Editar tus cuentas entre entidades correlacionadas con un archivo CSV
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En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.
Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.
Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.
Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.
Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.
Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite el uso de dos cuentas por entidad para las IET. El plan Avanzado permite el uso de cuatro cuentas por entidad para las IET.
Si decides realizar cambios importantes en la configuración entre entidades, puedes hacerlo con archivos CSV. La página de configuración de cuentas entre entidades te permite exportar un archivo CSV que contiene la configuración de tu cuenta entre entidades migrada y editar la configuración como desees. Cuando hayas terminado de editarlo, puedes guardar el archivo e importarlo de nuevo a Sage Intacct. Los cambios que realices en el archivo importado se reflejarán en la configuración entre entidades.
Una práctica recomendada es realizar cambios en la configuración entre entidades en:
- Un momento en el que no se registran transacciones.
- El comienzo de un periodo contable.
Puedes editar las correlaciones de cuentas de transacciones entre entidades de la siguiente manera:
- Añadir o actualizar Varias cuentas de transacciones entre entidades
- Borrar una relación entre entidades mediante la eliminación de sus cuentas de transacciones entre entidades y la conservación de las entidades asignadas
- Ignorar una relación entre entidades mediante la eliminación de la fila de entidades y cuentas de transacciones entre entidades
En este tema se trata cómo cambiar el plan de correlación de cuentas entre entidades que desea usar para administrar las transacciones de cuentas entre entidades y se supone que las entidades ya existen. Para obtener información sobre cómo crear una entidad, consulte Entidades.
Para administrar las correlaciones de cuentas entre entidades, ve a > de la empresa Arreglo > Configuración > la correlación de cuentas entre entidades. Haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.
Exportar la configuración actual de tu cuenta de transacciones entre entidades a un archivo CSV
Una práctica recomendada antes de cambiar la configuración de la cuenta entre entidades es exportar la configuración desde la página de correlación de cuentas entre entidades. Al exportar la configuración de IET, se guarda la configuración en un archivo CSV. Puedes guardar una copia del archivo CSV como archivo y editar otra copia para actualizar tu configuración. Puedes volver a importar el archivo después de guardar las ediciones para aplicarlas a la página Correlación de cuentas entre entidades.
| Suscripción | Sociedad |
|---|---|
| Tipo de usuario | Usuario empresarial con privilegios de administrador |
| Permisos | Correlación de cuentas entre entidades: Ver y editar |
- En la página Correlación de cuentas entre entidades, selecciona Editar.
- Escoger Exportar plantilla.
Se descarga un archivo CSV en el ordenador.
- Haz doble clic en el archivo para abrirlo y examinarlo y, a continuación, guárdalo.
Próximo Edita las correlaciones de cuentas de IET según sea necesario en el archivo CSV.
Edita las correlaciones de cuentas de IET según sea necesario en el archivo CSV
Sage Intacct lo hace no apoyo:
- Relaciones asimétricas en las que A puede pagar por B, pero B no puede pagar por A, o al revés.
- Asignación de entidades inactivas.
Si necesitas realizar cambios sustanciales en las correlaciones de cuentas de IET, puede ser más sencillo y rápido hacerlo con un archivo CSV.
Puedes editar las correlaciones de cuentas de transacciones entre entidades de la siguiente manera:
- Añadir o actualizar Varias cuentas de transacciones entre entidades
- Borrar una relación entre entidades mediante la eliminación de sus cuentas de transacciones entre entidades y la conservación de las entidades asignadas
- Ignorar una relación entre entidades mediante la eliminación de la fila de entidades y cuentas de transacciones entre entidades
Si lo deseas, puedes usar la misma cuenta de transacciones entre entidades para más de una asignación.
- Abre el archivo CSV de las correlaciones de cuentas de IET que has exportado, tal y como se describe en Exportar la configuración actual de tu cuenta de transacciones entre entidades a un archivo CSV.
- Revisa las correlaciones de cuentas de transacciones entre entidades que aparecen en el archivo CSV y busca las líneas que deseas cambiar.
- Edita el archivo CSV según sea necesario:
- Actualizar. Para actualizar varias correlaciones de cuentas de transacciones entre entidades, busca las correlaciones de cuentas relevantes y cámbialas. Por ejemplo, es posible que desees cambiar las cuentas a cobrar A y a pagar B para la correlación de cuentas entre las entidades de Australia y EE. UU., y las entidades de Australia y el Reino Unido.
