Créer une facture : Comptes clients

Créez une facture pour les produits ou services fournis à un client. Si vous n’êtes pas encore prêt à comptabiliser la facture, enregistrez-la en tant que brouillon en vue de la comptabiliser ultérieurement.

Saisir les informations de base

1. Accédez à Comptes clients > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Dépôts.

2. Saisissez les informations relatives au client et à la facture que vous créez :

   1. Vérifiez la date de la facture.

      Dans Date, laissez la date actuelle ou sélectionnez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans le champ Date de comptabilisation dans le grand livre (et dans Date de taux de change si votre société est multidevises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.

   2. Sélectionnez un client existant ou ajoutez un nouveau client si nécessaire.

      Les champs Facturation, Expédition, Régime d’imposition Tiers, Numéro d’entreprise australien (ABN), Numéro d’immatriculation fiscale et Message sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche client. Pour renseigner les autres informations en fonction de la dernière facture de ce client, sélectionnez Remplir à partir de la dernière facture.

      Si vous saisissez une facture pour une écriture inter-entités automatisée, sélectionnez la fiche client associée à l’entité de la fonction d’écriture inter-entités automatisée.

3. Vous pouvez également saisir un numéro de référence pour la facture.

   Il peut s’agir du numéro de bon de commande du client ou de tout autre numéro de référence. Ce texte apparaît dans le rapport Détails du Grand livre, dans la colonne Document. Il s’imprime également sur la facture.

4. Intacct calcule la date d’échéance par défaut en fonction de la date et des conditions de paiement de la facture.

   Vous pouvez remplacer la date d’échéance en saisissant une nouvelle date.

5. Ajoutez une Pièce jointe pour conserver une version numérique d’un document justificatif.

   Dans la liste déroulante en regard de Pièces jointes, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre pièce jointe Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte..

   En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, consultez la rubrique Traitement en bloc.

6. Pour les transactions inter-entités pour lesquelles vous avez déjà configuré un modèle d’écriture inter-entités automatisée, procédez comme suit :

   1. Vérifiez que l’option Générer une facture fournisseur correspondante pour la facture est sélectionnée.

      Cette option apparaît uniquement lorsque le client est associé à une entité d’écriture inter-entités automatisée.

   2. Sélectionnez le modèle dans la liste déroulante Modèle d’écriture inter-entités automatisée.

      Une fois que vous avez sélectionné un modèle d’écriture inter-entités automatisée, Intacct remplit automatiquement les champs Compte du grand livre de la facture, Service (si spécifié) et Mémo.

7. Si votre société utilise plusieurs devises, saisissez les détails de la devise dans la section Devise :

1. Dans le champ Devise de transaction, sélectionnez la liste déroulante pour choisir la devise utilisée pour cette facture.

   Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, suivez les deux étapes ci-dessous.

2. Dans le champ Type de taux de change, sélectionnez la liste déroulante pour définir un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par WSJ.

   Si vous connaissez le taux de change de cette facture ou si vous avez défini avec le client un taux de change spécifique, saisissez-le dans le champ Taux de change pour remplacer les calculs automatiques.

3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.

   La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier.

   Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la facture a été émise ou la date à laquelle vous souhaitez recevoir le paiement.

   Si vous modifiez la date de la facture, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir des éléments

Pour que la facture soit comptabilisée, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément.

1. Sous Compte (ou Libellé de compte si vous avez activé les libellés de compte), sélectionnez la liste de sélection du compte, puis un compte de revenus.

2. Dans Montant, saisissez le montant de l’article.

   Pour les sociétés multidevises, saisissez le montant de la transaction, qui est le montant en devise de transaction. Intacct calcule ensuite le montant en tenue de compte dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ doit être renseigné, même si le montant est égal à zéro (0).

3. Pour utiliser un autre compte CC pour remplacer le compte CC par défaut du Grand livre, sélectionnez-le dans Compte CC.

   Détails

   Intacct renseigne le compte de remplacement CC que vous sélectionnez ici pour chaque élément de cette transaction.

   Si vous souhaitez remplacer le compte CC du Grand livre pour un seul élément, sélectionnez l’onglet Afficher les détails dans l’élément et modifiez-le.

   Pour en savoir plus, consultez Remplacer le compte du grand livre dans les transactions des CC.

4. Si votre société a mis en place des sous-totaux, une section Sous-total s’affiche au bas de votre facture.

   Détails

   Il existe deux types de sous-totaux, selon votre structure fiscale (de base, avancée ou Avalara).

   1. La structure fiscale de base vous permet de choisir le type de sous-total et de saisir le montant correspondant.
   2. Si votre société utilise une structure Taxe avancée ou l’intégration d’Avalara AvaTax, la section des sous-totaux est différente, car les taxes sont calculées pour vous.

5. Dans la liste déroulante Sous-total du libellé du compte, sélectionnez le type de sous-total, tel que la taxe de vente, ou les sous-totaux non taxables, tels que le fret ou une remise client.

   Si le client se trouve en Amérique du Nord et que vous utilisez Avalara pour calculer la taxe, vous ne pouvez pas modifier les informations de ce champ.

6. Pour spécifier un sous-total non taxable, il vous suffit de saisir ce montant dans le champ prévu à cet effet. Saisissez des valeurs négatives pour les remises.

   Pour afficher un aperçu du total, sélectionnez le lien Calculer.

   Pour ajouter d’autres lignes, sélectionnez le lien Actualiser.

7. Pour saisir une transaction de taxe hors États-Unis (Taxe simple Sage Intacct), commencez par créer un nouveau libellé de compte.

   Utilisez ce libellé de compte pour effectuer le suivi des taxes globales.

   Pour toute transaction soumise à une taxe globale, saisissez le sous-total de taxe de vente locale globale sur une ligne distincte.

8. Sélectionnez le lien Calculer lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles et de saisir les sous-totaux définis par l’utilisateur.

   Assurez-vous de ne pas saisir de sous-total de taxe de vente globale pour les transactions nord-américaines (Avalara Tax). Si vous saisissez un sous-total de taxe de vente globale pour une transaction en Amérique du Nord, Intacct supprime le montant de taxe globale.

9. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Sélectionnez Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression quant à la transaction, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pourrez la vérifier et la comptabiliser.
   • Sélectionnez Comptabiliser ou Comptabiliser et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrer une facture en tant que brouillon

Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser une facture fournisseur, une facture ou une régularisation ? Vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans modifier le grand livre ni aucun livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables : Votre capacité à ajouter une transaction en tant que brouillon ou à comptabiliser une transaction dépend de vos permissions :

• La permission Ajouter vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Les permissions Ajouter, Modifier et Comptabiliser vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon, ainsi que de la modifier et de la comptabiliser dès que vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Enregistrez la transaction en tant que brouillon en sélectionnant Brouillon et nouveau, Brouillon ou Brouillon et continuez dans la liste déroulante des boutons.

   Le système enregistre la saisie, mais ne la comptabilise pas.