Créer une régularisation des CC

Saisir les informations de base concernant la régularisation

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Régularisations.

2. Dans le champ Date, laissez la date actuelle ou sélectionnez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans le champ Date de comptabilisation dans le grand livre (et dans Date de taux de change si votre société est multidevises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.

3. Sélectionnez un client existant ou ajoutez un nouveau client, si nécessaire. Les champs Facturation et Expédition sont automatiquement remplis à partir de la fiche client.

4. Saisissez un numéro de régularisation en vue d’effectuer un suivi de la régularisation

   Si vous avez attribué un séquençage des documents dans Configurer Comptes clients, vous pouvez autoriser Intacct à attribuer un numéro de régularisation ; il vous suffit pour cela de conserver le texte de remplissage automatique « —Nouveau— ».

5. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez le type de régularisation que vous créez. Sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Avoir d’achat : augmente le montant global que le client vous doit. Par exemple, si vous avez oublié de facturer les frais d’expédition ou tout autre service au client, vous pouvez créer une régularisation plutôt que de créer une nouvelle facture.
   • Avoir de vente : diminue le montant total que le client vous doit. Par exemple, si un client effectue un retour, vous créez un avoir de vente pour ce client afin de réduire le montant qu’il vous doit.
6. Pour stocker une version numérique d’une pièce justificative, sélectionnez une pièce jointe dans la liste déroulante Pièce jointe ou sélectionnez Ajouter puis téléchargez votre pièce jointe Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte.. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

7. Si nécessaire, sélectionnez un résumé pour regrouper la régularisation.
Qu’est-ce qu’un résumé ?

Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.

Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, comptabiliser et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.

Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.

Voir Aperçu des résumés : Comptes clients pour plus d’informations.

8. Si votre société utilise plusieurs devises, saisissez les détails de la devise dans la section Devise.

   Dans les sociétés multi-entités et multidevises

   Dans les sociétés multi-entités et multidevises, vous pouvez effectuer des régularisations au niveau général ou au niveau de l’entité.

   • Niveau général : Pour les régularisations au niveau général, vous devez sélectionner la devise de tenue de compte et l’établissement.

   • Niveau de l’entité : Pour les régularisations au niveau de l’entité, Intacct connaît déjà l’établissement et la devise de tenue de compte.

   • Devise étrangère : Que vous travailliez au niveau de l’entité ou au niveau général, vous devez sélectionner une devise de transaction lors de la saisie d’une régularisation en devise étrangère.

   1. À partir du menu déroulant Devise de transaction, sélectionnez la devise utilisée.

      Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, suivez les deux étapes ci-dessous.

   2. Sélectionnez Type de taux de change, puis un type de taux de change, par exemple Taux de change journalier Intacct.

      (Le taux de change journalier Intacct est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre.).

      Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le client sur un taux de change défini, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

   3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change. La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction. (Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.)

Sélectionner des informations par défaut pour tous les éléments (facultatif)

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Pour définir une valeur par défaut pour chaque élément existant et nouveau, sélectionnez la liste déroulante sous le champ approprié et choisissez une valeur.

Vous pouvez remplacer n’importe quelle valeur par défaut de n’importe quel élément.

Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est automatiquement utilisée pour chaque élément.

Consultez Configuration des éléments par défaut pour obtenir plus d’informations.

Saisir des éléments

Pour que la régularisation soit comptabilisée, spécifiez au moins le compte et un montant pour chaque élément.

Saisissez les informations de chaque élément dans cette régularisation :

1. Sous Compte (ou Libellé du compte si vous avez activé les libellés du compte), sélectionnez la liste de sélection du compte, puis un compte pour recevoir la régularisation.

2. Dans le champ Montant, saisissez le montant de l’article.

   Pour les sociétés multidevises, saisissez le montant de la transaction, qui est le montant en devise de transaction. Intacct calcule ensuite le montant en tenue de compte dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ est obligatoire. Bien qu’Intacct autorise et totalise les écritures d’éléments négatifs dans ce champ, le total de la régularisation dépend de la sélection d’un type de note de crédit (négatif) ou de note de débit (positif). Celui-ci est calculé en conséquence lorsque vous enregistrez la régularisation.

3. Insérez une note pour les éléments qui peuvent nécessiter des explications à une date ultérieure.

4. Si vous utilisez des services ou des sites et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez le service ou l’établissement.

   L’établissement est une dimension obligatoire si votre société est une société multi-entités et que vous créez la régularisation au niveau général. La régularisation est limitée à l’entité du site marqué.

5. Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que le client, le collaborateur ou l’article, et que vous leur attribuez la régularisation, sélectionnez les dimensions supplémentaires pour la régularisation.

6. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Sélectionnez Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression quant à la transaction, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pourrez la vérifier et la comptabiliser.
   • Sélectionnez Comptabiliser ou Comptabiliser et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrer une régularisation en tant que brouillon

Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser une facture fournisseur, une facture ou une régularisation ? Vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans modifier le grand livre ni aucun livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables : Votre capacité à ajouter une transaction en tant que brouillon ou à comptabiliser une transaction dépend de vos permissions :

• La permission Ajouter vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Les permissions Ajouter, Modifier et Comptabiliser vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon, ainsi que de la modifier et de la comptabiliser dès que vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Enregistrez la transaction en tant que brouillon en sélectionnant Brouillon et nouveau, Brouillon ou Brouillon et continuez dans la liste déroulante des boutons.

   Le système enregistre la saisie, mais ne la comptabilise pas.

Ajouter rapidement des régularisations similaires

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements > Régularisations.

2. Recherchez une régularisation similaire à celle que vous souhaitez créer.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Une nouvelle régularisation s’affiche dont les champs sont renseignés en fonction de la régularisation source.

5. Effectuez vos modifications.

6. Sélectionnez Comptabiliser et nouveau ou Comptabiliser sous la liste déroulante pour enregistrer la nouvelle régularisation.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Paiements > Régularisations.

2. Sélectionnez Modifier en regard d’une régularisation existante, puis Dupliquer.

   Une nouvelle régularisation s’affiche dont les champs sont renseignés en fonction de la régularisation source.
   

3. Modifiez la régularisation au besoin.

Saisir un crédit qui nécessite une régularisation de facturation du projet

Si vous utilisez la comptabilité de projet, la création d’un avoir de vente ne vous permet pas de signaler la régularisation d’un projet. Pour réduire la dette globale due par ce client et signaler le projet associé, créez une facture avec une transaction négative plutôt qu’un avoir de vente.