- Agregar. Para agregar varias correlaciones de cuentas de IET, agregue una línea al archivo CSV para cada asignación de IET que desee crear. Para cada línea, especifique las entidades A y B en las columnas correspondientes y, a continuación, especifique las cuentas a cobrar y a pagar según sea necesario. Necesitarás dos cuentas por asignación cuando uses el plan Básico y cuatro cuentas por asignación cuando uses el plan Avanzado. Las cuentas pueden ser iguales o diferentes, por ejemplo, puede utilizar la misma cuenta de cobro para cada entidad en una correlación determinada.
- Borrar. Para eliminar una correlación de cuentas entre entidades, elimine las cuentas que se muestran en esa correlación de cuentas y conserve los nombres de las entidades.
- Ignorar. Para omitir una relación de cuentas entre entidades, borra toda la línea, incluidas las entidades y las cuentas. Si ignoras una relación entre entidades, Sage Intacct dejará de realizar un seguimiento de los saldos de transacciones entre entidades entre las dos entidades que elimines de tu lista de correlaciones de cuentas entre entidades.
- Guarde el archivo CSV.
Próximo Importar la configuración de tu cuenta de IET desde un archivo CSV.
Importar la configuración de tu cuenta de IET desde un archivo CSV
Después de realizar cambios en el archivo CSV de las correlaciones de cuentas de IET que exportaste, como modificar varias cuentas en el archivo CSV, vuelve a importar los cambios a Intacct.
Preparar un archivo CSV para su importación
Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tienes que hacer es rellenar las columnas con tus datos, guardarlos como archivo CSV y subir el archivo.
Los títulos de encabezado de la plantilla que descargues se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga.
Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulte Preparar el archivo para la importación de CSV.
| Suscripción | Sociedad |
|---|---|
| Tipo de usuario | Usuario empresarial con privilegios de administrador |
| Permisos |
|
- En la página Correlación de cuentas entre entidades, haga clic en Editar.
- Clic Importación.
Se muestra la ventana de correlación de cuentas entre entidades.
- Clic Seleccionar archivoy busque el archivo CSV de IET que desea importar.
Siga las instrucciones para importar archivos CSV que se muestran aquí.
Importar información de la empresa: opcionesImportar descripciones de las opciones de archivo Opción Descripción Examinar
Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
Formato de fecha
Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
Codificación de archivos
Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
Procesar sin conexión
Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.
Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección
Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).
Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.
- Clic Importación. El proceso de importación puede tardar algún tiempo.
Cuando se ha importado el archivo, se muestra una notificación que indica si la importación se ha realizado correctamente.
- Clic Hecho para cerrar la notificación.
Evita errores comunes de importación
Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.
En Microsoft Excel:
- Selecciona todas las celdas.
- Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
- En el Número , seleccione Mensaje de texto y, a continuación, seleccione De acuerdo.
- Guarde el archivo.
El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021
En Microsoft Excel:
- Selecciona una columna de fechas.
- Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccioneDar formato a las celdas.
- En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
- Guarde el archivo.
Aunque se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.
En Microsoft Excel:
- Seleccione un rango de celdas.
- En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
- En Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco.
- Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado.
- Guarde el archivo.
Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.
Para evitar que los datos se desplacen a las columnas incorrectas, evite usar comas en los campos numéricos y de texto.
Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".
Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que se produzca un error en la importación. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.
Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.
Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluido el uso de mayúsculas. Por ejemplo ven100 y VEN100 no coinciden.
Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, de lo contrario corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.
Si haces referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea a lo que hagas referencia ya debe existir en Intacct.
Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.
Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.
Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.
En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.
Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.
Si su empresa ha habilitado códigos de país ISO, debe especificar el código de país en el campo de país para cada registro. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.
Próximo Importar la configuración de tu cuenta de IET desde un archivo CSV.
Revisa los cambios en las correlaciones de cuentas de IET
Después de importar el archivo CSV modificado, es una buena idea revisar las correlaciones de cuentas de transacciones entre entidades que ahora ves en la página Correlación de cuentas entre entidades. Compara la lista de correlaciones de la página con la lista que tienes en el archivo CSV.
