado depende de cuántos gastos se incluyan para el reembolso de un empleado. El pago es por el reembolso de un gasto Cuando hay un número de referencia en el gasto, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando no hay un número de referencia en el gasto, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. El pago es por reembolsos de gastos múltiples Cuando los gastos tienen el mismo número de referencia, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando los gastos tienen números de referencia diferentes, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. Introduce un máximo de 18 caracteres alfanuméricos en el campo Identificador de extremo a extremo campo.

   Ficheros bancarios de Sudáfrica

   Descripciones de los campos de ficheros bancarios

   Campo	Descripción
   País de pago	Escoger Sudáfrica.
   Número de cuenta de origen	Introduce el número de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. Los números de cuenta no pueden comenzar con un espacio.
   Nombre de la cuenta de origen	Introduce el nombre del titular de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos.
   Rama de origen	Introduce el número de sucursal bancaria de seis dígitos del banco del proveedor o empleado.
   Tipo de cuenta	Introduce el tipo de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. El valor debe ser 1, 2, 3 o 4.
   Código de cuenta del beneficiario	Introduce el código de cuenta del beneficiario, alfanumérico y máximo de 13 caracteres.
   Señalizador de comprobante de pago	Entrar Verdadero, T (Sí) o Falso, F (No) para especificar si desea que se imprima el comprobante de pago cuando se autorice el lote de pago del fichero bancario.
   Referencia del usuario	Introduce un número de referencia significativo para conectar el fichero bancario y los reembolsos de gastos de empleados que se van a pagar, lo que permite realizar un seguimiento de los pagos. En el fichero bancario, el número de referencia utilizado depende de cuántos gastos se incluyan para el reembolso de un empleado. El pago es por el reembolso de un gasto Cuando hay un número de referencia en el gasto, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando no hay un número de referencia en el gasto, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. El pago es por reembolsos de gastos múltiples Cuando los gastos tienen el mismo número de referencia, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando los gastos tienen números de referencia diferentes, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. Introduzca un máximo de 20 caracteres alfanuméricos en el icono Referencia del usuario campo.
   Código de acreedor	Introduce el código de acreedor de la cuenta bancaria estándar del proveedor. Esta opción aparece al seleccionar Formato estándar de NAMPAY SSVS Pre como el formato de archivo de su cuenta corriente.

   Ficheros bancarios del Reino Unido

   Descripciones de los campos de ficheros bancarios

   Campo	Descripción
   País de pago	Escoger Reino Unido.
   Divisa de pago	Selecciona la divisa para los pagos a los proveedores y los reembolsos a los empleados. EUR: Esta opción utiliza el formato de fichero bancario SEPA para realizar pagos en euros. GBP: Esta opción utiliza un formato de fichero bancario del Reino Unido para realizar pagos en GBP.
   Número de cuenta del acreedor	Introduce el número de cuenta de la cuenta bancaria del proveedor o empleado a la que se realizan los pagos. Los números de cuenta no pueden comenzar con un espacio.
   Nombre del beneficiario	Ingrese el nombre que desea asociar con la cuenta corriente del beneficiario. Consulte con su banco para determinar el límite de caracteres para el nombre de la cuenta. Utilice únicamente caracteres alfanuméricos.
   Código de clasificación del beneficiario	Introduce el número de sucursal bancaria de seis dígitos del banco del proveedor o empleado.
   Detalles de la dirección del acreedor	Introduce los detalles de la dirección según sea necesario.
   Referencia de BACS	Introduce un número de referencia significativo para conectar el fichero bancario y los reembolsos de gastos de empleados que se van a pagar, lo que permite realizar un seguimiento de los pagos. En el fichero bancario, el número de referencia utilizado depende de cuántos gastos se incluyan para el reembolso de un empleado. El pago es por el reembolso de un gasto Cuando hay un número de referencia en el gasto, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando no hay un número de referencia en el gasto, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. El pago es por reembolsos de gastos múltiples Cuando los gastos tienen el mismo número de referencia, el fichero de pago utiliza el número de referencia del gasto. Cuando los gastos tienen números de referencia diferentes, el archivo utiliza este número de referencia del empleado. Introduce un máximo de 18 caracteres alfanuméricos en el campo Referencia de BACS campo. Puedes hacer que este campo sea obligatorio para los proveedores y empleados del Reino Unido seleccionando Referencia de pago de BarclaysNet formato de archivo para su cuenta corriente del Reino Unido.

5. Haz clic en Guardar.

Configurar notificaciones de pago automáticas

Intacct te permite Notificar automáticamente a los empleados cuando se les hayan reembolsado los gastos. Como parte del proceso de configuración de las notificaciones de pago automáticas, debes:

• Seleccione a los empleados a los que desea notificar los reembolsos de gastos.
• Verifique que cada empleado tenga una dirección de correo electrónico en su información de contacto.

1. En la pestaña Información de reembolso, selecciona Enviar notificación de pago automática.

2. Seleccione la opción Contactos pestaña.

3. Seleccione la opción Contactos desplegable y elija Vista.

4. Verifica el nombre y la dirección de correo electrónico del empleado.

   El correo electrónico de notificación de pago utilizará automáticamente el nombre y la dirección de correo electrónico en el registro de contacto principal del empleado.

5. Haz clic en Guardar.

Editar un empleado

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca la ficha de empleado que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca al empleado y selecciona Editar.

3. Realiza los cambios pertinentes.

4. Haz clic en Guardar.

Ver un empleado

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca la ficha del empleado que quieres ver.

3. Escoger Más acciones >Vista al final de la fila.

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca al empleado y selecciona Vista.

Desactivar o eliminar a un empleado

Para reducir el desorden en las listas, desactiva a los empleados que ya no utilizas. También puedes borrar empleados de la lista Empleados. Después de eliminar un registro de empleado, no se puede restaurar. Si no estás seguro de si quieres eliminar una ficha, establece su estado en inactivo.

Las fichas de empleados relacionadas con una transacción o ficha no se pueden borrar. En estos casos, vaya a la transacción o registro donde se menciona al empleado y elimine el registro de empleado allí.

Desactivar a un empleado

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca la ficha de empleado que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. En Estado, seleccione Inactivo.

5. Haz clic en Guardar.

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca al empleado y selecciona Editar.

3. En Estado, seleccione Inactivo.

4. Haz clic en Guardar.

Eliminar un empleado

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busca la ficha de empleado que quieres eliminar.

3. Escoger Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Escoger Borrar para confirmar.

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.

2. Busque al empleado y seleccione su casilla de verificación.

3. Selecciona Borrar.