Convertir une transaction d’achat

La conversion d’une transaction d’achat fait passer la transaction à l’étape suivante du flux de travail, telle que définie dans la définition de transaction d’achat associée. Par exemple, d’une commande d’achat à une facture d’achat.

Le processus de conversion copie les données de la transaction source vers la transaction suivante. La transaction source continue d’exister en tant que transaction distincte.

Par exemple, si vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur, vous pouvez toujours accéder à la commande d’achat source. Les modifications apportées à la facture fournisseur n’affectent pas la transaction source.

Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour convertir une transaction :

• Convertissez toutes les transactions en un autre type de transaction.
• Convertissez un élément hors inventaire en un montant spécifique (en savoir plus sur Conversion de prix).
• Convertir deux transactions ou plus, ou des éléments de différentes transactions, en une seule transaction.
  • Lorsqu’une transaction est ouverte, vous pouvez Convertir plusieurs documents en une seule transaction.
  • Pour consulter une liste de tous les types de transactions d’achat et utiliser des filtres pour rechercher les fournisseurs et les transactions qui peuvent être converties, consultez Traiter des transactions d’achat.
• Convertissez une transaction en deux transactions ou plus (voir Traiter les transactions d’Achats).

Convertissez l’intégralité de la transaction lorsqu’aucune régularisation d’élément n’est nécessaire. Par exemple, vous avez reçu une facture fournisseur pour tous les éléments d’une commande d’achat et vous êtes prêt à payer le fournisseur. Convertissez l’intégralité de la commande d’achat de vente en une facture fournisseur.

Vous ne pouvez convertir que des transactions dont le statut est En attente ou Partiellement convertie. En savoir plus sur Statuts de la transaction d’achats.

1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour afficher les demandes d’approvisionnement, accédez à Achats > Tous > > d’inventaire des fournituresÉtabli. Découvrez comment Traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez le type de transaction vers lequel vous souhaitez convertir la transaction.

   La nouvelle transaction apparaît dans la liste des transactions avec toutes les données de la transaction initiale.

4. Si l’attribut Convertir à partir d’un lien de transaction existant s’affiche, vous pouvez sélectionner des transactions supplémentaires à convertir en une seule transaction. En savoir plus sur Conversion de plusieurs transactions.

5. Apportez les modifications nécessaires à la transaction. Pour plus de détails sur la saisie des informations de champ, reportez-vous à la section Champs de la transaction d’achats.
6. Lorsque vous avez terminé de saisir ou de modifier les informations sur la transaction, sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Publier : Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Publication et nouveau: Enregistre la transaction et ouvre une nouvelle page de transaction,
   • Rédiger et continuer: Enregistre la transaction en tant que brouillon et ouvre une nouvelle page de la transaction.
   • Brouillon et terminé: Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   Par défaut, le liste transaction du type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions pour le type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie dans vos préférences personnelles.

Il est parfois possible que vous deviez convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la totalité de la transaction. Par exemple, vous avez une commande d’achat pour une certaine quantité d’un article, mais vous devez payer une quantité inférieure à la quantité de la commande d’achat ou à la facture d’un montant inférieur à la totalité de la commande d’achat (comme une commande d’achat globale).

1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour afficher les demandes d’approvisionnement, accédez à Achats > Tous > > d’inventaire des fournituresÉtabli. Découvrez comment Traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez le Nom de la transaction.

   Le nouveau transaction apparaît avec les données de transaction du transaction initial. La transaction Date Les valeurs par défaut sont définies selon le Hériter de la date de la transaction source dans vos préférences utilisateur.

4. Si nécessaire, modifiez le quantité ou le Prix d’un élément (la colonne Type de conversion peut être modifiée si votre société est configurée pour autoriser le remplacement du type de conversion par défaut d’un article).

   Par exemple, si la quantité de l’élément 1 est de 10 et que vous n’en recevez que 8, modifiez la Quantité sur les éléments 1 à 8. Ou, dans la colonne Type de conversion, sélectionnez Prix, puis saisissez le montant d’achat modifié dans la Prix champ.

