Importar y exportar correlaciones de cuentas entre entidades

En Intacct, puedes registrar transacciones entre entidades de forma independiente de otras transacciones de cuentas a cobrar y cuentas a pagar. Las transacciones entre entidades se generan cuando, por ejemplo, una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Puedes especificar una cuenta a pagar y una cuenta a cobrar para las transacciones entre entidades para cada entidad o entidad comercial de tu sociedad de Intacct. La página Correlación de cuentas entre entidades te permite configurar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas usar para registrar las transacciones entre entidades de cada entidad.

Si desea realizar cambios importantes en la configuración entre entidades, puede hacerlo con archivos CSV.

Usa la plantilla CSV de configuración de la cuenta IET para:

  • Genera automáticamente una lista de todas las posibles permutaciones de pares de entidades en tu sociedad de Intacct. A continuación, descarga el archivo de plantilla CSV creado automáticamente, edítalo para definir las cuentas de los pares de entidades que quieras correlacionar e importa el archivo CSV de nuevo a Intacct.
  • Edita la configuración de tu cuenta IET existente exportando tu configuración a un archivo CSV, edita el archivo como desees y, a continuación, guarda el archivo e impórtalo de nuevo a Intacct. Los cambios que realices en el archivo importado se reflejarán en la configuración de tu cuenta de IET.
  • Archiva la configuración actual de tu cuenta entre entidades exportándola a un archivo CSV.

Prácticas recomendadas para usar la plantilla CSV de configuración de IET

Elige el momento adecuado para editar tu configuración de IET

Una práctica recomendada es realizar cambios en la configuración entre entidades en:

  • Un momento en el que no se registran transacciones.
  • El comienzo de un periodo contable.

Exportar la configuración existente a CSV

Una práctica recomendada antes de cambiar la configuración de la cuenta entre entidades es exportar la configuración desde la página de correlación de cuentas entre entidades. Al exportar la configuración de IET, se guarda la configuración en un archivo CSV. Puedes guardar una copia del archivo CSV como archivo y editar otra copia para actualizar tu configuración. Puedes volver a importar el archivo después de guardar las ediciones para aplicarlas a la página Correlación de cuentas entre entidades.

Sin pares asimétricos ni entidades inactivas

Sage Intacct lo hace no apoyo:

  • Relaciones asimétricas en las que A puede pagar por B, pero B no puede pagar por A, o al revés.
  • Asignación de entidades inactivas.

Acerca de la edición de una plantilla CSV de configuración de cuentas entre entidades

La plantilla CSV extrae todas las permutaciones posibles de pares entre entidades. Por ejemplo, si tienes 4 entidades, el archivo CSV incluirá 6 asignaciones representadas por 6 líneas en la hoja de cálculo.

Puede asignar tantas o tan pocas entidades como desee. Para correlacionar relaciones entre entidades, añade las cuentas que deseas utilizar a cada registro. Por ejemplo, puedes añadir cuentas individuales independientes para cuentas a cobrar y a pagar para cada entidad de la relación. Si desea excluir o ignorar una relación entre entidades determinada, simplemente deje en blanco los campos a cobrar y a pagar para toda la línea.

A continuación se muestra un ejemplo:

Un fragmento de ejemplo de un archivo CSV de un plan de correlación de IET
Entidad A Entidad B Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad A Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad A Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad B Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad B
E100 USA E200 UK        
E100 USA E300 AUS        
E100 USA E400 Francia        
E100 USA E500 Alemania        
E200 UK E300 AUS        
E200 UK E400 Francia 1250.03 IER Canadá 1250.04 IER México 1250.03 IER Canadá 1250.04 IER México
E200 UK E500 Alemania 1250.02 IER REINO UNIDO 1250.08 IER Alemania 1250.02 IER REINO UNIDO 1250.08 IER Alemania
E200 UK E600 México        
E200 UK E700 Canadá        
  • IER: Cuentas a cobrar entre entidades
  • IEP: Cuentas a pagar entre entidades
  • Los pares de entidades que dejes en blanco se eliminarán de la configuración de la entidad después de volver a cargar el CSV en Intacct.
Las cuentas que decidas usar para la correlación entre entidades dependen de ti. Debes añadir las cuentas pertinentes a la plantilla CSV editada y guardar el archivo. A continuación, vuelve a cargar el archivo CSV en Intacct para guardar los cambios.

Exportar la configuración de tu cuenta entre entidades a un archivo CSV

Una práctica recomendada antes de cambiar la configuración de la cuenta entre entidades es exportar la configuración desde la página de correlación de cuentas entre entidades. Al exportar la configuración de IET, se guarda la configuración en un archivo CSV. Puedes guardar una copia del archivo CSV como archivo y editar otra copia para actualizar tu configuración. Puedes volver a importar el archivo después de guardar las ediciones para aplicarlas a la página Correlación de cuentas entre entidades.

Suscripción Sociedad
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Correlación de cuentas entre entidades: Ver y editar
  1. Asegúrate de que trabajas en el nivel superior de tu empresa de Intacct seleccionando Nivel superior encima de la barra de aplicaciones.
  2. Vete a > de la empresa Arreglo > Configuración > la correlación de cuentas entre entidades.
  3. Escoger Editar en la parte superior de la página.
  4. Escoger Exportar plantilla.
  5. Haz doble clic en el archivo para abrirlo.

