Service d’importation : Factures de comptes clients – Bêta

Importez les factures de Comptes clients dans Sage Intacct à l’aide du service d’importation.

Cette importation fait partie d’un Adoption précoce ou Bêta pour le Service d’importation.

Bêta L’accès est limité à un petit groupe d’utilisateurs qui nous aident à évaluer les performances de cette importation. Pour plus d’informations, consultez Adoptions précoces et bêtas.

Le service d’importation vous aide à ajouter ou à mettre à jour de grands volumes de données en chargeant des fichiers. Les processus de création de nouvelles fiches et de mise à jour des fiches existantes sont des actions distinctes visant à éviter toute modification accidentelle. Le service comprend des outils de validation et de correction intégrés pour garantir l’exactitude de vos données avant l’importation.

Assurez-vous de disposer des permissions nécessaires pour la zone de données sélectionnée avant de commencer votre importation.

Pour importer des informations de factures de Comptes clients, vous devez disposer des permissions suivantes.

Abonnement	Comptes clients
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Factures : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier

Avant de commencer : planifiez votre importation

Le service d’importation a séparé la création de nouvelles fiches et la mise à jour des fiches existantes. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.

Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.

Créer de nouvelles fiches

Lorsque vous créez de nouvelles fiches, vous devez inclure les données de champ obligatoires pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses avec votre importation, si nécessaire. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.

En savoir plus sur le Créer processus.
Mettre à jour les fiches existantes

Lors de la mise à jour des fiches existantes, vous n’avez qu’à inclure le numéro de fiche unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.

En savoir plus sur le Mettre à jour processus et Voir un exemple.

Commencer avec un modèle

Intacct recommande de commencer avec un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :

En savoir plus sur le Options du modèle de service d’importation.

1. Saisir les données et inclure les champs obligatoires

Les données que vous saisissez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.

Créer de nouvelles fiches : Pour importer de nouvelles fiches, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les fiches pour lesquelles les données de champ obligatoires sont manquantes doivent être mises à jour avant de pouvoir être importées dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez chargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.

Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.

Mettre à jour les fiches existantes : Pour mettre à jour une fiche, il vous suffit de renseigner le numéro de fiche, ainsi qu’un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.

Toutes les importations ne permettent pas la mise à jour des enregistrements existants. Examinez la Liste des importations disponibles Pour confirmer que votre importation permet les mises à jour des fiches.

Champs obligatoires pour les factures des Comptes clients

Les champs obligatoires ci-dessous sont répertoriés dans le modèle de service d’importation pour cette importation. Le modèle d’importation contient également des champs qui ne sont pas requis par Intacct, mais qui peuvent être utiles à votre société.

Nom du champ :	DONOTIMPORT
#	Toute ligne commençant par # est ignoré pendant l’importation.
Nom du champ :	CUSTOMER_ID
Nom du champ d’UI :	Client
Type :	Alphanumérique
Longueur :	21
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique
Dépendances :	Doit faire référence à un client qui existe déjà dans Intacct.
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	INVOICEDATE
Nom du champ d’UI :	Date
Type :	Date
Longueur :	10
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Un rendez-vous.
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	DUE_DATE
Nom du champ d’UI :	Date d’échéance
Type :	Date
Longueur :	10
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Date
Dépendances :	Ne peut pas être avant le INVOICEDATE.
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	CURRENCY.TXNCURRENCY
Nom du champ d’UI :	Devise de transaction
Type :	Corde
Longueur :	3
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout code de devise ISO à trois lettres ISO-4127 tel que USD ou EUR
Dépendances :	Doit faire référence à une devise préalablement définie ; Les emplacements des éléments doivent utiliser la même devise de transaction.
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	LINES.ACCOUNTLABEL.ID
Nom du champ d’UI :	Libellé du compte
Type :	Alphanumérique
Longueur :	80
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Alphanumérique
Dépendances :	Doit faire référence à un compte qui existe déjà dans Intacct.
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	LINES.TXNAMOUNT
Nom du champ d’UI :	Montant en devise de transaction
Type :	Numéro
Longueur :	38,2
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	doit être non nulle et les valeurs négatives doivent être précédées d’un tiret.
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	TAXSOLUTIONID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Solution de transaction
Type :	Caractère
Longueur :	100
Valeur par défaut :	0
Valeurs valides :	Alphanumérique
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui, si votre organisation est configurée pour plusieurs juridictions fiscales et que vous importez au niveau général
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	TAX_LINE_NO - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Pas de nom de champ en tant que tel. Il s’agit des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments.
Type :	Numéro
Longueur :	4
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Entier positif
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de TVA ou de TPS. Commencer par 1 pour la première ligne fiscale d’un élément, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante.
Obligatoire :	Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS
Modifiable :	Numéro
Nom du champ :	TAX_AMOUNT - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Taxe en devise de transaction
Type :	Numéro
Longueur :	38,2
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	N’importe lequel, avec les valeurs négatives précédées d’un tiret
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Numéro
Modifiable :	Oui, si la facture n’est pas partiellement payée ou payée
Remarques :	Ce champ ne s’applique qu’aux solutions fiscales de type TVA ou TPS. Le montant saisi remplacera la taxe calculée par le détail de la taxe.
Nom du champ :	TAX_DETAILID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes.
Nom du champ d’UI :	Détails des taxes
Type :	Caractère
Longueur :	30
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Fait référence à un identifiant d’élément de taxe valide
Dépendances :	L’abonnement Taxes est activé pour une solution de taxe de type TVA ou TPS.
Obligatoire :	Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS
Modifiable :	Oui, si la facture n’est pas partiellement payée ou payée