   Vous ne pouvez pas saisir de numéro dans le Quantité Champ ayant le signe opposé au numéro de la transaction initiale. Par exemple, si le quantité commande d’achat initial est 5 et que vous saisissez -3 dans le Quantité sur la facture fournisseur, Intacct affiche une erreur.

5. Effectuez toute autre modification, le cas échéant.
6. Sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Publier : Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Brouillon: Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   • Plus d’actions : À utiliser pour sélectionner d’autres options de comptabilisation et de brouillon.
   Par défaut, le liste transaction du type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions pour le type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie dans vos préférences personnelles.

Il existe deux options dans vos préférences utilisateur qui vous permettent :

• Choisissez le liste transaction qui s’affiche après la convertir une transaction. Le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie est définie par défaut sur « Transaction liste pour le type de transaction converti ». Sélectionnez « liste de transaction pour le type de transaction initial » pour toujours afficher le liste transaction des transactions que vous souhaitez convertir.
• Indiquez si la date de la transaction cible correspond par défaut à la date de la transaction source. Lorsque vous convertissez une transaction en une autre transaction, la date de transaction de la nouvelle transaction est définie par défaut sur la date du jour. Dans de nombreux scénarios, la date de transaction de la nouvelle transaction doit être la date de transaction spécifiée sur la transaction source.

  Imaginons par exemple que vous convertissiez un bon de commande en facture fournisseur. La date de transaction du commande d’achat est le 1er mai 2024 et la date du jour est le 15 mai 2024. Si Utiliser la date du transaction source pour les transactions Achats est sélectionné dans vos préférences utilisateur, la date de transaction de la facture fournisseur est définie par défaut sur le 1er mai 2024.

Découvrez comment Mettez à jour vos préférences utilisateur.

Résoudre les problèmes de conversion de la transaction

Le tableau suivant décrit les problèmes de conversion potentiels et donne des solutions possibles pour vous permettre d’atteindre votre objectif :

