Información general sobre Gestión de gastos

Asegúrate de que tu presupuesto se siga con Gestión de gastos. Gestión de gastos proporciona una forma para que las empresas controlen los gastos de acuerdo con un presupuesto específico, informándote de cuándo un gasto supera el presupuesto establecido. Se puede configurar para validar transacciones del Libro Mayor, Cuentas a pagar o Compras. Incluso puedes incluir como parte del cálculo los gastos asignados, que son compras previamente aprobadas pero no se ha enviado ninguna factura.

Gestión de gastos:

• se integra y valida un presupuesto específico en gastos para Libro Mayor, Cuentas a pagar y Compras, lo que respalda un mejor control y planificación financiera
• Admite la validación basada en dimensiones
• Proporciona información sobre el impacto del presupuesto durante el proceso de gasto
• Envía notificaciones proactivas por correo electrónico a los administradores de presupuestos, resumiendo las transacciones que se han contabilizado y que superan el presupuesto
• Puede detener o advertir automáticamente cuando se contabilizan transacciones que superan el presupuesto
• Captura si una transacción se ha realizado dentro o ha superado el presupuesto en la pista de auditoría

Acerca de la gestión de gastos

En muchas empresas, los gastos son procesados por varios miembros del personal que afectan el presupuesto común. A medida que se introducen estas transacciones, no es práctico detenerse y ejecutar un informe de presupuesto para cada transacción que se introduce.  Puede pasar algún tiempo después de que se haya contabilizado una transacción cuando alguien note que se ha excedido el presupuesto. La necesidad de obtener información sobre un presupuesto en tiempo real se duplica cuando una transacción requiere aprobación, y el presupuesto debe tenerse en cuenta en la decisión de aprobación.

Gestión de gastos se encarga automáticamente de este seguimiento y validación, lo que facilita el control de los gastos en función de tu presupuesto general. Gestión de gastos valida los gastos con respecto al presupuesto, lo que te ayuda a realizar fácilmente un seguimiento de los gastos que pueden hacer que superes el presupuesto.

Configuración flexible

La configuración de Gestión de gastos es flexible. Si encuentras gastos inesperados pero necesarios que superarían el presupuesto, puedes configurar Gestión de gastos para advertir sobre los excedentes del presupuesto. Esto aún permite que se contabilicen estas transacciones. También puedes guardar la transacción como borrador y, a continuación, ajustar el presupuesto utilizado para Gestión de gastos para permitir que se contabilicen estas transacciones.

¿Quién utiliza Gestión de gastos?

Cualquier sociedad que quiera hacer cumplir un presupuesto y controlar los gastos podría beneficiarse de la gestión de gastos. La aplicación puede ser especialmente interesante y útil para:

• Equipos de contabilidad y finanzas
• Propietarios del presupuesto de unidades de negocio y departamentos
• CFOs
• Gestores de proyectos
• Gestores de subvenciones

La persona que crea el presupuesto, la persona que configura la gestión de gastos y la persona que contabilización los gastos pueden ser personas diferentes. Cada uno necesita sus propios permisos para su área, pero no se necesitan permisos especiales para Gestión de gastos más allá de suscribirse a la propia Gestión de gastos.

Funciones clave de Gestión de gastos

Validación de gastos

La validación de gastos analiza el presupuesto, la fecha de inicio, la duración, las dimensiones utilizadas y si se deben incluir gastos asignados en los libros definidos por el usuario.

En el caso de los gastos que se especifican en una transacción con la gestión de gastos habilitada, la Gestión de gastos valida los gastos de la transacción tomando el presupuesto calculado para el periodo de tiempo seleccionado en la configuración menos los gastos reales hasta ese momento. Una vez contabilizado un gasto, se tiene en cuenta inmediatamente en la validación futura.

Si has incluido un libro definido por el usuario para los gastos asignados, Gestión de gastos también añade este importe a la fórmula de validación, de modo que el presupuesto restante sea siempre igual al importe del presupuesto inicial menos los gastos reales y asignados. Además, la Gestión de gastos también se puede configurar para que las cuentas del balance admitan las compras de activos.

Más información sobre Validación de Gestión de gastos.

Validación basada en dimensiones

Gestión de gastos puede validar un presupuesto por cualquier dimensión, tanto estándar como definida por el usuario. Por ejemplo, su sociedad podría presupuesto por el método departamento o bien ubicación dimensiones.