En savoir plus sur la procédure Exclure des colonnes et Lignes quelques informations dans votre fichier d’importation.

2. Charger votre fichier et cartographier vos données

Voici les étapes générales à suivre pour importer des fiches dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Mappage de vos données dans le service d’importation.

Atteindre > de la société Coup monté > Importer des données.
Accédez à la section Importer un espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.

Dans certaines zones d’Intacct, vous pouvez lancer l’importation d’un service d’importation à partir de la page de liste directement à l’aide de la commande Importer bouton.
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Choisir Créer en regard d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.
- Choisir Mettre à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,
La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si aucun lien de mise à jour ne s’affiche en regard d’une importation, cela signifie que vous ne pouvez pas mettre à jour les fiches de cette zone à l’aide du service d’importation.
Glissez-déposez un fichier contenant ces informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Charger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.
Vous pouvez également sélectionner l’onglet avec lequel vous souhaitez travailler en premier, sélectionner la zone dans laquelle effectuer l’importation, puis sélectionner Continuer.

Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets.
Le Mapper les champs La page s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez le curseur sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

Si vous ne souhaitez pas importer de colonnes d’informations entrantes dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

Vérifiez toutes les correspondances de champs avant de continuer. Cela garantit que vos données vont vers les bons champs dans Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprendra davantage sur vos importations, les mappages deviendront plus automatiques.
Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.
Vous pouvez également faire correspondre les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.

Liste déroulante Importer dans les listes améliorées

Le Liste améliorée pour cette zone d’Intacct prend en charge Fichier CSV et Service d’importation importations. Utilisez la Importer pour sélectionner l’option qui correspond le mieux à vos besoins.

Ouvrez la liste améliorée de la zone d’Intacct dans laquelle vous souhaitez importer des données.

Par exemple, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > factures fournisseurs.

Assurez-vous que la liste améliorée est activée.
En haut de la liste, sélectionnez l’icône Importer et sélectionnez l’une des options suivantes :
- CSV Import
  
  Si disponible, la boîte de dialogue d’importation CSV s’ouvre, vous permettant de charger et d’importer un fichier CSV pour la zone actuelle.
- Service d’importation
  
  Le Page d’accueil du service d’importation S’ouvre et affiche les importations que vous pouvez exécuter en fonction de vos permissions d’utilisateur. Vous pouvez effectuer plusieurs importations consécutives dans différentes zones d’Intacct. Fermez la fenêtre Service d’importation lorsque vous avez terminé.

3. Validation et correction des données

Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs qui ont pu être rencontrées sont surlignées en rouge.

C’est l’occasion de corriger les erreurs avant d’importer dans Intacct. En fonction du nombre et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.

Vous pouvez importer des fichiers contenant des fiches valides et non valides. Toutefois, toute fiche comportant une erreur ne sera pas importée et sera déplacée vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les fiches, soit les supprimer.

Rechercher et corriger les erreurs

La fiche de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos fiches avant d’importer les données dans Intacct.

Utilisez des filtres intégrés pour afficher uniquement les fiches non valides.
Passez le curseur sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis chargez-les à nouveau si nécessaire.
Utiliser Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.

En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.

4. Finaliser et importer

Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importation pour charger vos données dans Intacct.

Après avoir importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans la Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail Importer. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Cela vous permet de confirmer facilement que votre importation a réussi et d’accéder à vos données chaque fois que vous en avez besoin.