Problème	Solution possible
Message d’erreur reçu : « Aucune information de rappel trouvée »	L’une des conditions suivantes peut provoquer cette erreur : La définition de transaction cible ne liste pas la définition de transaction source dans sa Peut être converti à partir de table. Ouvrez la définition de transaction cible, utilisez la liste déroulante dans la Peut être converti à partir de pour sélectionner la définition de transaction source, puis sélectionnez Enregistrer. Par exemple, si vous essayez de convertir un commande d’achat en facture fournisseur, ouvrez la définition de transaction de facture fournisseur et sélectionnez le commande d’achat applicable dans la Peut être converti Du tableau. En savoir plus sur Définitions de transaction. Cette erreur peut se produire lorsque vous sélectionnez le lien Convertir en regard de la dernière transaction d’un flux de travail et que le statut de la transaction précédente dans le flux de travail est Partiellement converti. Comme il n’existe aucune transaction vers laquelle convertir la dernière transaction, aucune autre action n’est requise pour cette transaction (même si le lien Convertir apparaît). Cette erreur peut se produire pour les utilisateurs collaborateurs. Les utilisateurs collaborateurs ne peuvent utiliser que des transactions dans lesquelles le type de modèle définition de transaction = Devis, par exemple achat les demandes. S’ils tentent de convertir une demande d’achat en commande d’achat, dont le type de modèle = Commande, ils reçoivent cette erreur. Dans ce scénario, demandez à un utilisateur professionnel de convertir la transaction.
Message d’erreur reçu : « Impossible de convertir plus que la quantité disponible. Veuillez saisir la quantité valide à convertir. »	Cela peut se produire lorsque vous essayez de saisir une valeur dans le champ de quantité qui est supérieure à la valeur de quantité de la transaction source. Par exemple, la quantité de widgets dans la transaction source est de 5. Si vous saisissez 7 dans le champ de quantité de la transaction vers laquelle vous essayez de convertir, cette erreur s’affiche. Il en va de même pour les valeurs négatives. Si la quantité de la transaction source est -5 et que vous essayez de saisir -7 dans le champ de quantité, cette erreur s’affiche. En outre, vous ne pouvez pas saisir une valeur de quantité qui présente le signe opposé de la valeur quantité dans le transaction source. Par exemple, si la quantité dans la transaction source est 5 et que vous saisissez -3 comme quantité dans la transaction vers laquelle vous essayez de convertir, vous recevrez cette erreur. Pour résoudre cette erreur, effectuez l’une des opérations suivantes : Utilisez la même quantité que la transaction source lorsque vous convertissez la transaction. Utilisez une quantité inférieure à la quantité indiquée dans la transaction source lorsque vous convertissez la transaction. Ce qui se passe après la conversion d’une partie d’une transaction dépend de la façon dont Gestion de conversion partielle Le paramètre de la définition de transaction est configuré.Voir À propos de la conversion partielle de transaction pour plus d’informations sur ce qui vous attend après avoir converti une partie d’une partie d’une transaction. Modifiez la transaction source pour modifier la quantité, puis convertissez la transaction.
Je ne peux pas convertir une transaction en cours	Un transaction « En cours » est un transaction qui a été converti en un autre type de transaction et qui a transaction un statut provisoire. Par exemple, vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur et enregistrez la facture fournisseur en tant que brouillon. Le système définit le statut de la commande d’achat sur En cours. Vous ne pouvez pas modifier ou convertir une transaction en cours. Si vous souhaitez modifier ou convertir une transaction en cours, supprimez ou comptabilisez la transaction provisoire en amont. Le statut de la transaction en cours est alors défini sur En attente ou Partiellement converti.
Je ne peux pas modifier une transaction partiellement convertie	Le système ne vous permet pas de modifier une transaction si le statut est Partiellement convertie. Si vous souhaitez modifier la transaction partiellement convertie, supprimez toutes les transactions en amont. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été partiellement convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Message d’erreur reçu : « Une valeur non valide est fournie pour le champ PERMLISTMEMBER ».	Cela peut se produire lorsque vous créez ou convertissez une transaction et peut être causé par un ID utilisateur inactif défini dans les paramètres de sécurité de la définition de transaction. Le message d’erreur indique l’identifiant utilisateur applicable. Pour résoudre cette erreur : Ouvrez la définition de transaction applicable en mode Modifier. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité Tab. Dans le Permissions des utilisateurs et des groupes Tableau des droits d’accès, supprimez l’utilisateur qui était listé dans le message d’erreur. Enregistrez la définition de transaction.
La liste des transactions vers lesquelles je peux convertir la transaction n’inclut pas celle que je souhaite	La définition de transaction cible ne liste pas la définition de transaction source dans sa Peut être converti à partir de table. Ouvrez la définition de transaction cible, utilisez la liste déroulante dans la Peut être converti à partir de pour sélectionner la définition de transaction source, puis sélectionnez Enregistrer. Par exemple, si vous essayez de convertir une commande de vente en facture de vente, ouvrez la définition de transaction de la facture de vente et sélectionnez la commande de vente applicable dans la Peut être converti à partir de table. En savoir plus sur Définitions de transaction.
Votre définition de transaction est configurée pour affecter les CF. Cependant, aucun compte du grand livre n’a été trouvé dans l’onglet Informations du grand livre des CF pour l’ID d’article <item>.</item>	Le système ne peut pas comptabiliser la transaction, car il ne sait pas sur quel compte du grand livre il doit être utilisé. Pour résoudre cette erreur, vérifiez les points suivants : Vérifiez que l’article est affecté au bon Groupe GL de l’article. Vérifiez que le définition de transaction Dispose d’une entrée de correspondance compte pour le groupe de article du grand livre applicable.
Spécifié pour un article non valide.	Un article a été réglé sur Inactif après la création de la transaction en cours de conversion. Vérifiez que tous les articles sont définis sur le statut Actif.