    Se descarga un archivo CSV en el ordenador.

  6. Edita el archivo según sea necesario y, a continuación, guárdalo.

Importar la configuración de tu cuenta entre entidades desde un archivo CSV

Puedes importar la configuración de tu cuenta de transacciones entre entidades exportada anteriormente desde un archivo CSV. Esto es útil cuando necesitas cambiar tu plan de correlación de cuentas entre entidades de básico a avanzado, o al revés.

O bien, puedes realizar ediciones masivas en la configuración actual de tu cuenta entre entidades. Por ejemplo, puedes modificar las cuentas del archivo CSV y, a continuación, guardar e importar los cambios de nuevo a Intacct.

Preparar un archivo CSV para su importación

Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tienes que hacer es rellenar las columnas con tus datos, guardarlos como archivo CSV y subir el archivo.

Los títulos de encabezado de la plantilla que descargues se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulte Preparar el archivo para la importación de CSV.

Suscripción Sociedad
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos

  • Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar

  • Correlación de cuentas entre entidades: Ver y editar
  1. En la página Correlación de cuentas entre entidades, selecciona Editar.
  2. Escoger Importación.

    Se muestra la ventana de correlación de cuentas entre entidades.

  3. Escoger Seleccionar archivoy busque el archivo CSV entre entidades que desea importar.

    Siga las instrucciones para importar archivos CSV que se muestran aquí.

    Importar descripciones de las opciones de archivo
    OpciónDescripción

    Examinar

    Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.

    Formato de fecha

    Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.

    Codificación de archivos

    Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.

    Procesar sin conexión

    Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.

    Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.

    Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección

    Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).

    Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

  4. Escoger Importación. El proceso de importación puede tardar algún tiempo.

    Cuando se ha importado el archivo, se muestra una notificación que indica si la importación se ha realizado correctamente.

  5. Escoger Hecho para cerrar la notificación.

¿Qué sucede después de importar el archivo CSV con correlaciones de cuentas de IET?

Después de editar el archivo CSV para incluir todas las cuentas que desees para los pares de entidades relevantes, guarda los cambios y vuelve a cargar el archivo en Intacct.

Después de importar las correlaciones completas, puedes ver las correlaciones de IET en el archivo Correlación de cuentas entre entidades página. Todas las cuentas que has añadido al archivo CSV se muestran en la página. Cualquier par de entidades con campos de cuenta vacíos se excluye de la correlación de cuentas de IET.

Si cambias de opinión y deseas correlacionar las relaciones de entidades excluidas, puedes editar el archivo CSV y volver a importarlo. O bien, puede agregar manualmente las asignaciones a la carpeta Correlación de cuentas entre entidades página.

Definiciones de campos para importar cuentas entre entidades

El archivo CSV incluye un nombre de campo para cada columna de la página Correlación de cuentas entre entidades, en función del plan de correlación que utilices.

Plan básico de correlación de cuentas entre entidades

Campo Descripción
Entidad El nombre o identificador de la entidad.
Cuenta a cobrar La cuenta de cobro que se asigna a la entidad para registrar las transacciones entre entidades.
Cuenta a pagar La cuenta a pagar que se asigna a la entidad para registrar las transacciones entre entidades.

Plan avanzado de correlación de cuentas entre entidades

Campo Descripción
Entidad A El nombre de una entidad en el par correlacionado
Entidad B El nombre de la otra entidad del par correlacionado.
Entidad A IER La cuenta de cobro entre entidades que se asigna a la entidad A para registrar las transacciones entre entidades.
IEP de la Entidad A La cuenta de cuentas a pagar entre entidades que se asigna a la entidad A para registrar las transacciones entre entidades.
Entidad B IER La cuenta de cobro entre entidades que se asigna a la Entidad B para registrar las transacciones entre entidades.
IEP de la Entidad B La cuenta de cuentas a pagar entre entidades que se asigna a la Entidad B para registrar las transacciones entre entidades.

Evita errores comunes de importación

Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona todas las celdas.
  2. Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En el Número , seleccione Mensaje de texto y, a continuación, seleccione De acuerdo.
  4. Guarde el archivo.

El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona una columna de fechas.
  2. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
  4. Guarde el archivo.

Aunque se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.

En Microsoft Excel:

  1. Seleccione un rango de celdas.
  2. En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
  3. En Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco.
  4. Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado.
  5. Guarde el archivo.

Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.

Para evitar que los datos se desplacen a las columnas incorrectas, evite usar comas en los campos numéricos y de texto.

Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".

Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que se produzca un error en la importación. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.

Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.

Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluido el uso de mayúsculas. Por ejemplo ven100 y VEN100 no coinciden.

Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, de lo contrario corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.

Si haces referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea a lo que hagas referencia ya debe existir en Intacct.

Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.

Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.

Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.

Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.

Si su empresa ha habilitado códigos de país ISO, debe especificar el código de país en el campo de país para cada registro. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.