Si configuras el presupuesto mediante dimensiones, Gestión de gastos respeta esos límites de presupuesto dimensionales y los utiliza durante el proceso de validación. Al validar con respecto a las dimensiones, cualquier combinación de dimensiones debe coincidir exactamente con eso en el presupuesto.

Al validar por dimensiones, asegúrate de que el presupuesto incluya valores para esas dimensiones. Más información sobre Validación de Gestión de gastos.

Función	Detalles
Validación de gastos
Validación basada en dimensiones
Se ajusta con los cambios de presupuesto	Si tu presupuesto cambia, Gestión de gastos se encarga del cambio en el futuro. Las transacciones anteriores contabilizadas en aplicaciones validadas por Gestión de gastos no se ven afectadas por el cambio, pero las transacciones nuevas o revisadas se validan con el presupuesto actualizado. Por ejemplo, si un departamento tiene un presupuesto de 5.000 $ para un periodo de informe determinado, las transacciones se validarán con respecto a ese valor de presupuesto. Si el presupuesto se cambia a la mitad del periodo del informe y el presupuesto del departamento es ahora de 8.000 $, las nuevas transacciones se validan con el presupuesto de 8.000 $. Si se edita y guarda una transacción que supera el límite del presupuesto de 5.000 $, ahora se valida con el presupuesto actualizado, no con el inicial.
Detener o advertir notificaciones	Cuando Gestión de gastos valida una transacción con respecto a un presupuesto, puede advertir o detener a un usuario cuando la transacción contabilizada supera el presupuesto establecido. Si Gestión de gastos se establece en: Advertir con un excedente de presupuesto, los usuarios aún pueden contabilizar transacciones que excedan el presupuesto. También da tiempo a los usuarios para hablar con su administrador de presupuesto y realizar ajustes en el presupuesto antes de que se contabilice la transacción. Detener Con un excedente de presupuesto, los usuarios no podrán contabilizar ninguna transacción que supere el presupuesto. En estos casos, el administrador del presupuesto tiene que ajustar el presupuesto antes de que se pueda contabilizar la transacción.
Notificaciones proactivas por correo electrónico sobre excedentes de presupuesto	Además de las notificaciones de detención y advertencia proporcionadas en el momento en que se contabiliza la transacción, un administrador de presupuesto puede recibir correos electrónicos de alerta sobre excedentes de presupuesto en un intervalo diario, semanal o mensual. Estas alertas incluyen un resumen de cada transacción que superó el presupuesto especificado durante el intervalo seleccionado en aplicaciones configuradas para Advertir con un excedente de presupuesto. Las transacciones se enumeran en el correo electrónico por aplicación de mayor a menor. Las notificaciones por correo electrónico solo se envían en aquellas transacciones que dan lugar a un excedente de presupuesto. Por ejemplo, si Compras está configurado para detenerse si se excede el presupuesto especificado, pero Cuentas a pagar está configurado para advertir, solo recibirás notificaciones por correo electrónico sobre excedentes de presupuesto relacionados con tus facturas, ya que Intacct evitará cualquier transacción que exceda el presupuesto si se contabiliza en Compras.
Información sobre el gasto	Con una sola acción, puedes ver el importe del presupuesto que ya se ha gastado y asignado, y cuánto permanecerá en el presupuesto después de que se contabilice la transacción. La función Información sobre el gasto tiene un artículo de permisos relacionado, por lo que puedes controlar quién tiene y quién no tiene acceso a la información sobre tu presupuesto y tus gastos. Más información sobre Uso de Spend Insight.
Historial de gastos	El historial de gastos por transacción se rastrea en la pista de auditoría, lo que proporciona información sobre la condición del presupuesto en el momento en que se envió la transacción.
Incluir los gastos asignados, si corresponde	Algunas organizaciones han reservado los gastos asignados en un libro definido por el usuario para realizar un seguimiento de los compromisos e incluir esos compromisos en los informes. Por ejemplo, muchas organizaciones reservan fondos para los gastos de los proveedores contratados o desean reflejar las compras aprobadas en la ecuación de los fondos disponibles en el presupuesto. Si tu sociedad utiliza libros definidos por el usuario, puedes incluir estos gastos asignados pero aún no liberados para la validación de Gestión de gastos a fin de asegurarte de que tu presupuesto se mantiene dentro de sus límites. Más información sobreincluidos los gastos asignados.
Compatibilidad con cuentas del balance	En el caso de las cuentas del balance, Gestión de gastos utiliza el saldo final de los asientos presupuestados, reales y asignados, y resta la compra actual para determinar si el importe restante está dentro del presupuesto.